CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH 1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ GIAO HÀNG NHANH Tên tiếng Anh: GHN JOINT STOCK COMPANY Logo công ty: Hình 1.1: Logo của GHN (Nguồn: Website của GHN) Trụ sở chính của công ty: Số 405/15 Đường Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường 24, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh Ngày thành lập công ty: 02/08/2012 Người đại diện theo pháp luật: Lương Duy Hoài – Tổng Giám Đốc công ty Điện thoại liên hệ: 1800 6328 Email: cskh@ghn.vn Website: www.vn GHN – Công ty giao nhận đầu tiên tại Việt Nam được thành lập năm 2012, với sứ mệnh phục vụ nhu cầu vận chuyển chuyên nghiệp của các đối tác thương mại điện tử trên toàn quốc. GHN cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ giao nhận nhanh, an toàn, hiệu quả giúp người bán hàng bán được nhiều hơn, người mua hàng hài lòng hơn. GHN không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng kịp thời những nhu cầu của khách hàng.
Năm 2015, GHN đã sở hữu mạng lưới giao nhận hàng trải rộng khắp 3 63 tỉnh thành đến cả những hải đảo xa và ra mắt dịch vụ giao hàng hỏa tốc trong nội thành của hai thành phố lớn là Hồ Chí Minh và Hà Nội. Năm 2017, GHN Logistics đã ra đời nhằm cung cấp dịch vụ vận tải cho doanh nghiệp và dịch vụ kho, xử lý đơn hàng GHN Fulfillment giúp quá trình vận hành của doanh nghiệp trở nên tinh gọn và hiệu quả hơn. Năm 2019, GHN đã vận hành thành công hệ thống phân loại hàng tự động 100% đầu tiên tại Việt Nam, tiết kiệm được rất nhiều chi phí và thời gian trong quy trình phân loại hàng hóa. GHN luôn cố gắng và mong muốn mang đến cho khách hàng dịch vụ giao nhận xuất sắc nhất.
Dành cả tâm huyết để làm việc nên trong 8 năm qua đã GHN đạt được những thành tích đáng kinh ngạc: – 10.000 là số đơn hàng được giao thành công mỗi tháng.000 shop online và doanh nghiệp đã tin tưởng sử dụng dịch vụ. – Đối tác chiến lược của các sàn thương mại điện tử: Tiki, Shopee, Lazada, Sendo. – Mạng lưới giao nhận toàn quốc, bao phủ 100% 63 tỉnh thành. – Đạt tốc độ xử lý 500.000 đơn hàng trong một ngày.
Lĩnh vực hoạt động của GHN Hơn 9 năm kể từ khi thành lập, GHN đã không ngừng nỗ lực cải tiến và đầu tư vào các lĩnh vực như: Dịch vụ giao nhận, dịch vụ kho và xử lý đơn hàng, dịch vụ giao hàng hỏa tốc, dịch vụ hỗ trợ khách hàng. GHN tự tin mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, trọn gói cho các đối tác chiến lược và có hơn 100.000 khách hàng đã lựa chọn, tin dùng dịch vụ của GHN, trong đó các khách hàng lớn như: LG, Juno, Huawei, Electrolux, … 4 Hình 1.2: Khách hàng lớn của GHN (Nguồn: Website của GHN) 1. Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh Tầm nhìn: Trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong việc cung cấp các dịch vụ logistics thông minh kết nối thương mại cho các doanh nghiệp tại Việt Nam và Đông Nam Á. Sứ mệnh: Trở thành người bạn đồng hành và là sự lựa chọn số một của các doanh nghiệp thương mại điện tử tại Việt Nam về dịch vụ giao hàng khắp 63 tỉnh thành.
Giá trị cốt lõi: Đồng hành với quy mô lớn lên không ngừng của tổ chức, những người khai phá công ty, làm việc và phát triển dựa trên nguyên tắc nền tảng. Cơ cấu tổ chức của Công ty CPDV Giao Hàng Nhanh: 5 Hình 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh (Nguồn: Phòng Nhân sự GHN) Tổng Giám Đốc: Xây dựng, quyết định các chiến lược phát triển cho công ty trong tương lai; Lập kế hoạch kinh doanh, marketing theo định hướng phát triển của công ty; Trực tiếp làm việc với Giám Đốc các phòng ban để đưa ra các chiến lược, điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với công việc kinh doanh; Điều hành toàn bộ hoạt động công ty, chịu trách nhiệm cho doanh số, sự phát triển của công ty. Trưởng phòng Kế hoạch: Hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong việc lập kế hoạch kinh doanh, marketing cũng như nắm bắt và kiểm soát toàn bộ số liệu, doanh số của công ty; Tham gia quản lý, kiểm soát hoạt động các phòng ban trong công ty. Giám Đốc Truy thu: Chịu trách nhiệm chính về các khoản nợ, xây dựng kế hoạch để nhắc nhở, thu hồi nợ từ các đối tác, khách hàng.
Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp cũng như giải quyết các thắc mắc và khiếu nại giữa hai bên về thông tin khoản nợ. Trưởng phòng Chăm sóc khách hàng: Tổng hợp khiếu nại từ khách hàng, lập quy trình xử lý các khiếu nại thường xuyên xảy ra; Tổng hợp, đánh giá các chỉ số đánh giá khách hàng, lập báo cáo cho Giám Đốc Truy thu; Đề xuất cải tiến dịch vụ, sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng; Lập kế hoạch chi phí cho công tác chăm sóc khách hàng. Trưởng phòng Thương mại: Kiểm soát quá trình marketing, tiếp thị, phát triển các loại hình sản phẩm theo đúng kế hoạch đã đề ra; Tổng hợp, đánh giá các chỉ số, số liệu mảng tiếp thị, marketing; Duy trì, quản lý mối quan hệ với các công ty đối tác; Đề xuất cải tiến các hình thức tiếp thị, marketing phù hợp với từng giai đoạn; Lập kế hoạch chi phí cho việc tiếp thị, marketing; Liên kết chặt chẽ với Phòng ban Tài chính và Phòng ban Kinh doanh để đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Giám Đốc Tài chính: Bảo toàn khối tài sản của công ty thông qua việc kiểm soát và quản lý rủi ro; Quản lý việc sử dụng chi phí trong công ty sao cho hiệu quả, chịu trách nhiệm cân bằng chi phí hợp lý và linh hoạt; Hỗ trợ, cung cấp cho cấp bậc Giám Đốc, Quản lý cấp cao các kế hoạch tài chính gia tăng lợi nhuận; Đóng vai trò hòa hợp với đối tác trong chiến 7 lược kinh doanh; Tổng hợp, báo cáo các số liệu liên quan đến tài chính.
Giám Đốc Kinh doanh: Bảo đảm quá trình hoạt động của công ty đi đúng hướng, đúng tiến độ với chiến lược kinh doanh đã đề ra; Cùng với các Giám Đốc phòng ban để xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh hợp lý ở từng giai đoạn; Quản lý, phân tích kết quả kinh doanh của từng khu vực và tổng hợp, báo cáo số liệu. Giám Đốc Vận hành: Xây dựng kế hoạch vận hành dựa theo chiến lược của công ty, linh hoạt cho từng thời điểm; Đảm bảo quá trình vận hành theo đúng kế hoạch đã đề ra; Căn cứ vào tình hình kinh doanh, định hướng phát triển của công ty để có đề xuất, kiến nghị mở rộng thêm các kho bãi ở những vị trí chiến lược; Quản lý các kho luân chuyển, giám sát số lượng hàng, cũng như điều tiết thời gian phân hàng tối ưu, đúng tiến độ. Giám Đốc Nhân sự: Lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các hoạt động của Phòng Nhân sự phù hợp với chiến lược của công ty; Phát triển và quản lý các kế hoạch, quy trình nguồn nhân lực của công ty; Kiểm soát các hoạt động bộ phận chức năng trong phòng ban như Phúc lợi, Đào tạo, Hành chính,… Đảm bảo nguồn nhân lực ổn định cho công ty. Giám Đốc Công nghệ: Phát triển các khía cạnh công nghệ nằm theo chiến lược của công ty, thống nhất với kế hoạch kinh doanh đã đề ra; Hỗ trợ các phòng ban sử dụng công nghệ hiệu quả hơn trong quá trình làm việc; Lưu trữ các thông tin của công ty lên hệ thống; Đảm bảo hệ thống thông tin của công ty ổn định và bảo mật; Cải tiến cần thiết và các thay đổi công nghệ cần có, bắt kịp xu hướng.
Giám Đốc Điều hành vùng: Đảm bảo quá trình hoạt động của các bưu cục ở những khu vực trong vùng diễn ra ổn định, đúng với tiến độ theo kế hoạch của công ty; Xét duyệt các yêu cầu tuyển dụng thêm nhân viên của Giám Đốc Vùng gửi lên; Phân tích, tổng hợp số liệu của các bưu cục trong vùng để sử dụng khi cần thiết, báo cáo cho những phòng ban liên quan. Khái quát về Phòng Nhân sự GHN 1. Cơ cấu của Phòng Nhân sự GHN Hình 1.4: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nhân sự (Nguồn: Phòng Nhân sự GHN) 1. Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Nhân sự GHN Chức năng: Tham mưu, đề xuất cho Tổng Giám Đốc liên quan giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức – Hành chính – Nhân sự; Hỗ trợ quản lý nhân sự cho các phòng ban khác; Là cầu nối giữa NLĐ và BGĐ trong công ty.
Nhiệm vụ: Giám Đốc Nhân sự: Chịu trách nhiệm và giám sát hoạt động của Phòng Nhân sự, đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ, đúng tiến độ, phối hợp và đánh giá tổng thể các kế hoạch và chương trình của các bộ phận đưa ra. Bộ phận Đối tác nhân sự: Tham gia vào các cuộc họp của các đơn vị kinh doanh để đề ra chiến lược về mặt nhân sự. Kết hợp với Bộ phận Đào tạo hoặc các đơn vị liên quan để xây dựng kế hoạch đào tạo, tạo lộ trình phát triển nghề nghiệp, hệ thống KPI, kiểm tra hồ sơ của nhân viên, tuyển dụng,… Đồng thời, bộ phận này còn lắng nghe và tiếp nhận mọi thông tin từ nhân viên dưới các bưu cục để thấu hiểu nhu cầu, khó khăn của từng khu vực, từng người để tư vấn, hỗ trợ. Bộ phận Tiền lương và Phúc lợi: Kiểm tra, chấm công cho nhân viên, quản lý chế độ nghỉ phép, nghỉ bù, tăng ca, giờ làm việc,… Lưu trữ, sắp xếp, cập nhật hồ sơ lương, các văn bản đề bạt, tăng lương, kỷ luật, chứng từ liên quan đến lương.
Giải đáp mọi thắc mắc về tiền lương và làm việc với ngân hàng lập hồ sơ làm thẻ ATM cho nhân 9 viên. Bộ phận An toàn và Sức khỏe môi trường: Tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng để đảm bảo an toàn cho nhân viên. Ra kế hoạch kiểm tra sức khỏe định kỳ cho người lao động, trang bị đầy đủ bảo hộ lao động cho nhân viên và đảm bảo an toàn vệ sinh trong môi trường làm việc. Kết hợp với các đơn vị liên quan trong công tác đào tạo cho nhân viên.
Bộ phận Hành chính: Tiếp nhận và lưu trữ các công văn, giấy tờ chuyển đến, giải quyết trong thẩm quyền.