mở đầu của việc quản lý. Đây là bước chuyển giao trách nhiệm trực tiếp bảo quản và đưa nguyên liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả nguyên liệu của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên liệu trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể cho nguyên liệu.
Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận nguyên liệu phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ: Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại nguyên liệu theo đúng nội dung, điều khoản đó ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau: + Nguyên liệu khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp. + Nguyên liệu khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm.
Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát. + Nguyên liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh.
Tổ chức quản lý kho SVTH: Lê Thị Ngọc Trâm 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Đăng Hào Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên phụ liệu, nhiên liệu, thiết bị máy móc, dụng cụ chuẩn bị cho quá trình sản xuất, đồng thời còn là nơi thành phẩm của công ty trước khi tiêu thụ. Do tính chất đa dạng và phức tạp của nguyên liệu nên hệ thống kho của doanh nghiệp phải có nhiều loại khác nhau phù hợp với nhiều loại nguyên liệu. Thiết bị kho là những phương tiện quan trọng để đảm bảo gìn giữ toàn vẹn số lượng chất lượng cho nguyên liệu.
Do vậy, tổ chức quản lý kho phải thực hiện những nhiệm vụ sau : + Bảo quản toàn vẹn số lượng, nguyên liệu, hạn chế ngăn ngừa hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu. + Luôn nắm chắc tình hình nguyên liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho sản xuất. + Bảo đảm thuân tiện cho việc xuất nhập kiểm tra bất cứ lúc nào. + Bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích kho.
Để thực hiện những nhiệm vụ trên công tác quản lý bao gồm những nội dung chủ yếu sau: + Công tác sắp xếp nguyên liệu: dựa vào tính chất, đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp nguyên liệu một cách hợp lý, khoa hoc, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuân tiện cho việc xuất nhập kiểm kê. Do đó, phải phân khu, phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vị trí nguyên liệu một cách hợp lý. + Bảo quản nguyên liệu: Phải thưc hiện đúng theo quy trình, quy phạm nhà nước ban hành để đảm bảo an toàn chất lượng nguyên liệu. + Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên liệu.
Tổ chức cấp phát nguyên liệu Cấp phát nguyên liệu là hình thức chuyển nguyên liệu từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo SVTH: Lê Thị Ngọc Trâm 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Đăng Hào điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả năng xuất lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm. Việc cấp phát nguyên liệu có thể tiến hành theo các hình thức sau: + Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất.
Căn cứ vào yêu cầu của nguyên liệu của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất đó báo trước cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát. Số lượng nguyên liệu được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên liệu mà doanh nghiệp đó tiêu dựng. + Cấp phát theo tiến độ kế hoạch. Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát.
Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng nguyên liệu trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát nguyên liệu cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đó sản xuất ra với số lượng nguyên liệu đó tiêu dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác. Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng nguyên liệu chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị nguyên liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, các thao tác tính toán. Do vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tưong đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến hiện thực, có kế hoạch sản xuất.
Ngoài hai hình thức cơ bản trên, trong thực tế còn có hình thức: “Bán nguyên liệu mua thành phẩm ”. Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý nguyên liệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư, hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu. SVTH: Lê Thị Ngọc Trâm 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Đăng Hào Với bất kỳ hình thức nào muốn quản lý tốt nguyên liệu cần thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu, hạch toán chính xác việc cấp phát nguyên liệu thực hiện tốt các quy định của nhà nước và của doanh nghiệp.
Thanh, quyết toán nguyên liệu Đây là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ phận sử dụng và quản lý nguyên liệu. Đó là sự đối chiếu giữa lượng nguyên liệu nhận về với số lượng sản phẩm giao nộp, nhờ đó mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu bảo đảm hạch toán đầy đủ chính sách nguyên liệu vào giá thành sản phẩm. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu Mức tiêu hao vật tư trong một đơn vị sản phẩm thường bị tác động bởi nhiều nhân tố như: Chất lượng vật tư, tình hình trang bị kỹ thuật cho sản xuất, trình độ lành nghề của công nhân, trọng lượng thuần túy của sản phẩm. Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu đó trở thành một nguyên tắc, một đạo đức, một chính sách kinh tế của các doanh nghiệp.
Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu trong các doanh nghiệp được thực hiện theo những phương hướng và biện pháp chủ yếu sau: + Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên liệu. + Giảm mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm là yếu tố quan trọng đề tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất song khi muốn khai thác triệt để yếu tố này cần phải phân tích cho được các nguyên nhân làm tăng, giảm mức tiêu hao vật tư trong sản xuất. Từ đó đề ra các biện pháp cụ thể nhằm tiết kiệm được nhiều vật tư trong sản xuất. Như vậy, để đảm bảo quản lý nguyên liệu trong xí nghiệp một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải quản lý thu mua sao cho đúng chủng loại, chất lượng theo yêu cầu sử dụng với giá mua hợp lý, tránh thất thoát vật liệu để hạ thấp gíá thành.
Quản lý SVTH: Lê Thị Ngọc Trâm 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS. Nguyễn Đăng Hào việc bảo quản vật liệu tại kho theo chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp. Quản lý việc dự trữ vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, vừa tiết kiệm vốn không quá nhiều, gây ứ đọng vốn, làm gián đoạn quá trình sản xuất. Quản lý sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả đảm bảo chất lượng.4 Các chỉ tiêu và đánh giá công tác hoàn thiện quản lý nguyên liệu Muốn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục thì nguyên liệu cần phải được đảm bảo về mặt số lượng, kịp thời về thời gian, đúng quy cách và phẩm chất.
Đây là vấn đề không thể thiếu trong quá trình kinh doanh. Để đáp ứng yêu cầu trên. Việc xác định cần thực hiện theo những yếu tố sau: a) Phân tích tình hình cung ứng vật tư - Phân tích về mặt số lượng: Tỉ lệ % thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư của từng loại vật tư. ố ượ ậ ư ạ ự ế ậ ỳ Tỉ lệ thực hiện cung ứng về số lượng = ố ượ ậ ư ạ ầ ế ạ ỳ - Phân tích cung ứng vật tư theo chủng loại Nguyên tắc phân tích cung ứng vật tư phải phân tích theo từng chủng loại vật tư chủ yếu, bao gồm: + Vật tư có thể thay thế được là loại vật tư có giá trị sử dụng tương đương, khi sử dụng không là thay đổi lớn đến chất lượng sản phẩm dịch vụ.
+ Vật tư không thể thay thế được là loại vật tư mà trong thực tế không có vật tư khác thay thế hoặc thay thế sẽ làm thay đổi, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm dịch vụ. - Phân tích vật tư cung ứng về mặt đồng bộ Việc cung ứng vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ mới tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của đơn vị, kinh doanh hoàn thành chỉ tiêu được giao.