Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong lý luận về quá trình sản xuất của cải vật chất của Các Mác, ba yếu tố cơ bản cấu thành bao gồm sức lao động của con người, đối tượng lao động và tư liệu/công cụ lao động. Trong đó, sức lao động giữ vai trò quyết định, bởi tư liệu sản xuất chỉ phát huy tác dụng khi có sự tác động trực tiếp của con người. Đối với người lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn) là nguồn thu nhập chính nhằm tái sản xuất sức lao động và bảo đảm an sinh. Về phía doanh nghiệp, tiền lương là một bộ phận trọng yếu của chi phí kinh doanh; việc tổ chức hạch toán chính xác, đầy đủ và tuân thủ pháp luật giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và duy trì sự ổn định nội bộ.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện" được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Kim Dung (Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) dưới sự hướng dẫn của TS. Bùi Thị Minh Hải vào tháng 5/2015.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm lao động, công tác quản lý nhân sự và các chế độ tiền lương, bảo hiểm đang áp dụng tại doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp đối với phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương.
  3. Đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và trích theo lương tại đơn vị thực tập.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện (trụ sở tại Hà Nội), tập trung khảo sát trực tiếp tại Phòng Kế toán và Bộ phận Bán hàng thuộc Phòng Kinh doanh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế khảo sát và minh chứng hạch toán được thu thập trong tháng 3 năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở lý thuyết của chuyên đề dựa trên:

  • Lý luận của chủ nghĩa Mác về các yếu tố của quá trình lao động sản xuất.
  • Luật Bảo hiểm xã hội và Nghị định 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành của Bộ Tài chính quy định về hệ thống chứng từ kế toán lao động tiền lương (mẫu số 01a-LĐTL, 02-LĐTL, 06-LĐTL, 10-LĐTL, 11-LĐTL), hệ thống tài khoản kế toán (TK 334, TK 338) và hình thức ghi sổ Nhật ký chung.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

  • Phương pháp thu thập và tổng hợp tài liệu: Thu thập các văn bản quy định nội bộ của công ty về định mức lương, thang bảng lương, quy chế tuyển dụng, chấm công và trích nộp bảo hiểm.
  • Phương pháp kế toán thực chứng: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ thực tế (Bảng chấm công, Phiếu báo làm thêm giờ, Bảng tính tiền ăn trưa, Bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, Phiếu chi).
  • Phương pháp hạch toán và đối chiếu số liệu: Lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết và vào sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan (TK 334, TK 338, TK 6421, TK 6422, TK 111).
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ nhân sự, dữ liệu chấm công, bảng thanh toán lương và chứng từ kế toán thực tế phát sinh trong tháng 3/2015 tại Phòng Kế toán của công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động - tiền lương và công tác quản lý lao động - tiền lương của Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện

Chương 1 trình bày khái quát về cơ cấu nhân sự, chế độ tiền lương, chính sách phúc lợi, tỷ lệ trích nộp các quỹ bảo hiểm và quy trình quản lý lao động của công ty.

Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện hoạt động trong lĩnh vực thương mại, lắp đặt máy tính văn phòng và linh kiện điện tử. Quy mô nhân sự phát triển từ 10 người khi thành lập năm 2006 lên 37 người vào ngày 31/01/2015. Cơ cấu tổ chức nhân sự phân bổ như sau: Ban Giám đốc (02 người), Phòng Kế toán (10 người), Phòng Hành chính (02 người), Phòng Thu mua (06 người), Phòng Kinh doanh (17 người).

Tiêu chí phân loại Phân loại chi tiết Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Theo độ tuổi Từ 20 đến dưới 25 tuổi 10 28,125%
Từ 25 đến 45 tuổi 24 65,625%
Từ 50 tuổi 03 6,250%
Theo giới tính Nam 28 78,125%
Nữ 09 21,875%
Theo trình độ Thạc sĩ 01 3,125%
Đại học và Cao đẳng 28 75,000%
Trung cấp 08 21,875%

Quy chế tiền lương và đãi ngộ tại doanh nghiệp:

  • Thời gian thử việc: 2 tháng, hưởng 70% mức lương cơ bản. Ngày làm việc tiêu chuẩn 8 giờ, tháng làm việc từ 26 đến 27 ngày công (nghỉ chiều thứ Bảy và cả ngày Chủ nhật).
  • Kỳ hạn trả lương: Trả 1 lần vào ngày 05 của tháng tiếp theo. Mức tạm ứng lương tối đa là 1.000.000 đồng/lần.
  • Chính sách nâng lương: Xét nâng lương định kỳ vào tháng 4 hàng năm (đối với nhân viên làm đủ 1 năm) với mức tăng từ 10% đến 30% lương hiện tại; xét nâng lương đột xuất cho cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
  • Phụ cấp và trợ cấp: Phụ cấp trách nhiệm quản lý được tính bằng lương tối thiểu nhân hệ số trách nhiệm (Phó trưởng phòng: 0,1; Trưởng phòng: 0,2; Giám đốc: 0,3); riêng quản lý bộ phận bán hàng hưởng phụ cấp trách nhiệm cố định 500.000 đồng/tháng. Phụ cấp ăn trưa mức 20.000 đồng/ngày (không áp dụng cho nhân viên bán hàng theo ca). Phụ cấp công tác phí nội thành Hà Nội từ 100.000 đồng/lần. Nghỉ phép năm 12 ngày/năm; nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương gồm kết hôn (03 ngày), con kết hôn (01 ngày), tang lễ thân nhân (03 ngày).
  • Chế độ thưởng: Thưởng các ngày lễ (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch) từ 200.000 đồng/người; thưởng tháng 13 (Tết Âm lịch) thông thường bằng 1 tháng lương bình quân; thưởng doanh số bán hàng cho Phòng Kinh doanh chi trả vào cuối năm.
  • Tỷ lệ trích các khoản theo lương: Tổng tỷ lệ trích nộp là 34,5% tính trên lương cơ bản. Doanh nghiệp chịu 24% tính vào chi phí kinh doanh (18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ); Người lao động đóng 10,5% khấu trừ vào lương (8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN). Thời hạn nộp bảo hiểm cho cơ quan BHXH quận Hoàn Kiếm chậm nhất là ngày 20 hàng tháng.
  • Quy trình tuyển dụng và bố trí nhân sự: Gồm 6 bước: (1) Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ; (2) Sơ tuyển hồ sơ; (3) Phỏng vấn tuyển chọn tại Phòng Hành chính; (4) Phỏng vấn chuyên môn bởi lãnh đạo bộ phận trực tiếp và thử việc; (5) Ra quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động (hợp đồng có thời hạn 3, 6, 11 tháng đến 1-3 năm hoặc không thời hạn); (6) Bố trí, sử dụng lao động sau tuyển dụng.

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện

Chương 2 mô tả chi tiết phương pháp tính toán, quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tiền lương, bảo hiểm qua các biểu mẫu phát sinh trong tháng 3/2015 tại Phòng Kế toán và Bộ phận Bán hàng.

1. Phương pháp tính tiền lương và trợ cấp

Doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương theo thời gian dựa trên ngày công làm việc thực tế:

$$\text{Lương thời gian} = \text{Lương cơ bản} + \text{Các khoản phụ cấp khác (nếu có)}$$

Đối với khối văn phòng (quản lý doanh nghiệp): $$\text{Lương cơ bản thực tế} = \frac{\text{Hệ số LCB} \times \text{Lương tối thiểu}}{26} \times \text{Số ngày công thực tế}$$ $$\text{Phụ cấp trách nhiệm} = \text{Lương tối thiểu} \times \text{Hệ số trách nhiệm}$$

Đối với bộ phận bán hàng: $$\text{Lương thời gian} = \frac{\text{Lương cơ bản thỏa thuận}}{26} \times \text{Số ngày công thực tế} + \text{Phụ cấp trách nhiệm} + \text{Lương làm thêm giờ}$$

Ví dụ hạch toán cá nhân cụ thể trong tháng 3/2015:

  • Bà Nguyễn Thị Mai (Kế toán trưởng): Hệ số lương 4,49; hệ số phụ cấp trách nhiệm 0,2; làm việc 22 ngày công tiêu chuẩn + 01 ngày làm thêm vào Chủ nhật (15/3/2015); có tạm ứng lương 1.000.000 đồng (ngày 02/3/2015 theo Phiếu chi số 200); nghỉ ốm 04 ngày (từ 04/3 đến 07/3/2015 có xác nhận của Bệnh viện Giao thông Vận tải). Kế toán xác định tiền lương thời gian, trích các khoản 8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN khấu trừ vào thu nhập và thanh toán trợ cấp BHXH ốm đau 4 ngày (hưởng 75% lương bình quân ngày, số tiền 543.981 đồng theo Phiếu chi số 223 ngày 31/3/2015).
  • Bà Phạm Thị Lan (Trưởng bộ phận bán hàng ca sáng): Lương cơ bản hợp đồng 4.000.000 đồng/tháng; phụ cấp trách nhiệm quản lý 500.000 đồng/tháng; làm việc 26 ngày công thực tế và làm thêm 04 ngày Chủ nhật trong tháng; trích trừ các khoản bảo hiểm 10,5% trên lương cơ bản.

2. Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng

  • Chứng từ kế toán: Bảng chấm công (mẫu 01a-LĐTL), Phiếu báo làm thêm giờ (số 01/3 và 02/3), Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu 06-LĐTL), Bảng tính tiền ăn trưa, Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02-LĐTL), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (mẫu 11-LĐTL), Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C05-BH), Bảng thanh toán BHXH, Giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi tiền mặt.
  • Tài khoản hạch toán:
    • TK 334 – Phải trả người lao động: Mở chi tiết gồm TK 3341 (Ban Giám đốc), TK 3342 (Phòng Kinh doanh), TK 3343 (Phòng Thu mua), TK 3344 (Phòng Hành chính), TK 3345 (Phòng Kế toán), TK 3346 (Bộ phận bán hàng).
    • TK 338 – Phải trả, phải nộp khác: Mở chi tiết gồm TK 3382 (KPCĐ), TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3389 (BHTN).
    • Tài khoản chi phí và liên quan: TK 6421 (Chi phí bán hàng), TK 6422 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 111 (Tiền mặt).

3. Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp

Hàng tháng, kế toán căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận để lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Dữ liệu sau đó được nhập vào phần mềm kế toán để tự động kết chuyển và lên sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 334, sổ tổng hợp chi tiết TK 334 và Sổ cái TK 334.

Chương 3: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện

Theo cấu trúc đã nêu tại phần mở đầu, Chương 3 là phần tác giả đưa ra các đánh giá tổng hợp về công tác quản trị nhân sự, quy trình tính lương, việc tổ chức hạch toán kế toán tại công ty; từ đó đề xuất các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm khắc phục tồn tại, hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

  • Tổng hợp đầy đủ thực trạng nhân sự và chế độ đãi ngộ: Báo cáo phản ánh chi tiết cơ cấu 37 lao động của công ty theo độ tuổi, giới tính và trình độ chuyên môn, làm rõ đặc thù lao động ngành kỹ thuật thương mại máy tính.
  • Minh họa quy trình kế toán bằng chứng từ thực tế: Trình bày chi tiết toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ từ khâu chấm công, duyệt làm thêm giờ, thanh toán tạm ứng, lập bảng phân bổ đến trích nộp bảo hiểm tại cơ quan BHXH quận Hoàn Kiếm và quyết toán chi trợ cấp ốm đau thực tế.
  • Hệ thống hóa phương pháp hạch toán: Thể hiện rõ nét kết cấu tài khoản cấp 2 của TK 334 phục vụ việc theo dõi chi phí lương riêng biệt cho từng phòng ban (TK 3341 đến TK 3346), giúp công tác quản lý chi phí bán hàng (TK 6421) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422) được rành mạch.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Giới hạn phạm vi dữ liệu: Các minh chứng số liệu kế toán chi tiết, trích xuất bảng biểu và hạch toán nghiệp vụ mới chỉ tập trung phản ánh trong phạm vi số liệu tháng 3 năm 2015 tại hai đơn vị đại diện là Phòng Kế toán và Bộ phận Bán hàng.
  • Hướng phát triển: Mở rộng khảo sát công tác kế toán tiền lương xuyên suốt cả năm tài chính; nghiên cứu tích hợp việc ứng dụng phần mềm ERP hoặc phân hệ tiền lương tự động hóa cao hơn nhằm giảm thiểu thao tác thủ công trong khâu chấm công và phân bổ chi phí.

Giá trị tham khảo

Chuyên đề tốt nghiệp là tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị nhân lực khi nghiên cứu đề tài khóa luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp thương mại - dịch vụ kỹ thuật.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham khảo phương pháp thiết lập hệ thống biểu mẫu (bảng chấm công, bảng theo dõi làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương) và mô hình mở tiểu khoản tài khoản 334, 338.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện áp dụng tỷ lệ trích các khoản theo lương là bao nhiêu?

Tổng tỷ lệ trích là 34,5% tính trên lương cơ bản. Trong đó, công ty đóng 24% tính vào chi phí kinh doanh (18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ); người lao động đóng 10,5% trừ vào lương (8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN).

2. Thời hạn chi trả lương và nộp bảo hiểm tại công ty được quy định vào ngày nào?

Công ty thực hiện chi trả lương cho cán bộ công nhân viên mỗi tháng một lần vào ngày 05 của tháng sau. Hạn nộp các khoản bảo hiểm cho cơ quan BHXH quận Hoàn Kiếm chậm nhất là ngày 20 hàng tháng.

3. Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết nào để theo dõi tiền lương theo từng bộ phận?

Tài khoản 334 được chi tiết thành 6 tài khoản:

  • TK 3341: Ban Giám đốc
  • TK 3342: Phòng Kinh doanh
  • TK 3343: Phòng Thu mua
  • TK 3344: Phòng Hành chính
  • TK 3345: Phòng Kế toán
  • TK 3346: Bộ phận Bán hàng

4. Mức phụ cấp trách nhiệm hàng tháng tại công ty được xác định như thế nào?

  • Đối với cấp quản lý văn phòng: Tính bằng mức lương tối thiểu nhân hệ số trách nhiệm (Phó trưởng phòng: 0,1; Trưởng phòng: 0,2; Giám đốc: 0,3).
  • Đối với cấp quản lý bộ phận bán hàng: Hưởng mức cố định là 500.000 đồng/tháng.

5. Chế độ trợ cấp ốm đau cho nhân viên nghỉ việc có chứng nhận y tế được tính theo tỷ lệ nào?

Theo quy định áp dụng tại công ty, người lao động nghỉ ốm đau có chứng nhận y tế hợp lệ được hưởng trợ cấp BHXH bằng 75% mức tiền lương đóng BHXH bình quân ngày nhân với số ngày nghỉ thực tế.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Kim Dung đã phản ánh bức tranh thực tế về công tác quản lý lao động và hạch toán kế toán tiền lương cùng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phát triển Thương mại và Kỹ thuật Hoàn Thiện. Thông qua việc phân tích các biểu mẫu, chứng từ và quy trình ghi sổ Nhật ký chung tháng 3/2015, đề tài đã làm rõ phương pháp tính lương thời gian, cơ chế trích lập các quỹ bảo hiểm bắt buộc và phương thức phân bổ chi phí nhân công theo từng bộ phận. Nội dung khóa luận cung cấp các tư liệu thực chứng phục vụ cho việc nghiên cứu và hoàn thiện phần hành kế toán lao động tiền lương trong loại hình doanh nghiệp thương mại kỹ thuật.