Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp vận hành theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và đảm bảo nghĩa vụ tài chính với Nhà nước. Tiền lương đóng vai trò là nguồn thu nhập chủ yếu đảm bảo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động; đồng thời là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn) là công cụ quản lý thiết yếu nhằm kiểm soát chi phí lao động, xác định đúng kết quả kinh doanh và thực hiện đúng các chế độ, chính sách xã hội theo luật định.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Môi Trường Đô Thị Xuân Mai" do sinh viên Tạ Tiến Độ (Lớp Kế toán K43, Viện Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đức Dũng (năm 2014), tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm lao động, công tác quản lý lao động, cơ cấu thang bảng lương và các chế độ phụ cấp, trích lập theo lương tại Công ty Môi trường đô thị Xuân Mai.
  2. Phân tích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị: từ hệ thống chứng từ ban đầu, phương pháp tính lương, hệ thống tài khoản kế toán đến quy trình ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán lao động tiền lương tại công ty, từ đó đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác này phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đô thị.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Phạm vi không gian: Công ty Môi trường đô thị Xuân Mai (địa bàn hoạt động chính tại huyện Chương Mỹ, Quốc Oai, Thạch Thất, Mỹ Đức - Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế khảo sát trong các năm 2012, 2013 và quý I/2014 (tính đến thời điểm 31/03/2014).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán doanh nghiệp kết hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Hệ thống văn bản pháp lý áp dụng:

    • Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (hệ thống tài khoản và mẫu biểu chứng từ kế toán).
    • Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (mẫu Bảng chấm công 01a-LĐTL).
    • Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH hướng dẫn xây dựng thang bảng lương trong doanh nghiệp.
    • Luật Bảo hiểm xã hội (các điều 81, 82, 102 quy định về điều kiện, mức hưởng và nguồn hình thành quỹ bảo hiểm thất nghiệp).
    • Văn bản số 8181/UBND-NN ngày 21/8/2008 của UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ đặt hàng dịch vụ vệ sinh môi trường đô thị cho 04 huyện (Chương Mỹ, Quốc Oai, Thạch Thất, Mỹ Đức).

  • Phương pháp nghiên cứu:

    • Phương pháp thống kê, so sánh: Phân loại và phân tích biến động cơ cấu lao động theo giới tính, trình độ chuyên môn, tính chất công việc và thời gian làm việc qua 2 năm 2012 – 2013.
    • Phương pháp hạch toán kế toán: Sử dụng phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán (TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112...), phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
    • Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
    • Phương pháp nghiên cứu thực địa: Khảo sát số liệu hạch toán thực tế phát sinh tại Phòng Tài chính kế toán và Phòng Tổ chức hành chính của Công ty Môi trường đô thị Xuân Mai (điển hình là số liệu tháng 12/2013).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm lao động tiền lương và quản lý lao động, tiền lương của Công ty Môi trường Đô thị Xuân Mai

Chương 1 giới thiệu khái quát quá trình hình thành và đặc điểm tổ chức hoạt động của Công ty Môi trường đô thị Xuân Mai (thành lập theo Giấy phép kinh doanh số 0500469583 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Hà Tây - nay là Hà Nội cấp ngày 26/01/1999; trụ sở tại Khu Đồng Vai, thị trấn Xuân Mai, huyện Chương Mỹ, TP. Hà Nội).

  • Cơ cấu và phân loại lao động: Tính đến ngày 31/03/2014, công ty có tổng số 181 lao động, bao gồm 18 lao động gián tiếp (Ban giám đốc: 04, Kế toán - Thủ quỹ: 04, Tổ chức hành chính: 05, Đội trưởng: 05), 28 lao động kỹ thuật (lái xe, lái máy xúc), và 142 lao động trực tiếp (Chương Mỹ: 64 người, Quốc Oai: 25 người, Thạch Thất: 52 người). Trong đó, có 48 lao động thuộc diện hợp đồng thời vụ.
STT Chỉ tiêu Năm 2012 (Số lượng) Cơ cấu 2012 (%) Năm 2013 (Số lượng) Cơ cấu 2013 (%) So sánh 2013/2012 (%)
Tổng Tổng số lao động 46 100 74 100 160,78
1 Theo giới tính
Nam 39 83,93 64 86,17 165,16
Nữ 7 16,07 10 13,83 138,45
2 Theo trình độ
Đại học và trên Đại học 3 7,14 4 5,32 119,86
Cao đẳng và Trung cấp 9 19,64 11 14,89 121,96
Lao động phổ thông 35 75,00 59 79,89 171,36
3 Theo thời gian làm việc
Lao động thường xuyên 13 28,57 19 25,53 143,75
Lao động thời vụ 33 71,43 55 74,47 167,72
4 Theo tính chất công việc
Lao động gián tiếp 12 25,00 17 22,97 116,41
Lao động trực tiếp 35 75,00 57 77,03 75,69
  • Hệ thống thang bảng lương và hình thức trả lương:
    • Hình thức trả lương: Lương thời gian (áp dụng cho cán bộ nhân viên văn phòng, lao động gián tiếp) và Lương sản phẩm khoán theo khối lượng công việc (áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất, thi công).
    • Thang lương hành chính: Trình độ Đại học trở lên có 5 bậc (chênh lệch bậc liền kề 12%); trình độ Cao đẳng - Trung cấp có 5 bậc (chênh lệch bậc liền kề 16%); trình độ Lao động phổ thông có 6 bậc (chênh lệch bậc liền kề 20%). Thời gian xét nâng bậc lương là 3 năm/lần.
    • Chế độ phụ cấp: Áp dụng 4 loại phụ cấp gồm Phụ cấp dự án (hệ số 0,8 cho nhóm trưởng); Phụ cấp quản lý (Giám đốc 1,5; Phó Giám đốc 1,0; Trưởng phòng và Tổ trưởng 0,8); Phụ cấp điện thoại (Giám đốc: 500.000 đ/tháng; Phó Giám đốc: 300.000 đ/người/tháng; Trưởng phòng: 200.000 đ/người/tháng; Tổ trưởng: 200.000 đ/người/tháng); Phụ cấp công tác (25.000 đ/người/ngày).
    • Tỷ lệ trích nộp các khoản theo lương năm 2013:
      • Tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty (21%): BHXH 17%, BHYT 3%, BHTN 1%.
      • Khấu trừ vào lương người lao động (9,5%): BHXH 7%, BHYT 1,5%, BHTN 1%.
      • Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Trích 2% trên quỹ lương thực tế (1% nộp công đoàn cấp trên, 1% để lại chi tiêu tại đơn vị); người lao động đóng góp thêm 1% quỹ công đoàn theo quý.

Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Môi trường Đô thị Xuân Mai

Chương 2 phản ánh chi tiết thực tiễn hạch toán tiền lương và các nghiệp vụ trích lập tại công ty.

  • Hệ thống chứng từ sử dụng:

    • Bảng chấm công (Mẫu 01a-LĐTL ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC), Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03-LĐTL), Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu 06-LĐTL).
    • Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC), Phiếu chi, Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH.

  • Phương pháp tính lương và phân bổ quỹ lương:

    • Xây dựng quỹ lương: Quỹ lương toàn công ty bằng 22% tổng doanh thu cung cấp dịch vụ trong tháng. Quỹ khen thưởng tính bằng 15% trên tổng quỹ lương (phân bổ: Quản lý doanh nghiệp 2%, Kinh doanh 7%, Kỹ thuật 5%, Kế toán 1%).
    • Tính lương thời gian: $$\text{Lương cấp bậc (LCB)} = \frac{\text{Mức lương tối thiểu} \times (H_{cb} + H_{pc})}{\text{Ngày công chế độ (22 ngày)}} \times n$$ Trong đó: $H_{cb}$ là hệ số lương cấp bậc, $H_{pc}$ là hệ số phụ cấp, $n$ là ngày công làm việc thực tế.
    • Tính lương sản phẩm (lương khoán nhóm): $$\text{Giá trị giao khoán} = \text{Đơn giá thực hiện công việc} \times \text{Hệ số giao khoán (0,75 - 0,9)}$$ $$\text{Tiền lương 1 công nhân} = \frac{\sum \text{Tiền lương nhóm}}{\text{Tổng ngày công của nhóm}} \times \text{Số ngày công thực tế của công nhân}$$

  • Tài khoản kế toán sử dụng và quy trình ghi sổ:

    • Tài khoản kế toán: Áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC gồm TK 334 (Phải trả người lao động), TK 338 (Phải trả, phải nộp khác với các tài khoản cấp hai: TK 3382 - KPCĐ, TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3389 - BHTN), tập hợp chi phí qua TK 622, TK 627, TK 642, TK 331, TK 111, TK 112.
    • Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Hằng ngày, căn cứ chứng từ gốc lập Chứng từ ghi sổ $\rightarrow$ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ $\rightarrow$ Sổ Cái TK 334, TK 338. Đồng thời vào Sổ chi tiết TK 334, Sổ chi tiết TK 338. Cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu khớp đúng với Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Chứng từ ban đầu (BCC, Phiếu nghỉ BHXH, Phiếu xác nhận KLHT, Giấy tạm ứng)
                                      Báo cáo tài chính

Chương 3: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Môi trường Đô thị Xuân Mai

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các thành công cùng những tồn tại trong công tác kế toán tại đơn vị:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Thực hiện hạch toán chi phí lương gắn liền với từng công trình, dịch vụ vệ sinh môi trường; bảo đảm thanh toán lương định kỳ vào ngày 10 hằng tháng; tuân thủ việc mở tài khoản và luân chuyển chứng từ theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
    • Nhược điểm: Việc phân loại và tính trích bảo hiểm đối với lực lượng lao động thời vụ (ký hợp đồng 3 tháng chiếm tỷ trọng lớn) còn gặp khó khăn trong quản lý; công tác phân bổ quỹ lương khoán theo từng hạng mục công việc đôi lúc chưa phản ánh kịp thời khi khối lượng thi công có thay đổi; quy trình ghi chép một số mẫu sổ chi tiết còn phụ thuộc vào thủ công.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    • Hoàn thiện chứng từ ban đầu và quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán lao động.
    • Chuẩn hóa phương pháp tính và phân bổ chi phí tiền lương khoán, đảm bảo phản ánh chính xác chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) vào giá thành dịch vụ môi trường đô thị.
    • Hoàn thiện công tác trích lập, theo dõi và quản lý các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trên hệ thống tài khoản chi tiết TK 338.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực nghiệm và dữ liệu:
    • Hệ thống hóa toàn bộ cấu trúc nhân sự của Công ty Môi trường đô thị Xuân Mai (181 lao động năm 2014; quy mô tăng trưởng 160,78% từ 46 người năm 2012 lên 74 người năm 2013).
    • Phân tích chi tiết quy trình tính toán lương mẫu trong tháng 12/2013:
      • Lương nhân viên quản lý (Kế toán trưởng Đoàn Hải Huệ): Lương thời gian với hệ số 2,34, phụ cấp chức vụ 0,8, làm thêm ngoài giờ được chi trả qua tài khoản 112 với số tiền 8.000.000 đồng.
      • Lương khoán công trình (Điện chiếu sáng công viên Bê Tông - Chương Mỹ): Tổng tiền lương nghiệm thu 34.000.000 đồng (trong đó nhân công trực tiếp 29.000.000 đồng, công nhân phục vụ 4.000.000 đồng, nghiệm thu phân bổ qua TK 622 số tiền 33.000.000 đồng).
    • Minh họa việc ghi chép hệ thống sổ kế toán thực tế: Chứng từ ghi sổ số 21 (Nợ TK 622: 130.000.000 đồng; Nợ TK 641/642), Chứng từ ghi sổ số 22 (Chi tiền mặt trả lương Nợ TK 334 / Có TK 111: 235.000.000 đồng; Chi chuyển khoản Nợ TK 334 / Có TK 112: 8.000.000 đồng); Sổ cái TK 334 tháng 12/2013 có số dư đầu tháng 180.000.000 đồng, tổng phát sinh Nợ 300.000.000 đồng, số dư cuối tháng 235.000.000 đồng.
  • Đóng góp của khóa luận:
    • Cung cấp bức tranh thực tế về phương pháp áp dụng kết hợp giữa lương thời gian và lương khoán sản phẩm (tỷ lệ khoán 22% doanh thu) tại một doanh nghiệp thực hiện dịch vụ công ích đô thị.
    • Phản ánh chi tiết sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự hạch toán tổng hợp - chi tiết trên biểu mẫu Chứng từ ghi sổ theo chế độ kế toán doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Đề tài tập trung nghiên cứu tại một đơn vị duy nhất là Công ty Môi trường đô thị Xuân Mai, mang tính chất nghiên cứu trường hợp điển hình (case study).
    • Dữ liệu nghiên cứu phản ánh tình hình hoạt động và chính sách tài chính - tiền lương trong giai đoạn 2012 – 2014.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu việc áp dụng phần mềm kế toán tự động hóa trong quy trình chấm công và tính lương tại các doanh nghiệp vệ sinh môi trường.
    • Đánh giá tác động của các chính sách bảo hiểm xã hội và mức lương tối thiểu vùng theo các văn bản quy phạm pháp luật mới đối với giá thành dịch vụ công ích.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập chuyên ngành là tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Quản trị nhân lực khi thực hiện chuyên đề/khóa luận tốt nghiệp về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ công ích, vệ sinh môi trường, xây lắp công trình đô thị tham khảo cách thức tổ chức hệ thống chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ tiền lương và phương pháp tính lương khoán theo khối lượng công việc.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Môi trường Đô thị Xuân Mai áp dụng hình thức sổ kế toán nào cho phần hành tiền lương?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hằng ngày kế toán căn cứ chứng từ gốc (Bảng chấm công, Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, Phiếu tạm ứng...) lập Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, lập Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 334, TK 338; đồng thời vào Sổ chi tiết TK 334 và Sổ chi tiết TK 338.

2. Quỹ tiền lương và quỹ tiền thưởng của công ty được xác định theo tỷ lệ nào?
Quỹ tiền lương của công ty được xác định bằng 22% trên tổng doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ. Quỹ khen thưởng hằng tháng được trích 15% trên tổng quỹ tiền lương và phân bổ cho các bộ phận: Quản lý doanh nghiệp (2%), Kinh doanh (7%), Kỹ thuật (5%), Kế toán (1%).

3. Tỷ lệ trích các khoản theo lương tại doanh nghiệp trong năm 2013 được tính như thế nào?
Các khoản trích theo lương bao gồm:

  • Tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (21%): BHXH 17%, BHYT 3%, BHTN 1%.
  • Khấu trừ vào thu nhập của người lao động (9,5%): BHXH 7%, BHYT 1,5%, BHTN 1%.
  • Kinh phí công đoàn: Trích 2% trên quỹ lương tính vào chi phí (nộp cấp trên 1%, giữ lại đơn vị 1%).

4. Cách thức trả lương khoán cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các công trình dịch vụ được thực hiện ra sao?
Lương khoán được tính dựa trên Phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành và Dự toán chi tiết (chiếm khoảng 22% doanh thu công trình). Tiền lương của từng công nhân trong tổ được tính bằng cách lấy tổng tiền lương nghiệm thu của nhóm chia cho tổng số ngày công của nhóm rồi nhân với số ngày công thực tế của công nhân đó.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Môi Trường Đô Thị Xuân Mai" của tác giả Tạ Tiến Độ đã phân tích toàn diện thực trạng công tác hạch toán lao động tiền lương tại một doanh nghiệp công ích đô thị. Bằng việc tổng hợp số liệu thực tế qua các năm 2012 – 2013 và minh họa nghiệp vụ chứng từ phát sinh cụ thể, đề tài làm rõ phương pháp tính lương kết hợp (lương thời gian và lương khoán sản phẩm), quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ và chế độ trích lập các quỹ bảo hiểm theo lương. Kết quả nghiên cứu cung cấp cơ sở thực tiễn phục vụ cho công tác hoàn thiện quản lý chi phí lao động và giá thành dịch vụ tại đơn vị.