Tổng quan nghiên cứu

Quản lý tài chính công tại các cơ quan hành chính nhà nước đòi hỏi sự chính xác, minh bạch và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Theo định hướng đổi mới cơ chế quản lý tài chính và biên chế theo Quyết định số 54/2013/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, hệ thống Kho bạc Nhà nước đã thực hiện chuyển đổi mô hình từ kế toán phân tán sang kế toán nội bộ tập trung. Tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam, đơn vị quản lý trực tiếp nguồn kinh phí hoạt động cho cơ quan văn phòng tỉnh và 18 Kho bạc Nhà nước trực thuộc cấp huyện, công tác kế toán nội bộ giữ vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi tiêu và sử dụng hiệu quả ngân sách nhà nước.

Tuy nhiên, trong giai đoạn chuyển tiếp và vận hành thực tế giai đoạn 2016 - 2018, công tác kế toán nội bộ tại đơn vị phát sinh nhiều bất cập. Công tác lập dự toán chi chưa sát với biến động thực tế, quy trình luân chuyển và kiểm soát chứng từ từ 18 huyện về văn phòng tỉnh còn chậm trễ, việc hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chưa chuẩn xác theo mục lục ngân sách nhà nước, và hệ thống báo cáo quản trị tài sản cố định chưa có sự đồng bộ cao.

Mục tiêu nghiên cứu trọng tâm của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán hành chính sự nghiệp, phân tích toàn diện thực trạng công tác kế toán nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam thông qua dữ liệu tài chính thu thập năm 2018, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán, luân chuyển chứng từ, hạch toán tài khoản và nâng cao hiệu lực kiểm soát nội bộ cho giai đoạn tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng của Lý thuyết Quản trị công mới (New Public Management - NPM) và Lý thuyết Tổ chức bộ máy kế toán trong khu vực công. Quản trị công mới nhấn mạnh việc phân cấp tự chủ tài chính, nâng cao trách nhiệm giải trình và tối ưu hóa hiệu quả chi tiêu công tại các cơ quan hành chính sự nghiệp. Bên cạnh đó, mô hình lập dự toán trên cơ sở quá khứ (Incremental Budgeting) và mô hình lập dự toán cấp không (Zero-Based Budgeting - ZBB) được sử dụng để làm rõ cơ chế phân bổ nguồn lực kinh phí.

Khung nghiên cứu vận dụng các khái niệm cốt lõi theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Luật Ngân sách nhà nước số 83/2015/QH13 và Thông tư số 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp:

  • Đơn vị hành chính sự nghiệp: Cơ quan công quyền phi lợi nhuận hoạt động bằng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu hợp pháp khác để phục vụ quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công.
  • Kế toán nội bộ trong hệ thống Kho bạc Nhà nước: Quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin về toàn bộ kinh phí hoạt động nội ngành, tài sản công và các khoản chi tiêu nội bộ.
  • Hệ thống tài khoản kế toán công: Bao gồm hệ thống tài khoản trong bảng từ Loại 1 đến Loại 9 ghi chép theo phương pháp kép để phản ánh tình hình tài chính, cùng hệ thống tài khoản ngoài bảng Loại 0 (từ TK 001 đến TK 018) ghi chép theo phương pháp đơn để theo dõi việc chấp hành dự toán ngân sách.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp thu thập từ báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, sổ kế toán chi tiết, quy chế chi tiêu nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam giai đoạn 2016 - 2018, tập trung sâu vào số liệu thực hiện năm 2018. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế và phỏng vấn chuyên sâu trên cỡ mẫu gồm 45 cán bộ công chức phụ trách công tác kế toán, kiểm soát chi và tài vụ tại cơ quan tỉnh và 18 đơn vị Kho bạc cấp huyện.

Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (Purposive Sampling) kết hợp với chọn mẫu thuận tiện được áp dụng để đảm bảo người tham gia khảo sát có chuyên môn sâu và nắm rõ quy trình nghiệp vụ kế toán nội bộ. Nghiên cứu lựa chọn phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu và phân tích định tính nhằm nhận diện các sai lệch giữa số liệu dự toán được giao với số thực chi, xác định thời gian luân chuyển chứng từ và phát hiện các điểm nghẽn trong xử lý dữ liệu kế toán máy. Timeline nghiên cứu được thực hiện từ tháng 06/2018 đến tháng 05/2019, đảm bảo bao quát toàn diện chu trình quản lý ngân sách năm tài chính 2018.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng công tác kế toán nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam cho thấy nhiều kết quả nổi bật song song với những điểm nghẽn nghiệp vụ cụ thể:

Thứ nhất, mô hình tổ chức bộ máy kế toán nội bộ tập trung tại cấp tỉnh vận hành từ ngày 01/01/2015 đã quy tụ toàn bộ quyền quản lý tài khoản tiền gửi 3713, tài khoản dự toán 9523 và 9527 về Phòng Tài vụ tỉnh. Tuy nhiên, khối lượng công việc tập trung lên 6 cán bộ kế toán của phòng là quá lớn khi phải quản lý toàn bộ chứng từ thanh toán, tài sản và lương của văn phòng tỉnh cùng 18 đơn vị cấp huyện, dẫn đến tình trạng quá tải vào các thời điểm cuối quý và quyết toán năm.

Thứ hai, công tác lập dự toán chi thường xuyên giai đoạn 2016 - 2018 vẫn chủ yếu dựa trên phương pháp lịch sử mà chưa đánh giá đầy đủ nhu cầu thực tế của từng phòng ban và huyện. Số liệu thực hiện cho thấy tỷ lệ sai lệch giữa dự toán giao ban đầu và số quyết toán thực tế dao động từ 8,5% đến 14,2%, buộc đơn vị phải thực hiện điều chỉnh dự toán kinh phí bổ sung trong năm.

Thứ ba, quy trình luân chuyển chứng từ kế toán từ 18 Kho bạc huyện về văn phòng tỉnh còn nhiều bất cập. Thời gian luân chuyển trung bình kéo dài từ 5 đến 7 ngày làm việc, một số chứng từ chi thanh toán cá nhân và mua sắm tài sản cố định chưa tập hợp đủ hồ sơ gốc hoặc sai mã mục lục ngân sách nhà nước, chiếm tỷ lệ khoảng 5,2% trên tổng số chứng từ được kiểm tra ngẫu nhiên.

Thứ tư, phần mềm quản trị tài chính và kế toán nội bộ (KTNB) trên máy vi tính được thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ với 4 phân hệ tác nghiệp độc lập. Dù đã đáp ứng được việc nhập liệu và in sổ cái, phần mềm vẫn chưa có tính năng tự động đối chiếu chéo số liệu giữa phân hệ quản lý tài sản cố định và sổ theo dõi chi tiết chi hoạt động, gây khó khăn cho việc lập báo cáo phân tích hiệu quả chi phí.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự chưa đồng bộ giữa định biên nhân sự và khối lượng hồ sơ phát sinh trong mô hình quản lý tập trung. Khi KBNN huyện chuyển thành đơn vị báo số, các công chức kiêm nhiệm kế toán tại huyện phải đảm nhận song song nhiệm vụ kiểm soát chi ngân sách nhà nước, dẫn đến việc thiếu thời gian kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ trước khi chuyển lên tỉnh. Kết quả này tương đồng với các phát hiện trong nghiên cứu của Nguyễn Bích Thủy (2015) tại Kho bạc Nhà nước Đà Nẵng về những vướng mắc khi áp dụng cơ chế tự chủ tài chính.

Về phương diện trực quan hóa dữ liệu, thực trạng phân bổ nguồn kinh phí tại đơn vị có thể được mô tả rõ nét thông qua biểu đồ cơ cấu chi thường xuyên giai đoạn 2016 - 2018, trong đó chi thanh toán cho cá nhân (lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương) luôn chiếm tỷ trọng áp đảo từ 68% đến 72% tổng chi hoạt động, trong khi chi nghiệp vụ chuyên môn chiếm khoảng 20% đến 24%, và chi khác chiếm khoảng 6% đến 8%. Đồng thời, việc tổng hợp quy trình luân chuyển chứng từ thông qua bảng phân tích tiến độ cho thấy việc thiếu cơ chế phê duyệt điện tử là nguyên nhân cốt lõi làm chậm trễ tiến độ khóa sổ kế toán định kỳ.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện công tác kế toán nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam trong giai đoạn 2020 - 2025, nghiên cứu đưa ra 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Đổi mới quy trình lập dự toán ngân sách: Kết hợp linh hoạt phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ với phương pháp lập dự toán cấp không cho các khoản chi hành chính tự chủ. Phòng Tài vụ chủ trì phối hợp với 18 đơn vị cấp huyện rà soát định mức khoán chi tiêu nội bộ (văn phòng phẩm, điện thoại, nhiên liệu xe ô tô, công tác phí), đặt mục tiêu giảm tỷ lệ sai lệch dự toán xuống dưới 3% trong kỳ kế toán năm 2020.

  2. Chuẩn hóa và rút ngắn quy trình luân chuyển chứng từ: Ban hành quy chế luân chuyển chứng từ cá biệt cho từng nhóm nghiệp vụ chi tiêu. Triển khai ứng dụng bảng kê chứng từ thanh toán điện tử có ký số giữa 18 KBNN huyện và Phòng Tài vụ, rút ngắn thời gian gửi và duyệt chứng từ từ 5-7 ngày xuống tối đa 24 đến 48 giờ làm việc.

  3. Nâng cấp hệ thống tài khoản và phân hệ phần mềm KTNB: Đề xuất Kho bạc Nhà nước Trung ương tích hợp chức năng kiểm soát tự động mã mục lục ngân sách và nguồn kinh phí trên phần mềm KTNB, cảnh báo tức thời các định khoản sai lệch giữa TK 611 và TK 008, loại bỏ 100% lỗi hạch toán nhầm nguồn trước ngày 31/12/2020.

  4. Tăng cường công tác tự kiểm tra và bồi dưỡng nhân lực: Phòng Tổ chức cán bộ phối hợp Phòng Tài vụ tổ chức tối thiểu 2 đợt tập huấn chuyên sâu hàng năm về chế độ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC cho 100% cán bộ làm công tác kế toán báo số tại 18 huyện, đồng thời duy trì định kỳ kiểm tra nội bộ 2 lần/năm tại các đơn vị trực thuộc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị tham khảo ứng dụng thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

  • Ban Giám đốc và Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố: Cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để đánh giá hiệu quả vận hành mô hình kế toán nội bộ tập trung, từ đó tối ưu hóa công tác điều hành ngân quỹ và quản trị tài chính nội ngành trên địa bàn 18 đơn vị cấp huyện trực thuộc.
  • Kế toán trưởng và cán bộ phụ trách kế toán tại các cơ quan hành chính sự nghiệp: Nắm bắt phương pháp tổ chức chứng từ, hạch toán tài khoản kép - đơn theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý hiệu quả tài sản công.
  • Học viên cao học, nghiên cứu sinh và giảng viên chuyên ngành Kế toán - Tài chính công: Sử dụng làm tài liệu nghiên cứu điển hình về kế toán quản trị trong đơn vị sự nghiệp công lập, tham khảo mô hình phân tích định lượng kết hợp định tính trong đánh giá quy trình kế toán máy.
  • Chuyên viên hoạch định chính sách tại Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước Trung ương: Thu thập dữ liệu thực tế từ địa phương để xem xét điều chỉnh các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, hoàn thiện tính năng phần mềm quản lý tài chính nội bộ KTNB trong toàn hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

Mô hình kế toán nội bộ tập trung tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam được vận hành như thế nào? Từ ngày 01/01/2015, KBNN Quảng Nam áp dụng mô hình kế toán tập trung, theo đó KBNN tỉnh là đơn vị dự toán cấp 3, còn 18 KBNN huyện là đơn vị báo số. Toàn bộ tài khoản tiền gửi thanh toán, tài khoản dự toán ngân sách và việc ghi sổ kế toán tổng hợp đều do Phòng Tài vụ tại tỉnh thực hiện.

Đơn vị đang áp dụng hình thức kế toán và phần mềm quản lý nào? Đơn vị áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính theo nguyên tắc Chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm Quản lý tài chính và kế toán nội bộ Kho bạc Nhà nước (KTNB) gồm 4 phân hệ tác nghiệp độc lập, kết nối dữ liệu danh mục để phục vụ in sổ chi tiết và báo cáo tài chính.

Những sai sót phổ biến nhất trong công tác lập dự toán và luân chuyển chứng từ là gì? Sai sót chính bao gồm việc lập dự toán chưa bám sát biến động chi tiêu thực tế khiến sai lệch từ 8,5% đến 14,2%, chứng từ gửi từ 18 huyện về tỉnh mất 5 đến 7 ngày, và khoảng 5,2% chứng từ phát sinh lỗi phân loại mã mục lục ngân sách hoặc thiếu hồ sơ gốc.

Việc phân cấp quản lý tài khoản ngân hàng và tiền mặt giữa KBNN tỉnh và huyện có điểm gì khác biệt? KBNN tỉnh trực tiếp mở và quản lý tài khoản dự toán 9523, 9527, tài khoản tiền gửi 3713 và duy trì quỹ tiền mặt tập trung. KBNN huyện không duy trì quỹ tiền mặt riêng mà chỉ mở tài khoản tiền gửi 3713 để nhận kinh phí cấp từ tỉnh và tài khoản 3999 để theo dõi thu chi nghiệp vụ.

Luận văn đề xuất giải pháp trọng tâm nào để giảm thiểu rủi ro hạch toán kế toán? Luận văn đề xuất số hóa khâu gửi bảng kê chứng từ qua mạng để rút ngắn thời gian xử lý xuống còn 24-48 giờ, nâng cấp tính năng kiểm soát tự động trên phần mềm KTNB nhằm triệt tiêu lỗi hạch toán sai nguồn kinh phí, và tổ chức 2 đợt đào tạo nghiệp vụ mỗi năm cho toàn thể cán bộ.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kế toán hành chính sự nghiệp, làm rõ bản chất và nguyên tắc vận hành của mô hình kế toán nội bộ tập trung theo quy định của Luật Kế toán năm 2015 và Thông tư 107/2017/TT-BTC.
  • Nghiên cứu phản ánh thực trạng quản lý tài chính và hạch toán kế toán tại Kho bạc Nhà nước Quảng Nam giai đoạn 2016 - 2018, chỉ rõ các điểm nghẽn tại 18 đơn vị cấp huyện và Phòng Tài vụ gồm 6 biên chế.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp có tính khả thi cao nhằm chuẩn hóa công tác lập dự toán, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ xuống dưới 48 giờ và nâng cấp chức năng phần mềm KTNB.
  • Thiết lập lộ trình triển khai cụ thể cho giai đoạn 2020 - 2025, gắn liền trách nhiệm của từng chủ thể từ Ban Giám đốc tỉnh đến kế toán viên cơ sở.
  • Cung cấp nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn giá trị cho việc nâng cao hiệu quả quản trị tài chính công trong toàn hệ thống Kho bạc Nhà nước Việt Nam.

Để tối ưu hóa hiệu quả quản lý ngân sách và hiện đại hóa công tác kế toán nội bộ tại đơn vị, các nhà quản lý và cán bộ chuyên trách hãy nghiên cứu chi tiết toàn văn đề tài và áp dụng đồng bộ các giải pháp cải tiến quy trình ngay trong kỳ ngân sách tiếp theo.