Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, chi phí nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) thường chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng giá thành sản phẩm công trình. Đặc thù của ngành xây dựng là quy trình thi công kéo dài, địa bàn thi công phân tán, chịu ảnh hưởng trực tiếp từ điều kiện thời tiết ngoài trời, đồng thời các loại vật tư như cát, đá, gạch, sỏi có khối lượng lớn và dễ bị hao hụt, thất thoát. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình tạo thành sản phẩm xây lắp sẽ bị tiêu hao toàn bộ và chuyển một lần vào chi phí; trong khi công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và phân bổ giá trị dần dần. Do đó, việc tổ chức quản lý, hạch toán đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình thu mua, nhập - xuất - tồn kho NVL và CCDC là yêu cầu then chốt nhằm kiểm soát chi phí sản xuất, hạ giá thành công trình và bảo đảm hiệu quả kinh doanh.

Chuyên đề thực tập chuyên ngành với đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân" được tác giả Nguyễn Thị Ninh (Lớp FNE3, Ngành Kế toán tổng hợp, Hệ đào tạo Từ xa - Viện Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Trần Trung Tuấn vào tháng 6 năm 2016.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa các đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, phân loại và cơ chế quản lý NVL, CCDC trong doanh nghiệp xây dựng.
  2. Khảo sát và phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp, quy trình lập và luân chuyển chứng từ NVL, CCDC tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân trong năm tài chính 2015.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong thực tiễn hạch toán tại đơn vị và đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC phù hợp với chế độ kế toán và đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân (Địa chỉ: Phường Kim Sơn, Thị xã Đông Triều, Tỉnh Quảng Ninh; Mã số thuế: 5700329986).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hạch toán thực tế phát sinh trong năm tài chính 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về cơ sở lý thuyết và khung pháp lý, công trình căn cứ vào:

  • Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm hệ thống chứng từ và biểu mẫu theo quy định tại Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (chứng từ kế toán vật tư như Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu 02-VT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư mẫu 05-VT, Hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT-3LL).
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư.
  • Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ thuế, trong đó thuế GTGT đầu vào được hạch toán tách rời trên tài khoản riêng.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Tính theo giá thực tế đích danh cho từng nghiệp vụ xuất kho phục vụ công trình.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: Phương pháp ghi thẻ song song kết hợp giữa thủ kho (theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho) và phòng kế toán (theo dõi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết).
  • Hình thức kế toán tổng hợp: Hình thức Nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán máy vi tính.

Về phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp các chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ), hệ thống sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung và Sổ cái các tài khoản liên quan tại Phòng Kế toán và Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật của công ty trong năm 2015.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê, phân tích, đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp; phương pháp mô hình hóa sơ đồ luân chuyển chứng từ và quy trình ghi sổ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân

Chương này tập trung làm rõ đặc thù vật tư và bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân:

  • Đặc điểm NVL và CCDC: NVL tại công ty gồm các loại vật liệu xây dựng thô tiêu hao toàn bộ trong quá trình thi công (đá hộc, đá 1x2, đá 4x6, cát sông Hồng, gạch xây A1, A2, xi măng...), vật liệu phụ (sơn, vôi, ve), nhiên liệu (dầu, mỡ), phụ tùng thay thế và phế liệu thu hồi. CCDC gồm CCDC văn phòng (bàn làm việc, máy vi tính, tủ hồ sơ) và CCDC phục vụ thi công (bình đong kim loại có bơm, bộ định tuyến 300M24Gh).
Ký hiệu mã vật tư Tên danh mục NVL / CCDC Phân loại
catsonghong Cát sông Hồng Nguyên vật liệu chính
DA1X2 Đá 1x2 Nguyên vật liệu chính
da4x6 Đá 4x6 Nguyên vật liệu chính
dahoc Đá hộc Nguyên vật liệu chính
gachxay Gạch xây A1 Nguyên vật liệu chính
GACHXAYA2 Gạch xây A2 Nguyên vật liệu chính
BANLAMVIEC Bàn làm việc Công cụ dụng cụ
MAYTINH1 Bộ máy vi tính số 1 Công cụ dụng cụ
TUHOSO Tủ hồ sơ Công cụ dụng cụ
  • Xác định giá thực tế NVL, CCDC nhập kho: Công ty áp dụng công thức: $$\text{Giá thực tế nhập kho} = \text{Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa VAT)} + \text{Chi phí thu mua} - \text{Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán}$$ Ví dụ thực tế: Căn cứ Hóa đơn GTGT số 0000370 ngày 26/08/2015 từ Công ty TNHH MTV Hưng Hoàng, nhập lô đá hộc 840 $\text{m}^3$ đơn giá $195.000\text{ đ/m}^3$, giá trị nhập kho được xác định là $840 \times 195.000 = 163.800.000\text{ đồng}$.
  • Tổ chức quản lý và phân công trách nhiệm: Công ty tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng:
    • Giám đốc: Phê duyệt kế hoạch cung ứng và dự trù ngân sách mua sắm vật tư.
    • Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật: Lập định mức kỹ thuật, tìm kiếm nhà cung cấp, kiểm nghiệm quy cách chất lượng, lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
    • Kế toán vật tư: Hạch toán chi tiết và tổng hợp, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao, tính giá thực tế và lập báo cáo kế toán.
    • Thủ kho: Tiếp nhận vật tư, cân đong đo đếm, ghi chép thẻ kho theo số lượng, bảo quản hiện vật và đối chiếu định mức tồn kho tối thiểu.
    • Đội trưởng công trình & Bảo vệ: Đề xuất nhu cầu xuất dùng tại công trường và giám sát vật tư ra vào các kho công trình nhằm hạn chế thất thoát.

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân

Chương 2 mô tả chi tiết toàn bộ quy trình hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp:

1. Kế toán chi tiết và luân chuyển chứng từ

Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song:

  • Thủ tục nhập kho: Căn cứ Hóa đơn GTGT của bên bán và Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05-VT), cán bộ phòng vật tư lập Phiếu nhập kho (3 liên).
    • Nghiệp vụ mẫu: Ngày 26/08/2015, lập Phiếu nhập kho số NK00205 nhập mua vật tư từ Công ty TNHH MTV Hưng Hoàng gồm: Đá hộc (840 $\text{m}^3$, thành tiền 163.800.000 đ), Cát sông Hồng (1.248 $\text{m}^3$, thành tiền 255.840.000 đ), Đá 4x6 (180 $\text{m}^3$, thành tiền 29.700.000 đ). Tổng cộng tiền hàng 449.340.000 đ, thuế GTGT 10% 44.934.000 đ, tổng thanh toán 494.274.000 đ.
    • Ngày 21/12/2015, lập Phiếu nhập kho CCDC số NK00385 nhập 6 chiếc tủ hồ sơ từ bà Hà Thị Ân với đơn giá 2.100.000 đ/chiếc, tổng giá trị 12.600.000 đ.
  • Thủ tục xuất kho: Căn cứ phiếu yêu cầu của đội trưởng thi công, phòng kế hoạch lập Phiếu xuất kho (3 liên).
    • Ngày 27/08/2015, lập Phiếu xuất kho số XK01513 xuất 840 $\text{m}^3$ đá hộc cho công trình kè bến, giá trị 163.800.000 đ.
    • Ngày 22/12/2015, lập Phiếu xuất kho số XK01505 xuất 6 chiếc tủ hồ sơ dùng cho bộ phận Quản lý kế toán, giá trị 12.600.000 đ.
    • Trường hợp điều chuyển nội bộ: Ngày 23/12/2015, lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 02-VT xuất từ Kho chợ Quảng Ninh về Công trình nhà thí nghiệm Quảng Ninh gồm 264 cây ống thép hộp mạ (9.292.800 đ) và 150 cây nhôm thanh (5.640.000 đ), tổng giá trị 11.932.800 đ.
  • Ghi sổ chi tiết: Thủ kho ghi nhận số lượng thực tế trên Thẻ kho hàng ngày. Định kỳ 3–5 ngày, kế toán tiếp nhận chứng từ để nhập vào phần mềm kế toán, tự động cập nhật Sổ chi tiết vật tư hàng hóa (theo dõi cả lượng và giá trị). Cuối tháng, kế toán khóa sổ và lập Bảng tổng hợp tồn kho để đối chiếu với thủ kho.

2. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC

Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trên phần mềm máy tính với các tài khoản chủ yếu: TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 153 (Công cụ, dụng cụ), TK 242 (Chi phí trả trước), TK 154 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang), TK 331 (Phải trả cho người bán), TK 1111 (Tiền mặt), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ).

Chỉ tiêu trên Sổ kế toán năm 2015 Tài khoản 152 (NVL) Tài khoản 153 (CCDC) Tổng cộng Hàng tồn kho
Số dư đầu kỳ 108.855.395 đ 62.427.274 đ 171.282.669 đ
Số phát sinh Nợ trong kỳ 1.116.155.740 đ 183.952.725 đ 1.325.472.101 đ
Số phát sinh Có trong kỳ 863.869.950 đ 246.379.999 đ 1.084.886.313 đ
Số dư cuối kỳ 361.141.185 đ 50.727.272 đ 411.868.457 đ

Ghi chú: Sổ Nhật ký chung năm 2015 của công ty ghi nhận tổng cộng 22.628 dòng định khoản với tổng số phát sinh Nợ/Có đạt 190.030.447.060 đồng.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân

Chương 3 tổng kết đánh giá thực trạng và đưa ra các nhóm giải pháp:

1. Đánh giá thực trạng

  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý tập trung, ứng dụng tin học hóa linh hoạt; hệ thống sổ sách rõ ràng; hạch toán chi tiết theo từng công trình/hạng mục thi công; phương pháp tính giá thực tế phản ánh đúng chi phí đầu vào.
  • Hạn chế:
    • Nhân sự mỏng (mỗi đội chỉ bố trí 1 kế toán và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ) trong khi thi công nhiều công trình ở địa bàn xa nhau.
    • Chưa lập Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ hoàn chỉnh.
    • Hệ thống kho bãi tại chân công trình tạm bợ, vật tư để ngoài trời dễ hư hỏng, hao hụt.
    • Luân chuyển chứng từ từ công trường về văn phòng công ty còn chậm trễ.
    • Nghiệp vụ xuất thẳng vật tư tới chân công trình vẫn thực hiện qua cả 2 khâu lập phiếu nhập và phiếu xuất kho, gây cồng kềnh thủ tục.
    • Khi thủ kho bàn giao chứng từ cho kế toán không lập Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất).
    • Chưa mở các sổ nhật ký đặc biệt (Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký chi tiền) và chưa lập Bảng phân bổ NVL-CCDC.
    • Chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá thị trường biến động.
    • Thiếu hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ dự toán và kiểm soát chi phí.
    • Tạm ứng tiền mặt mua vật tư chưa được theo dõi kịp thời qua tài khoản tạm ứng (TK 141).
    • Chưa thực hiện kiểm kê kho định kỳ cuối tháng bằng biên bản chính thức.

2. Định hướng và giải pháp hoàn thiện

  1. Tổ chức quản lý và kho bãi: Xây dựng kho chứa kiên cố tại công trường, tăng cường cân đo đong đếm chặt chẽ tại chân công trình; cho phép thủ kho mua trực tiếp vật liệu phụ tại địa phương đối với các công trình xa; mở rộng tìm kiếm nhà cung cấp mới nhằm tối ưu hóa giá mua.
  2. Quy định luân chuyển chứng từ: Ban hành quy định thời hạn chuyển chứng từ từ các đội công trình về phòng kế toán từ 10 đến 15 ngày; áp dụng "Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu" giữa thủ kho và kế toán.
  3. Theo dõi tạm ứng mua vật tư: Khi xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho cán bộ đi mua vật tư, kế toán phải hạch toán ngay vào tài khoản tạm ứng: $$\text{Nợ TK 141 / Có TK 111, 112}$$
  4. Kiểm kê định kỳ hàng tháng: Lập Biên bản kiểm kê vật tư tồn kho vào cuối mỗi tháng để xác định chính xác số lượng, chất lượng, quy trách nhiệm vật tư hao hụt và xử lý kịp thời.
  5. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán:
    • Mở Sổ Nhật ký mua hàng và Sổ Nhật ký chi tiền nhằm theo dõi các nghiệp vụ mua chịu và thanh toán thường xuyên.
    • Định kỳ lập Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ làm căn cứ tập hợp chi phí và tính giá thành công trình.
    • Lập Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư khi giá thị trường có xu hướng giảm.
  6. Bổ sung báo cáo kế toán quản trị: Thiết lập mẫu biểu Dự toán chi phí nguyên vật liệu và Dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng NVL phục vụ công tác điều hành của ban giám đốc.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực nghiệm: Phản ánh chân thực bức tranh luân chuyển vật tư của Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân trong năm 2015 với tổng giá trị NVL nhập kho đạt 1.116.155.740 đ, xuất kho đạt 863.869.950 đ, tồn kho cuối năm đạt 361.141.185 đ; tổng giá trị CCDC nhập kho đạt 183.952.725 đ, xuất dùng đạt 246.379.999 đ, tồn kho cuối năm đạt 50.727.272 đ.
  • Đóng góp về mặt quản lý: Chỉ ra 10 điểm nghẽn nghiệp vụ cụ thể tại doanh nghiệp xây lắp (chậm luân chuyển chứng từ, thiếu kiểm kê định kỳ, chưa hạch toán tạm ứng TK 141, trùng lặp thủ tục nhập-xuất thẳng, thiếu sổ nhật ký đặc biệt và bảng phân bổ).
  • Đóng góp về giải pháp: Đề xuất đồng bộ hệ thống biểu mẫu bổ trợ (Phiếu giao nhận chứng từ, Bảng phân bổ NVL-CCDC, Bảng kê dự phòng, Dự toán chi phí NVL, Dự toán ngân sách cung ứng NVL) nhằm nâng cao tính kịp thời và chuẩn xác của thông tin kế toán.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài nghiên cứu tình huống đơn lẻ tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân với dữ liệu kế toán của năm 2015 theo khuôn khổ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC; chưa đi sâu phân tích ảnh hưởng định lượng của biến động giá nguyên vật liệu tới biên lợi nhuận của từng gói thầu cụ thể.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu việc chuyển đổi và áp dụng chế độ kế toán mới (Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC), tích hợp hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) và kết nối giữa phân hệ kế toán dự toán thi công với phân hệ kế toán tài chính.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp; kế toán viên và nhà quản lý tại các doanh nghiệp xây dựng, thi công xây lắp.
  • Nội dung tham khảo nổi bật:
    • Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán thực tế: Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
    • Phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết theo hình thức ghi thẻ song song kết hợp đối chiếu Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp tồn kho.
    • Kỹ thuật hạch toán tổng hợp NVL và CCDC theo hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết và hình thức kế toán tổng hợp nào?

Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song đối với hạch toán chi tiết NVL, CCDC (kết hợp theo dõi số lượng trên Thẻ kho và theo dõi số lượng, giá trị trên Sổ chi tiết vật tư hàng hóa). Về kế toán tổng hợp, công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trên phần mềm kế toán máy theo phương pháp kê khai thường xuyên.

2. Nghiệp vụ nhập mua và xuất dùng 840 $\text{m}^3$ đá hộc cho công trình kè bến vào tháng 8/2015 được định khoản như thế nào?

  • Khi nhập kho ngày 26/08/2015 (Phiếu nhập kho số NK00205):
    • Nợ TK 152 (chi tiết Đá hộc): 163.800.000 đ
    • Có TK 331 (Công ty TNHH MTV Hưng Hoàng): 163.800.000 đ
  • Khi xuất kho ngày 27/08/2015 (Phiếu xuất kho số XK01513):
    • Nợ TK 154 (Công trình kè bến): 163.800.000 đ
    • Có TK 152 (chi tiết Đá hộc): 163.800.000 đ

3. Nghiệp vụ xuất dùng 6 chiếc tủ hồ sơ ngày 22/12/2015 được kế toán xử lý qua tài khoản nào?

Do tủ hồ sơ có giá trị 12.600.000 đ thuộc loại CCDC có giá trị lớn và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán tại bộ phận quản lý, kế toán hạch toán chuyển toàn bộ giá trị xuất dùng vào tài khoản chi phí trả trước để phân bổ dần: $$\text{Nợ TK 242: 12.600.000 đ / Có TK 153: 12.600.000 đ}$$

4. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại lớn nhất trong khâu luân chuyển chứng từ và bảo quản vật tư tại công ty là gì?

Các tồn tại chính gồm: (1) Các đội công trình ở xa chuyển chứng từ về phòng kế toán chậm trễ; (2) Kho tàng tại công trường tạm bợ, sắp xếp lẫn lộn và để ngoài trời gây hao hụt; (3) Vật tư chuyển thẳng tới chân công trình vẫn lập trùng lặp cả phiếu nhập và xuất kho; (4) Thiếu Phiếu giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán viên; (5) Chưa lập biên bản kiểm kê định kỳ cuối tháng.

5. Tác giả đề xuất những chứng từ và sổ kế toán bổ sung nào để hoàn thiện công tác kế toán?

Tác giả đề xuất bổ sung: (1) Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu; (2) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; (3) Sổ Nhật ký mua hàng; (4) Sổ Nhật ký chi tiền; (5) Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ; (6) Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư; (7) Báo cáo dự toán chi phí NVL và dự toán ngân sách cung ứng vật tư.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Ninh đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân năm 2015 theo hình thức Nhật ký chung và phương pháp ghi thẻ song song. Thông qua việc phân tích dữ liệu chứng từ và sổ sách thực tế, tác giả đã làm rõ các ưu điểm cũng như những bất cập trong quản lý kho bãi, luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán tại các công trường xây lắp. Các kiến nghị hoàn thiện về kiểm kê định kỳ, theo dõi tạm ứng qua TK 141, mở sổ nhật ký đặc biệt và bổ sung báo cáo quản trị mang tính ứng dụng thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây dựng.