CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG HẢI TÂN 1. Đặc điểm NVL- CCDC tại Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân Đặc điểm - Nguyên vật liệu: Phần lớn NVL trong hoạt động xây dựng công TNHH dựng Hải Tân vẫn mang đặc điểm chung của NVL trong các nghành sản xuất khác là: khi tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm xây dựng, NVL bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ như gạch, các loại đá (đá hộc, đá răm), sỏi, cát…( theo bảng 1.1: Danh mục NVL- CCDC). - Công cụ dụng cụ: Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, đồ dùng văn phòng… mà khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất vốn có, giá trị hao mòn được chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ như máy tính, tủ hồ sơ…( theo bảng 1.1: Danh mục NVL và bảng 1.2: Danh mục CCDC). Danh mục NVL- CCDC tại công ty TNHH xây dựng Hải Tân Bảng 1.1: Danh mục NVL tại công ty Ký hiệu NVL Tên danh mục NVL catsonghong CÁT SÔNG HỒNG DA1X2 ĐÁ 1X2 da4x6 ĐÁ 4x6 dahoc ĐÁ HỘC gachxay GẠCH XÂY A1 GACHXAYA2 GẠCH XÂY A2 ( Nguồn: Phòng kinh doanh- Công ty Hải Tân) SVTT: Nguyễn Thị Ninh Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 3 GVHD: TS.
Trần Trung Tuấn Bảng 1.2: Danh mục Công cụ dụng cụ Ký hiệu CCDC Tên CCDC BANLAMVIEC BÀN LÀM VIỆC MAYTINH1 BỘ MÁY VI TÍNH SỐ 1 TUHOSO TỦ HỒ SƠ ( Nguồn: Phòng kinh doanh- Công ty Hải Tân) Phân loại NVL- CCDC Trong các công ty xây dựng, NVL- CCDC bao gồm nhiều loại, nhiều thứ với nội dụng kinh tế, cồn dụng, tính năng lý hóa yêu cầu quản lý khác nhau. Vì vậy, việc phân chia NVL- CCDC giúp kế toán quản lý chặt chẽ từng loại, thứ NVL- CCDC. Từ đó, có biện pháp thích hợp trong công việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả, phục vụ cho công tác quản trị. Công ty cần phải tiến hành phân loại NVL- CCDC.
- Phân loại theo NVL Nguyên liệu, vật liệu chính: là các nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm xây dựng: gạch, cát, sỏi, đá, xi măng. trong NVL chính còn bao gồm bán thành phẩm mà công ty mua ngoài Vật liệu phụ: là các loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể, mà nó có thể kết hợp với nguyên liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình tạo sản phẩm được thực hiện bình thường như sơn, vôi, ve… Nhiên liệu: cũng là vật liệu phụ nhưng có tính chất lý hóa đặc biệt và có vai trò trong sản xuất kinh doanh nên được xếp thành một loại riêng để có chế độ bảo quản, sử dụng thích hợp nhiên liệu bao gồm các loại thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình kinh doanh như: mỡ, dầu. Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sủa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như lốp ô tô, bánh xe… SVTT: Nguyễn Thị Ninh Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 4 GVHD: TS. Trần Trung Tuấn Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: gồm các loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc XDCB ( thiết bị cần lắp, không cần lắp và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản).
Phế liệu: là các loại vật liệu thừa ra trong quá trình xây dựng công trình như: nhôm, kính. hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. - Phân loại theo công dụng cụ: Mục đích cũng như nội dụng quy định phản ánh chi phí CCDC trên các tài khoản kế toán, vật liệu của công ty chia thành: - CCDC chính dùng cho bộ phận văn phòng: bàn làm việc, máy tính,máy in, tủ hồ sơ… cho toàn bộ công ty. - CCDC dụng cho bộ phận sản xuất: Bộ bình đong kim loại và có bơm, bộ định tuyến 300M24Gh… Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán NVL- CCDC trong quá trình hoạt động, công ty có thể căn cứ vào các đặc điểm tính lý hóa của từng loại để phân chia thành từng nhóm, từng thứ NVL- CCDC một cách tỉ mỉ, chi tiết … Cách tính giá NVL- CCDC tại công ty TNHH : Công ty TNHH xây dựng Hải Tân tính giá xuất kho theo giá thực tế.
Đối với NVL- CCDC mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL- CCDC nhập kho được tính như sau: Giá thực tế = Giá mua + Chi phí Chiết khấu thương NVL nhập ghi trên thu mua - mại và giảm giá trong kỳ hóa đơn hàng bán Trong đó: - Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế). - Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL- CCDC. - Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho công ty SVTT: Nguyễn Thị Ninh Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 5 GVHD: TS. Trần Trung Tuấn hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000370 ngày 26 tháng 8 năm 2015, công ty mua vật tư của công ty TNHH MTV Hưng Hoàng gồm đá hộc với số lượng 840kg, đơn giá 195,000 đ/ kg (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10%), ta có: Giá nhập kho của đá hộc trên sẽ là 840 x 195,000 = 163,800,000 đồng 1. Đặc điểm luân chuyển NVL- CCDC của Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân Khi có phát sinh nhu cầu về NVL- CCDC của các đội công trình trong quá trình thi công và thủ kho báo thiếu NVL- CCDC xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lập kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kỳ. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt.
Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL- CCDC. Việc thu mua NVL- CCDC được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
Thông thường trước khi thực hiện 1 công trình hay dự án, phòng kế hoạch – kĩ thuật sẽ tiến hành nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để kí hợp đồng dài hạn với họ. Chính vì vậy nhà cung cấp vật tư thường là các công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL- CCDC diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Và NVL- CCDC công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại SVTT: Nguyễn Thị Ninh Lớp: FNE3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành 6 GVHD: TS. Trần Trung Tuấn chân công trình.
Sau khi nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL- CCDC nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho. Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ thi công công trình do bộ phận kế hoạch kỷ thuật lập; như vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, do vậy để đảm bảo linh hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở công ty đơn giản cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật liệu của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình. Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình.
Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt.NVL- CCDC của công ty thường là những NVL- CCDC dễ bị oxy, dễ bị hư hỏng trong điều kiện ngoài trời. Công ty bảo quản vật liệu trong kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Và kho bảo quản của công ty khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu, có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình.
Để bảo vệ tài sản trong kho, công ty bố trí các bảo vệ theo dõi tại các công trường thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào công trình. Tổ chức quản lý NVL- CCDC của Công ty TNHH Xây dựng Hải Tân Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm.