Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành sản xuất và chế biến hàng thủ công mỹ nghệ mây tre đan tại Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong chiến lược chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thu hút vốn đầu tư và tạo nguồn thu ngoại tệ thông qua hoạt động xuất khẩu. Khác với các ngành công nghiệp chế biến thông thường, quy trình chế tác sản phẩm mỹ nghệ đòi hỏi kỹ thuật thủ công tinh xảo, đồng thời sử dụng hệ thống nguyên vật liệu phong phú, đa chủng loại có nguồn gốc trực tiếp từ thiên nhiên (tre, giang, nứa, mây, song, guột). Do tính chất cồng kềnh, dễ suy giảm chất lượng và chịu tác động lớn bởi điều kiện môi trường, công tác quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu đặt ra yêu cầu cao về tính kịp thời, chi tiết và chính xác.

Đề tài "Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ công Mỹ nghệ Việt Nhật" được sinh viên Nguyễn Thị Nhung (Lớp LT 11B, MSSV: LT 113110) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Đặng Thị Thúy Hằng tại Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (Hà Nội, năm 2012). Nhiệm vụ nghiên cứu của chuyên đề tập trung vào ba mục tiêu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa đặc điểm luân chuyển, hệ thống kho bãi và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị thực tập.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu đang vận hành tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhận diện nhược điểm tồn tại và đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản trị chi phí.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức quản lý, hạch toán ban đầu, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
  • Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ công Mỹ nghệ Việt Nhật (Địa chỉ: Thôn Thông Đạt, xã Liệp Tuyết, huyện Quốc Oai, Hà Nội; Mã số thuế: 0500598885).
  • Thời gian nghiên cứu: Dữ liệu kế toán và nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính 2012, trọng tâm là số liệu thực tế tháng 4 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và cơ sở kế toán

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính. Các chuẩn mực và nguyên tắc kế toán áp dụng bao gồm:

  • Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho: Giá gốc nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản trong quá trình thu mua, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua (nếu có).
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ để xác định giá trị vật tư xuất dùng cho hoạt động sản xuất.
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Vận dụng phương pháp Thẻ song song để tổ chức ghi chép đồng thời tại kho (theo dõi về mặt hiện vật) và tại Phòng Kế toán (theo dõi cả về hiện vật và giá trị).
  • Hình thức kế toán tổng hợp: Doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung, kết hợp sử dụng Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái Tài khoản 152.
  • Nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Thực hiện vào ngày 31/12 cuối kỳ kế toán năm theo quy định khi giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc ghi sổ.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả áp dụng các phương pháp nghiên cứu định tính và phân tích thực chứng trong kế toán:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê), hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp phát sinh tại Phòng Kế toán của công ty.
  • Phương pháp quan sát thực địa: Ghi nhận quy trình thu mua, bảo quản, ngâm xử lý hóa chất, gia công chế biến và luân chuyển vật tư giữa hệ thống kho và phân xưởng sản xuất.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp và đối chiếu số liệu: Phân tích các nghiệp vụ kinh tế cụ thể, tính toán đơn giá bình quân, đối chiếu dữ liệu giữa Thẻ kho với Sổ chi tiết vật liệu, và giữa Bảng tổng hợp chi tiết với Sổ Cái Tài khoản 152.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ công Mỹ nghệ Việt Nhật

Chương 1 làm rõ đặc thù nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất hàng gia công thủ công mỹ nghệ xuất khẩu và bán nội địa. Vật tư của công ty có đặc tính cồng kềnh, nguồn gốc tự nhiên, dễ ẩm mốc và mối mọt. Doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu thành 4 nhóm chính và thiết lập hệ thống danh mục mã hóa:

Nhóm nguyên vật liệu Tên quy cách nguyên vật liệu Mã hóa Đơn vị tính
1. Nguyên vật liệu chính (VLC) Cây tre VC-T01 Cây
Cây giang VC-G02 Cây
Nứa – 1 mét VC-N03 Mét
Cây song VC-S04 Kg
Cây mây VC-M05 Mét
Cây guột VC-GU06 Kg
2. Nguyên vật liệu phụ (VLP) Hồ keo VP-001 Kg
Phẩm màu VP-002 Kg
Sơn màu VP-003 Lít
Sơn bóng VP-004 Lít
3. Vật liệu khác (VLK) Lưu huỳnh VK-10 Kg
Băng phiến, thuốc chống mọt, hạt chống ẩm VK-11 Kg
4. Nhiên liệu (NL) Than NL-T20 Kg
Dầu NL-D21 Lít
Gas – bình gas NL-G22 Bình

Về quy trình xử lý kỹ thuật và luân chuyển:

  • Xử lý hóa chất: Nguyên vật liệu nhập kho được chuyển vào bể ngâm hóa chất chống mối mọt. Thời gian ngâm đối với tre là 10 ngày, các loại nguyên liệu khác (mây, song, giang, nứa, guột) ngâm trong 6 ngày.
  • Gia công chế biến: Tre, giang, nứa sau khi ngâm được cạo vỏ, nghiến mấu, dùng giấy ráp đánh bóng, phơi khô và đưa vào lò hun lưu huỳnh chống mốc, sau đó chọn lọc để chẻ/cắt. Đối với mây, song, guột, sau khi ngâm hóa chất được cạo vỏ, phơi khô, hun lưu huỳnh và đưa vào máy chẻ hoặc máy cắt.
  • Hệ thống kho chứa: Doanh nghiệp tổ chức 3 kho riêng biệt gồm Kho NVL chính 1 (chứa vật tư cồng kềnh: tre, giang, nứa), Kho NVL chính 2 (chứa mây, song, guột) và Kho NVL phụ - vật liệu khác (chứa keo, phẩm màu, sơn, lưu huỳnh).
  • Định mức và kiểm kê: Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm lập định mức tiêu dùng nguyên vật liệu theo từng đơn hàng. Công tác kiểm kê được thực hiện định kỳ hàng tháng và cuối năm bởi Ban kiểm kê gồm 3 thành viên, do Kế toán trưởng trực tiếp điều hành.
  • Dự phòng giảm giá: Thực hiện vào ngày 31/12 cho từng loại vật liệu tồn kho có giá thị trường thấp hơn giá ghi sổ theo công thức: $$\text{Mức dự phòng} = \text{Số lượng tồn kho giảm giá} \times (\text{Giá hạch toán trên sổ} - \text{Giá thực tế thị trường})$$

Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ công Mỹ nghệ Việt Nhật

Chương 2 mô tả chi tiết hệ thống chứng từ kế toán, quy trình luân chuyển và phương pháp ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC:

  1. Hệ thống chứng từ sử dụng:

    • Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT-3LL)
    • Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
    • Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
    • Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 03-VT)
    • Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05-VT)
    • Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT)
    • Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Mẫu số 07-VT)

  2. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho:

    • Thủ tục nhập kho: Khi nguyên vật liệu về đến công ty, Ban kiểm nghiệm (gồm đại diện Phòng Kỹ thuật KCS, Phòng Kinh doanh, Kế toán vật tư và Thủ kho) kiểm tra hàng và lập Biên bản kiểm nghiệm. Đạt yêu cầu, Phòng Kỹ thuật lập Phiếu nhập kho (3 liên). Thủ kho giữ 1 liên ghi Thẻ kho, 1 liên lưu cuống tại Phòng Kỹ thuật, 1 liên kèm Hóa đơn GTGT chuyển Phòng Kế toán để ghi sổ.
    • Nghiệp vụ nhập kho thực tế minh họa: Ngày 03/04/2012, công ty mua 700 cây tre theo Hóa đơn GTGT số 006811 của Công ty TNHH Tiến Động (Biên Giang, Hà Đông, Hà Nội). Sau khi Ban kiểm nghiệm lập Biên bản số 625, Phiếu nhập kho số 41 được lập với tổng giá trị 25.200.000 đồng (định khoản: Nợ TK 152 / Có TK 331).
    • Thủ tục xuất kho: Căn cứ Lệnh sản xuất do Ban Giám đốc phê duyệt và định mức tiêu hao, Ban Giám đốc lập Phiếu đề xuất vật tư. Kế toán lập Phiếu xuất kho (3 liên). Ngày 10/04/2012, theo Lệnh sản xuất số 327, công ty lập Phiếu xuất kho số 403 xuất vật tư cho bộ phận Chế biến NVL với tổng giá trị 56.574.000 đồng (định khoản: Nợ TK 621 / Có TK 152).

  3. Tổ chức kế toán chi tiết theo phương pháp Thẻ song song:

    • Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho (Mẫu số S12-DN) để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của từng danh điểm vật tư hàng ngày.
    • Tại Phòng Kế toán: Kế toán vật tư mở Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (Mẫu số S10-DN) để theo dõi cả số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán tính đơn giá xuất kho, ghi vào sổ chi tiết, lập Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (Mẫu số S11-DN) cho TK 152 và đối chiếu với Thẻ kho và Sổ Cái.

  4. Tổ chức kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chung:

    • Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nhập/xuất để ghi chép vào Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DN) và Sổ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN).
    • Từ Sổ Nhật ký chung, số liệu được chuyển vào Sổ Cái Tài khoản 152 (Mẫu số S03b-DN).
    • Cuối kỳ, kế toán cộng Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh, đối chiếu khớp đúng với Bảng tổng hợp chi tiết vật tư trước khi lập Báo cáo tài chính.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ công Mỹ nghệ Việt Nhật

Tác giả đánh giá tổng quát thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị:

  • Ưu điểm: Công ty đã tổ chức được bộ phận tiếp liệu chuyên trách, gắn kết giữa kế hoạch thu mua và nhu cầu sản xuất thực tế; áp dụng thống nhất chế độ chứng từ và mẫu sổ theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; kiểm soát chặt chẽ quy trình kiểm nghiệm chất lượng trước khi nhập kho.
  • Hệ thống giải pháp đề xuất:
    • Giải pháp 3.1: Hoàn thiện công tác quản lý thu mua và kiểm soát giá đầu vào nguyên vật liệu.
    • Giải pháp 3.2: Cải tiến công tác bảo quản, dự trữ và tối ưu hóa hệ thống kho chứa nhằm giảm tỷ lệ hao hụt do thời tiết.
    • Giải pháp 3.3: Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với biến động thị trường.
    • Giải pháp 3.4 & 3.5: Chuẩn hóa quy trình ghi chép và đối chiếu trên hệ thống sổ kế toán chi tiết (Sổ S10-DN, S11-DN) và sổ kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152).
    • Giải pháp 3.6: Nâng cấp ứng dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nhằm tự động hóa quá trình xử lý số liệu nhập - xuất - tồn.

Kết quả và đóng góp

Kết quả tính toán số liệu thực tế

Nghiên cứu đã phản ánh chi tiết phương pháp tính giá thực tế xuất kho bình quân gia quyền tại doanh nghiệp qua trường hợp vật liệu Tre trong tháng 4/2012:

  • Tồn kho đầu kỳ: 162 cây, đơn giá 35.500 đồng/cây.
  • Nhập trong kỳ: 1.400 cây (tổng giá trị mua và chi phí vận chuyển 950.000 đồng là 51.150.000 đồng).
  • Đơn giá bình quân gia quyền xác định: $$\text{Đơn giá bình quân} = \frac{(162 \times 35.500) + 51.150.000}{162 + 1.400} = 36.556\text{ đồng/cây}$$
  • Tổng số lượng xuất dùng trong kỳ: 1.050 cây.
  • Tổng giá trị thực tế xuất kho của vật liệu Tre: $$\text{Giá thực tế xuất kho} = 1.050 \times 36.556 = 38.383.800\text{ đồng}$$

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nguyên vật liệu đặc thù của doanh nghiệp thủ công mỹ nghệ xuất khẩu.
  • Cung cấp mô hình kết nối đồng bộ giữa hạch toán nghiệp vụ tại kho và hạch toán kế toán tại phòng ban chức năng thông qua phương pháp Thẻ song song và hình thức Nhật ký chung.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi số liệu thực tế được khảo sát chủ yếu tập trung trong tháng 4 năm 2012 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Việt Nhật), chịu sự chi phối của khuôn khổ pháp lý theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC tại thời điểm nghiên cứu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng khảo sát công tác kế toán nguyên vật liệu trong cả năm tài chính, cập nhật các quy định theo hệ thống Thông tư kế toán mới hơn (như Thông tư 200/2014/TT-BTC) và nghiên cứu giải pháp tích hợp hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chuyên sâu cho ngành mây tre đan.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp ví dụ thực tế về phương pháp hạch toán Thẻ song song, quy trình luân chuyển chứng từ nhập/xuất và cách lập hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
  • Doanh nghiệp sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ: Tham khảo cách thức xây dựng hệ thống mã hóa danh mục vật tư, tổ chức hệ thống 3 kho chuyên biệt và quy trình xử lý ngâm hóa chất - hun sấy bảo quản nguyên vật liệu tự nhiên.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty CP XNK Thủ Công Mỹ Nghệ Việt Nhật phân loại và mã hóa nguyên vật liệu thành mấy nhóm? Công ty phân loại thành 4 nhóm gồm: Nguyên vật liệu chính (mã VLC: tre, giang, nứa, song, mây, guột), Nguyên vật liệu phụ (mã VLP: keo, phẩm màu, sơn màu, sơn bóng), Vật liệu khác (mã VLK: lưu huỳnh, băng phiến, thuốc chống mọt, hạt chống ẩm) và Nhiên liệu (mã NL: than, dầu, gas).

2. Thời gian xử lý ngâm hóa chất chống mối mọt cho các loại nguyên vật liệu tại công ty được quy định như thế nào? Nguyên liệu tre được ngâm trong bể hóa chất trong thời gian 10 ngày; các loại nguyên vật liệu khác (mây, song, giang, nứa, guột) có thời gian ngâm là 6 ngày để ngấm đều hóa chất trước khi đưa vào các công đoạn gia công tiếp theo.

3. Doanh nghiệp tổ chức hệ thống kho chứa nguyên vật liệu như thế nào? Doanh nghiệp thiết lập 3 kho riêng biệt: Kho NVL chính 1 (chứa vật tư cồng kềnh gồm tre, giang, nứa), Kho NVL chính 2 (chứa mây, song, guột) và Kho NVL phụ - vật liệu khác (chứa keo, phẩm màu, sơn, hóa chất lưu huỳnh).

4. Công ty áp dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên vật liệu? Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song cho kế toán chi tiết (sử dụng Thẻ kho S12-DN tại kho, Sổ chi tiết S10-DN và Bảng tổng hợp chi tiết S11-DN tại phòng kế toán) và hình thức Nhật ký chung cho kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký chung S03a-DN, Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN và Sổ Cái TK 152 S03b-DN).

5. Đơn giá bình quân gia quyền xuất kho của vật liệu Tre trong tháng 4/2012 tại công ty là bao nhiêu? Căn cứ vào số dư đầu kỳ (162 cây, đơn giá 35.500 đồng/cây) và số nhập trong kỳ (1.400 cây với tổng trị giá 51.150.000 đồng), đơn giá bình quân gia quyền xuất kho được kế toán xác định là 36.556 đồng/cây.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Nhung đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Thủ công Mỹ nghệ Việt Nhật năm 2012. Nghiên cứu làm rõ các đặc điểm kỹ thuật xử lý vật tư thiên nhiên, hệ thống chứng từ, phương pháp Thẻ song song và hình thức Nhật ký chung theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Những đánh giá và đề xuất trong công trình mang tính thực tiễn, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và cung cấp tài liệu tham khảo giá trị cho sinh viên chuyên ngành kế toán doanh nghiệp.