CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TUẤN KIỆT 1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TUẤN KIỆT.Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt. Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hóa máy tính, thiết bị văn phòng, thiết bị viễn thông, thiết bị điện tử, điện lạnh lắp ráp sẵn bán buôn, bán lẻ. Đồng thời cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị tin học, thiết kế và lắp đặt hệ thống mạng máy tính (Lan).
Thị trường hoạt động của Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt. Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho Công ty (bán buôn), cung cấp và lắp đặt trực tiếp tới khách hàng là người sử dụng sản phẩm cuối cùng. Thị trường kinh doanh chính của Công ty là thành phố Hà Nội. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển công ty luôn cung cấp các mặt hàng chính hãng, đảm bảo chất lượng của sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường.
Trong những năm qua Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt luôn là một trong các doanh nghiệp đi đầu trong việc thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Thực hiện tốt các cam kết với địa phương nơi làm việc, tạo công ăn việc làm với thu nhập ổn định. 5 Ngay từ khi mới thành lập, Công ty luôn là đối tác quan trọng của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, là khách hàng quen thuộc của Ngân hàng. Thông qua mối quan hệ với ngân hàng có thể thấy rõ được hiệu quả từ mối quan hệ ấy đó là số vốn vay ngân hàng để đảm bảo nhiều hoạt động của Công ty và hiệu quả trong việc sử dụng tài khoản thanh toán tại Ngân hàng.
Có thể nói rằng khi có sự hợp tác giữa Công ty và ngân hàng thì có thể giải quyết được nhiều vấn đề một cách thuận tiện hơn. Đối với khách hàng và nhà cung cấp: kể từ khi thành lập đến nay, Công ty luôn tạo được sự tin cậy của khách hàng đối với mỗi sản phẩm, dịch vụ của mình, ngoài những khách hàng là nhà phân phối cho công ty, công ty còn là đối tác tin cậy của các công ty nhà nước, trường học, bệnh viện như: Ban quản lý dự án các công trình xây dựng của Trung ương, Văn phòng uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tập đoàn than - khoáng sản Việt Nam, Trường Đại học Mở Hà Nội, Bệnh viện thể thao …. Ngoài ra, công ty cũng luôn tạo được sự tin cậy đối với bạn hàng của mình, là khách hàng quan trọng của các công ty máy tính hàng đầu Việt Nam hiện nay như: Công ty TNHH phân phối FPT, Công ty TNHH máy tính Vĩnh Xuân, Công ty HP, Asus,…. Phương thức bán hàng của Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt.
Phương thức bán hàng là cách thức doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng và thu được tiền hoặc quyền thu tiền về số lượng hàng hoá tiêu thụ. Hoạt động mua bán hàng hoá của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện qua hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. Bán buôn là bán hàng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá, còn bán lẻ là bán hàng cho người tiêu dùng, chấm dứt quá trình lưu 6 chuyển hàng hoá. Hàng hoá bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.
Đối với bán buôn Có hai phương thức bán hàng là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng. ● Phương thức bán hàng qua kho: Theo phương thức này, hàng hoá mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra. Phương thức bán hàng qua kho có hai hình thức giao nhận. ● Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua sẽ nhận hàng tại kho bên bán hoặc đến một địa điểm do hai bên thoả thuận theo hợp đồng, nhưng thường là do bên bán quy định.
● Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, bên bán sẽ chuyển hàng hoá đến kho của bên mua hoặc đến một địa điểm do bên mua quy định để giao hàng. ● Phương thức bán hàng vận chuyển: Theo phương thức này, hàng hoá sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua hàng không qua kho của đơn vị trung gian. Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng có hai hình thức thanh toán. + Vận chuyển có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, hàng hoá được vận chuyển thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanh toán tiền hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua.
+ Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hoá được vận chuyển thẳng, về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiệm vụ thanh toán tiền với đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua. Tuỳ hợp đồng, đơn vị trung gian được hưởng một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp. Đối với bán lẻ 7 Có ba phương thức bán hàng là: Bán hàng thu tiền tập trung bán hàng không thu tiền tập trung và bán hàng tự động. ● Phương thức bán hàng thu tiền tập trung Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng, còn việc thu tiền có người chuyên trách làm công việc này.
Trình tự được tiến hành như sau: Khách hàng xem xong hàng hoá và đồng ý mua, người bán viết “hóa đơn bán lẻ” giao cho khách hàng đưa đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “đã thu tiền”, khách hàng mang hoá đơn đó đến nhận hàng. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền đã thu để xác định doanh số bán. Định kỳ kiểm kê hàng hoá tại quầy, tính toán lượng hàng đã bán ra để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy. ● Phương thức bán hàng không thu tiền tập trung Theo phương thức này, nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng, vừa làm nhiệm vụ thu tiền.
Do đó, trong một của hàng bán lẻ việc thu tiền bán hàng phân tán ở nhiều điểm. Hàng ngày hoặc định kỳ tiến hành kiểm kê hàng hoá còn lại để tính lượng bán ra, lập báo cáo bán hàng, đối chiếu doanh số bán theo báo cáo bán hàng với số tiền thực nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng. ● Phương thức bán hàng tự động Theo phương thức này, người mua tự chọn hàng hoá sau đó mang đến bộ phận thu ngân kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền. Cuối ngày nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.
Định kỳ kiểm kê, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng. TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TUẤN KIỆT 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công Ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt. Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của Công ty 1.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt. Giám Đốc Công Ty: là người đúng đầu bộ máy quản lí điều hành mọi hoạt động của công ty.Giám đốc có thẩm quyền cao nhất, có trách nhiệm 9 quản lý chung công tác tổ chức tài chính, hoạt động và kết quả kinh doanh của toàn công ty, phải chịu trách nhiệm trước những mối quan hệ với chính quyền địa phương…để ra quyết định đúng đắn cho công ty. Trên cơ sở chấp hành đúng các chủ trương chính sách của Nhà Nước. Phòng kinh doanh: Gồm 10 thành viên, có chức năng định hướng phát triển, nhiệm vụ là nghiên cứu phát triển thị trường, tìm kiếm nguồn hàng để đáp ứng kịp nhu cầu khách hàng.
Thực hiện các chiến lược Marketing để nâng cao khả năng tiêu thụ. Phòng kết toán: Gồm 4 thành viên, làm công tác tham mưu cho Giám đốc trong quản lí và tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán tài chính, tổ chức hoạch định kinh doanh, tổng hợp tât cả các hoạt động của công ty thông qua việc xử lí các chứng từ, báo cáo tình hình biến động trên thị trường đến giám đốc , để có các quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong công tác chỉ đạo kinh doanh tới từng khâu, từng thành viên nắm được giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà Nước. Xây dựng kế hoạch tài chính, phương án huy động vốn phục vụ kinh doanh, lập các báo cáo về tài chính, kế toán thống kê quy định của công ty và các cơ quan chức năng.
Phòng hành chính: gồm 2 nhân viên, là đơn vị tham mưu giúp Giám đốc trong việc quản lý, điều hành tổ chức bộ máy nhân sự, lao động tiền lương. Có chức năng xây dựng các quy chế, điều lệ về tổ chức bộ máy trong công ty. Phòng kỹ thuật: Gồm 2 thành viên, làm công tác tham mưu cho giám đốc về chất lượng hàng hóa và sửa chữa khi khách hàng yêu cầu. Là một khâu quân trọng về chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
10 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TUẤN KIỆT 2. KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TUẤN KIỆT. Chứng từ và thủ tục kế toán. Tại Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Tuấn Kiệt, phương thức bán hàng bao gồm bán lẻ và bán buôn, các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và liên tục với nhiều chứng từ nghiệp vụ kèm theo.
Các chứng từ ghi nhận doanh thu bao gồm: Các hoá đơn GTGT về bán hàng, hợp đồng kinh tế, ngoài ra còn sử dụng các chứng từ có liên quan như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có. Sổ sách sử dụng: Sổ chi tiết doanh thu, Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng, Sổ nhật ký bán hàng, Sổ cái TK 511. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng: TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, chi tiết thành TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”, TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này được sử dụng để theo dõi tổng doanh thu bán hàng trong kỳ của công ty.
Kết cấu tài khoản 511 Bên Nợ: - Giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại - Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Bên Có: Doanh thu bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ.