CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 1.1 Những khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho 1.1 Hàng tồn kho và vai trò của hàng tồn kho Hàng tồn kho Trong các doanh nghiệp sản xuất và thương mại người ta phải dự trữ các lọai nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng, thành phẩm. Các loại hàng tồn kho: - Tồn kho nguyên vật liệu: tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể gồm các loại nguyên vật liệu cơ bản, bán thành phẩm hoặc cả hai. - Tồn kho sản phẩm dở dang: bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện nay đang còn nằm tại một công đoạn nào đó của quá trình sản xuất.
- Tồn kho thành phẩm: bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất của mình và đang chờ tiêu thụ Vai trò của hàng tồn kho Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông thường chiếm 40 – 50%). Do vậy việc quản lý, kiểm soát tốt tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Để đảm bảo sản xuất liên tục và có hiệu quả, tránh gián đoạn, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, cần phải tìm cách tăng dự trữ; ngược lại dự trữ tăng kéo theo các chi phí liên quan đến dự trữ cũng tăng. Do vậy các doanh nghiệp cần phải tìm cách xác định điểm cần bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được do thoả mãn nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất.2 Quản trị tồn kho và chức năng của quản trị tồn kho.
Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lý để lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực phục vụ khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 Chức năng của quản trị tồn kho : Chức năng liên kết Chức năng liên kết chủ yếu của quản trị tồn kho là liên kết giữa 3 giai đoạn Cung ứng – Sản xuất – Tiêu thụ Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt lãng phí trong sản xuất. Chức năng đề phòng tăng giá, đề phòng lạm phát Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng háo, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Chức năng khấu trừ theo sản lượng Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn.
Việc mua hàng với số lượng lớn có thể giảm bớt chi phí sản xuất, tuy nhiên với số lượng hàng lớn sẽ phải chịu chi phí tồn trữ cao. Do đó, cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ, mà chi phí tồn trữ tăng không dáng kể.2 Nội dung quản trị hàng tồn kho 1.1 Xác định nhu cầu hàng tồn kho 1.1 Xác định nhu cầu hàng tồn kho cần dùng Lượng vật tư cần dùng là lượng vật tư được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong kỳ kế hoạch. Lượng vật tư cần dùng phải đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu tổng sản lượng trong kỳ kế hoạch. Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tư.
Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm. Tùy thuộc vào từng loại vật tư, tùng loại sản phẩm và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp. Để xác định nhu cầu vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch của doanh nghiệp cần căn cứ vào : - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch - Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 - Tình hình giá cả vật tư trên thị trường Công thức xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch đối với sản phẩm có định mức vật tư như sau : Vcd = ∑m i=1 QiMi Trong đó : Vcd :lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch Mi : định mức vật tư dùng để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm loại i Qi : số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch 1.2 Xác định nhu cầu hàng tồn kho cần mua Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nghiệp cần mua để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp. Xác định lượng vật tư cần mua theo công thức sau : Vcm=Vcd - Vd Trong đó :Vcm : lượng vật tư cần mua Vcd : lượng vật tư cần dùng Vd : lượng vật tư tồn kho cuối kỳ 1.2 Các chi phí ảnh hưởng đến hoạt động quản trị hàng tồn kho 1.1 Chi phí mua hàng ( Cmh) Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá trị mua một đơn vị.
Cmh= khối lượng hàng x đơn giá 1.2 Chi phí đặt hàng (Cđh) Là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng. Bao gồm: - Các chi phí tìm nguồn hàng, chi phí hoa hồng cho người giới thiệu - Chi phí thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng…) - Các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc chuyển hàng hoá đến kho của doanh nghiệp. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 𝐷 Cđh= 𝑆 Trong đó: - Cđh: chi phí đặt hàng trong năm 𝑄 - D: nhu cầu vật tư trong năm - Q: số lượng hàng của 1 đơn hàng - S: chi phí cho một lần đặt hàng 1.3 Chi phí tồn trữ (Ctt) Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ, như : chi phí về nhà cửa và kho; chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện; chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ; phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ; thiệt hại hàng dự trữ do mất mát. Tỷ lệ từng loại chi phí phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành.
Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng dự trữ. Q Ctt = H Trong đó: - Ctt: chi phí tồn trữ trong năm 2 - H : chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng trong 1 đơn vị thời gian Chúng ta cần phân biệt 2 thuật ngữ : tổng chi phí của hàng tồn khi và tổng chi phí về hàng tồn kho. - Tổng chi phí của hàng tồn kho = Cdh + Ctt + Cmh - Tổng chi phí về hàng tồn kho = Cdh + Ctt 1.3 Tính hiệu quả kinh tế trong quản trị hàng tồn kho Các chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của doanh nghiệp: Hệ số vòng quay của Giá vốn hàng bán = hàng tồn kho Trị giá hàng tồn kho bình quân Trong đó: Trị giá hàng Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ+trị giá hàng tồn kho cuối kỳ tồn kho bình = 2 quân LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Hệ số này cho ta biết trong một kỳ hàng tồn kho quay được mấy vòng. Số ngày của một Số ngày trong kỳ = vòng quay Hệ số vòng quay của hàng tồn kho Chỉ tiêu này cho ta biết số ngày cần thiết để hàng tồn kho quay được một vòng.
Tỷ lệ giữa doanh Doanh thu thu so với hàng tồn = Giá trị hàng tồn kho kho 1.4 Loại hình tồn kho Khi nghiên cứu các mô hình dự trữ, chúng ta cần giải đáp 2 câu hỏi trọng tâm là: - Lượng hàng trong mỗi đơn hàng bao nhiêu thì chi phí nhỏ nhất? - Khi nào thì tiến hành đặt hàng? Để trả lời 2 câu hỏi trên cho các trường hợp khác nhau, chúng ta lần lượt khảo sát 5 mô hình sau: 1.1 Mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ - Basic Economic Order Quantity Model) Mô hình EOQ được Ford W.Haris đề xuất và ứng dụng từ năm 1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng. Những giả thiết quan trọng của mô hình là: - Nhu cầu phải biết trước và không đổi - Phải biết trước khoảng thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi. - Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước.
- Chỉ tính đến 2 loại chi phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng - Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 - Không có việc khấu trừ theo sản lượng. Với những giả thiết trên đây, sơ đồ biểu diễn mô hình EOQ được thể hiện trong hình sau: Q* 𝑄̅ 0 A B C Thời gian Hình 1.1: Mô hình EOQ Trong đó: Q* : Lượng hàng của một đơn hàng (Lượng hàng dự trữ tối đa Qmax = Q*) 0 : Mức dự trữ tối thiểu (Qmin = 0) 𝑄∗ Q= : là lượng dự trữ trung bình 2 0A = AB = BC là khoảng thời gian kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt dự trữ. Với mô hình này lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỷ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian.
Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ Mục tiêu của hầu hết các mô hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ. Với giả định đã nêu ra ở trên thì có hai loại chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi. Đó là chi phí lưu kho (Clk) và chi phí đặt hàng (Cđh), còn chi phí mua hàng (Cmh) thì không thay đổi. Có thể mô tả mối quan hệ giữa các loại chi phí bằng đồ thị trong hình sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.