Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường sản xuất công nghiệp phụ trợ, hoạt động kho hàng giữ vai trò là bước đệm an toàn kết nối giữa giai đoạn sản xuất với giai đoạn dự trữ và tiêu thụ sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử và vật liệu công nghiệp, việc duy trì hệ thống kho bãi hoạt động hiệu quả, kiểm soát tốt lượng hàng lưu kho không chỉ bảo đảm tiến độ vận hành dây chuyền liên tục mà còn giúp cắt giảm các chi phí vận hành phát sinh. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam, hoạt động quản trị kho hàng vẫn chưa thực sự được quan tâm và chuẩn hóa đúng mức. Nhằm đánh giá toàn diện thực trạng và tìm kiếm các giải pháp vận hành tối ưu, tác giả Nguyễn Văn Hiền đã thực hiện đề tài nghiên cứu về hoạt động kho hàng tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu chung: Nghiên cứu, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động kho hàng tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị hoạt động kho hàng và đánh giá tác động của kho hàng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp sản xuất.
    • Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức, vận hành quy trình kho và quản lý hàng lưu kho tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam giai đoạn 2019 - 2021.
    • Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ kho, nâng cao hiệu suất lao động và áp dụng mô hình số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) để tối ưu hóa chi phí dự trữ cho công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kho hàng và công tác quản lý hàng lưu kho tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam.
  • Phạm vi không gian và nội dung: Tập trung vào hoạt động kho hàng của doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử, plastic và cao su tại nhà máy thuộc Lô D13, D14 - Khu công nghiệp Đình Trám, thị trấn Nếnh, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
  • Phạm vi thời gian: Khóa luận thu thập, phân tích dữ liệu thực tế và số liệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các tài liệu chuyên khảo về quản trị kho hàng và chuỗi cung ứng, tiêu biểu là giáo trình Warehouse Management (Gwynne Richards, 2018), tài liệu của Bowersox và cộng sự (2007), cùng hệ thống chỉ tiêu đo lường hiệu suất kho hàng của Nur Hazwani Karim và cộng sự. Các nội dung lý thuyết trọng tâm gồm:

  • Khái niệm, chức năng và vai trò của kho hàng trong hệ thống logistics và chuỗi cung ứng sản xuất (đáp ứng 8 tiêu chí dịch vụ khách hàng: đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng khách hàng, đúng nơi, đúng lúc, đúng tình trạng, đúng giá và chi phí phù hợp).
  • Các hoạt động nghiệp vụ kho cơ bản: Nhận hàng, dỡ hàng, kiểm tra, thiết lập hồ sơ, lưu kho, bảo quản, kiểm kê, soạn hàng (chọn hàng theo đơn), đóng gói và gửi hàng/xuất kho.
  • Phương pháp phân loại hàng tồn kho ABC dựa trên nguyên lý Pareto (nhóm A chiếm 80% giá trị, nhóm B chiếm 15% giá trị, nhóm C chiếm 5% giá trị).
  • Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
  • Kỹ thuật tính toán không gian kho (khu vực tiếp nhận, gửi hàng và khu vực lưu trữ theo module pallet).
  • Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế EOQ (Economic Order Quantity) để cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ: $$EOQ = \sqrt{\frac{2 \times D \times S}{H}}$$ Trong đó: $D$ là nhu cầu nguyên vật liệu hàng năm, $S$ là chi phí cho mỗi lần đặt hàng, $H$ là chi phí lưu trữ trên một đơn vị hàng hóa mỗi năm.
  • Hệ thống chỉ tiêu KPI đo lường hoạt động kho: Số lượng hàng nhận trên mỗi giờ làm việc, thời gian chu kỳ đặt hàng, tỷ lệ diện tích kho được sử dụng, thời gian trung bình lấy một đơn hàng, số đơn hàng chuẩn bị giao trên mỗi giờ làm việc, hệ số vòng quay hàng lưu kho và số ngày hàng lưu kho.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai bao gồm:

  • Phương pháp nghiên cứu định tính: Quan sát trực tiếp quy trình vận hành kho tại doanh nghiệp trong quá trình thực tập, phỏng vấn và tiếp nhận ý kiến đóng góp từ ban lãnh đạo, cán bộ quản lý kho.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa tài liệu lý thuyết, quy chế nội bộ, chứng từ xuất nhập kho và báo cáo tài chính của công ty.
  • Phương pháp thống kê và so sánh đối chiếu: Xử lý chuỗi số liệu thứ cấp giai đoạn 2019 - 2021 để đánh giá mức độ biến động của doanh thu, chi phí, cơ cấu tài sản, nguồn vốn và các chỉ số đo lường hiệu quả vận hành kho.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị kho, phiếu nhập - xuất kho, hồ sơ theo dõi vật tư của Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam qua các năm 2019, 2020, 2021; kết hợp dữ liệu sơ cấp từ quá trình tác giả trực tiếp thực tập ở vị trí nhân viên kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động kho hàng trong doanh nghiệp sản xuất

Chương 1 hệ thống hóa khung lý thuyết nền tảng về tổ chức và quản lý kho hàng trong doanh nghiệp sản xuất. Tác giả làm rõ bản chất của kho hàng vừa là điểm đệm dự trữ vừa là điểm trung chuyển dòng vật chất trong chuỗi cung ứng. Nội dung chương phân tích chi tiết quy trình nghiệp vụ 7 bước từ tiếp nhận đến xuất kho, đồng thời phân loại hệ thống giá kệ (kệ đơn, kệ đôi, hệ thống tự động AS-RS) và các phương tiện xử lý hàng hóa (xe nâng đối trọng, xe tải tháp, sàn nâng thủy lực). Bên cạnh đó, chương này phân tích các nhân tố chi phối hoạt động kho (nhân sự, không gian, trang thiết bị, công nghệ thông tin như WMS, Barcode, RFID, IoT, AI) và xác lập các công thức định lượng đo lường hiệu suất (KPI) cùng mô hình kiểm soát tồn kho EOQ.

Chương 2: Khái quát về Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam

Chương 2 trình bày tổng quan về lịch sử hình thành, mô hình vận hành và tình hình tài chính của Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam. Doanh nghiệp được thành lập ngày 30/06/2017, là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài tại KCN Đình Trám, Bắc Giang, do ông Hong Ki Kwang làm đại diện pháp luật. Cơ cấu tổ chức gồm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, 4 phòng nghiệp vụ (Tổ chức Hành chính, Kinh doanh, Kế hoạch, Kế toán) và 3 xưởng sản xuất trực thuộc (Xưởng sản xuất linh kiện điện tử, Xưởng sản xuất sản phẩm từ plastic, Xưởng sản xuất sản phẩm từ cao su). Sản phẩm chủ lực bao gồm mạch in, băng dính chống tĩnh điện, phim dính, tấm cao su phục vụ các đối tác như Galtronics, KYOCERA AVX, Nano Tech, Chiyoda thông qua nhà phân phối Jword Vina.

Bảng tổng hợp kết quả kinh doanh và cơ cấu tài chính giai đoạn 2019 - 2021:

Chỉ tiêu tài chính Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Doanh thu bán hàng (VND) 97.868.000 (ước tính theo tỷ lệ tăng trưởng) 359.413.000 (tăng 267,23%) 570.446.000 (tăng 58,76%)
Lợi nhuận sau thuế (VND) 19.053.000 (ước tính theo tỷ lệ tăng trưởng) 40.544.000 (tăng 112,80%) 166.113.000 (tăng 308,37%)
Tỷ trọng Tài sản ngắn hạn 53,17% 55,77% 67,16%
Tỷ trọng Tài sản dài hạn 46,83% 44,23% 32,84%
Tỷ trọng Nợ phải trả 66,78% 54,12% 34,56%
Tỷ trọng Vốn chủ sở hữu 33,22% 45,88% 65,44%

Số liệu cho thấy quy mô tài chính của doanh nghiệp tăng trưởng nhanh sau năm 2019, trong đó nhóm linh kiện điện tử đóng góp gần 70% doanh thu và lợi nhuận. Cơ cấu nguồn vốn chuyển dịch theo hướng tự chủ hơn khi vốn chủ sở hữu tăng lên 65,44% vào năm 2021.

Chương 3: Thực trạng hoạt động kho hàng tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực trạng tổ chức kho bãi, nhân sự, trang thiết bị, quy trình nghiệp vụ và hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp.

  • Quy mô và mặt bằng: Kho được thiết kế theo hình chữ U với diện tích khu vực nguyên vật liệu là 600 m2, phần còn lại dành cho kho thành phẩm và kho vật tư dụng cụ.
  • Cơ cấu nhân sự bộ phận kho gồm 15 người: 1 Trưởng kho, 1 Thủ kho, 2 Kế toán kho (đều có trình độ đại học), 8 Nhân viên kho và 3 Nhân viên giao hàng (trình độ cao đẳng, độ tuổi từ 22 đến 30).
  • Trang thiết bị và công nghệ: 3 xe nâng điện, 10 máy quét mã vạch, 6 máy tính kết nối phần mềm quản trị kho KiotViet, hệ thống giá kệ, pallet và thiết bị kiểm soát nhiệt ẩm.
  • Ứng dụng phân loại ABC trong bố trí lưu trữ:
    • Nhóm A (Linh kiện điện tử: bảng mạch, vi mạch, tấm nam châm): Giá trị cao, nhạy cảm với môi trường, được đặt ở kho riêng có kiểm soát nhiệt ẩm, gần khu vực đóng gói/xuất hàng, kiểm kê số lượng hàng tuần.
    • Nhóm B (Sản phẩm plastic: băng dính công nghiệp, phim dính): Giá trị trung bình, bảo quản tại khu vực giữa nhà kho chính, đóng thùng carton.
    • Nhóm C (Sản phẩm cao su: thảm cao su, tấm cao su): Nhu cầu đặt hàng thấp, bảo quản tại cuối kho, quấn màng PE trên pallet.
  • Phương pháp kiểm kê: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ theo quý qua 4 bước đối chiếu giữa sổ sách KiotViet và thực tế tại kho.

Chỉ tiêu mức độ đầu tư cho hàng lưu kho giai đoạn 2019 - 2021:

Chỉ tiêu đầu tư hàng lưu kho Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Giá trị hàng lưu kho (VND) - - 86.171.000
Tổng tài sản lưu động (VND) - - 349.071.000
Tổng tài sản (VND) - - 520.576.000
Tỷ lệ giá trị hàng lưu kho / Tổng tài sản 30,57% 19,42% 16,61%
Tỷ trọng hàng lưu kho / Tài sản lưu động 16,25% 34,82% 24,74%

Tác giả chỉ ra công ty chưa áp dụng mô hình định lượng tính toán lượng đặt hàng tối ưu; chu kỳ đặt hàng trung bình kéo dài 28 - 30 ngày. Khóa luận tiến hành thử nghiệm mô hình EOQ đối với mặt hàng Tấm nam châm SM - A047F:

Thông số mô hình EOQ (Tấm nam châm SM - A047F) Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Nhu cầu nguyên vật liệu trong năm ($D$) 6.000 tấm 9.000 tấm 12.000 tấm
Chi phí mỗi lần đặt hàng ($S$) 8,3 triệu VND 12,6 triệu VND 13,4 triệu VND
Chi phí lưu trữ 1 đơn vị/năm ($H$) 0,00021 triệu VND 0,00030 triệu VND 0,00042 triệu VND
Tổng chi phí quản lý lưu kho tối thiểu ($TC$) ~ 76,4 triệu VND ~ 139,5 triệu VND ~ 188,3 triệu VND

Đánh giá chỉ tiêu KPI cho hoạt động nhận hàng sản phẩm Bảng mạch BM - A047F:

Chỉ tiêu nhận hàng Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng trung bình mỗi lần nhập - - 2.700 thùng
Số nhân viên xử lý 6 người 8 người 8 người
Thời gian xử lý của mỗi nhân viên 6 giờ 5 giờ 5 giờ
Năng suất tiếp nhận hàng 47 thùng/giờ 48 thùng/giờ 55 thùng/giờ

Năng suất tiếp nhận sản phẩm Bảng mạch BM - A047F năm 2021 tăng 14,6% so với năm 2020, phản ánh sự cải thiện kỹ năng xử lý và bố trí công việc của đội ngũ nhân viên.

Chương 4: Nhận xét và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam

Chương 4 tổng hợp các điểm mạnh (mặt bằng chữ U hợp lý, phân loại ABC rõ ràng, ứng dụng mã vạch và phần mềm KiotViet) và hạn chế còn tồn tại (chưa tối ưu hóa lượng đặt hàng, chu kỳ đặt hàng dài, kiểm kê định kỳ theo quý dễ dẫn đến sai lệch tồn kho). Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra các giải pháp:

  • Áp dụng mô hình định lượng EOQ trong hoạt động mua hàng và dự trữ nguyên vật liệu để cắt giảm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
  • Nâng cao năng lực quản lý của nhân viên kho thông qua đào tạo nghiệp vụ và chuẩn hóa quy trình xuất nhập vật tư.
  • Hoàn thiện công tác quản lý chứng từ, rút ngắn thời gian luân chuyển thông tin giữa thủ kho, kế toán kho và phòng kinh doanh.
  • Tối ưu hóa không gian lưu trữ và sắp xếp hàng hóa theo đúng đặc tính kỹ thuật nhằm hạn chế rủi ro hư hỏng đối với nhóm linh kiện điện tử nhạy cảm.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu phân tích thực tế:

  • Đánh giá chi tiết cơ cấu tài chính và mức độ đầu tư cho hàng tồn kho của Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam giai đoạn 2019 - 2021, xác nhận tỷ lệ giá trị hàng lưu kho trên tổng tài sản giảm từ 30,57% (2019) xuống 16,61% (2021), phản ánh tốc độ giải phóng vốn lưu động và tăng hiệu quả luân chuyển hàng hóa.
  • Đo lường thực nghiệm năng suất tiếp nhận sản phẩm linh kiện điện tử (Bảng mạch BM - A047F), ghi nhận mức tăng từ 47 thùng/giờ (2019) lên 55 thùng/giờ (2021).
  • Xây dựng mô hình tính toán định lượng EOQ cho nguyên vật liệu Tấm nam châm SM - A047F, xác định tổng chi phí quản lý lưu kho tối thiểu qua các năm (năm 2019 đạt 76,4 triệu VND; năm 2020 đạt 139,5 triệu VND; năm 2021 đạt 188,3 triệu VND), cung cấp công cụ khoa học giúp doanh nghiệp chấm dứt tình trạng đặt hàng ước lượng cảm tính.
  • Hệ thống hóa các luồng chứng từ và sơ đồ quy trình nhập - xuất kho thực tế, làm rõ sự phối hợp giữa người yêu cầu, kế toán kho và thủ kho.

Đóng góp của đề tài: Khóa luận kết hợp lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng chuẩn mực với thực tế vận hành tại một doanh nghiệp sản xuất phụ trợ có vốn FDI, đưa ra các đề xuất cụ thể về việc tích hợp mô hình EOQ vào phần mềm quản lý kho KiotViet mà công ty đang sử dụng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Phạm vi dữ liệu chỉ giới hạn trong giai đoạn 2019 - 2021 tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam), chưa đối chiếu mở rộng với các doanh nghiệp cùng ngành trong KCN Đình Trám.
  • Việc tính toán mô hình EOQ mới thực hiện điểm trên nhóm nguyên vật liệu đại diện (Tấm nam châm SM - A047F) dựa trên giả định nhu cầu và chi phí không đổi, chưa bao quát được toàn bộ danh mục linh kiện có biến động giá phức tạp.
  • Chưa đi sâu đánh giá tác động chi tiết của chi phí thiếu hàng do dữ liệu hạch toán nội bộ chưa tách bạch khoản mục này.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng ứng dụng mô hình quản trị tồn kho cho toàn bộ danh mục hàng hóa nhóm A và B theo phương pháp phân loại ABC.
  • Nghiên cứu mô hình tồn kho trong điều kiện nhu cầu biến đổi (probabilistic inventory models) và có chiết khấu theo số lượng.
  • Đánh giá khả năng nâng cấp hệ thống phần mềm quản trị tích hợp (ERP hoặc WMS chuyên dụng) thay thế cho giải pháp phần mềm bán lẻ KiotViet hiện tại.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh và Kinh tế công nghiệp khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về nghiệp vụ kho bãi và quản trị dự trữ trong doanh nghiệp sản xuất.
  • Cán bộ quản lý kho và nhân viên tác nghiệp tại các doanh nghiệp sản xuất linh kiện, phụ trợ có quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp phân loại ABC, quy trình luân chuyển chứng từ nhập - xuất kho và cách thức tính toán các chỉ số KPI đo lường năng suất tiếp nhận hàng hóa.
  • Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm quản lý kho cơ bản muốn tìm phương pháp ứng dụng công thức định lượng (EOQ) vào thực tế lập kế hoạch mua hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự bộ phận kho tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam được tổ chức như thế nào? Bộ phận kho gồm 15 nhân sự, chia thành 5 vị trí: 1 Trưởng kho (trình độ Đại học, trên 40 tuổi), 1 Thủ kho (trình độ Đại học, trên 40 tuổi), 2 Kế toán kho (trình độ Đại học, từ 30 - 35 tuổi), 8 Nhân viên kho (trình độ Cao đẳng, từ 22 - 30 tuổi) và 3 Nhân viên giao hàng (trình độ Cao đẳng, từ 22 - 30 tuổi).

2. Hàng hóa trong kho của công ty được phân loại và bố trí lưu trữ theo phương pháp nào? Công ty áp dụng quy tắc phân loại ABC:

  • Nhóm A (Linh kiện điện tử): Đựng trong hộp nhựa, đặt trên pallet tại kho riêng có máy điều hòa và hút ẩm, gần khu vực đóng gói/xuất hàng; kiểm kê số lượng hàng tuần.
  • Nhóm B (Sản phẩm plastic): Đựng trong thùng carton, xếp trên kệ ở khu vực giữa kho chính.
  • Nhóm C (Sản phẩm cao su): Quấn màng PE trên pallet, đặt ở khu vực cuối nhà kho.

3. Mặt bằng nhà kho của công ty có đặc điểm diện tích và cấu trúc ra sao? Nhà kho được thiết kế theo sơ đồ hình chữ U nhằm tối ưu hóa luồng luân chuyển hàng hóa. Trong đó, riêng khu vực kho nguyên vật liệu có diện tích 600 m2, phần diện tích còn lại phân bổ cho kho thành phẩm cùng kho vật tư và công cụ dụng cụ.

4. Kết quả tính toán mô hình EOQ cho nguyên vật liệu Tấm nam châm SM - A047F qua 3 năm cho thấy điều gì? Với nhu cầu tăng từ 6.000 tấm (2019) lên 9.000 tấm (2020) và 12.000 tấm (2021), chi phí đặt hàng mỗi lần từ 8,3 triệu lên 13,4 triệu VND, tổng chi phí quản lý lưu kho tối thiểu ($TC$) tính theo công thức EOQ lần lượt là 76,4 triệu VND (2019), 139,5 triệu VND (2020) và 188,3 triệu VND (2021). Việc áp dụng công thức này giúp doanh nghiệp xác định chính xác quy mô mỗi lô hàng đặt để tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ.

5. Năng suất tiếp nhận sản phẩm Bảng mạch BM - A047F thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2019 - 2021? Năng suất tiếp nhận (số lượng hàng nhận trên mỗi giờ làm việc của nhân viên) tăng đều qua các năm: đạt 47 thùng/giờ năm 2019 (6 nhân viên xử lý trong 6 giờ), 48 thùng/giờ năm 2020 (8 nhân viên xử lý trong 5 giờ) và 55 thùng/giờ năm 2021 (8 nhân viên xử lý trong 5 giờ), tương ứng mức tăng trưởng 14,6% từ năm 2020 lên năm 2021.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Văn Hiền đã phản ánh một cách toàn diện thực trạng tổ chức và vận hành kho hàng tại Công ty TNHH ICH CUBE Việt Nam trong giai đoạn 2019 - 2021. Đề tài kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng với việc phân tích các chuỗi số liệu tài chính, quy trình chứng từ và chỉ số KPI thực tế tại doanh nghiệp sản xuất phụ trợ. Việc thử nghiệm thành công mô hình định lượng EOQ trên sản phẩm nguyên vật liệu cụ thể đã cung cấp căn cứ khoa học rõ ràng, hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục tình trạng đặt hàng cảm tính và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu kho.