CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Tổng quan về kho hàng trong doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm và vai trò của kho hàng Khái niệm kho hàng Theo Gwynne Richards kho hàng là nơi để bảo quản hàng hóa, lưu trữ hay chứa hàng tạm thời và như là một vùng đệm trong chuỗi cung ứng.
Nó cũng là điểm trung chuyển, nơi tất cả hàng hóa được tiếp nhận sẽ được gửi đi nhanh nhất, hiệu quả nhất có thể. Nhà kho đóng vai trò là kho tĩnh, với mục đích chính là kết nối sự sẵn có của hàng hóa phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí. (Nguồn: Gwynne Richards, Warehouse Management, 2018) Vai trò của kho hàng Với doanh nghiệp sản xuất, kho hàng đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình quản lý và vận hành hệ thống cung ứng hàng hóa. Vai trò của kho hàng bao gồm: - Lưu trữ hàng hóa: Nhà kho cung cấp không gian dự trữ nguyên vật liệu, vật tư,… phục vụ cho quá trình sản xuất, đồng thời đóng vai trò lưu trữ và phân phối sản phẩm thành phẩm đến khách hàng.
- Bảo quản hàng hóa: Nhà kho đảm bảo rằng hàng hóa được bảo quản một cách đúng cách để tránh hư hỏng, mất mát hoặc tiếp xúc với những yếu tố có thể gây hại như ánh nắng mặt trời, độ ẩm cao hoặc điều kiện nhiệt đới. - Quản lý và kiểm soát hàng hóa: Kho hàng giúp quản lý và kiểm soát số lượng hàng hóa có sẵn trong kho. Việc theo dõi, kiểm đếm và ghi nhận thông tin về hàng hóa được thực hiện để đảm bảo sự chính xác và tính sẵn sàng của kho. - Theo dõi và tham gia vào chuỗi cung ứng: Nhà kho cung cấp thông tin về tình trạng hàng hóa, số lượng và vị trí lưu trữ.
Thông tin này quan trọng để quản lý chuỗi cung ứng và đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. - Giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình: Nhà kho có thể giúp giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa việc quản lý hàng hóa và quy trình lưu trữ. Việc có một hệ thống nhà kho hiệu quả và tổ chức giúp giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa không gian và cải thiện quá trình làm việc. 1 - Dự báo và lập kế hoạch: Nhà kho cung cấp dữ liệu và thông tin về lượng hàng lưu kho hiện có.
Trước những biến động của môi trường kinh doanh những thông tin này có thể được sử dụng để dự báo nhu cầu và lập kế hoạch tái cung cấp hàng hóa, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trước những bất ổn của môi trường kinh doanh ngày nay do chiến tranh thương mại, đại dịch Covid - 19 hay xung đột giữa Nga - Ukraine, vai trò lưu trữ, dự báo và lập kế hoạch của kho hàng mới thật sự được chú trọng. Mô hình Just in time không còn thực sự tối ưu, các nhà sản xuất toàn cầu đang chuyển hướng khỏi cách làm truyền thống, tăng cường dự trữ lưu kho nguyên vật liệu và đảm bảo nguồn cung ứng. Kho hàng trong mối quan hệ với logistics và chuỗi cung ứng Nhà kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng nhằm cung cấp tốt dịch vụ khách hàng với các tiêu chí: - Đúng sản phẩm; - Đúng số lượng; - Đúng khách hàng; - Đúng nơi; - Đúng lúc; - Đúng tình trạng; - Đúng giá; - Chi phí phù hợp với môi trường.
Hệ thống kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng khi là điểm giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp và cũng là điểm xuất hàng hóa đến khách hàng. Nó đảm nhận vai trò lưu trữ, quản lý và điều phối hàng hóa, đảm bảo rằng các sản phẩm có sẵn và được giao hàng đúng thời điểm và địa điểm cần thiết. Kho hàng giúp tối ưu hóa hoạt động của chuỗi cung ứng. Khi được quản lý một cách hiệu quả, kho hàng có thể giúp giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình và cung cấp thông tin về lượng lưu kho và tình trạng hàng hóa.
Thông tin này có thể được sử dụng để dự báo và lập kế hoạch tái cung cấp, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng cho yêu cầu của khách hàng. 2 Thư viện ĐH Thăng Long Sơ đồ 1. Hệ thống kho hàng trong chuỗi cung ứng (Nguồn: Gwynne Richards, Warehouse Management, 2018) Các nhà kho có thể được vận hành bởi các nhà cung cấp nguyên liệu thô, các nhà sản xuất linh kiện và thành phẩm, các nhà bán buôn, bán lẻ và các công ty liên quan đến trung tâm logistics ngược. Chúng có thể do chủ sở hữu vận hành hoặc ký hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba.
Phân loại kho hàng Kho hàng có thể được phân loại dựa trên các yêu tố như: Loại hình doanh nghiệp, mục đích sử dụng, loại hàng hóa được lưu trữ,. Dựa theo hoạt động kinh doanh, hệ thống kho được được chia thành ba loại chính: - Hệ thống kho trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường bao gồm: Kho nguyên vật liệu, kho linh kiện, bán thành phẩm, kho thành phẩm và kho hàng hóa. - Hệ thống kho phục vụ đơn vị thương mại điện tử, nhà phân phối bao gồm: Trung tâm phân phối, trung tâm hoàn thiện đơn hàng, trung tâm xuất hàng,… - Hệ thống kho bãi phục vụ hoạt động giao nhận và thủ tục hải quan bao gồm: Kho ngoại quan, kho chứa hàng chờ thủ tục,… 3 1. Hoạt động kho hàng cơ bản trong doanh nghiệp sản xuất Mỗi hoạt động tại kho chiếm một tỷ lệ phần trăm chi phí.
Vì vậy, đẩy nhanh các hoạt động như: Nhận hàng, chọn hàng, đóng gói và gửi hàng,… sẽ thay đổi đáng kể chi phí và thời gian giao hàng. Các công ty sử dụng trung tâm Cross - docking sẽ giúp tăng tốc độ lưu thông hàng. Cross-docking là hệ thống phân phối hàng hoá, theo đó hàng hoá được nhận trực tiếp tại kho hoặc tại trung tâm phân phối. Cross - docking đòi hỏi sự hài hoà và nhịp nhàng giữa hoạt động nhận hàng - giao hàng.
Kỹ thuật này giúp giảm đáng kể chi phí phân phối trong hoạt động logistics. Hoạt động kho hàng cơ bản (Nguồn: Bowersox et al, 2007) 4 Thư viện ĐH Thăng Long Quy trình hoạt động kho hàng có thể tách thành hai quá trình cụ thể sau: - Hoạt động trước nhận hàng - Nhận hàng - Kiểm tra - Kiểm kê - Gửi hàng - Xử lý hàng trả lại (nếu có); - Hoạt động trước nhận hàng - Nhận hàng - Lưu kho - Bảo quản - Kiểm kê - Chọn theo đơn hàng - (Dịch vụ gia tăng) - Đóng gói - Gửi hàng - Xử lý hàng trả lại (nếu có). Nhận hàng Nhận hàng là một quá trình quan trọng trong hoạt động kho hàng nhằm đảm bảo sản phẩm, hàng hóa đã được nhận đúng số lượng, đúng tình trạng và vào đúng thời điểm. Để khắc phục các vấn đề trong quá trình này, công ty cần thực hiện nhiều bước trước khi hành động nhận hàng thực sự diễn ra: - Thảo luận, chỉ định các vấn đề trước khi đặt hàng; - Chi phí xử lý; - Lịch trình nhận hàng; - Điểm đến/ đi phương tiện vận tải,… Trước khi nhận hàng Người quản lý kho nên tham gia vào việc chỉ định và thống nhất bao bì, các mặt hàng trong mỗi thùng, số thùng trên mỗi pallet, nhãn hàng theo yêu cầu, kích thước của pallet và chế độ vận chuyển,… để đảm bảo các sản phẩm đặt hàng tương thích với nơi lưu trữ.
Tất cả những vấn đề này cần được giải quyết và xử lý với nhà cung cấp khi đặt hàng. Chuẩn bị lịch trình, thời gian nhận hàng Cung cấp thời gian giao hàng cho từng nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ nhằm kiểm soát và có thể điều chỉnh giờ tiếp nhận hàng. Cần có hệ thống lập lịch trình đặt chỗ hoặc đặt tại bến bằng excel hoặc sử dụng hệ thống quản lý kho. Lưu giữ hồ sơ về thời gian cần thiết cho từng loại giao hàng và chia sẻ thông tin với các nhóm có liên quan giúp cung cấp lượng lao động và thiết bị cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
Từ hệ thống lập lịch trình người quản lý kho có thể phân bổ các khoảng thời gian chính xác, đo lường năng suất, tổ chức lao động và có thể kiểm tra các khoản phí phạt và thời gian nghỉ. 5 Dỡ hàng Khi xe đến cần được kiểm tra so với tham chiếu đặt chỗ, phiếu giao hàng, phương tiện được phân bổ một khoang hoặc vị trí xếp hàng trong bãi. Mọi niêm phong xe cần phải được kiểm tra so với giấy tờ giao hàng để đảm bảo tải trọng không bị giả mạo trên tuyến đường. Kiểm soát nhiệt độ, lịch sử nhiệt độ của phương tiện trong khi vận chuyển cùng với nhiệt độ hiện tại của hàng hóa.
Kiểm tra hàng Khi hàng hóa đã được xếp dỡ, có thể tiến hành kiểm tra trước khi cất đi trừ khi có sự tin tưởng chắc chắn từ các nhà cung cấp. Có thể thực hiện hình thức kiểm tra ngẫu nhiên một số dòng sản phẩm nhất định hơn là kiểm tra toàn bộ lô hàng. Một số sản phẩm sẽ yêu cầu kiểm tra nghiêm ngặt hơn khi nhận hàng như các mặt hàng có giá trị cao, thực phẩm, hàng nguy hiểm, sản phẩm nhạy cảm với nhiệt độ và dược phẩm hay hàng nhập từ các nhà cung cấp mới. Thiết lập hồ sơ Chức năng tiếp nhận dù là thủ công hay tự động hóa, dù là kiện hàng hay pallet cũng cần nhập vào hệ thống quản lý kho các thông tin.
Với hệ thống tiếp nhận tự động sử dụng kết hợp quét mã vạch thường tự động in và áp dụng cho nhãn nội bộ. Băng tải tự động nhận, quét mã vạch và sử dụng chúng để chuyển tiếp trên băng chuyền. Những hàng hóa không nối tiếp chuyến, hệ thống sẽ tự động điều hướng đến khu vực lưu trữ. Lưu kho và bảo quản Nhân viên vận hành sử dụng một thiết bị có thể đọc được mã vạch bao gồm RFID hoặc nhập bằng tay để đưa thông tin vào hệ thống quản lý kho.
Hệ thống định vị dựa trên hồ sơ đã được thiết lập của hàng hóa sẽ điều hướng tới một hoặc nhiều khu vực để hàng.