Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành du lịch đóng vai trò là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn tại nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, nhu cầu tham quan, nghỉ dưỡng, trải nghiệm văn hóa và giải trí của người dân ngày càng gia tăng, thúc đẩy các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành không ngừng hoàn thiện quy trình tổ chức và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Đội ngũ nhân sự, đặc biệt là nhân viên điều hành tour và hướng dẫn viên du lịch, đóng vai trò trực tiếp quyết định chất lượng dịch vụ và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp lữ hành trên thị trường.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Quỳnh Như (ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Khoa Kinh tế Tài nguyên và Môi trường, Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội) được thực hiện nhằm gắn kết lý thuyết đào tạo với thực tiễn hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. Các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể được xác định bao gồm:

  1. Tìm hiểu tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, tầm nhìn, sứ mệnh, sản phẩm và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị thực tập.
  2. Phân tích chi tiết quy trình tổ chức bộ máy nghiệp vụ và quy trình tác nghiệp của hai mảng hoạt động cốt lõi: nghiệp vụ điều hành tour và nghiệp vụ hướng dẫn du lịch.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong tổ chức bộ máy và quy trình công việc; từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động cho doanh nghiệp và bộ phận nghiệp vụ.

Đối tượng nghiên cứu là hoạt động quản lý, quy trình tổ chức nghiệp vụ điều hành và hướng dẫn du lịch tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Đầu tư Dịch vụ Vận tải và Du lịch NETVIET (Netviet Travel). Phạm vi không gian nghiên cứu đặt tại trụ sở công ty (Số 42, đường Trung Yên 3, phường Yên Hoà, quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội) cùng các tuyến điểm khai thác của doanh nghiệp. Phạm vi thời gian tập trung vào giai đoạn hoạt động kinh doanh 2020 – 2021 và kỳ thực tập tốt nghiệp tháng 3 năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Tác giả tiếp cận vấn đề dựa trên hệ thống lý thuyết quản trị kinh doanh lữ hành, quản trị nguồn nhân lực và quy trình tác nghiệp trong dịch vụ du lịch:

  • Khung lý thuyết và mô hình tổ chức: Vận dụng lý thuyết cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ một thủ trưởng và các chuẩn mực tác nghiệp hướng dẫn du lịch theo quy định của Luật Du lịch Việt Nam và Tổng cục Du lịch.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng phương pháp quan sát tham dự trực tiếp trong quá trình làm việc tại văn phòng điều hành và hỗ trợ hướng dẫn đoàn; thu thập chứng từ, hồ sơ tour, nhật ký hành trình và báo cáo tài chính nội bộ.
  • Phương pháp xử lý và phân tích: Phương pháp thống kê mô tả, phân tích - tổng hợp số liệu kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 – 2021; phương pháp so sánh tỷ trọng cơ cấu doanh thu theo từng mảng sản phẩm (nội địa, outbound, inbound, dịch vụ vận chuyển - vé máy bay); phương pháp phân tích quy trình tác nghiệp theo từng công đoạn (trước, trong và sau chuyến đi).
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, hồ sơ năng lực, giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế (số 01-616/TCDL-GP LHQT) của Netviet Travel; dữ liệu sơ cấp từ quá trình tác nghiệp thực tế của sinh viên tại các bộ phận.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quát đơn vị thực tập

Chương 1 giới thiệu toàn diện về Công ty TNHH Đầu tư Dịch vụ Vận tải và Du lịch NETVIET (thành lập ngày 21/10/2013, mã số thuế 0106339635, người đại diện/chủ sở hữu: Nguyễn Xuân Tùng). Doanh nghiệp hoạt động với quy mô khoảng 30 nhân sự, sở hữu giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế và đạt danh hiệu Top 100 nhà cung cấp vàng uy tín năm 2013. Tác giả phân tích các yếu tố nền tảng của đơn vị:

  • Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi: Định hướng trở thành thương hiệu lữ hành uy tín tại Việt Nam và khu vực với thông điệp “Tăng giá trị cảm xúc mỗi chuyến đi”. Giá trị cốt lõi gồm 4 thành tố: Trách nhiệm – Tận tâm – Tinh tế – Thăng hoa, kết hợp nguyên tắc thiết kế tour 5T (Thỏa thích khám phá – Trải nghiệm dịch vụ – Thưởng thức ẩm thực – Tận hưởng từng phút giây – Tâm đắc sau chuyến đi).
  • Thị trường mục tiêu và sản phẩm: Thị trường trọng tâm là khách nội địa trong độ tuổi từ 22 đến 45 tuổi, bao gồm các cơ quan, đoàn thể, doanh nghiệp lớn (như Canon Việt Nam, Sunhouse, Viettel, Công ty CP Cơ khí Kết cấu Thép Sóc Sơn) và nhóm khách gia đình tại các thành phố lớn. Sản phẩm chủ lực là các tour nội địa (Miền Bắc: Hà Nội, Mộc Châu, Hà Giang, Pù Luông; Miền Trung: Đà Nẵng, Hội An, Huế, Nha Trang, Sơn Đoòng; Miền Nam: TP. Hồ Chí Minh, Củ Chi, Côn Đảo, Phú Quốc), tour outbound (Thái Lan, Singapore, Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ...) và đại lý vé máy bay, cho thuê xe 4 đến 45 chỗ.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh (2020 – 2021): Báo cáo phản ánh sự điều chỉnh chiến lược của doanh nghiệp dưới tác động của dịch Covid-19, chuyển dịch mạnh mẽ sang khai thác thị trường du lịch nội địa để bù đắp cho mảng quốc tế bị đình trệ.
Chỉ tiêu tài chính / Cơ cấu Năm 2020 Năm 2021 Chênh lệch / Tăng trưởng
Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ 84.266 đồng 97.025 đồng +12.759 đồng (+15,06%)
Chi phí hoạt động 83.079 đồng - -
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu > 1,0% Tăng trưởng lợi nhuận đạt +51,81% so với 2020 -
Tỷ trọng doanh thu Tour nội địa 68,0% 64,0% -
Tỷ trọng doanh thu Tour nước ngoài (Outbound) 23,0% 24,0% -
Tỷ trọng thị trường trong nước 77,0% 76,0% Tăng từ 65.316 lên 73.853 đồng (+13,0%)
Tỷ trọng thị trường quốc tế - - Tăng từ 3.460 lên 4.222 đồng (+22,0%)

Bên cạnh mục tiêu kinh doanh, công ty duy trì các hoạt động phi lợi nhuận thông qua các chương trình du lịch kết hợp từ thiện tại vùng sâu, vùng xa (tặng sách vở, hỗ trợ đồng bào nghèo, dọn rác bảo vệ môi trường).

Chương 2: Tổ chức bộ máy và công việc

Chương này mô tả chi tiết cơ cấu quản trị và hai quy trình nghiệp vụ chuyên môn:

  • Cơ cấu tổ chức bộ máy nghiệp vụ: Vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng. Ban Giám đốc điều hành chung và chịu trách nhiệm pháp lý; Giám đốc Điều hành phụ trách triển khai; hai nhánh chuyên môn chính gồm Trưởng bộ phận Điều hành Tour (quản lý nhân viên điều hành) và Trưởng bộ phận Hướng dẫn viên (quản lý hướng dẫn viên nội địa, quốc tế, cộng tác viên và thực tập sinh).
  • Nghiệp vụ điều hành tour:
    • Quy trình 8 bước xây dựng tour trọn gói: (1) Xác định tuyến điểm du lịch; (2) Xây dựng phương án vận chuyển; (3) Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống; (4) Xây dựng chương trình tham quan; (5) Lập lịch trình chi tiết; (6) Thử nghiệm chương trình; (7) Xác định giá thành và định giá bán; (8) Thực hiện chương trình.
    • Quy trình quản lý điều hành: Giai đoạn chuẩn bị (đặt xe, phân công HDV, đặt phòng lưu trú, đặt dịch vụ ăn uống, mua bảo hiểm du lịch, lập phiếu tạm ứng); Giai đoạn thực hiện tour (kiểm tra trước giờ khởi hành 4 tiếng, theo dõi hành trình, phối hợp xử lý sự cố phát sinh, giám sát công tác trả khách và thu nhận phiếu đánh giá); Giai đoạn kết thúc (tập hợp chứng từ, thanh quyết toán với kế toán, báo cáo trưởng bộ phận).
  • Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch:
    • Đặc điểm đội ngũ HDV: Tỷ lệ nam nữ cân bằng; độ tuổi chủ yếu từ 26 tuổi trở lên có kinh nghiệm thực tế; trình độ chuyên môn tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành du lịch; ngoại ngữ giao tiếp gồm tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật.
    • Quy trình tác nghiệp 3 giai đoạn của HDV:
      • Giai đoạn chuẩn bị: Tiếp nhận hồ sơ đoàn từ điều hành (chương trình, danh sách, phiếu xác nhận dịch vụ, tạm ứng, biển đón), nghiên cứu tuyến điểm, chuẩn bị tư trang, thuốc men, thẻ HDV.
      • Giai đoạn thực hiện: Có mặt trước 30 phút tại điểm đón, đón khách và điểm danh, làm quen trưởng đoàn, thuyết minh trên xe, tổ chức hoạt náo, làm thủ tục check-in lưu trú, điều phối bữa ăn, hướng dẫn tham quan, làm thủ tục thanh toán chi phí và check-out, tiễn khách và thu nhận phản hồi (feedback).
      • Giai đoạn sau tour: Lập báo cáo chuyến đi, nộp chứng từ thanh quyết toán tài chính, bàn giao nhật ký tour và tổng hợp ý kiến đóng góp của khách hàng.

Chương 3: Bàn luận và giải pháp

Chương 3 tập trung đánh giá hiệu quả vận hành và đưa ra các đề xuất cụ thể:

  • Đánh giá ưu điểm: Bộ máy quản lý gọn nhẹ, phân quyền và trách nhiệm rõ ràng; sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và điều hành nhịp nhàng; đội ngũ nhân sự trẻ, linh hoạt và nhiệt tình; hướng dẫn viên xử lý tình huống tốt trong điều kiện khó khăn của dịch bệnh.
  • Đánh giá nhược điểm: Chưa có chiến lược phát triển nhân sự dài hạn; số lượng nhân viên cơ hữu ít dẫn đến tình trạng kiêm nhiệm nhiều đầu việc; phụ thuộc lớn vào đội ngũ hướng dẫn viên cộng tác viên và thời vụ; công tác định giá tour chủ yếu dựa vào đối thủ cạnh tranh mà thiếu phân tích chi tiết chi phí gốc; hạ tầng công nghệ thông tin và website còn mang tính giới thiệu một chiều, chưa tối ưu hóa tương tác thương mại điện tử; kinh phí xúc tiến marketing còn hạn hẹp.
  • Hệ thống giải pháp và kiến nghị:
    • Kiến nghị với Ban Lãnh đạo: Đào tạo nâng cao kỹ năng quản trị kinh doanh bài bản cho cấp quản lý; chuẩn hóa quy trình phối hợp liên phòng ban thông qua hệ thống trao đổi nội bộ; định kỳ 6 tháng kiểm tra, đánh giá trình độ và đạo đức nghề nghiệp của HDV; xây dựng chính sách đãi ngộ, hoa hồng và bảo hiểm thỏa đáng để giữ chân nhân sự giỏi; đẩy mạnh nghiên cứu thị trường nhằm tạo ra các dòng sản phẩm ngách, tour du lịch sinh thái mới lạ.
    • Kiến nghị với bộ phận nghiệp vụ: Từng bước chuẩn hóa và xây dựng đội ngũ hướng dẫn viên cơ hữu có thẻ nghề; tăng cường đàm phán với hệ thống nhà cung ứng dịch vụ (khách sạn, nhà hàng, vận chuyển) để hạ giá thành tour; đổi mới nội dung quảng cáo tập trung vào việc nêu bật lợi ích thực tế của khách hàng thay vì chỉ liệt kê đặc điểm tour đơn thuần.

Kết quả và đóng góp

Báo cáo thực tập đã hệ thống hóa và làm rõ thực trạng hoạt động của một doanh nghiệp lữ hành tư nhân trong giai đoạn chuyển tiếp:

  • Số liệu thực tế: Ghi nhận bức tranh tài chính và kinh doanh của Netviet Travel giai đoạn 2020 – 2021 với doanh thu tăng trưởng 15,06% (từ 84.266 lên 97.025 đồng) và lợi nhuận tăng 51,81% nhờ sự thích ứng, chuyển hướng tập trung khai thác thị trường du lịch nội địa (chiếm trên 76% tỷ trọng doanh số).
  • Mô tả chi tiết quy trình: Phác thảo đầy đủ quy trình 8 bước thiết kế tour trọn gói, quy trình 3 bước điều hành và quy trình tác nghiệp khép kín của hướng dẫn viên du lịch từ khâu chuẩn bị, dẫn tour đến báo cáo quyết toán.
  • Đóng góp ứng dụng: Đưa ra các nhận định thực tế về điểm nghẽn trong công tác quản lý cộng tác viên và định giá tour; đề xuất giải pháp kiểm tra chuyên môn định kỳ 6 tháng/lần và cải tiến phương thức quảng bá theo định hướng lợi ích khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu tài chính và thị phần trong báo cáo chỉ giới hạn ở chuỗi số liệu 2020 – 2021 (giai đoạn ngành du lịch chịu tác động dị biệt từ đại dịch Covid-19), chưa phản ánh toàn diện chu kỳ phục hồi hoàn toàn sau năm 2022. Báo cáo tập trung vào khảo sát thực tế tại một doanh nghiệp cụ thể, các đánh giá về đối thủ cạnh tranh chủ yếu dựa trên quan sát thứ cấp.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu quy trình chuyển đổi số trong nghiệp vụ điều hành và bán tour trực tuyến; khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng nội địa bằng các mô hình định lượng cụ thể; nghiên cứu chuyên sâu về quản trị rủi ro trong chuỗi cung ứng dịch vụ lữ hành.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Quản trị kinh doanh du lịch khi thực hiện báo cáo thực tập hoặc khóa luận tốt nghiệp. Nội dung bản báo cáo cung cấp các biểu mẫu quy trình tác nghiệp thực tế, các bước làm việc cụ thể giữa nhân viên điều hành, hướng dẫn viên và các đối tác cung ứng dịch vụ vận tải, lưu trú, ẩm thực.

Câu hỏi thường gặp

1. Tên đầy đủ, cơ sở pháp lý và quy mô nhân sự của doanh nghiệp thực tập là gì? Tên đầy đủ là Công ty TNHH Đầu tư Dịch vụ Vận tải và Du lịch NETVIET (Netviet Travel), thành lập ngày 21/10/2013, mã số thuế 0106339635, hoạt động theo Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế số 01-616/TCDL-GP LHQT, quy mô nhân sự khoảng 30 người.

2. Kết quả kinh doanh của Netviet Travel biến động như thế nào trong giai đoạn 2020 – 2021? Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2020 đạt 84.266 đồng, năm 2021 tăng lên 97.025 đồng (tăng 15,06%). Doanh thu từ thị trường trong nước chiếm tỷ trọng áp đảo (77% năm 2020 và 76% năm 2021), phản ánh chiến lược chuyển hướng sang du lịch nội địa để ứng phó với ảnh hưởng của dịch Covid-19.

3. Mô hình tổ chức quản lý của công ty được vận hành theo phương thức nào? Công ty áp dụng mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trưởng. Giám đốc quản lý toàn diện, các bộ phận chuyên môn (Điều hành tour, Hướng dẫn viên) chịu sự chỉ đạo trực tiếp và phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh, kế toán.

4. Quy trình xây dựng một chương trình du lịch trọn gói tại Netviet Travel gồm mấy bước? Quy trình gồm 8 bước tuần tự: (1) Xác định tuyến điểm; (2) Xây dựng phương án vận chuyển; (3) Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống; (4) Xây dựng chương trình tham quan; (5) Xây dựng chương trình chi tiết; (6) Thử nghiệm chương trình; (7) Xác định giá thành và giá bán; (8) Thực hiện chương trình du lịch.

5. Hướng dẫn viên du lịch tại công ty phải thực hiện những công việc gì sau khi kết thúc chuyến đi? Sau chuyến đi, hướng dẫn viên phải: lập báo cáo chuyến đi ghi nhận các vấn đề phát sinh; nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ chi phí để làm thủ tục thanh quyết toán với phòng kế toán; nộp phiếu nhận xét (feedback) của khách hàng cho phòng điều hành và bàn giao lại các dụng cụ dẫn tour.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Quỳnh Như đã phản ánh toàn diện bức tranh tổ chức bộ máy và hoạt động nghiệp vụ tại Công ty TNHH Đầu tư Dịch vụ Vận tải và Du lịch NETVIET. Tác giả đã mô tả chi tiết các mắt xích tác nghiệp trong quy trình điều hành và hướng dẫn du lịch, đồng thời phân tích số liệu tài chính để làm rõ sự thích ứng của doanh nghiệp trong giai đoạn 2020 – 2021. Các giải pháp đề xuất tập trung vào chuẩn hóa đội ngũ nhân sự cơ hữu, nâng cao chất lượng dịch vụ và đổi mới hoạt động tiếp thị, mang tính ứng dụng thực tiễn cho hoạt động kinh doanh lữ hành quy mô vừa và nhỏ.