Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong công tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nói chung và các hoạt động phong trào sinh viên nói riêng, tài chính giữ vai trò nền tảng quyết định đến quy mô, chất lượng dịch vụ cũng như khả năng hiện thực hóa các nội dung chương trình. Tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, phong trào học thuật gắn liền với thực hành nghề nghiệp của ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống ngày càng phát triển, đòi hỏi các sân chơi chuyên môn phải được tổ chức quy củ, chuyên nghiệp. Cuộc thi "Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023" được tổ chức với sự tài trợ độc quyền từ Hiệp hội Xuất khẩu trứng và gia cầm Mỹ (USAPEEC) là một sự kiện ẩm thực cấp trường quy mô lớn. Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguồn kinh phí tài trợ hiệu quả, tránh lãng phí, thất thoát và thiết lập một khung định mức tài chính chuẩn mực cho các cuộc thi ẩm thực sinh viên, đề tài "Xây dựng kế hoạch tài chính cho cuộc thi nấu ăn cấp trường 2023" đã được nhóm sinh viên lựa chọn thực hiện.
Theo văn bản đồ án tốt nghiệp, nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể bao gồm 6 nội dung:
- Dự toán ngân sách cho cuộc thi;
- Tổng hợp và xác định nguồn ngân sách thực tế từ các nhà tài trợ, các đối tác;
- Phân bổ lại ngân sách;
- Quản lý và hạn chế việc thất thoát chi phí trong các hạng mục của cuộc thi;
- Giải quyết các tình huống phát sinh trong cuộc thi bằng chi phí dự trù;
- Tổng kết lại và báo cáo ngân sách sau cuộc thi.
Mục tiêu chung của đồ án là xây dựng được quy trình tổ chức tài chính chi tiết cho cuộc thi nấu ăn cấp trường tại Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM năm 2023, đồng thời thiết lập bảng gợi ý các hạng mục đầu tư theo từng mức độ tài chính phục vụ công tác tham khảo cho các cuộc thi nấu ăn tiếp theo.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là toàn bộ chi phí các hạng mục cấu thành nên chương trình cuộc thi "Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023".
Phạm vi và giới hạn nghiên cứu được xác định rõ ràng:
- Về nội dung chương trình: Kế hoạch tài chính của Cuộc thi Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023.
- Về không gian địa điểm: Sảnh Nhà hàng Cây Đa và hệ thống các Xưởng thực hành chế biến ẩm thực thuộc Bộ môn Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ ăn uống, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM.
- Về thời gian: Chiều ngày 05/05/2023 (từ 12h45 đến 16h45). Tiến độ nghiên cứu và triển khai toàn bộ đồ án kéo dài 24 tuần, từ ngày 01/02/2023 đến ngày 14/07/2023 (nhiệm vụ giao chính thức ngày 30/01/2023, hoàn thành ngày 15/07/2023).
- Về đối tượng tham gia: Đại diện Hiệp hội Xuất khẩu trứng và gia cầm Mỹ (USAPEEC), giảng viên bộ môn, khách mời chuyên gia và 60 sinh viên thuộc 30 đội thi đến từ các ngành đào tạo trong toàn trường.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Đồ án xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản trị tài chính doanh nghiệp và tài chính sự kiện:
- Khái niệm và phân loại kế hoạch tài chính: Tiếp cận theo góc độ quản lý tài chính doanh nghiệp (Bùi Hữu Phước, 2020), quản trị tài chính (Nguyễn Tấn Bình, 2010) và quản lý tài chính cá nhân (Brian Tracy & Dan Strutzel, 2019) để làm rõ bản chất của dòng tiền, quản lý thu - chi - dự phòng.
- Lý luận về tài chính sự kiện: Sử dụng tài liệu nghiên cứu chuyên ngành của Alan Josh (2021) và Madison Howard (2019) về các nhân tố cấu thành tài chính sự kiện (nguồn vốn, hạng mục chi phí, bảng dự trù ngân sách, chi phí dự phòng, phiếu chi, quyết toán và báo cáo tài chính).
- Văn bản pháp quy và biểu mẫu kế toán: Ứng dụng mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và mẫu báo cáo tài chính B01-DNSN theo Thông tư 132/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính nhằm đảm bảo tính chuẩn mực, minh bạch của hệ thống chứng từ.
- Quy trình lập kế hoạch tài chính sự kiện: Vận dụng mô hình 4 giai đoạn của Judy Allen (2002) trong tác phẩm The Business of Event Planning kết hợp cùng nghiên cứu thực nghiệm về rủi ro tài chính của CAT Event (2021, 2022) để đề xuất quy trình 6 bước thích ứng riêng cho cuộc thi học thuật sinh viên.
Phương pháp nghiên cứu trong đồ án kết hợp đồng thời phương pháp định tính và định lượng:
- Phương pháp định tính: Thu thập và tổng hợp tài liệu chuyên khảo, báo cáo sự kiện tiền nhiệm; quan sát trực tiếp toàn bộ tiến trình điều phối, mua sắm và vận hành sự kiện thực tế để ghi nhận các điểm phát sinh, kiểm tra đối chiếu hóa đơn, chứng từ và phẩm chất hàng hóa.
- Phương pháp định lượng: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để lập bảng tính, thống kê, phân loại các khoản mục chi phí, tính toán tỷ trọng phân bổ phần trăm ngân sách, so sánh chi phí dự kiến với chi phí thực tế và tổng hợp quyết toán số liệu cuối cùng.
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm:
- Dữ liệu thứ cấp: Các số liệu tham khảo từ các cuộc thi nấu ăn sinh viên đã diễn ra như Hội thi nấu ăn năm 2023 tại Trường Đại học Sài Gòn, Hội thi nấu ăn năm 2022 tại Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm TP.HCM, các chương trình hội thảo của USAPEEC phối hợp với CLB Bếp trẻ Sài Gòn (2020), Hướng Nghiệp Á Âu Cần Thơ (2022) và Trường Trung cấp Du lịch & Khách sạn Saigontourist.
- Dữ liệu sơ cấp: Báo giá thực tế từ các nhà cung cấp vật tư, nguyên vật liệu; bảng tổng hợp nhu cầu kinh phí trực tiếp từ 5 bộ phận chuyên trách trong Ban tổ chức; chứng từ, phiếu chi, hóa đơn bán lẻ và danh sách ký nhận hỗ trợ kinh phí, nhận tiền thưởng của thí sinh và nhân sự điều hành cuộc thi ngày 05/05/2023.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1 – Tổng quan đề tài
Chương 1 trình bày tính cấp thiết của công tác quản trị tài chính đối với sự kiện học thuật, khẳng định ngân sách là điều kiện tiên quyết định hình quy mô và chất lượng tổ chức. Tác giả tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước về kế hoạch tài chính (như nghiên cứu của Nguyễn Đình Doanh, Trương Văn Ánh, Susan Tillery, Ehrhardt & Brigham), chỉ ra khoảng trống nghiên cứu khi phần lớn tài liệu tập trung vào doanh nghiệp hoặc tài chính cá nhân mà chưa có công trình nào mô tả chi tiết kế hoạch tài chính cho một cuộc thi nấu ăn sinh viên cụ thể. Chương này xác định rõ mục đích, đối tượng, giới hạn không gian, thời gian, phương pháp nghiên cứu và phân công nhiệm vụ chi tiết theo biểu đồ Gantt tiến độ 24 tuần giữa hai sinh viên thực hiện.
Chương 2 – Cơ sở lý luận
Chương 2 hệ thống hóa lý thuyết về kế hoạch tài chính sự kiện và tổng quan bối cảnh cuộc thi nấu ăn cấp trường. Tác giả trình bày các nhân tố cơ bản gồm nguồn vốn, hạng mục chi phí, bảng dự trù ngân sách, chi phí dự phòng, biểu mẫu phiếu chi, quyết toán và báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, chương tổng kết 4 giai đoạn lập kế hoạch tài chính sự kiện theo Judy Allen và các rủi ro tài chính thường gặp (chênh lệch ngân sách, không đạt nguồn vốn kỳ vọng, phát sinh hàng hóa mới, hỏng hóc máy móc thiết bị, biến động nhân sự). Phần tiếp theo giới thiệu cuộc thi "Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023", giới thiệu đơn vị tài trợ độc quyền là Hiệp hội USAPEEC với số tiền tài trợ 56.000.000 VNĐ cùng các hiện vật (tạp dề, standee, cờ trang trí, poster). Tác giả xác lập quy trình quản lý tài chính gồm 6 bước khép kín: (1) Phân tích tài chính, (2) Dự trù ngân sách, (3) Cấp phát kinh phí, (4) Kiểm kê, (5) Quyết toán ngân sách, (6) Báo cáo tài chính.
Chương 3 – Xây dựng kế hoạch tài chính cho cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023”
Chương 3 đi vào phân tích tài chính và xây dựng định mức dự trù cho 5 bộ phận trực thuộc Ban tổ chức: Kế hoạch, Marketing, Layout, Hậu cần và Tài chính. Xuất phát từ bảng phân bổ phần trăm khuyến nghị của sự kiện thông thường, nhóm tác giả điều chỉnh cơ cấu cho phù hợp với đặc thù cuộc thi: không tốn phí thuê địa điểm (dùng xưởng của trường), không tốn phí ẩm thực cho khách hay giải trí ngoài, từ đó dồn 45% ngân sách này sang chi phí giải thưởng và hỗ trợ nguyên vật liệu cho thí sinh. Tỷ lệ dự trù được cân đối ở mức 6% (3.360.000 VNĐ) do thiết bị xưởng bếp đã hoàn thiện, ít rủi ro hư hỏng.
Bảng dự trù ngân sách chi tiết từ các bộ phận được tổng hợp và đối sánh như sau:
| STT |
Bộ phận chuyên trách |
Dự kiến ban đầu của BP Tài chính (VNĐ) |
Tỷ lệ dự kiến (%) |
Dự trù chi tiết từ các bộ phận (VNĐ) |
Tỷ lệ dự trù thực tế (%) |
| 1 |
Bộ phận Kế hoạch |
42.560.000 |
76,0% |
43.072.000 |
76,9% |
| 2 |
Bộ phận Marketing |
3.360.000 |
6,0% |
3.125.000 |
5,6% |
| 3 |
Bộ phận Layout |
5.040.000 |
9,0% |
4.994.000 |
8,9% |
| 4 |
Bộ phận Hậu cần |
1.680.000 |
3,0% |
1.443.000 |
2,6% |
| 5 |
Bộ phận Tài chính (Dự phòng) |
3.360.000 |
6,0% |
3.360.000 |
6,0% |
| Tổng |
Toàn bộ sự kiện |
56.000.000 |
100,0% |
55.994.000 |
100,0% |
Trong kế hoạch dự phòng 3.360.000 VNĐ của Bộ phận Tài chính, các tình huống được phân bổ cụ thể:
- Phát sinh thêm hạng mục hàng hóa mới: 1.360.000 VNĐ;
- Chi phí thu mua vượt quá dự toán do thay đổi nhà cung cấp: 600.000 VNĐ;
- Đổ vỡ, hư hỏng dụng cụ, máy móc của Xưởng thực hành: 1.400.000 VNĐ.
Quy trình cấp phát kinh phí bằng tiền mặt được thực hiện thông qua mẫu phiếu chi chính thức, kèm cơ chế kiểm tra đối chiếu hàng hóa và theo dõi qua biểu mẫu danh sách chi tiêu thực tế.
Chương 4 – Kết quả tài chính của cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023”
Chương 4 phản ánh toàn bộ kết quả cấp phát kinh phí, tình hình mua sắm thực tế của từng bộ phận và quy trình quyết toán ngân sách sau khi cuộc thi kết thúc. Từng khoản chi được kiểm soát nghiêm ngặt thông qua phiếu chi, hóa đơn bán lẻ, biên nhận và danh sách ký nhận tiền mặt có chữ ký xác nhận của đại diện các đội thi, ban giám khảo, cộng tác viên và các thành viên Ban tổ chức. Toàn bộ chứng từ thực tế được đối soát để lập bảng tổng hợp chi phí thực tế phục vụ quyết toán.
Chương 5 – Bàn luận và tổng kết về kế hoạch tài chính cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023”
Chương 5 tổng kết bức tranh tài chính, thực hiện so sánh biến động giữa chi phí dự kiến và chi phí thực chi, đánh giá nguyên nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp xử lý thặng dư ngân sách. Tác giả đánh giá toàn diện công tác quản lý tài chính, nêu rõ những khó khăn, hạn chế trong quá trình điều phối thu mua và đề xuất mô hình phân bổ tài chính theo 4 mức định mức ngân sách (5 – 10 triệu đồng, 10 – 20 triệu đồng, 20 – 40 triệu đồng và 40 – 60 triệu đồng) làm cơ sở nhân rộng cho các cuộc thi ẩm thực sinh viên trong tương lai.
Kết quả và đóng góp
Về kết quả tài chính định lượng, đồ án đã quản lý và thực hiện thành công kế hoạch ngân sách của sự kiện với các chỉ số tài chính cụ thể:
- Tổng nguồn vốn ban đầu do nhà tài trợ USAPEEC cấp: 56.000.000 VNĐ.
- Tổng dự trù ngân sách chi tiết được phê duyệt: 55.994.000 VNĐ.
- Tổng chi phí thực chi cuối cùng của 5 bộ phận: 52.629.000 VNĐ.
- Số dư tài chính sau quyết toán: 3.371.000 VNĐ (chiếm khoảng 6,02% tổng nguồn vốn).
Nguyên nhân dẫn đến mức chi tiêu thực tế thấp hơn dự toán được xác định do: giá cả một số mặt hàng có sự biến động giảm nhẹ tại thời điểm mua, công tác tận dụng vật tư sẵn có đạt hiệu quả và đặc biệt là không phải sử dụng nhiều đến quỹ dự phòng rủi ro hư hỏng thiết bị xưởng bếp.
Về giải pháp và đóng góp chuyên môn:
- Chuẩn hóa quy trình 6 bước quản lý tài chính sự kiện học thuật, thiết lập hệ thống biểu mẫu kiểm soát nội bộ (phiếu chi nội bộ, hóa đơn bán lẻ, danh sách ký nhận tiền hỗ trợ nguyên vật liệu, danh sách nhận thưởng, danh sách nhận bồi dưỡng nhân sự).
- Đưa ra giải pháp phân bổ ngân sách tối ưu cho cuộc thi ẩm thực bằng cách cắt giảm chi phí mặt bằng và giải trí để tập trung nguồn lực lớn nhất cho chất lượng chuyên môn: giải thưởng (10.800.000 VNĐ), hỗ trợ nguyên vật liệu trực tiếp cho thí sinh (15.000.000 VNĐ) và chi phí mời ban giám khảo chuyên môn cao (9.000.000 VNĐ).
- Đóng góp khoa học và thực tiễn: Đây là đồ án tiên phong trong việc lượng hóa chi tiết toàn bộ các dòng chi phí của một cuộc thi nấu ăn sinh viên có nhà tài trợ quốc tế; xây dựng thành công bảng gợi ý danh mục đầu tư theo 4 cấp độ ngân sách (5 - 10 triệu, 10 - 20 triệu, 20 - 40 triệu và 40 - 60 triệu đồng) làm khung tham chiếu cho ban tổ chức các sự kiện ẩm thực tiếp theo.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Hạn chế của đề tài:
- Nghiên cứu chỉ được thực nghiệm trên một cuộc thi đơn lẻ với mô hình tài trợ trọn gói từ một nguồn duy nhất (USAPEEC), chưa bao quát các sự kiện có cơ cấu tài chính phức tạp như bán vé, gây quỹ cộng đồng hoặc đồng tài trợ từ nhiều doanh nghiệp.
- Môi trường tổ chức khép kín tại Xưởng thực hành của nhà trường giúp loại bỏ chi phí thuê địa điểm và rủi ro thời tiết, do đó mô hình dự toán chưa phản ánh đầy đủ các chi phí phát sinh nếu sự kiện diễn ra tại địa điểm thương mại ngoài trường.
- Kỹ năng kiểm soát giá cả thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp ở một số thời điểm còn bị động, dẫn đến việc xuất hiện một số mặt hàng phát sinh ngoài dự toán ban đầu.
Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo:
- Ứng dụng và kiểm chứng quy trình quản trị tài chính đối với các cuộc thi ẩm thực quy mô mở rộng liên trường hoặc cấp thành phố.
- Nghiên cứu mô hình kế hoạch tài chính cho các sự kiện có hoạt động thu phí người tham dự, bán vé ẩm thực hoặc kinh doanh gian hàng để đánh giá điểm hòa vốn và phân tích dòng tiền vào - ra đa chiều.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về đơn giá chuẩn cho các nhà cung cấp vật tư ngành bếp và sự kiện tại TP.HCM nhằm nâng cao độ chính xác khi lập dự trù ngân sách.
Giá trị tham khảo
Đồ án là tài liệu thực hành có giá trị đối với:
- Sinh viên các ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống, Quản trị sự kiện, Quản trị khách sạn: Cung cấp phương pháp luận và các bước tính toán chi tiết khi lập dự toán kinh phí cho đồ án môn học hoặc các dự án sự kiện thực tế.
- Ban tổ chức các cuộc thi sinh viên và các Câu lạc bộ học thuật: Tham khảo quy trình phân bổ tỷ lệ phần trăm ngân sách giữa các mảng công việc (kế hoạch, marketing, layout, hậu cần, dự phòng) để đảm bảo không bị thâm hụt tài chính.
- Doanh nghiệp và đơn vị tài trợ: Bảng phân cấp ngân sách (từ 5 đến 60 triệu đồng) là tài liệu tham khảo thực tế giúp các nhà tài trợ đánh giá được mức độ tương xứng giữa kinh phí đầu tư và quy mô hạng mục thực hiện.
- Phần đáng tham khảo nhất: Hệ thống bảng dự trù ngân sách chi tiết từng loại chi phí (Bảng 3.3), bảng kế hoạch phân bổ chi phí dự phòng (Bảng 3.2) và quy trình kiểm soát hóa đơn chứng từ thực chi.
Câu hỏi thường gặp
1. Nguồn vốn tổ chức cuộc thi "Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023" đến từ đâu và tổng kinh phí là bao nhiêu?
Toàn bộ kinh phí tổ chức cuộc thi do Hiệp hội Xuất khẩu trứng và gia cầm Mỹ (USAPEEC) tài trợ độc quyền với tổng số tiền mặt là 56.000.000 VNĐ, cùng với một số hiện vật hỗ trợ bao gồm tạp dề, standee, cờ trang trí và poster món ăn.
2. Ban tổ chức cuộc thi bao gồm bao nhiêu thành viên và được phân chia thành những bộ phận nào?
Ban tổ chức gồm 14 sinh viên Khóa 19 ngành Quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống, được chia thành 5 bộ phận phụ trách: Bộ phận Kế hoạch, Bộ phận Marketing, Bộ phận Layout, Bộ phận Hậu cần và Bộ phận Tài chính; ngoài ra có 4 sinh viên làm cộng tác viên hỗ trợ.
3. Tại sao cơ cấu phân bổ ngân sách dự kiến của cuộc thi lại có sự thay đổi lớn so với tỷ lệ khuyến nghị của một sự kiện thông thường?
Do cuộc thi diễn ra tại Xưởng thực hành của Bộ môn nên không mất chi phí thuê địa điểm (khuyến nghị 10%), không phục vụ ăn uống (khuyến nghị 20%) và biểu diễn văn nghệ nội bộ (khuyến nghị 15%). Ban tổ chức đã điều chuyển toàn bộ 45% ngân sách này sang hai hạng mục trọng tâm là giải thưởng và kinh phí hỗ trợ trực tiếp nguyên vật liệu cho các đội thi.
4. Quỹ dự phòng tài chính của cuộc thi được xác lập ở mức bao nhiêu và nhằm mục đích gì?
Quỹ dự phòng được thiết lập ở mức 6% tổng ngân sách, tương đương 3.360.000 VNĐ. Khoản này được phân bổ dự kiến cho 3 tình huống rủi ro: phát sinh hạng mục hàng hóa mới (1.360.000 VNĐ), chi phí mua hàng vượt dự toán do đổi nhà cung cấp (600.000 VNĐ) và đền bù hư hỏng dụng cụ, máy móc xưởng bếp nếu thí sinh làm đổ vỡ (1.400.000 VNĐ).
5. Kết quả chi tiêu thực tế của cuộc thi là bao nhiêu và số dư ngân sách còn lại là bao nhiêu?
Tổng số tiền thực chi cho toàn bộ cuộc thi là 52.629.000 VNĐ trên tổng số vốn 56.000.000 VNĐ ban đầu, số dư tài chính còn lại sau quyết toán là 3.371.000 VNĐ do kiểm soát tốt chi phí mua sắm và không sử dụng nhiều đến quỹ dự phòng.
Kết luận
Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng kế hoạch tài chính cho cuộc thi nấu ăn cấp trường 2023" đã xây dựng thành công một quy trình quản lý tài chính 6 bước hoàn chỉnh và kiểm soát hiệu quả nguồn kinh phí tài trợ 56.000.000 VNĐ từ Hiệp hội USAPEEC. Kết quả thực chi 52.629.000 VNĐ với số dư 3.371.000 VNĐ chứng minh tính khả thi, tính chặt chẽ trong khâu dự toán và giám sát chi tiêu của các bộ phận chuyên trách. Hệ thống bảng định mức đầu tư theo 4 cấp độ ngân sách được đề xuất là sản phẩm nghiên cứu ứng dụng có giá trị tham khảo thực tiễn cao cho công tác tổ chức các sự kiện ẩm thực sinh viên trong tương lai.
