I. Vai trò của kế toán quản trị chi phí tại Pizza 4PS
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, kế toán quản trị chi phí (KTQTCP) được xem là công cụ quản lý khoa học và hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời để nhà quản trị đưa ra quyết định chiến lược. Đối với một doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống như Công ty Cổ phần Pizza 4PS, việc kiểm soát chi phí và định giá sản phẩm một cách chính xác là yếu tố sống còn. KTQTCP không chỉ là việc ghi chép số liệu, mà là một hệ thống chuyên sâu giúp hoạch định, tổ chức, kiểm tra và ra quyết định. Nó giúp nhận diện, phân loại và phân tích chi phí để tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động. Nghiên cứu thực tế tại Pizza 4PS cho thấy công tác này chưa được chú trọng đúng mức, còn tồn tại nhiều hạn chế, đặc biệt là sự thiếu tách biệt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Việc hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí sẽ là nền tảng vững chắc giúp Pizza 4PS không chỉ kiểm soát chặt chẽ giá thành sản phẩm mà còn xây dựng các chiến lược kinh doanh bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
1.1. Bản chất và chức năng chính của KTQTCP trong doanh nghiệp
Theo lý luận, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị, chuyên xử lý và cung cấp thông tin về chi phí để phục vụ các chức năng của nhà quản trị. Chức năng đầu tiên là xây dựng kế hoạch, nơi thông tin chi phí giúp lập dự toán cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chức năng thứ hai là tổ chức hoạt động, dựa trên thông tin chi phí để phân bổ nguồn lực hiệu quả. Chức năng thứ ba là kiểm tra và đánh giá, so sánh chi phí thực tế với định mức, dự toán để tìm ra sai lệch và nguyên nhân. Cuối cùng, chức năng quan trọng nhất là ra quyết định kinh doanh. Thông tin từ KTQTCP giúp nhà quản trị lựa chọn các phương án tối ưu, chẳng hạn như quyết định giá bán, lựa chọn nhà cung cấp, hoặc có nên tiếp tục sản xuất một sản phẩm hay không. Tại các doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ, vai trò này càng trở nên thiết yếu.
1.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kế toán chi phí
Việc tổ chức hệ thống kế toán quản trị chi phí chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố cả bên ngoài và bên trong. Về yếu tố bên ngoài, chính sách của Nhà nước như Luật Kế toán và các quy định về thuế tạo ra hành lang pháp lý. Môi trường kinh doanh với nhiều biến động về giá cả nguyên vật liệu cũng đòi hỏi KTQTCP phải linh hoạt để cung cấp thông tin kịp thời. Về yếu tố bên trong, đặc điểm hoạt động và quy mô của doanh nghiệp quyết định mức độ phức tạp của hệ thống. Pizza 4PS, với đặc thù ngành dịch vụ ăn uống, cần một hệ thống chú trọng đến chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công. Quy trình công nghệ sản xuất, từ khâu chế biến đến phục vụ, cũng ảnh hưởng đến cách tập hợp và phân bổ chi phí. Cuối cùng, trình độ nhận thức và năng lực của đội ngũ quản lý là nhân tố quyết định. Một nhà quản lý hiểu rõ tầm quan trọng của KTQTCP sẽ đưa ra những yêu cầu thông tin rõ ràng, thúc đẩy hệ thống phát triển và mang lại hiệu quả thực tiễn.
II. Top 4 thách thức trong kiểm soát chi phí tại Pizza 4PS
Mặc dù đã xây dựng được thương hiệu vững chắc, nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần Pizza 4PS chỉ ra rằng công tác kế toán quản trị chi phí vẫn còn nhiều tồn tại cần được khắc phục. Thách thức lớn nhất là hệ thống kế toán hiện tại được tổ chức theo mô hình kế toán tài chính, dẫn đến thông tin cung cấp cho nhà quản trị chưa kịp thời và sát với thực tế để ra quyết định. Việc phân loại chi phí chủ yếu phục vụ cho mục đích lập báo cáo tài chính, chưa đáp ứng yêu cầu của quản trị nội bộ. Hơn nữa, việc xây dựng định mức chi phí và lập dự toán còn nhiều hạn chế, đặc biệt là chưa cập nhật biến động giá cả thị trường và thiếu hệ thống định mức cho chi phí nhân công và sản xuất chung. Cách xác định chi phí cho từng sản phẩm cũng bộc lộ sai lệch khi sử dụng tiêu thức phân bổ chưa phù hợp. Những tồn tại này xuất phát từ việc đơn vị chưa thực sự chú trọng đến vai trò của KTQTCP, và đội ngũ nhân viên chưa hiểu hết lợi ích mà các báo cáo quản trị mang lại.
2.1. Bất cập trong việc phân loại chi phí hiện hành
Hiện tại, Pizza 4PS đang áp dụng cách phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và chức năng hoạt động. Cách phân loại này phù hợp với các quy định của kế toán tài chính, giúp công ty dễ dàng theo dõi và hạch toán chi phí để lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, nó chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị. Cụ thể, việc không phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động (thành chi phí biến đổi và chi phí cố định) đã gây khó khăn cho việc phân tích mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (C-V-P), lập dự toán linh hoạt và đánh giá hiệu quả của từng bộ phận. Thông tin chi phí được cung cấp một cách tổng hợp, không bóc tách rõ ràng, khiến nhà quản trị khó đưa ra các quyết định nhanh chóng như định giá sản phẩm trong các chương trình khuyến mãi hay xác định điểm hòa vốn.
2.2. Hạn chế về hệ thống định mức và dự toán chi phí
Một hạn chế nghiêm trọng khác tại Pizza 4PS là công tác xây dựng định mức chi phí và lập dự toán. Công ty đã xây dựng được định mức về lượng cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, ví dụ như cho bánh Pizza 4 Cheese. Tuy nhiên, bảng định mức này không cập nhật thường xuyên giá cả nguyên liệu trên thị trường, vốn biến động liên tục trong ngành thực phẩm. Điều này làm cho định mức chỉ mang tính tham khảo để cung ứng vật tư chứ chưa phải là công cụ kiểm soát chi phí hiệu quả. Nghiêm trọng hơn, công ty chưa xây dựng hệ thống định mức và dự toán cho chi phí nhân công trực tiếp (NCTT) và chi phí sản xuất chung (CPSXC). Việc thiếu vắng các công cụ hoạch định này khiến việc kiểm soát chi phí trở nên bị động, chủ yếu dựa vào so sánh số liệu giữa các tháng với nhau mà không phân tích được các nhân tố ảnh hưởng đến biến động chi phí.
2.3. Sai lệch trong xác định và kiểm soát giá thành sản phẩm
Việc xác định giá thành sản phẩm tại Pizza 4PS đang tồn tại bất cập trong khâu phân bổ chi phí. Cụ thể, chi phí NCTT và CPSXC hiện đang được phân bổ cho từng sản phẩm dựa trên tiêu thức là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT). Theo luận văn, tiêu thức này chưa hợp lý vì chi phí NVLTT có thể chiếm tỷ trọng rất khác nhau giữa các món ăn, trong khi chi phí lao động và sản xuất chung lại phát sinh đồng đều hơn. Việc phân bổ theo chi phí NVLTT dẫn đến giá thành của những sản phẩm có nguyên liệu đắt đỏ sẽ bị tính cao hơn một cách không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định về giá bán và lợi nhuận. Về kiểm soát chi phí, công ty chủ yếu so sánh kết quả giữa các tháng mà chưa xây dựng hệ thống báo cáo phân tích biến động chi phí, khiến việc tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục không được chú trọng.
III. Phương pháp hoàn thiện phân loại và định mức chi phí
Để giải quyết các tồn tại, việc hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí tại Pizza 4PS cần bắt đầu từ những nền tảng cơ bản nhất: phân loại chi phí và xây dựng hệ thống định mức. Đây là hai trụ cột chính giúp cung cấp thông tin đầu vào chính xác cho mọi hoạt động quản trị, từ lập dự toán, tính giá thành đến phân tích và ra quyết định. Đề xuất quan trọng là chuyển đổi cách phân loại chi phí từ thuần túy tài chính sang phục vụ quản trị, cụ thể là phân loại theo mức độ hoạt động. Song song đó, hệ thống định mức chi phí cần được xây dựng một cách toàn diện, không chỉ cho nguyên vật liệu mà còn cho cả nhân công và sản xuất chung. Việc cải tiến này đòi hỏi một cách tiếp cận khoa học, dựa trên phân tích thực tế hoạt động tại các nhà hàng, chẳng hạn như nhà hàng Lý Quốc Sư, để đảm bảo các định mức được xây dựng là khả thi và hiệu quả trong việc kiểm soát chi phí.
3.1. Giải pháp phân loại chi phí theo mức độ hoạt động
Giải pháp đầu tiên và cấp thiết nhất là hoàn thiện việc phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động. Theo cách này, toàn bộ chi phí của công ty sẽ được chia thành ba nhóm: chi phí biến đổi, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp. Đối với nhóm chi phí sản xuất, mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất. Đối với chi phí bán hàng và quản lý, mức độ hoạt động là số lượng sản phẩm tiêu thụ hoặc số lượng khách hàng. Việc phân loại này là tiền đề để áp dụng các công cụ quản trị hiện đại. Nó giúp Pizza 4PS có thể thực hiện phân tích C-V-P, xác định điểm hòa vốn, lập dự toán linh hoạt cho các mức doanh thu khác nhau và đánh giá chính xác hơn lợi nhuận của từng sản phẩm. Đây là bước thay đổi nền tảng, chuyển tư duy từ kế toán tài chính sang kế toán quản trị.
3.2. Cải tiến và xây dựng hệ thống định mức chi phí toàn diện
Hệ thống định mức chi phí cần được xây dựng lại một cách bài bản. Đối với chi phí NVLTT, bên cạnh định mức về lượng, công ty cần xây dựng định mức về giá và thường xuyên cập nhật theo biến động thị trường thực phẩm. Điều này giúp kiểm soát chặt chẽ cả hai yếu tố cấu thành chi phí. Quan trọng hơn, công ty cần bắt đầu xây dựng định mức cho chi phí NCTT và CPSXC. Định mức chi phí NCTT có thể được xây dựng dựa trên thời gian lao động tiêu chuẩn để hoàn thành một sản phẩm. Đối với CPSXC, cần tách biệt phần biến phí và định phí. Định mức biến phí sản xuất chung có thể được xây dựng cho một đơn vị hoạt động (ví dụ: một giờ lao động trực tiếp). Một hệ thống định mức toàn diện sẽ là cơ sở để lập dự toán chính xác và phân tích các biến động, giúp nhà quản trị có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
IV. Bí quyết lập dự toán và xác định chi phí sản phẩm
Sau khi đã có hệ thống phân loại và định mức chi phí chuẩn hóa, bước tiếp theo trong việc hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Pizza 4PS là áp dụng chúng vào việc lập dự toán và xác định chi phí sản phẩm. Lập dự toán là khâu hoạch định quan trọng, giúp công ty chủ động về nguồn lực và tài chính. Nếu khâu dự toán được lập chính xác, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí đáng kể. Đồng thời, việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí hợp lý sẽ giúp xác định giá thành sản phẩm chính xác hơn, từ đó đưa ra các quyết định về giá bán và chiến lược sản phẩm hiệu quả. Các giải pháp này sẽ thay đổi căn bản cách thức quản lý chi phí, chuyển từ bị động sang chủ động, từ việc ghi nhận sang kiểm soát và tối ưu hóa. Đây là chìa khóa để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong một ngành có tính cạnh tranh cao như dịch vụ ăn uống.
4.1. Quy trình lập dự toán chi phí NVLTT NCTT và CPSXC
Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh, Pizza 4PS cần triển khai việc lập dự toán cho các khoản mục chi phí chính. Dự toán chi phí NVLTT được xây dựng dựa trên số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất và định mức nguyên vật liệu (cả lượng và giá) đã được chuẩn hóa. Dự toán chi phí NCTT được lập dựa trên số giờ lao động cần thiết và đơn giá giờ công. Dự toán CPSXC được lập bằng cách tách riêng phần định phí (tổng số tiền dự kiến) và biến phí (tính theo mức độ hoạt động dự kiến). Việc lập một hệ thống dự toán chi phí chi tiết cho phép công ty dự trù nguồn lực, kiểm soát dòng tiền và quan trọng hơn là tạo ra một thước đo để so sánh với chi phí thực tế phát sinh, làm cơ sở cho việc đánh giá và kiểm soát chi phí.
4.2. Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí NCTT và CPSXC tối ưu
Để khắc phục sai lệch trong tính giá thành, luận văn đề xuất thay đổi tiêu thức phân bổ chi phí. Đối với chi phí NCTT, thay vì phân bổ theo chi phí NVLTT, công ty nên tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm dựa vào bảng định mức chi phí nhân công đã xây dựng. Cách làm này phản ánh chính xác hơn hao phí lao động cho từng món ăn. Đối với CPSXC, tiêu thức phân bổ được đề xuất là chi phí lao động trực tiếp thay vì chi phí NVLTT. Lý do là chi phí lao động phát sinh đồng đều hơn giữa các bộ phận và có mối liên hệ nhân quả chặt chẽ hơn với các chi phí chung tại phân xưởng (như chi phí quản lý, chi phí dụng cụ...). Việc lựa chọn lại tiêu thức phân bổ sẽ giúp giá thành sản phẩm được tính toán chính xác hơn, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các quyết định về định giá và phân tích lợi nhuận.
V. Hướng dẫn ứng dụng phân tích C V P để ra quyết định
Phân tích mối quan hệ Chi phí – Khối lượng – Lợi nhuận (C-V-P) là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất của kế toán quản trị chi phí. Sau khi đã phân loại được chi phí thành biến phí và định phí, Pizza 4PS có thể ứng dụng phân tích C-V-P để có những thông tin nhanh và hữu ích, phục vụ trực tiếp cho việc lựa chọn các phương án kinh doanh. Công cụ này không chỉ giúp xác định các chỉ tiêu quan trọng như điểm hòa vốn mà còn cho phép nhà quản trị mô phỏng các kịch bản kinh doanh khác nhau. Ví dụ, công ty có thể dự báo lợi nhuận sẽ thay đổi như thế nào nếu tăng chi phí quảng cáo, thay đổi giá bán hoặc khi chi phí nguyên vật liệu đầu vào biến động. Việc sử dụng thành thạo phân tích C-V-P sẽ giúp ban lãnh đạo Pizza 4PS đưa ra những quyết định sáng suốt và kịp thời, tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
5.1. Xác định điểm hòa vốn và sản lượng khách hàng mục tiêu
Một ứng dụng cơ bản của phân tích C-V-P là xác định điểm hòa vốn. Nhà quản trị tại Pizza 4PS có thể trả lời câu hỏi: "Cần phục vụ bao nhiêu khách hàng hoặc đạt doanh thu bao nhiêu mỗi tháng để trang trải tất cả chi phí?". Bằng cách chia tổng chi phí cố định cho tỷ lệ số dư đảm phí (doanh thu trừ chi phí biến đổi), công ty có thể tính được doanh thu hòa vốn. Từ đó, có thể ước tính số lượng khách hàng trung bình cần có. Hơn nữa, phân tích này còn giúp xác định mức sản lượng hoặc doanh thu cần thiết để đạt được một mức lợi nhuận mong muốn. Đây là những thông tin vô cùng quan trọng để đặt mục tiêu kinh doanh cho từng nhà hàng và đánh giá hiệu quả hoạt động.
5.2. Hỗ trợ quyết định thay đổi giá bán hoặc ngừng một món ăn
Phân tích C-V-P là công cụ đắc lực hỗ trợ các quyết định ngắn hạn. Ví dụ, khi đối mặt với quyết định có nên thay đổi giá bán một sản phẩm hay không, nhà quản trị có thể sử dụng C-V-P để xem xét sự thay đổi đó ảnh hưởng đến điểm hòa vốn và lợi nhuận tổng thể như thế nào. Một ứng dụng quan trọng khác là quyết định ngừng bán hay tiếp tục bán một món ăn hoặc đồ uống. Bằng cách phân tích số dư đảm phí (contribution margin) mà mỗi món ăn mang lại, công ty có thể xác định những sản phẩm nào đang đóng góp nhiều nhất vào việc bù đắp chi phí cố định và tạo ra lợi nhuận. Những món ăn có số dư đảm phí âm hoặc quá thấp có thể được xem xét loại bỏ khỏi thực đơn, giúp tối ưu hóa danh mục sản phẩm và kiểm soát chi phí hiệu quả.
