Chương 1: Cơ sở lý luận đánh giá hiệu quả công việc và ứng dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc. Chương 2: Xây dựng hệ thống chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI đối với Chánh văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Chương 3: Áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu quả công việc đối với Chánh văn phòng cấp Bộ. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VÀ ỨNGDỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC 1.
Đánh giá hiệu quả công việc 1. Khái niệm Để làm rõ khái niệm “hiệu quả công việc” trước hết tác giả làm rõ các khái niệm “đánh giá” và khái niệm “hiệu quả”. Đánh giá: Là đưa ra nhận định tổng hợp về các dữ kiện đo lường được qua cáckỳ kiểm tra/lượng giá trong quá trình và kết thúc bằng cách đối chiếu, so sánh với những tiêu chuẩn đã được xác định rõ ràng trước đó trong các mục tiêu1. Đánh giá có nghĩa nhận định giá trị.
Những từ có nghĩa gần với đánh giá là phê bình, nhận xét, nhận định, bình luận, xem xét. Đánh giá một đối tượng nào đó, chẳng hạn một con người, một tác phẩm nghệ thuật, một sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ. Hiệu quả là những kết quả do thực hiện công việc mang lại. Như vậy “hiệu quả công việc là hoàn thành được mục đích hay mục tiêu cuối cùng đặt ra2”.
Theo cách hiểu của tác giả thì: Một công việc được coi là hiệu quả khi công việc đó hoàn thành, đạt được mục tiêu đề ra nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực. Như vậy có thể hiểu hiệu quả công việc là việc sử dụng hợp lý các nguồn lực ở mức thấp nhất nhưng đạt hiệu quả cao nhất, hướng tới việc hoàn thành mục tiêu công việc nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí. Đánh giá hiệu quả công việc được hiểu là quá trình xem xét nhằm đánh giá một cách có hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên, bao 1 .Từ điển Tiếng Việt,tr 584, GS Hoàng Phê, NXB Đà Nẵng, năm 2017 2 Từ điển Tiếng Việt,tr 825, GS Hoàng Phê, NXB Đà Nẵng, năm 2017 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com gồm kết quả công việc, phương pháp thực hiện công việc, những phẩm chất và kỹ năng thực hiện công việc. Mục tiêu của đánh giá hiệu quả công việc Mục tiêu hành chính: Với mục tiêu này, kết quả của việc đánh giá hiệu quảcông việc của nhân viên được sử dụng để ra các quyết định nhân sự liên quan đến cá nhân như: tăng lương, đề bạt, bổ nhiệm hoặc tạo cơ hội đào tạo và phát triển.
Vì mục tiêu hành chính, các nhà quản trị phải sử dụng một hệ thống đánh giá hiệu quả đạt được việc xếp hạng có tác dụng phân biệt được các nhân viên. Các mục tiêu phát triển: Trong trường hợp này, việc xếp hạng hiệu quảđược dùng để cung cấp các thông tin ngược cho đối tượng được đánh giá về hiệu quả công việc của họ. Việc cung cấp thông tin ngược nhằm củng cố các hành vi lao độngtrong mong muốn của nhân viên, hướng dẫn và khuyến khích việc cải thiện thái độ và tác phong làm việc. Để phục vụ cho các mục tiêu phát triển, các nhà quản trị phải sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả cá nhân có thể đưa ra được các thông tin riêng liên quan tới các mức độ khác nhau của hiệu quả công việc. Ngày nay mục đích phát triển ngày càng được coi trọng hơn. Mục tiêu điều hành : Trong trường hợp này, phân loại hiệu quả được dùngđể điều hành chất lượng của lực lượng lao động chung và đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý nhân lực nói riêng như: tuyển chọn nhân viên , huấn luyện , phát triển , trả lương theo hiệu quả.
Lợi ích của công tác đánh giá hiệu quả công việc Đối với người đánh giá: - Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ - Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ sở đó xác định nhu cầu đào tạo. - Thảo luận, thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó họ có định 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hướng mục tiêu tốt hơn. Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình, thông qua sự phản hồi của nhân viên. - Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công công việc hiệu quả hơn.
- Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn. Đối với người được đánh giá: - Có động lực làm việc tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ. - Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu. - Biết hiệu quả làm việc của chính mình, xác định những điểm cần cải tiến.
- Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp khó khăn. - Được đề đạt ý kiến để cải thiện điều kiện làm việc. - Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những phản hồi của người quản lý. - Được đào tạo một cách hợp lý.
Các nguyên tắc và phƣơng pháp đánh giá hiệu quả công việc 1.Các nguyên tắc đánh giá hiệu quả công việc Để công tác đánh giá hiệu quả công việc đạt kết quả tốt cần phải đảm bảo theo những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Xây dựng các mục tiêu công việc theo nguyên tắc“SMART” Xây dựng được mục tiêu là một trong những yêu cầu cốt lõi của đánh giá hiệu quả công việc dựa trên nguyên tắc Smart như sau: + S (Specific): Mô tả một cách rõ ràng, cụ thể, chi tiết về mục tiêu công việc phải đạt được. + M (Measurable): Các mục tiêu có thể định lượng, đo lường được + A (Action-Oriented): Phải mô tả được các hoạt động nào phải làm và kết quả là gì 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + R ( Realistic): Kết quả đạt được phải mang tính thực tiễn. + T (Time – bound): Xác định rõ thời gian mà kết quả đạt được. - Nguyên tắc 2: Đánh giá đầy đủ các khía cạnh công việc Khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, nhà quản lý cần phải đo lường tất cả các khía cạnh của công việc, không nên chỉ tập trung vào một hoặc một vài khía cạnh để đánh giá.
Ví dụ đối với nhân viên văn thư, ngoài các tiêu chí đánh giá về kết quả công việc như việc cấp số, đóng dấu, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày… cũng cần quan tâm đến các tiêu chí khác như thái độ với khách hàng, tinh thần trách nhiệm trong công việc…Nếu chỉ quan tâm đến một vài tiêu chí đo lường hiệu quả công việc trong đánh giá thì hiệu quả công tác đánh giá không được đảm bảo vì hiệu quả công việc được đo lường ngoài các tiêu chí về kết quả công việc, còn có các yếu tố về thái độ, tác phong, phẩm chất, kỹ năng thực hiện công việc. Nguyên tắc 3: Có thang điểm, trọng số cụ thể Khi xây dựng các mục tiêu công việc, cần phải đưa ra thang điểm và trọng số đánh giá cụ thể. Nếu như không có thang điểm và trọng số cụ thể cho từng mục tiêu đánh giá sẽ có nhiều kết quả đánh giá khác nhau (theo cảm quan của từng người). Để hạn chế nhược điểm này, cần phải xác định trọng số cho từng mục tiêu, xác định rõ những mục tiêu quan trọng tương ứng với những trọng số chiếm tỷ trọng lớn trong thang điểm đánh giá.
Đồng thời, cần xây dựng thang điểm kết quả cụ thể cho các tiêu chí đánh giá. Hơn nữa, không ai lường trước được các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. Nguyên tắc 4: Gắn kết quả cá nhân với kết quả tập thể Để giảm tình trạng trưởng bộ phận quá dễ dãi hoặc khắt khe trong đánh giá bộ phận mình, nhà quản lý cần phải gắn kết quả đánh giá của cá 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nhân với kết quả đánh giá của tập thể. Khi gắn kết quả tập thể với kết quả cá nhân sẽ giảm tỷ lệ đánh giá không công bằng, đồng thời nâng cao tính tập thể Nguyên tắc 5: Đánh giá từ nhiều đối tượng khác nhau Nên thực hiện đánh giá từ nhiều đối tượng khác nhau và mỗi đối tượng chỉ đánh giá đúng khía cạnh phù hợp.
Nguyên tắc này đảm bảo kết quả đánh giá được chính xác và khách quan hơn khi được tham chiếu và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau. Nguyên tắc 6: Gắn kết quả đánh giá với quyền lợi của nhân viên Khi kết quả đánh giá được gắn với quyền lợi của nhân viên (gắn với lương, thưởng) thì nhân viên sẽ quan tâm, chú ý hơn đến công tác đánh giá. Như vậy, công tác đánh giá hiệu quả công việc không chỉ là vấn đề quan tâm các cấp quản lý, mà còn là mối quan tâm trực tiếp của toàn thể nhân viên vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của họ Nguyên tắc 7: Có sự cam kết, ủng hộ của lãnh đạo ` Khi lãnh đạo có sự nhận thức đúng đắn về mức độ quan trọng và quyết tâm thực hiện thì sẽ quán triệt được tinh thần tới toàn thể nhân viên trong tổ chức. Đây cũng có thể được coi như một trong những điều kiện tiên quyết để công tác đánh giá hiệu quả công việc trong tổ chức đạt kết quả tốt.
Nguyên tắc 8: Ứng dụng sự hỗ trợ của các công cụ công nghệ thông tin Thay vì sử dụng phương pháp đánh giá thủ công bằng tay hoặc trên excel, các nhà quản lý có thể sử dụng các phần mềm đánh giá để tiết kiệm thời gian, công sức, cũng như tăng tính chính xác và khách quan của các kết quả đánh giá. Như vậy, để đánh giá hiệu quả công việc cần phải có một hệ thống đánh giá bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả. Bên cạnh đó còn có sự kết hợp đánh giá năng lực, kỹ năng, phẩm chất của đối tượng được đánh giá. Đánh giá hiệu quả công việc có vai trò vô cùng quan trọng đối 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com với các tổ chức bởi nó là tiền đề, là cơ sở để khen thưởng, kỷ luật, động viên nhân viên cũng như giúp nhà quản trị quyết định việc trả lương thưởng, chế độ đãi ngộ một cách công bằng và chính xác.