Chương 1: Cơ sở khoa học về triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Ở chương này, đề tài khóa luận tiếp cận các khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ; triển lãm, triển lãm tài liệu lưu trữ; trực tuyến, triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ; nêu mục đích, ý nghĩa của triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ; yêu cầu, quy trình của tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ; các thành phần nội dung tài liệu lưu trữ bảo quản tại đây; quy định của Nhà nước về hoạt động triển lãm trực tuyến TLLT và giới thiệu khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Chương 2: Thực trạng tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Trong chương 2, đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu, khảo sát và đánh giá về hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ triển lãm trực tuyến tài 8 Luan van liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Từ những kết quả nghiên cứu ở trên, tại chương 3, khóa luận đề xuất một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Sinh viên Lê Thị Minh Anh 9 Luan van CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TRIỂN LÃM TRỰC TUYẾN TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I 1.
Một số khái niệm 1. Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ Với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã khiến cho nguồn tài liệu ngày càng phong phú. Tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài người, giúp loài người ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các ký tự, chữ viết xuất hiện.
“Từ điển Thuật ngữ lưu trữ” tiếng Anh và tiếng Pháp do Hội đồng Lưu trữ quốc tế xuất bản lần thứ hai, có sửa đổi, bổ sung tại Muchen, NewYork, London, Paris (1988) do Petes Walne làm tổng biên tập đã giải thích:“Tài liệu là tập hợp tạo thành từ một vật mang tin và thông tin mà nó chứa đựng, có thể dùng cho mục đích tham khảo hoặc làm chứng cứ” [ 7,39 ]. Cùng với quan điểm trên về khái niệm “tài liệu”, tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 có định nghĩa:“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [ 5,3 ]. “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Tương tự như khái niệm “Tài liệu”, khái niệm “ Tài liệu lưu trữ” một trong những khái niệm quan trọng đóng vai trò làm nền tảng chung cho công tác văn thư – lưu trữ.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau được đưa ra: Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990): “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa 10 Luan van khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ” [ 4,145]. Tại khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 có quy định:“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”. “Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [ 5,3 ]. Trong cuốn “Từ điển thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước xã hội chủ nghĩa”, khái niệm “Tài liệu lưu trữ” được giải thích như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ”.
Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như trong các công trình của các tác giả nước ngoài có thể dẫn đến nhận xét như sau: các định nghĩa nêu trên, mặc dù có sự khác nhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm. Thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải có nguồn xuất xứ do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo quy định hợp pháp. Thứ hai, nó phải là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu. Như vậy, có thể khẳng định tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc; có các đặc điểm chứa đựng những thông tin về quá khứ; có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội và tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương.
Khái niệm triển lãm, triển lãm tài liệu lưu trữ Triển lãm là một động từ chỉ hành động hoặc quá trình trưng bày hoặc trưng bày các tác phẩm nghệ thuật tại một địa điểm [ 12,2 ]. Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2019/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/04/2019) định nghĩa hoạt động triển lãm như sau: “Triển lãm là việc tổ chức trưng bày tác phẩm, hiện vật, tài liệu tập 11 Luan van trung trong một thời gian, tại một không gian nhất định theo các hình thức khác nhau, bằng các phương tiện kỹ thuật khác nhau nhằm mục đích giới thiệu, công bố, phổ biến trong xã hội, cộng đồng” [ 3,2 ]. Triển lãm tài liệu lưu trữ - một trong những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ độc đáo và hiệu quả, có thể quảng bá, giới thiệu tới độc giả với nhiều độ tuổi, nhu cầu sử dụng tài liệu khác nhau trong cùng một thời điểm, một không gian. Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn năm 1992 có nêu: “Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để phục vụ việc sử dụng và tuyên truyền, giáo dục cho quần chúng về một chủ đề nào đó” [ 2, 236 ].
Theo cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam do PGS.TS Dương Văn Khảm biên soạn, Nhà xuất bản Thông tin và Truyền thông ấn hành năm 2015 viết:“Triển lãm tài liệu lưu trữ - Exhibition of archival document là một trong các hình thức tổ chức, khai thác, sử dụng TLLT thông qua việc trưng bày hiện vật là TLLT và những tài liệu, hiện vật khác có liên quan. Triển lãm TLLT nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến mọi người trong xã hội, cộng đồng về nội dung giá trị của tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị của tài liệu. Việc tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu, hình ảnh lưu trữ thường theo một chủ đề, tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định”.Khái niệm này đã định nghĩa tổng quát, đầy đủ nhất về loại hình, mục đích và phương pháp tổ chức của triển lãm tài liệu lưu trữ. Cùng quan điểm như vậy, Thuật ngữ Văn thư - Lưu trữ do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn năm 2017 có định nghĩa về triển lãm tài liệu: “Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ về một chủ đề, sự kiện, sự vật, hiện tượng, nhân vật,…theo hệ thống, trong phạm vi, không gian nhỏ.” Nói tóm lại, triển lãm TLLT là sự trưng bày TLLT ở những địa điểm cụ 12 Luan van thể để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá TLLT theo một chủ đề nhất định.
Tài liệu lưu trữ được đưa ra triển lãm phải có tính chân thực cao và có độ tin cậy. Thông qua việc giới thiệu tài liệu lưu trữ tới công chúng, triển lãm tài liệu lưu trữ được đánh giá là một trong những hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có giá trị. Khái niệm trực tuyến, triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ Triển lãm trực tuyến đang là xu hướng chung của cả thế giới bởi khả năng tiếp cận công chúng rộng rãi. Đặc biệt, do ảnh hưởng của dịch COVID- 19, gần 2 năm qua rất nhiều hoạt động văn hóa bị ngưng trệ.
Tại nước ta, nhiều đơn vị cũng đã thực hiện nhiều triển lãm trực tuyến có chất lượng (xem Phụ lục số 1). Tuy vậy, triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ vẫn đang còn là một thuật ngữ mới mẻ, chưa được nghiên cứu rộng rãi. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, trước hết chúng ta nên tìm hiểu về khái niệm “trực tuyến”,“ triển lãm trực tuyến”. Theo Từ điển bách khoa toàn thư mở Wikipedia: “Trực tuyến (từ tiếng Anh: Online) thường được dùng cho một kết nối hoạt động với một mạng truyền thông, đặc biệt là trong mạng Internet hoặc chỉ liên kết trong mạng cục bộ” [1,1].
Theo Từ điển Longman Dictionary, trực tuyến được hiểu là “kết nối với các máy tính khác thông qua Internet hoặc là kết nối có sẵn thông qua Internet; kết nối trực tiếp hoặc bị điều khiển bởi một máy tính”. Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng trực tuyến là một thuật ngữ chỉ trạng thái kết nối hoạt động với một trạng thái truyền thông, chủ yếu là mạng Internet hoặc mạng cục bộ để giúp người dùng truy cập trực tiếp để khai thác thông tin mà họ cần đến. “Triển lãm trực tuyến – Virtual / Online/ Digital Exhibition” – là một sự kiện có thể xem trên máy tính, điện thoại di động có sử dụng Internet, ở bất 13 Luan van cứ đâu, bất cứ nơi nào và bất cứ thời gian nào bạn cũng có thể xem được. Là hoạt động giới thiệu tài liệu, triển lãm hiện vật thông qua việc số hóa trong môi trường mạng ảo nhằm phục vụ các mục đích sử dụng, nghiên cứu, quan sát của độc giả.