Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH B2B GLOBAL" được thực hiện bởi sinh viên Cao Thị Linh (chuyên ngành Thương mại quốc tế và Logistics, Khoa Kinh tế Quốc tế, Học viện Chính sách và Phát triển) dưới sự hướng dẫn của ThS. Phạm Thị Quỳnh Liên vào năm 2023.
Về bối cảnh thực tiễn, thương mại quốc tế và dịch vụ logistics đóng vai trò then chốt trong lưu thông hàng hóa toàn cầu. Với bờ biển dài hơn 3.260 km tiếp giáp Biển Đông – tuyến giao thương hàng hải quốc tế kết nối Ấn Độ Dương và Thái Bình Dương, Việt Nam sở hữu vị thế địa kinh tế thuận lợi cho phát triển vận tải biển. Vận tải biển đảm nhận khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh trên các tuyến đường xa với chi phí thấp hơn các phương thức khác. Tuy nhiên, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một chuỗi mắt xích nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp đồng bộ giữa chủ hàng, công ty giao nhận (forwarder), hãng tàu, cơ quan hải quan và hệ thống cảng bãi. Tại Công ty TNHH B2B GLOBAL – doanh nghiệp giao nhận hoạt động từ năm 2017, nghiệp vụ giao hàng đường biển dù là mảng kinh doanh cốt lõi nhưng vẫn bộc lộ một số tồn tại như sai sót chứng từ, áp mã số hàng hóa (HS code) chưa chuẩn xác, giá cước chào cho khách hàng đôi lúc thiếu tính cạnh tranh và việc kiểm soát hàng hóa thực tế tại bãi cảng còn rủi ro.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 3 nhiệm vụ:
- Hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản về hoạt động giao nhận hàng hóa và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế.
- Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH B2B GLOBAL giai đoạn 2020–2022, chỉ rõ những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của tồn tại.
- Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời xác định định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2023–2027.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH B2B GLOBAL.
- Phạm vi không gian: Khảo sát các hoạt động nghiệp vụ giao nhận, chứng từ và khai báo hải quan diễn ra tại văn phòng Công ty TNHH B2B GLOBAL và khu vực làm thủ tục hải quan tại Cảng Cát Lái (Thành phố Hồ Chí Minh).
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực trạng hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ được thu thập trong giai đoạn 3 năm (2020–2022); các định hướng và giải pháp đề xuất có giá trị áp dụng trong giai đoạn 5 năm (2023–2027).
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Về cơ sở lý luận, tác giả vận dụng các khái niệm và khung pháp lý thương mại, hàng hải trong nước và quốc tế:
- Khái niệm và thuật ngữ chuyên ngành: Xuất khẩu hàng hóa (theo Điều 28 Luật Thương mại); Dịch vụ giao nhận vận tải (theo định nghĩa của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận - FIATA và Điều 233 Luật Thương mại); các phương thức gửi hàng container nguyên (FCL), hàng lẻ (LCL), hàng kết hợp (FCL/LCL, LCL/FCL) và phương thức vận chuyển bằng tàu hàng rời (bulk cargo).
- Khung pháp lý quốc tế điều chỉnh vận đơn đường biển: Quy tắc Hague 1924 (Công ước Brussels 1924), Quy tắc Hague-Visby 1968, Nghị định thư sửa đổi SDR 1979; Công ước Hamburg 1978; Quy tắc UNCTAD/ICC số 481.
- Khung pháp lý Việt Nam: Luật Thương mại 2005, Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015, Luật Hải quan và các nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển Việt Nam.
- Hệ thống chứng từ vận tải biển: Phân tích cấu trúc và chức năng của Vận đơn đường biển (B/L - gồm Master B/L và House B/L), Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note/Confirmation), Lệnh giao hàng (D/O), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Đơn/Giấy chứng nhận bảo hiểm, Tờ khai hải quan và Thông báo hàng đến (Arrival Notice).
Về phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa số liệu từ báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020–2022 của Công ty TNHH B2B GLOBAL, tài liệu nghiệp vụ giao nhận, giáo trình logistics và văn bản pháp luật hiện hành.
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua quá trình tác giả thực tập 3 tháng tại công ty, trực tiếp quan sát công việc tại phòng Khai báo hải quan, phòng Chứng từ và phỏng vấn cán bộ nhân viên phụ trách quy trình xuất khẩu.
- Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Áp dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích chỉ số tài chính, phương pháp so sánh (tuyệt đối và tương đối) và phương pháp tổng hợp để làm rõ thực trạng vận hành.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Chương 1 xây dựng nền tảng lý thuyết về vận tải biển và nghiệp vụ giao nhận quốc tế. Tác giả phân tích đặc điểm của vận chuyển đường biển: năng lực chuyên chở khối lượng lớn, tính kinh tế cao trên các chặng đường dài, thích hợp cho nhiều chủng loại hàng (từ hàng rời như than đá, quặng sắt đến hàng công nghiệp đóng container), tốc độ di chuyển trung bình (12–20 hải lý/giờ) và chịu sự chi phối chặt chẽ của các quy tắc hàng hải quốc tế.
Khóa luận làm rõ vai trò đa dạng của người giao nhận (forwarder): môi giới hải quan (customs broker), đại lý ủy thác (agent), người gom hàng lẻ (cargo consolidator) và người chuyên chở/thầu chuyên chở (carrier). Trên cơ sở lý luận, tác giả hệ thống hóa quy trình giao hàng xuất khẩu chuẩn gồm 9 bước:
- Nhận yêu cầu từ khách hàng.
- Hỏi giá và chào giá cước/lịch trình.
- Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ (booking).
- Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu.
- Thực hiện thông quan hàng xuất khẩu trên phần mềm hải quan điện tử (ECUS5/VNACCS).
- Phát hành vận đơn đường biển (phân biệt House B/L do forwarder cấp và Master B/L do hãng tàu cấp).
- Thực xuất tờ khai hải quan.
- Gửi thông tin và bộ chứng từ cho đại lý tại cảng đích.
- Lập quyết toán hồ sơ và chứng từ công nợ (Debit Note theo điều kiện Freight Prepaid hoặc Freight Collect).
Chương 2: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH B2B GLOBAL
Chương này tập trung giới thiệu và mổ xẻ tình hình thực tế tại Công ty TNHH B2B GLOBAL (thành lập ngày 26/09/2017, mã số thuế 0314643523, trụ sở tại Quận 10 và văn phòng giao dịch tại 61 Trần Kế Xương, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP.HCM do ông Trần Xuân Huy làm đại diện pháp luật).
1. Cơ cấu nhân sự và cơ sở vật chất
Tính đến tháng 9/2022, tổng số lao động tại công ty là 31 người, bố trí tại 6 phòng ban chức năng: Ban Giám đốc và Trợ lý (2 người), Hành chính - Kế toán (6 người), Kinh doanh (4 người), Chứng từ (8 người), Khai báo hải quan (6 người), Giao nhận (4 người) và Chăm sóc khách hàng (1 người).
| Tiêu chí phân loại | Phân nhóm | Số lượng (người) | Tỷ lệ (%) |
|---|---|---|---|
| Trình độ học vấn | Đại học và trên đại học | 29 | 93,55 |
| Cao đẳng | 2 | 6,45 | |
| Giới tính | Nữ | 20 | 64,52 |
| Nam | 11 | 35,48 | |
| Tổng cộng | 31 | 100,00 |
Về cơ sở vật chất, công ty thuê diện tích văn phòng khoảng 150 m², trang bị hệ thống máy vi tính kết nối mạng, máy in, máy fax phục vụ nghiệp vụ khai báo điện tử và liên lạc quốc tế.
2. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020–2022
Số liệu tài chính của B2B GLOBAL ghi nhận sự tăng trưởng liên tục về quy mô doanh thu và lợi nhuận:
| Chỉ tiêu tài chính | Năm 2020 (triệu VND) | Năm 2021 (triệu VND) | Năm 2022 (triệu VND) | So sánh 2021/2020 (%) | So sánh 2022/2021 (%) |
|---|---|---|---|---|---|
| Doanh thu thuần | 9.846 | 15.183 | 22.846 | +54,20 | +50,47 |
| Giá vốn hàng bán | 7.373 | 11.230 | 17.112 | +52,31 | +52,38 |
| Chi phí tài chính | 0 | 56 | 63 | — | +12,50 |
| Chi phí quản lý DN | 1.104 | 1.340 | 1.820 | +21,38 | +35,82 |
| Lợi nhuận thuần từ HĐKD | 115 | 184 | 306 | +60,00 | +66,30 |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN | 81 | 147 | 245 | +81,48 | +66,67 |
Trong các mảng dịch vụ, vận tải đường biển luôn đóng góp tỷ trọng lớn nhất (chiếm 49,6% năm 2020 và đạt gần 60% tổng doanh thu vào năm 2022), tiếp theo là dịch vụ vận tải hàng không và dịch vụ đại lý khai báo hải quan.
3. Cơ cấu thị trường và mặt hàng xuất khẩu đường biển
Doanh thu giao hàng xuất khẩu đường biển của B2B GLOBAL tập trung vào các thị trường xuất khẩu trọng điểm:
| Thị trường | Doanh thu 2020 (triệu VND) | Tỷ trọng 2020 (%) | Doanh thu 2021 (triệu VND) | Tỷ trọng 2021 (%) | Doanh thu 2022 (triệu VND) | Tỷ trọng 2022 (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Singapore | 510 | 24,4 | 1.180 | 33,3 | 2.450 | 30,5 |
| Mỹ | 235 | 11,3 | 485 | 13,7 | 1.545 | 19,2 |
| Nhật Bản | 420 | 20,9 | 715 | 20,1 | 1.210 | 15,1 |
| Anh | 380 | 18,2 | 520 | 14,7 | 1.280 | 15,9 |
| Thái Lan | 350 | 16,7 | 328 | 9,2 | 990 | 12,4 |
| Thị trường khác | 192 | 9,5 | 318 | 9,0 | 556 | 6,9 |
| Tổng cộng | 2.087 | 100,0 | 3.546 | 100,0 | 8.031 | 100,0 |
Về chủng loại hàng hóa, dệt may và thiết bị y tế chiếm tỷ trọng khối lượng chủ yếu qua các năm:
| Nhóm mặt hàng | Khối lượng 2020 (tấn) | Khối lượng 2021 (tấn) | Khối lượng 2022 (tấn) |
|---|---|---|---|
| Hàng dệt may | 1.112,0 | 1.637,6 | 1.786,8 |
| Thiết bị y tế | 984,0 | 1.111,2 | 1.245,5 |
| Các mặt hàng khác | 695,5 | 526,0 | 567,9 |
| Tổng sản lượng | 2.622,0 | 3.316,7 | 3.727,8 |
4. Khảo sát chi tiết 9 bước quy trình thực tế tại công ty
Khóa luận mô tả quy trình thực tế B2B GLOBAL triển khai cho khách hàng (như Akzo Nobel, Ichelin...) qua các hãng tàu lớn (Maersk Line, ONE, TS Line, Cosco):
- Bước 1 (Tiếp nhận thông tin): Nhân viên kinh doanh khai thác data khách hàng, xác định nhu cầu đi FCL (container 20', 40', 40RF) hoặc LCL.
- Bước 2 (Báo giá): Liên hệ hãng tàu lấy cước, tính toán phụ phí để gửi báo giá và nhận lại Booking Request.
- Bước 3 (Lưu cước hãng tàu): Gửi Booking Request sang hãng tàu nhận Booking Confirmation, kiểm tra hạn đóng hàng và giờ cắt máng (closing time) rồi chuyển khách hàng.
- Bước 4 (Chuẩn bị hồ sơ hải quan): Tiếp nhận hóa đơn, packing list, hợp đồng, giấy giới thiệu; nộp hồ sơ giấy đối chiếu tại Hải quan Cửa khẩu Cát Lái.
- Bước 5 (Khai báo điện tử): Sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS của Công ty Thái Sơn để truyền tờ khai. Phân luồng gồm: Luồng Xanh (miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa), Luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy), Luồng Đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa theo tỷ lệ 5%, 10% hoặc 100%).
- Bước 6 (Phát hành vận đơn): Lập House B/L gửi khách duyệt, đồng thời nhận Master B/L từ hãng tàu để kiểm tra chéo thông tin.
- Bước 7 (Thực xuất tờ khai): Nộp tờ khai và vận đơn để công chức hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất sau khi tàu rời bến.
- Bước 8 (Gửi chứng từ đại lý): Gửi manifest, B/L, packing list cho đại lý nước ngoài theo dõi đầu dỡ hàng.
- Bước 9 (Quyết toán và lưu trữ): Phát hành Debit Note thu phí cước và local charges, lưu hồ sơ 1 bộ tại công ty.
Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH B2B GLOBAL
Chương 3 xây dựng định hướng đến năm 2027 và đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục các điểm nghẽn nghiệp vụ:
- Hoàn thiện công tác chứng từ và khai hải quan: Thiết lập quy trình kiểm tra chéo (double check) giữa nhân viên chứng từ và nhân viên hiện trường để rà soát tính đồng bộ giữa hóa đơn, packing list và hợp đồng; tăng cường nghiệp vụ tra cứu mã HS nhằm tránh tình trạng áp sai mã dẫn đến phạt vi phạm hoặc chậm tiến độ thông quan.
- Tăng cường kiểm tra, giám sát giao nhận: Quy định chặt chẽ trách nhiệm của nhân viên giao nhận tại Cảng Cát Lái trong việc kiểm tra tình trạng vỏ container rỗng, niêm phong chì (seal) và giám sát đóng hàng để tránh hư hỏng hoặc thất thoát hàng hóa.
- Giải pháp nhân sự và quản lý: Xây dựng khung đánh giá hiệu suất (KPI) gắn với tỷ lệ sai sót chứng từ; tổ chức đào tạo nội bộ về cập nhật văn bản pháp luật hải quan và nâng cao năng lực ngoại ngữ chuyên ngành.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển thị trường: Đàm phán chính sách giá cước linh hoạt hơn với các hãng tàu đối tác (Maersk, ONE, Cosco) nhằm nâng cao tính cạnh tranh của báo giá; duy trì nhóm khách hàng lớn hiện hữu (như Akzo Nobel, Ichelin) song song với việc mở rộng thị phần tại tuyến Bắc Mỹ và châu Âu.
- Kiến nghị vĩ mô: Đề xuất Nhà nước tiếp tục cải cách thủ tục hành chính, hiện đại hóa hạ tầng giao thông kết nối cụm cảng biển; đề nghị Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) tăng cường tổ chức các khóa bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ giao nhận.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh các kết quả thực tế từ văn bản:
- Phản ánh trung thực kết quả kinh doanh tăng trưởng của B2B GLOBAL giai đoạn 2020–2022: doanh thu tăng từ 9.846 triệu VND lên 22.846 triệu VND; lợi nhuận sau thuế tăng từ 81 triệu VND lên 245 triệu VND; sản lượng hàng xuất khẩu đường biển tăng từ 2.622 tấn lên 3.727,8 tấn.
- Hệ thống hóa chi tiết sơ đồ vận hành 9 bước của quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển đang áp dụng tại Cảng Cát Lái trên hệ thống phần mềm hải quan điện tử ECUS5/VNACCS.
- Chỉ rõ các nguyên nhân gây sai sót trong thực tế vận hành: nhân viên chứng từ thiếu cẩn trọng dẫn đến thông tin không khớp giữa các chứng từ; nhân viên khai hải quan thao tác nhập liệu nhầm lẫn mã hợp đồng và đặc biệt là sai mã HS; nhân viên hiện trường chưa kiểm tra kỹ hàng hóa tại bãi; giá cước chào hàng chưa thực sự cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Nghiên cứu chỉ giới hạn phân tích dữ liệu hoạt động trong phạm vi hẹp tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty TNHH B2B GLOBAL) tại khu vực Cảng Cát Lái (TP.HCM); nguồn số liệu kinh doanh dừng lại ở năm tài chính 2022; chưa phân tích sâu quy trình giao nhận đối với hàng chuyên dụng như hàng siêu trường, siêu trọng hoặc hàng dự án.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận tích hợp đa phương thức (kết hợp đường bộ - đường biển - hàng không); nghiên cứu tác động của việc áp dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (e-B/L) và công nghệ số hóa chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ giai đoạn sau năm 2023.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành: Cung cấp tài liệu thực tế cho sinh viên các ngành Kinh tế quốc tế, Thương mại quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng trong việc tìm hiểu quy trình chứng từ và khai báo hải quan xuất khẩu đường biển tại Cảng Cát Lái.
- Nhân sự thực tập và người làm nghiệp vụ mới: Phần mô tả chi tiết 9 bước quy trình, các biểu mẫu chứng từ (B/L, Booking Confirmation, Packing List, Tờ khai hải quan) và cách phân luồng tờ khai trên phần mềm ECUS5/VNACCS có tính ứng dụng thực hành cao.
- Các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ: Tham khảo cấu trúc tổ chức bộ máy tinh gọn (31 nhân sự với 6 phòng ban) và các giải pháp hạn chế sai sót chứng từ, nâng cao nghiệp vụ quản lý giao nhận.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty B2B GLOBAL sử dụng phần mềm nào để làm thủ tục thông quan hàng hóa và quy trình phân luồng ra sao?
Công ty sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5/VNACCS của Công ty Thái Sơn. Sau khi truyền số liệu tờ khai, hệ thống tự động phản hồi số tờ khai và phân vào 3 luồng: Luồng Xanh (miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa), Luồng Vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy, miễn kiểm tra thực tế hàng) và Luồng Đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa với các tỷ lệ 5%, 10% hoặc 100% tùy chỉ định của lãnh đạo chi cục hải quan).
2. Hai nhóm mặt hàng xuất khẩu đường biển chủ lực của B2B GLOBAL trong giai đoạn 2020–2022 là gì và sản lượng đạt bao nhiêu?
Hai mặt hàng chủ lực là hàng dệt may và thiết bị y tế. Trong đó, hàng dệt may có sản lượng cao nhất: năm 2020 đạt 1.112,0 tấn; năm 2021 đạt 1.637,6 tấn; năm 2022 đạt 1.786,8 tấn. Mặt hàng thiết bị y tế đứng thứ hai: năm 2020 đạt 984,0 tấn; năm 2021 đạt 1.111,2 tấn; năm 2022 đạt 1.245,5 tấn.
3. Những lỗi nghiệp vụ phổ biến nhất mà nhân viên công ty thường gặp phải trong quy trình giao hàng là gì?
Các lỗi tồn tại được văn bản chỉ rõ gồm: sai sót trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ dẫn đến thông tin không khớp nhau giữa hợp đồng, hóa đơn và packing list; nhân viên khai báo hải quan nhập liệu sai mã hợp đồng, sai thông tin hóa đơn và phổ biến nhất là khai sai mã số hàng hóa (mã HS); nhân viên giao nhận hiện trường kiểm tra hàng hóa tại kho bãi chưa kỹ dẫn đến phát sinh thiếu hụt hoặc hư hại hàng hóa; giá chào dịch vụ đôi khi cao hơn mặt bằng chung của thị trường.
4. Cơ cấu lao động tại Công ty B2B GLOBAL năm 2022 có đặc điểm gì về trình độ và giới tính?
Về trình độ, nhân sự có chất lượng học vấn cao với 29/31 người đạt trình độ đại học và trên đại học (chiếm 93,55%), chỉ có 2 nhân viên giao nhận đạt trình độ cao đẳng (chiếm 6,45%). Về giới tính, lao động nữ chiếm ưu thế với 20 người (64,52%), tập trung ở các phòng kế toán, chứng từ, khai báo hải quan và CSKH; lao động nam gồm 11 người (35,48%), tập trung chủ yếu ở phòng kinh doanh và phòng giao nhận hiện trường.
Kết luận
Khóa luận của sinh viên Cao Thị Linh đã khái quát toàn diện cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng 9 bước của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH B2B GLOBAL giai đoạn 2020–2022. Dựa trên số liệu tài chính, sản lượng hàng hóa và cơ cấu thị trường xuất khẩu cụ thể, nghiên cứu đã chỉ ra các điểm nghẽn nghiệp vụ về áp mã HS, sai lệch chứng từ và giá cước chào thầu. Hệ thống giải pháp đề xuất tập trung vào quy trình kiểm tra chéo, bồi dưỡng nhân sự và chuẩn hóa giám sát hiện trường, tạo cơ sở thực tiễn để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành dịch vụ logistics đường biển đến năm 2027.