Chương I – Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình Chương II – Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Chương III – Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình Chương IV – Hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp vận vận tải quốc tế Hòa Bình 7 CHƯƠNG II – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP 2. Khái quát về giao hàng xuất khẩu 2. Định nghĩa chung về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu a. Quy trình giao hàng xuất khẩu Giao hàng xuất khẩu là một bộ phận cấu thành quan trọng trong thương mại quốc tế, là một khâu không thể thiếu trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hoá từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng.
Hoạt động giao hàng là một quy trình bao gồm nhiều công đoạn mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đưa ra các quyết định về giao hàng, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình di chuyển. Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao hàng giữa hai địa điểm tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Dịch vụ giao nhận hàng hoá Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận vận tải quốc tế _ FIATA về dịch vụ giao nhận đưa ra khái niệm như sau: Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) được định nghĩa là “bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”. Luật Thương mại sửa đổi ban hành ngày 14/06/2005 của nước ta định nghĩa “Dịch vụ Logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, 8 các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởn thù lao”.
Người giao nhận Trong nhiều nước, người giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “Đại lý hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng và giao nhận”, “Người vận chuyển chuyên chính” nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn chỉ là người bán dịch vụ. Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997: “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá”. Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế - FIATA thì: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá…” 2.
Đặc điểm, vai trò và nghĩa vụ của các bên 2. Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Giao nhận vận tải hàng hoá bằng đường biển là hoạt động thương mại mang tính chất dịch vụ nên nó cũng mang đầy đủ những đặc điểm của dịch vụ, bao gồm: Thứ nhất, tính vô hình Sản phẩm của quá trình vận chuyển này có tính vô hình nghĩa là các chủ hàng, người sử dụng dịch vụ không nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hóa hữu hình. Chỉ khi tiêu dùng rồi thì khách hàng mới có thể thấy được chất lượng của dịch vụ thông qua các tiêu thức như: thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, có đúng lịch trình và an toàn không, thủ tục chứng từ có đúng quy cách, rõ ràng không,. Thứ hai, tính không lưu trữ 9 Hoạt động vận chuyển chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầu của khách hàng nên người vận tải không có khả năng sản xuất hàng loạt dịch vụ vận chuyển.
Chính điều này tạo nên sự mất cân đối trong quan hệ cung – cầu vào những thời điểm khác nhau, phụ thuộc vào mùa vụ và chu kỳ kinh doanh của khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Thứ ba, tính không sở hữu Khi dịch vụ vận chuyển được thực hiện, với các công việc như vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hóa được di chuyển đến đích, chứ không được chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải. Thứ tư, tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi với tiêu thụ Tính đồng nhất thể hiện sự đồng thời cả về thời gian và không gian giữa sản xuất và tiêu dùng dịch vụ vận chuyển. Do không thể sản xuất hàng loạt, sản xuất trước nên người vận chuyển cần có kế hoạch, dự trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo được nhu cầu của khách hàng.
Thứ năm, tính thay đổi Tính thay đổi của dịch vụ vận chuyển thể hiện ở việc việc dịch vụ vận tải không giống nhau ở các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên vận chuyển, cùng một nhà cung cấp hay một loại dịch vụ. Thứ sáu, tính thích ứng Do đặc điểm của sản phẩm vận tải là không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê. Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Trong mỗi chuyến giao hàng, lại có thể xảy ra những phát sinh bất ngờ do việc vận chuyển hàng hoá qua đường biển gặp nhiều rủi ro, đòi hỏi cần có hoạt động quản trị quá trình này: 10 - Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyểnhàng hoá quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hoá được giao đi đúng hạn và thu về lợi nhuận. Bên cạnh đó, việc quản trị giúp các doanh nghiệp nắm bắt tình hình hàng hoá của mình trong quá trình vận chuyển cũng như theo dõi các đối tác có làm đúng như hợp đồng hay không.
- Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận. - Đối với người nhận hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giúp nhận được hàng hoá đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Theo Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm - Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. Các phương thức giao hàng xuất khẩu Phương thức gửi hàng nguyên container (FCL) 11 Thuật ngữ FCL - Full Container Load được hiểu là: Lô hàng đủ lớn để xếp nguyên trong một hay nhiều container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container thì áp dụng phương pháp FCL/FCL. Phương pháp gửi hàng lẻ bằng container (LCL) Thuật ngữ LCL – Less than a Container Load được hiểu là: Những lô hàng lẻ đóng chung trong một container mà người gom hàng dù là hãng tàu hay người giao nhận phải chịu trách nhiệm xếp hàng vào và đưa hàng ra khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng hóa nhỏ, không đủ để xếp đầy một container thì áp dụng phương pháp LCL/LCL. Nội dung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu 2.
Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Cung cấp dịch vụ giao giao hàng xuất khẩu là một quá trình phức tạp liên quan đến nhiều đơn vị bên ngoài và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp giao nhận vận chuyển. Do đó, nhà quản trị phải xây dựng được một kế hoạch giao hàng hiệu quả, hoàn thành tốt các yêu cầu được uỷ thác bằng cách tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp một cách hữu hiệu, sẵn sàng đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh qua đó thu được kết quả tốt nhất. Sau khi nhận được hợp đồng vận chuyển/yêu cầu dịch vụ của chủ hàng, người giao nhận lập kế hoạch giao hàng vận chuyển. Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ: Thứ nhất, dựa trên hợp đồng vận tải/yêu cầu dịch vụ, công ty sẽ xác định được loại hàng hoá, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng (volume), thời gian tàu chạy dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA), vận chuyển FCL 12 hay LCL,… Từ đó, công ty sẽ có những thông tin ban đầu để sắp xếp chuẩn bị nguồn lực Thứ hai, mỗi loại hàng hoá có đặc điểm bốc xếp, bảo quản, vận chuyển khác nhau nên công ty cần dựa trên khối lượng hàng hoá để tối ưu hoá trọng tải phương tiện, từ đó tối ưu hoá được chi phí Thứ ba, doanh nghiệp giao nhân cần căn cứ xem điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình như thế nào, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất,… có đủ đáp ứng những yêu cầu của khách hàng hay không.