Khóa luận quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO

Khám phá quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần giao nhận KTO, đảm bảo hiệu quả và an toàn cho hàng hóa.

• Tác giả: Phạm Thị Thùy Dương
• Người hướng dẫn: TS. Mai Thanh Huyền
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế
• Đề tài: Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Của Công Ty Cổ Phần Giao Nhận KTO
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 1.2. Tổng quan về tình hình nghiên cứu
• 1.3. Mục đích nghiên cứu
• 1.4. Đối tượng nghiên cứu
• 1.5. Phạm vi nghiên cứu
• 1.6. Phương pháp nghiên cứu
• 1.7. Kết cấu của khóa luận
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
• 2.1. Một số khái niệm cơ bản
• 2.2. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu
• 2.3. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 2.4. Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một phần quan trọng trong hoạt động logistics của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO. Quy trình này không chỉ đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn mà còn tối ưu hóa thời gian và chi phí. Việc hiểu rõ quy trình này giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

1.1. Khái niệm về Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu

Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm các bước từ chuẩn bị hàng hóa, vận chuyển đến giao nhận. Mỗi bước đều cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng đúng thời gian và chất lượng.

1.2. Vai trò của Quản Trị Quy Trình Giao Hàng

Quản trị quy trình giao hàng giúp tối ưu hóa các hoạt động logistics, giảm thiểu rủi ro và chi phí. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn tạo dựng lòng tin từ phía khách hàng.

II. Những Thách Thức Trong Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu

Trong quá trình quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu, Công ty Cổ phần Giao nhận KTO gặp phải nhiều thách thức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.

2.1. Vấn Đề Về Thủ Tục Hải Quan

Thủ tục hải quan phức tạp có thể gây chậm trễ trong quá trình giao hàng. Việc nắm rõ các quy định và thủ tục là rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro này.

2.2. Khó Khăn Trong Quản Lý Chuỗi Cung Ứng

Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là một thách thức lớn. Sự phối hợp giữa các bên liên quan cần được cải thiện để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian.

III. Phương Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Quản Trị Quy Trình Giao Hàng

Để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu, Công ty Cổ phần Giao nhận KTO cần áp dụng các phương pháp hiện đại và tối ưu hóa quy trình làm việc.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin

Công nghệ thông tin giúp theo dõi và quản lý quy trình giao hàng một cách hiệu quả. Việc sử dụng phần mềm quản lý logistics có thể cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc.

3.2. Đào Tạo Nhân Lực

Đào tạo nhân viên về quy trình giao hàng và các kỹ năng cần thiết là rất quan trọng. Nhân lực có trình độ sẽ giúp công ty xử lý các tình huống phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Tại KTO

Công ty Cổ phần Giao nhận KTO đã áp dụng nhiều giải pháp để cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu. Những ứng dụng này đã mang lại kết quả tích cực trong hoạt động kinh doanh.

4.1. Kết Quả Nghiên Cứu Từ Thực Tế

Nghiên cứu cho thấy việc cải tiến quy trình giao hàng đã giúp giảm thiểu thời gian giao hàng và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Các Dự Án Thành Công

Một số dự án thành công trong việc tối ưu hóa quy trình giao hàng đã được triển khai, từ đó tạo ra giá trị gia tăng cho công ty và khách hàng.

V. Kết Luận Về Tương Lai Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu

Tương lai của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO phụ thuộc vào khả năng thích ứng với thay đổi và cải tiến liên tục. Việc đầu tư vào công nghệ và con người sẽ là chìa khóa cho sự phát triển bền vững.

5.1. Định Hướng Phát Triển

Công ty cần xác định rõ định hướng phát triển trong quản trị quy trình giao hàng để đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng cao.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Đổi Mới

Đổi mới trong quy trình và công nghệ sẽ giúp công ty duy trì vị thế cạnh tranh và phát triển bền vững trong ngành logistics.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, khối lượng hàng hóa giao thương giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới ngày càng gia tăng. Vận tải đường biển tiếp tục giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng ngoại thương nhờ năng lực chuyên chở khối lượng lớn và chi phí tối ưu. Để duy trì năng lực cạnh tranh và đảm bảo hiệu quả kinh tế, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics đòi hỏi phải xây dựng và thực thi chiến lược quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách khoa học, chuẩn hóa.

Công ty Cổ phần Giao nhận KTO (KTO Logistics., JSC) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải đa phương thức và dịch vụ hải quan. Mặc dù hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển được xác định là một trong những mảng kinh doanh trọng điểm, thực tế vận hành tại doanh nghiệp cho thấy quá trình quản trị quy trình giao hàng vẫn bộc lộ nhiều điểm nghẽn, điển hình là sai sót trong xử lý chứng từ, sự cố khai báo hải quan, thiếu hụt vỏ container và hạn chế trong nghiệp vụ xử lý phát sinh của nhân viên. Xuất phát từ thực tiễn thực tập và trực tiếp tham gia vào quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp, tác giả Phạm Thị Thùy Dương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO”.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và khung khái niệm về quy trình và quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận.
2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng hoạt động kinh doanh cùng công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO trong giai đoạn 2021 – 2024 (bao gồm số liệu 9 tháng đầu năm 2024).
3. Đánh giá những kết quả đạt được, chỉ rõ các tồn tại, hạn chế và phân tích nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng của công ty.
4. Đề xuất hệ thống các giải pháp mang tính khả thi và kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO đến năm 2030.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO (trụ sở tại Capital Tower, Hoàn Kiếm, Hà Nội và văn phòng tại Khu đô thị Ngoại Giao đoàn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu hoạt động trong giai đoạn từ năm 2021 đến hết 9 tháng đầu năm 2024; các định hướng, giải pháp đề xuất có tầm nhìn đến năm 2030.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào các khâu quản trị tác nghiệp bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đối với hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) và hàng rời.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy tắc quốc tế và giáo trình chuyên ngành logistics:

• Khung lý thuyết và khái niệm: Tác giả vận dụng định nghĩa dịch vụ giao nhận theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA); các khái niệm vận chuyển hàng hóa quốc tế và quy trình giao nhận theo Giáo trình Giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế (Trường Đại học Thương mại, NXB Hà Nội, 2017) và Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế (Bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, 2017).
• Nội dung quy trình tác nghiệp: Gồm các bước chuẩn bị hàng xuất khẩu, kiểm tra hàng hóa, thuê tàu (theo phương thức tàu chợ - Liner hoặc tàu chuyến - Voyage charter), mua bảo hiểm hàng hóa, làm thủ tục hải quan (khai báo, phân luồng, xuất trình hàng hóa, nộp thuế), tổ chức giao hàng cho tàu biển (lập bảng kê Cargo list, lấy sơ đồ xếp hàng Cargo plan, lấy biên lai thuyền phó Mate’s receipt, đổi vận đơn Bill of Lading hoàn hảo - Clean B/L), thanh toán và giải quyết khiếu nại.
• Nội dung quản trị quy trình: Tiếp cận theo 3 chức năng quản trị cơ bản: (1) Lập kế hoạch giao hàng; (2) Tổ chức thực hiện giao hàng; (3) Giám sát và điều hành quá trình giao hàng. Quá trình điều hành xử lý rủi ro được mô hình hóa qua chu trình 5 bước: Nhận dạng phát sinh $\rightarrow$ Phân tích tình huống $\rightarrow$ Xác định phương án $\rightarrow$ Đánh giá phương án $\rightarrow$ Lựa chọn phương án tối ưu. Khung pháp lý về hải quan căn cứ theo các quy định hiện hành, tiêu biểu là Thông tư số 31/2022/TT-BTC về Danh mục mã HS hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu bàn giấy và khảo sát thực tiễn:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập tài liệu giáo trình, các công trình nghiên cứu tiền nhiệm; trích xuất số liệu từ Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh), báo cáo thống kê nội bộ của Phòng Kế toán và Phòng Nghiệp vụ Công ty Cổ phần Giao nhận KTO giai đoạn 2021 – 2024; dữ liệu công bố trên website doanh nghiệp (ktologistics.vn) và các cổng thông tin chuyên ngành hải quan, logistics.
• Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp: Phương pháp quan sát trực tiếp quy trình xử lý luân chuyển chứng từ, cách thức phối hợp giữa các phòng ban (Kinh doanh, Nghiệp vụ, OPS hiện trường) và tương tác với khách hàng/hãng tàu tại văn phòng KTO; phỏng vấn, khảo sát nhân sự nội bộ và khách hàng về chất lượng dịch vụ vận tải đường biển.
• Phương pháp thống kê, phân tích và so sánh: Sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân loại chỉ tiêu, lập bảng so sánh tỷ trọng cơ cấu nguồn vốn, cơ cấu doanh thu, tỷ lệ phân luồng tờ khai hải quan và tỷ lệ các sự cố phát sinh để làm rõ thực trạng quản trị của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Chương này trình bày tính cấp thiết của đề tài, hệ thống hóa tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan trong và ngoài nước, đồng thời xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của khóa luận. Tác giả đã tổng hợp và phân tích 5 công trình tiêu biểu:

• Nghiên cứu của Guajará de Jesus Oliveira và Encarnación Moral Pajares (2024) về cải tiến quy trình xuất nhập khẩu dầu ô liu vào thị trường Brazil, tập trung vào rào cản thủ tục hải quan.
• Luận văn của TS. Nguyễn Hồng Vân (Trường Đại học Hàng hải Việt Nam) về mô hình vận tải đa phương thức bộ - biển (MTO) tại Việt Nam.
• Các khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương mại của Nguyễn Thị Kim Tuyến (2022) tại TBest Care Shipping, Nguyễn Thị Phương (2017) tại Công ty Vận tải & Dịch vụ Hàng hải Đông Dương, và Nguyễn Thị Luyên (2015) tại Công ty Giao nhận Vận tải Hà Thành.

Từ việc phân tích các công trình trên, tác giả chỉ ra khoảng trống nghiên cứu: các đề tài trước đây chủ yếu thực hiện trong bối cảnh cũ, chưa cập nhật những biến động chuỗi cung ứng hậu Covid-19, sự dịch chuyển dòng thương mại dưới tác động của các hiệp định như EVFTA, cũng như đặc thù riêng biệt về quy mô và tệp khách hàng của Công ty Cổ phần Giao nhận KTO.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Chương 2 làm rõ các khái niệm cốt lõi, vai trò và nội dung của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển:

• Vai trò của quản trị: Giúp doanh nghiệp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín thương hiệu, tối ưu hóa chi phí vận hành (giảm phí lưu kho, phí phát sinh do chậm trễ) và duy trì sự liên tục của chuỗi cung ứng.
• Nội dung quản trị: Phân tích chi tiết quy trình 4 bước tác nghiệp gồm: (1) Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện; (2) Giao nhận hàng hóa tại địa điểm quy định (phân định rõ nghiệp vụ hàng FCL tại bãi CY/depot, hàng LCL tại trạm CFS qua người gom hàng Co-loader, và hàng rời qua sơ đồ xếp tàu); (3) Lập và bàn giao chứng từ vận tải (hướng dẫn gửi hàng SI, vận đơn chủ MB/L, vận đơn thứ cấp HB/L, thông báo Pre-alert, Seaway bill); (4) Quyết toán chi phí với hãng tàu, khách hàng và đại lý nước ngoài.
• Các nhân tố ảnh hưởng: Làm rõ nhóm nhân tố bên trong (tiềm lực tài chính, cơ sở vật chất kho bãi/phương tiện, chất lượng nhân lực, uy tín doanh nghiệp) và nhóm nhân tố bên ngoài (môi trường kinh tế vĩ mô, biến động tỷ giá, hành lang pháp lý hải quan, thời tiết thiên tai, áp lực cạnh tranh từ các tập đoàn logistics lớn).

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO

Chương 3 tập trung phân tích nguồn dữ liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO (thành lập ngày 23/11/2015, vốn điều lệ ban đầu 5 tỷ VND, quy mô nhân sự 50 người với 84% có trình độ đại học, 64% lao động nữ):

• Tình hình tài chính và kinh doanh: Giai đoạn 2021 – 2023, vốn chủ sở hữu tăng từ 8,2 tỷ VND (chiếm 62,6% nguồn vốn năm 2021) lên xấp xỉ 10 tỷ VND (chiếm 63,3% năm 2023). Hệ số thanh toán duy trì ổn định mức 1,80 – 1,83. Tổng doanh thu tăng trưởng từ 18,1 tỷ VND (2021) lên 19,0 tỷ VND (2022) và 19,8 tỷ VND (2023). Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế chiếm tỷ trọng lớn nhất (29,73% năm 2023 ~ 5,9 tỷ VND), tiếp theo là dịch vụ vận tải đường biển chiếm tỷ trọng lần lượt 23,25% (2021), 20,90% (2022) và 18,27% (2023).
• Cơ cấu mặt hàng, thị trường và đối tác: Mặt hàng vận chuyển chính là nguyên vật liệu sản xuất (chiếm 41,5% trong 9 tháng đầu năm 2024, khối lượng trung bình 20 TEUs/tháng), đồ gia dụng (26,9%) và quần áo (15,7%). Thị trường trọng điểm là Trung Quốc (chiếm 38% 9 tháng đầu năm 2024), EU (20% – 23% nhờ tận dụng EVFTA), Nhật Bản (17,5% – 19%) và Mỹ (15% – 18%). Các đối tác lớn gồm Jalux Taseco Duty Free Co., Ltd (chiếm 27,2% – 28,5% doanh thu), Công ty TNHH TM XNK Bảo Khôi (16,8% – 17,4%), Toyoplas Manufacturing VN (11,3% – 14,5%), Bee Logistics và Dolphin Sea Air Services.
• Thực trạng quản trị quy trình:
  • Lập kế hoạch: Phân công trách nhiệm rõ ràng giữa Phòng Kinh doanh, Phòng Nghiệp vụ, Bộ phận Hải quan, Bộ phận Hiện trường (OPS) và Kế toán; thời gian lập kế hoạch hoàn tất trong vòng 1 ngày từ khi nhận yêu cầu.
  • Tổ chức thực hiện: Tác nghiệp qua phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS – VNACCS, thực hiện vào sổ tàu online qua cổng thông tin cảng biển.
  • Giám sát và điều hành: Thời gian chu chuyển trung bình một lô hàng từ 15 – 20 ngày. Doanh nghiệp giám sát hành trình qua website của các hãng tàu (KMTC, CMA-CGM, Evergreen...) và theo dõi tiến độ, công nợ thủ công qua bảng tính Google Sheets ("Follow shipment").
• Đánh giá thành công và hạn chế:
  • Thành công: Tỷ lệ tờ khai luồng xanh tăng trưởng bền vững (đạt 87% năm 2023); duy trì quan hệ tốt với các hãng tàu lớn (Evergreen, Wan Hai, KMTC, Yang Ming).
  • Hạn chế: Tỷ lệ lỗi hải quan và chứng từ còn cao; chưa có đội xe vận tải nội địa riêng (100% thuê ngoài); việc điều phối, giám sát thủ công trên Google Sheets tiềm ẩn nguy cơ sai sót dữ liệu khi mở rộng quy mô; phụ thuộc vào hạ tầng đường truyền phần mềm ECUS5.

CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN KTO

Chương 4 vạch ra định hướng chiến lược đến năm 2030 (duy trì quan hệ với hãng tàu, nâng cấp hạ tầng trang thiết bị, đa dạng hóa phương thức vận tải) và đề xuất các nhóm giải pháp:

• Hoàn thiện công tác lập kế hoạch: Đầu tư nguồn lực nghiên cứu, dự báo biến động thị trường xuất khẩu trọng điểm (Mỹ, Trung Quốc, EU); thiết lập quy trình họp thẩm định và phê duyệt kế hoạch chi tiết cho từng lô hàng giữa các bộ phận.
• Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện: Siết chặt khâu kiểm tra tính đồng bộ của bộ chứng từ (Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List); chuẩn hóa nghiệp vụ tra cứu mã HS code theo đúng Thông tư 31/2022/TT-BTC; áp dụng quy chế thưởng phạt tài chính/phi tài chính đối với nhân viên nghiệp vụ chứng từ nhằm nâng cao trách nhiệm cá nhân; tổ chức đào tạo nghiệp vụ định kỳ.
• Hoàn thiện công tác điều hành và giám sát: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn KPI định lượng để đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình (tỷ lệ hợp đồng phát sinh lỗi/tổng số hợp đồng); từng bước thay thế bảng tính thủ công bằng phần mềm quản trị chuyên dụng; củng cố thỏa thuận giữ chỗ và cấp vỏ container với các hãng tàu đối tác.
• Kiến nghị đối với cơ quan quản lý: Kiến nghị Nhà nước và Tổng cục Hải quan tiếp tục nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin thông quan tự động, khắc phục tình trạng nghẽn mạng giờ cao điểm và ban hành văn bản hướng dẫn nghị định/thông tư kịp thời, rõ ràng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp các kết quả thực chứng về tình hình xử lý thủ tục và rủi ro tác nghiệp tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO qua các bảng số liệu chi tiết:

Chỉ tiêu phân luồng tờ khai hải quan	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	9 tháng đầu năm 2024
Tổng số lô hàng xuất khẩu đường biển	552	593	601	425
Số lượng lô hàng luồng xanh	432 (78,26%)	493 (83,14%)	523 (87,02%)	366 (86,12%)
Số lượng lô hàng luồng vàng	102 (18,48%)	89 (15,01%)	71 (11,81%)	54 (12,71%)
Số lượng lô hàng luồng đỏ	18 (3,26%)	11 (1,85%)	7 (1,17%)	5 (1,17%)

Nguồn: Tổng hợp từ dữ liệu nội bộ Công ty Cổ phần Giao nhận KTO

Cơ cấu các vấn đề phát sinh trong điều hành (%)	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	9 tháng đầu năm 2024
Sự cố trong khai báo hải quan	30,2	33,8	31,7	30,8
Sai sót chứng từ xuất nhập khẩu	28,7	25,5	24,4	25,0
Thiếu hụt vỏ container rỗng	20,5	18,6	17,3	17,5
Các vấn đề khác (thời tiết, trễ tàu, thanh toán chậm)	20,6	22,1	26,6	26,7

Nguồn: Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần Giao nhận KTO

Những đóng góp chính của công trình:

• Đóng góp về mặt học thuật và phương pháp: Hệ thống hóa toàn diện khung quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển theo 3 giai đoạn quản trị và chu trình xử lý rủi ro 5 bước, cập nhật các yêu cầu pháp lý theo Thông tư 31/2022/TT-BTC.
• Đóng góp về mặt thực tiễn: Khóa luận cung cấp bức tranh dữ liệu thực chứng chi tiết về hoạt động giao nhận đường biển của một forwarder vừa và nhỏ tại Việt Nam trong giai đoạn chuyển tiếp 2021 – 2024. Các giải pháp đề xuất bám sát điểm nghẽn thực tế của công ty (khắc phục lỗi tra mã HS, số hóa quy trình theo dõi lô hàng thay cho Google Sheets, cơ chế phân quyền kiểm soát chứng từ).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

• Hạn chế: Dữ liệu thực nghiệm của năm 2024 mới chỉ phản ánh kết quả 9 tháng đầu năm, chưa bao quát trọn vẹn chu kỳ kinh doanh cả năm (đặc biệt là mùa cao điểm xuất khẩu cuối năm). Nghiên cứu thực hiện theo phương pháp nghiên cứu ca điển hình (case study) tại một doanh nghiệp đơn lẻ (KTO Logistics), do đó một số phát hiện và giải pháp mang tính đặc thù cao, chưa đại diện hoàn toàn cho các mô hình logistics quy mô lớn hoặc các doanh nghiệp có đội xe, kho bãi sở hữu riêng.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận vận tải đa phương thức kết hợp đường bộ - đường biển - hàng không; nghiên cứu sâu hơn về giải pháp tích hợp phần mềm quản trị chuỗi cung ứng chuyên dụng (như TMS, ERP logistics) thay thế hoàn toàn công cụ văn phòng; đánh giá tác động chi tiết của biến động phụ phí cước biển quốc tế đến năng lực đàm phán hợp đồng của các công ty giao nhận Việt Nam.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Đối tượng người đọc: Sinh viên, học viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng tại các trường đại học khối kinh tế; các nhân viên thực tập, nhân viên chứng từ mới gia nhập ngành giao nhận vận tải.
• Phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất:
  • Quy trình tác nghiệp chi tiết đối với hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) được mô tả chuẩn xác theo thực tế vận hành tại cảng và kho CFS.
  • Bảng tổng hợp dữ liệu phân luồng hải quan, cơ cấu sự cố phát sinh và bài học thực tiễn trong việc xử lý sai sót mã HS code, lệnh cấp vỏ container và thủ tục vào sổ tàu online.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu mặt hàng và thị trường vận chuyển đường biển chủ lực của KTO Logistics trong giai đoạn 2021 – 2024 là gì? Mặt hàng vận chuyển chủ lực của KTO là nguyên vật liệu sản xuất (chiếm 38,6% năm 2021, tăng lên 42,5% năm 2023 và đạt 41,5% trong 9 tháng đầu năm 2024, trung bình xử lý 20 TEUs/tháng), tiếp theo là đồ gia dụng (26,9%) và quần áo (15,7%). Thị trường xuất khẩu lớn nhất là Trung Quốc (chiếm 36% năm 2023 và 38% trong 9 tháng đầu năm 2024), tiếp đến là thị trường các nước EU (20% – 23% nhờ tận dụng ưu đãi EVFTA), Nhật Bản (17,5% – 19%) và Mỹ (15% – 18%).

2. Thực trạng phân luồng tờ khai hải quan hàng xuất khẩu đường biển tại KTO có diễn biến như thế nào qua các năm? Số lượng lô hàng làm thủ tục xuất khẩu đường biển tăng từ 552 lô (năm 2021) lên 601 lô (năm 2023). Tỷ lệ phân luồng xanh tăng trưởng liên tục từ 78,26% (432 lô năm 2021) lên 87,02% (523 lô năm 2023). Tỷ lệ luồng vàng giảm từ 18,48% xuống 11,81%, và tỷ lệ luồng đỏ giảm từ 3,26% (18 lô) xuống còn 1,17% (7 lô) trong năm 2023.

3. Những sự cố phát sinh chiếm tỷ lệ cao nhất trong khâu điều hành giao hàng của KTO là gì và do nguyên nhân nào? Hai vấn đề phát sinh chiếm tỷ trọng cao nhất là sự cố trong khai báo hải quan (chiếm 30,2% – 33,8%) và sai sót chứng từ xuất nhập khẩu (chiếm 24,4% – 28,7%). Nguyên nhân chính xuất phát từ việc nhân viên áp sai mã HS code, kiểm tra đối chiếu dữ liệu giữa Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) và Hợp đồng chưa kỹ, dẫn đến thông tin không đồng nhất và phải điều chỉnh tờ khai.

4. KTO Logistics hiện quản lý, theo dõi hành trình đơn hàng và tiến độ thanh toán bằng công cụ nào và có hạn chế gì? Công ty sử dụng website của các hãng tàu (KMTC, Evergreen, CMA-CGM...) để tra cứu hành trình tàu và dùng bảng tính Google Sheets mang tên "Follow shipment" để theo dõi nội bộ về chứng từ, trạng thái hàng và công nợ. Hạn chế lớn nhất là phương pháp này hoàn toàn thủ công, việc phân quyền truy cập và chỉnh sửa cho nhiều nhân sự dễ dẫn đến sai sót dữ liệu, khó kiểm soát khi số lượng đơn hàng tăng cao.

5. Các nhóm giải pháp trọng tâm mà tác giả đề xuất cho KTO Logistics là gì? Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp: (1) Hoàn thiện lập kế hoạch thông qua nghiên cứu thị trường xuất khẩu trọng điểm; (2) Hoàn thiện tổ chức qua việc chuẩn hóa kiểm tra HS code theo Thông tư 31/2022/TT-BTC, siết chặt kỷ luật chứng từ và đào tạo nghiệp vụ; (3) Hoàn thiện giám sát - điều hành bằng tiêu chí KPI định lượng và ứng dụng công nghệ thay thế bảng tính Google Sheets; (4) Kiến nghị cơ quan hải quan nâng cấp hạ tầng đường truyền và minh bạch hóa văn bản hướng dẫn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Thùy Dương đã phản ánh toàn diện thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận KTO giai đoạn 2021 – 2024. Công trình kết hợp chặt chẽ giữa khung lý luận giao nhận quốc tế với nguồn số liệu thực chứng nội bộ, chỉ rõ những thành tựu về tăng trưởng luồng xanh thông quan cũng như các rào cản về sai sót chứng từ và quản lý thủ công. Hệ thống giải pháp được xây dựng có tính ứng dụng cao, cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn đến năm 2030.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO 5 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Một số khái niệm cơ bản 2. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Theo giáo trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương Mại, NXB Hà Nội 2017, Vận chuyển hàng hóa quốc tế được nhìn nhận như quá trình di chuyển hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận chuyển trong khoảng thời gian xác định nhằm thực hiện các yêu cầu của hợp đồng mua bán ngoại thương.

Thông thường, hàng hóa được chuyên chở giữa hai hay nhiều nước, tức là điểm đầu và điểm cuối của quá trình vận chuyển nằm trên lãnh thổ của các nước khác nhau. Từ khái niệm về dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế ta có thể suy ra giao hàng xuất khẩu là quá trình tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ nơi giao hàng tới nơi nhận hàng, từ quốc gia này sang tới quốc gia khác nhằm thực hiện các yêu cầu của hợp đồng mua bán ngoại thương. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển. Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là các hoạt động được thực hiện nhằm vận chuyển, giao hàng hóa giữa hai địa điểm có khu vực địa lý khác nhau bằng tàu biển.

Tìm hiểu từ tài liệu “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT, Trường Đại Học Thương mại, quy trình giao 6 hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các công việc chính như: Chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu, giao hàng hóa tại địa điểm quy định, làm thủ tục hải quan và quyết toán chi phí. Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Theo “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” của Đại học Thương mại (2017), Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Lập kế hoạch quy trình giao hàng xuất khẩu: Là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định nội dung công việc, phân bố các nguồn lực tại công ty giao nhận vận chuyển để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Tổ chức thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu: Là việc thực hiện toàn bộ các công việc của quá trình giao hàng xuất khẩu như: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng tử nhận hàng, tổ chức nhận hàng và quyết toán.

Giám sát và điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu: Là hoạt động nhận dạng, theo dõi mọi hoạt động gắn liền với quá trình từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và thanh toán các loại chi phí liên quan, nhằm nhận dạng hành động cần làm và thời điểm cần hành động. Đồng thời, thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức giao hàng xuất khẩu. Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2. Nội dung quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.

Chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế. Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu 7 Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì. Nếu hàng xuất khẩu là động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức là kiểm định động vật, kiểm dịch thực vật), nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.

Thuê tàu Để thuê tàu, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên thế giới, về giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ước và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải.Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải. Tuỳ theo vào các trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tầu sau: Phương thức thuê tàu chợ (Liner): Tàu chợ là tàu chạy theo một hành trình và thời gian xác định. Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter): Thuê tàu chuyến là chủ tàu cho người thuê tàu thuê toàn bộ chiếc tàu để chuyên chở hàng hoá giữa hai hay nhiều cảng và nhận tiền cước thuê tàu do hai bên thỏa thuận. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển.

Chính vì vậy những người kinh doanh xuất nhập khẩu thường mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra. Làm thủ tục hải quan Khai và nộp hồ sơ hải quan Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hoá trong thời hạn quy định Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan quy định. Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận được qua hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.Hồ sơ luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Xuất trình hàng hoá 8 Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để cơ quan kiểm tra thực tế hàng hoá.

Hệ thống quản lý rủi ro tự động xác định các hình thức kiểm tra: Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu là nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhất… Kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng mà có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan đối với hồ sơ luồng xanh, luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá, hải quan sẽ có quyết định sau: • Cho hàng qua biên giới. • Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp bổ sung thuế xuất khẩu. • Không được phép xuất khẩu.

Tổ chức giao hàng xuất khẩu với tàu biển Hàng xuất khẩu của nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, nên đây là phương thức rất quan trọng. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, doanh nghiệp XK phải tiến hành theo các bước sau: Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở (Cargo list) cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, stowage plan). Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng. Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.

Bốc hàng lên tàu: Trong quá trình bốc hàng lên tàu phải thường xuyên giám sát theo dõi để nắm chắc số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh. Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để xác nhận hàng đã giao nhận xong trong đó xác nhận: Số lượng hàng hoá , tình trạng hàng hóa, cảng đến… 9 Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển (Bill of lading- B/L), điều quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo (hay vận đơn sạch) (Clean Bill of lading).Thanh toán hàng xuất khẩu Từ lựa chọn phương thức và điều kiện thanh toán thích hợp, đàm phán ký kết hợp đồng thì việc thực hiện thanh toán theo hợp đồng đã ký kết là vấn đề mà tất cả các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều quan tâm. Dù là phương thức thanh toán gì thì mục đích của quá trình thanh toán đối với nhà xuất khẩu là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán được tiền hàng, còn đối với nhà nhập khẩu là khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều hành chặt chẽ nhất.

Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại hay không, bằng chứng của việc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếu nại. Còn bên bị khiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng hay không, điều hành quá trình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyết khiếu nại 2. Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2. Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Thứ nhất, thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, tăng uy tín cho doanh nghiệp.