Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận KTO 5 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Một số khái niệm cơ bản 2. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Theo giáo trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương Mại, NXB Hà Nội 2017, Vận chuyển hàng hóa quốc tế được nhìn nhận như quá trình di chuyển hàng hóa trong không gian bằng sức người hay phương tiện vận chuyển trong khoảng thời gian xác định nhằm thực hiện các yêu cầu của hợp đồng mua bán ngoại thương.
Thông thường, hàng hóa được chuyên chở giữa hai hay nhiều nước, tức là điểm đầu và điểm cuối của quá trình vận chuyển nằm trên lãnh thổ của các nước khác nhau. Từ khái niệm về dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế ta có thể suy ra giao hàng xuất khẩu là quá trình tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ nơi giao hàng tới nơi nhận hàng, từ quốc gia này sang tới quốc gia khác nhằm thực hiện các yêu cầu của hợp đồng mua bán ngoại thương. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển. Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là các hoạt động được thực hiện nhằm vận chuyển, giao hàng hóa giữa hai địa điểm có khu vực địa lý khác nhau bằng tàu biển.
Tìm hiểu từ tài liệu “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT, Trường Đại Học Thương mại, quy trình giao 6 hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các công việc chính như: Chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu, giao hàng hóa tại địa điểm quy định, làm thủ tục hải quan và quyết toán chi phí. Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Theo “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” của Đại học Thương mại (2017), Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hoá giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí. Lập kế hoạch quy trình giao hàng xuất khẩu: Là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định nội dung công việc, phân bố các nguồn lực tại công ty giao nhận vận chuyển để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Tổ chức thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu: Là việc thực hiện toàn bộ các công việc của quá trình giao hàng xuất khẩu như: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng tử nhận hàng, tổ chức nhận hàng và quyết toán.
Giám sát và điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu: Là hoạt động nhận dạng, theo dõi mọi hoạt động gắn liền với quá trình từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và thanh toán các loại chi phí liên quan, nhằm nhận dạng hành động cần làm và thời điểm cần hành động. Đồng thời, thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức giao hàng xuất khẩu. Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2. Nội dung quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế. Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu 7 Trước khi giao hàng người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì. Nếu hàng xuất khẩu là động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức là kiểm định động vật, kiểm dịch thực vật), nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.
Thuê tàu Để thuê tàu, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin về các hãng tàu trên thế giới, về giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ước và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải.Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc uỷ thác việc thuê tàu cho một Công ty hàng hải. Tuỳ theo vào các trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tầu sau: Phương thức thuê tàu chợ (Liner): Tàu chợ là tàu chạy theo một hành trình và thời gian xác định. Phương thức thuê tàu chuyến (Voyage charter): Thuê tàu chuyến là chủ tàu cho người thuê tàu thuê toàn bộ chiếc tàu để chuyên chở hàng hoá giữa hai hay nhiều cảng và nhận tiền cước thuê tàu do hai bên thỏa thuận. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hóa dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển.
Chính vì vậy những người kinh doanh xuất nhập khẩu thường mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra. Làm thủ tục hải quan Khai và nộp hồ sơ hải quan Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hoá trong thời hạn quy định Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan quy định. Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận được qua hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.Hồ sơ luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Xuất trình hàng hoá 8 Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để cơ quan kiểm tra thực tế hàng hoá.
Hệ thống quản lý rủi ro tự động xác định các hình thức kiểm tra: Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu là nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhất… Kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng mà có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan đối với hồ sơ luồng xanh, luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá, hải quan sẽ có quyết định sau: • Cho hàng qua biên giới. • Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp bổ sung thuế xuất khẩu. • Không được phép xuất khẩu.
Tổ chức giao hàng xuất khẩu với tàu biển Hàng xuất khẩu của nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, nên đây là phương thức rất quan trọng. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, doanh nghiệp XK phải tiến hành theo các bước sau: Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở (Cargo list) cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, stowage plan). Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng. Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.
Bốc hàng lên tàu: Trong quá trình bốc hàng lên tàu phải thường xuyên giám sát theo dõi để nắm chắc số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh. Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó (Mate’s receipt) để xác nhận hàng đã giao nhận xong trong đó xác nhận: Số lượng hàng hoá , tình trạng hàng hóa, cảng đến… 9 Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển (Bill of lading- B/L), điều quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo (hay vận đơn sạch) (Clean Bill of lading).Thanh toán hàng xuất khẩu Từ lựa chọn phương thức và điều kiện thanh toán thích hợp, đàm phán ký kết hợp đồng thì việc thực hiện thanh toán theo hợp đồng đã ký kết là vấn đề mà tất cả các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều quan tâm. Dù là phương thức thanh toán gì thì mục đích của quá trình thanh toán đối với nhà xuất khẩu là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán được tiền hàng, còn đối với nhà nhập khẩu là khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều hành chặt chẽ nhất.
Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại hay không, bằng chứng của việc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếu nại. Còn bên bị khiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng hay không, điều hành quá trình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyết khiếu nại 2. Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2. Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Thứ nhất, thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, tăng uy tín cho doanh nghiệp.