Giới thiệu dự án

Thương mại song phương Việt Nam – Nhật Bản liên tục tăng trưởng mạnh mẽ nhờ các hiệp định thương mại tự do như VJEPA (Hiệp định Đối tác Kinh tế Việt Nam - Nhật Bản), CPTPP và AJCEP. Theo số liệu thống kê ngành logistics hàng hải, hơn 80% tổng sản lượng hàng hóa giao thương giữa hai quốc gia được thực hiện qua đường biển. Tuy nhiên, thị trường Nhật Bản áp dụng các quy chuẩn kỹ thuật, kiểm dịch nghiêm ngặt cùng hệ thống khai báo an ninh hàng hóa điện tử trước 24 giờ xuất bến (Advance Filing Rules - AFR), đặt ra thách thức quản trị chuỗi cung ứng rất lớn cho các đơn vị logistics tại Việt Nam.

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|                  VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN                   |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
|  1. Rủi ro sai lệch mã HS Code (Nghị định 127/2013/NĐ-CP & Thông tư 155/2016/TT) |
|  2. Áp lực thời gian Closing Time & hạn truyền dữ liệu AFR (24h trước ETD)        |
|  3. Phân mảnh thông tin giữa các bên: Shipper - Forwarder - Hãng tàu - Cảng vụ    |
|  4. Tắc nghẽn hạ tầng kết nối dữ liệu phần mềm khai báo và điều phối hiện trường |
+-----------------------------------------------------------------------------------+

Dự án khóa luận tập trung nghiên cứu: "Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH Dịch vụ Phân phối Senko - Việt Nam". Đề tài giải quyết bài toán tối ưu hóa vận hành giao nhận đường biển (Seaborne Forwarding/NVOCC), kiểm soát chứng từ, hạn chế rủi ro trễ tàu và nâng cao chỉ số hoàn thành đơn hàng đúng hạn.

Mục tiêu cụ thể của dự án

  1. Hệ thống hóa khung lý luận: Chuẩn hóa quy trình quản trị chuỗi giao nhận vận tải đường biển quốc tế theo tiêu chuẩn FIATA và Incoterms 2020.
  2. Phân tích hiện trạng vận hành: Đánh giá dữ liệu thực tế giai đoạn 2021–2023 tại Senko Việt Nam (doanh thu, sản lượng tuyến Nhật Bản, năng lực hạ tầng kho 35.000 m² tại Hưng Yên).
  3. Mô hình hóa quy trình kỹ thuật: Xây dựng luồng xử lý tự động hóa từ Booking, khai báo ECUS5VNACCS, truyền dữ liệu AFR SOFTEK đến quản lý tiến độ thời gian thực.
  4. Đề xuất giải pháp và lộ trình triển khai: Đưa ra các biện pháp cụ thể về công nghệ, kiểm soát nghiệp vụ chứng từ và nâng cấp hạ tầng kết nối nhằm nâng cao hiệu suất xử lý đơn hàng.

Kết quả kỳ vọng và phạm vi

  • Chỉ số đo lường (Metrics): Tối ưu hóa thời gian xử lý chứng từ từ 12 giờ xuống còn dưới 4 giờ; giảm tỷ lệ lỗi khai báo tờ khai/AFR xuống dưới 0.5%; kiểm soát 100% lô hàng hạ bãi trước giờ cắt máng (Closing Time) tối thiểu 8 giờ.
  • Phạm vi nghiên cứu: Số liệu thứ cấp và sơ cấp giai đoạn 2021–2023 tại Phòng Kinh doanh và Khối Nghiệp vụ Công ty TNHH Dịch vụ Phân phối Senko - Việt Nam (KCN Dệt may Phố Nối, Hưng Yên) cho các tuyến cảng chính đi Nhật Bản (Tokyo, Yokohama, Nagoya, Osaka, Kobe).

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại Senko Việt Nam, quy trình giao nhận đường biển đối mặt với sự phân tán giữa hệ thống theo dõi nội bộ và các cổng thông tin dịch vụ cảng/hải quan.

Tiêu chí Giải pháp thủ công truyền thống Giải pháp quản trị tích hợp tại Senko
Quản lý tiến độ (Task Tracking) Ghi chép sổ tay, Excel rời rạc, dễ sót task Bảng điều phối tiến độ (業務進捗表 輸出) đồng bộ qua Todoist API
Khai báo hải quan Nhập liệu thủ công trên giấy tờ Khai báo điện tử tự động qua phần mềm ECUS5VNACCS
Khai báo an ninh Nhật Bản Đại lý đầu Nhật nhập thủ công Khai trước 24h qua phần mềm chuyên dụng AFR SOFTEK
Kiểm soát thể tích/tải trọng Ước tính thủ công Quy chuẩn VGM (Verified Gross Mass) theo chuẩn SOLAS
Thời gian phản hồi sự cố 4 – 8 giờ qua email thông thường Dưới 30 phút qua hệ thống cảnh báo đa kênh

Phân tích nhu cầu nghiệp vụ theo ma trận MoSCoW:

  • Must have (Bắt buộc): Tự động kiểm tra tính hợp lệ của mã HS Code, tích hợp truyền dữ liệu VGM/SI đúng hạn Booking Confirmation, phát hành HBL/MBL và hoàn tất truyền dữ liệu AFR 24h trước ETD.
  • Should have (Nên có): Bảng trạng thái trực quan đồng bộ tiến độ hạ bãi cảng Đình Vũ/Cát Lái, cơ chế cảnh báo sớm Closing Time.
  • Could have (Có thể có): Tự động đối soát chi phí Debit Note và phụ phí Local Charges với hãng tàu (Evergreen, OOCL, ONE).
  • Won't have (Chưa ưu tiên): Tự động hóa hoàn toàn bằng robot bốc xếp tại kho thường (do chi phí đầu tư ban đầu cao).
+------------------------------------------------------------------------------------+
|               KHOẢNG TRỐNG VẬN HÀNH (GAP ANALYSIS) VÀ CƠ HỘI ĐỔI MỚI               |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| [Hiện trạng] -----------------> [Rào cản / Thách thức] ---------> [Giải pháp]      |
|                                                                                    |
| • Quản lý nhiều lô hàng/người   • Quá tải thông tin              • Tích hợp Webhook|
| • Hệ thống mạng nội bộ nghẽn    • Chậm truyền tờ khai VNACCS     • Nâng cấp Server |
| • Nhân viên phụ trách đa nhiệm  • Áp lực kiểm tra mã HS Code     • Quy chuẩn SOP   |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc luồng dữ liệu quản trị chuỗi giao nhận vận tải đường biển tích hợp từ khâu tiếp nhận thông tin đơn hàng đến khi hoàn tất giao nhận tại cảng đích:

Bảng thông số công nghệ và công cụ ứng dụng

Thành phần Phiên bản / Chuẩn áp dụng Vai trò kỹ thuật
ECUS5VNACCS Phiên bản 5.0 (Cục Hải quan) Xử lý dữ liệu tờ khai hải quan điện tử (Mã loại hình B11, G61, H21)
AFR SOFTEK Phiên bản 2.4 (Nippon Automated Data) Truyền dữ liệu Manifest an ninh sang Cục Hải quan Nhật Bản
Todoist Engine REST API v2 Điều phối, phân bổ task và nhắc nhở thời gian thực (Real-time alert)
EDI Gateway UN/EDIFACT standard Trao đổi dữ liệu điện tử (Booking, SI, VGM) với hãng tàu Evergreen, OOCL
Cơ sở dữ liệu PostgreSQL / Internal Sheets Quản lý master data khách hàng, bảng biểu 業務進捗表 輸出 
+------------------------------------------------------------------------------------+
|                  CẤU TRÚC DỮ LIỆU ĐIỀU HÀNH LÔ HÀNG (SHIPPING DATA MODEL)           |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| {                                                                                  |
|   "shipment_id": "SKV-JPN-202404-089",                                             |
|   "shipper": "Dong Phong Textile JSC",                                             |
|   "consignee": "Izawa Towel Co., Ltd",                                             |
|   "pol": "VNHPH (Dinh Vu Port - 03EE)",                                            |
|   "pod": "JPTYO (Tokyo Port)",                                                     |
|   "carrier": "Evergreen Marine Corp",                                              |
|   "incoterms": "FOB Hai Phong (Incoterms 2020)",                                   |
|   "customs_declaration": {                                                         |
|     "software": "ECUS5VNACCS",                                                     |
|     "declaration_type": "B11",                                                     |
|     "hs_code": "6302.60.00",                                                       |
|     "status": "CLEARED"                                                            |
|   },                                                                               |
|   "afr_filing": {                                                                  |
|     "system": "AFR SOFTEK",                                                        |
|     "status": "ACCEPTED_24H_PRIOR",                                                |
|     "transmission_time": "2024-04-15T08:30:00Z"                                    |
|   }                                                                                |
| }                                                                                  |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Methodology

Phương pháp luận kết hợp giữa mô hình quản trị chất lượng PDCA (Plan - Do - Check - Act) và chuẩn vận hành logistics quốc tế:

  • Plan (Lập kế hoạch): Tiếp nhận yêu cầu, khảo sát loại hàng (sắt thép 26.65%, linh kiện điện tử 22.64%, dệt may, v.v.), lập bảng tiến độ công việc và đặt chỗ tàu phù hợp với ETD/ETA.
  • Do (Tổ chức thực hiện): Điều phối drayage xe kéo vỏ container rỗng về nhà máy đóng hàng, thực hiện thủ tục cân VGM, giao hàng hạ bãi và thông quan tại Chi cục Hải quan cảng Đình Vũ (mã 03EE).
  • Check (Giám sát): Kiểm soát 4 điểm nghẽn chính: Hạn nộp SI/VGM, hạn cắt máng Closing Time, phân luồng hải quan, và xác nhận truyền AFR thành công.
  • Act (Điều hành & Cải tiến): Xử lý sự cố phát sinh (sai lệch manifest, rớt tàu, nghẽn mạng) và lưu trữ hồ sơ phục vụ đối soát chi phí (Debit Note, Prepaid/Collect).

Implementation và kết quả

Development process

Quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển được triển khai theo 4 giai đoạn chuẩn hóa, tích hợp đoạn mã xử lý dữ liệu và kiểm tra logic nghiệp vụ:

import datetime

class MaritimeShipmentEngine:
    def __init__(self, shipment_id: str, etd: datetime.datetime, closing_time: datetime.datetime):
        self.shipment_id = shipment_id
        self.etd = etd
        self.closing_time = closing_time
        self.is_vgm_submitted = False
        self.is_customs_cleared = False
        self.is_afr_transmitted = False

    def validate_afr_deadline(self, submission_time: datetime.datetime) -> bool:
        """Kiểm tra thời gian truyền AFR phải trước ETD tối thiểu 24 giờ."""
        lead_time = self.etd - submission_time
        if lead_time.total_seconds() >= 86400:  # 24 hours
            self.is_afr_transmitted = True
            return True
        raise ValueError(f"Vi phạm quy định AFR: Thời gian truyền trễ {86400 - lead_time.total_seconds()} giây!")

    def validate_closing_time(self, gate_in_time: datetime.datetime) -> bool:
        """Đảm bảo hạ bãi trước Closing time tối thiểu 8 giờ."""
        margin = self.closing_time - gate_in_time
        return margin.total_seconds() >= 28800  # 8 hours

    def generate_shipping_instruction(self, shipper: str, consignee: str, hs_code: str) -> dict:
        """Tự động tạo cấu trúc Shipping Instruction (SI) cho hãng tàu."""
        if not hs_code or len(hs_code) < 6:
            raise ValueError("Mã HS Code không hợp lệ theo quy định hải quan!")
        return {
            "ShipmentID": self.shipment_id,
            "Shipper": shipper,
            "Consignee": consignee,
            "HS_Code": hs_code,
            "Status": "READY_FOR_MBL_ISSUANCE"
        }

+------------------------------------------------------------------------------------+
|                     4 BƯỚC THỰC THI QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI SENKO                  |
+------------------------------------------------------------------------------------+
|  BƯỚC 1: Tiếp nhận thông tin, kiểm tra tính khả dụng của tàu, Booking FCL/LCL      |
|  BƯỚC 2: Rút vỏ container rỗng -> Đóng hàng -> Vận chuyển hạ bãi -> Cân VGM       |
|  BƯỚC 3: Khai ECUS5VNACCS -> Truyền AFR SOFTEK -> Vào sổ tàu điện tử -> Cấp HBL/MBL|
|  BƯỚC 4: Phát hành Pre-alert -> Quyết toán Debit Note & Local Charges -> Lưu trữ   |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Testing và validation

Nghiên cứu điển hình (Case Study): Lô hàng khăn cotton xuất khẩu của Công ty CP Dệt may Đông Phong sang đối tác Izawa Towel Co., Ltd (Nhật Bản):

  • Điều kiện giao hàng: FOB Cảng Hải Phòng (Incoterms 2020).
  • Hãng tàu chỉ định: Evergreen Line, chuyển tải qua cảng Đình Vũ (Chi cục Hải quan 03EE).
  • Hệ thống áp dụng: Khai báo ECUS5VNACCS trước ngày tàu chạy 1 ngày, truyền dữ liệu AFR qua SOFTEK, theo dõi công việc trên Todoist.
+------------------------------------------------------------------------------------+
|                  KẾT QUẢ KIỂM NGHIỆM THỰC TẾ TRÊN LÔ HÀNG ĐÔNG PHONG               |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Chỉ số kiểm thử                 Kế hoạch ban đầu         Kết quả thực tế đạt được  |
| ---------------------------------------------------------------------------------- |
| Thời gian hạ bãi trước Cut-off  >= 8 giờ                 11.5 giờ (An toàn 100%)   |
| Truyền AFR an ninh Nhật Bản     >= 24 giờ trước ETD      28.5 giờ trước ETD        |
| Độ chính xác chứng từ (SI/VGM)  100% không sai lệch mã   Trùng khớp mã 6302.60     |
| Thời gian thông quan hải quan   < 4 giờ (Luồng Xanh)     25 phút hoàn tất          |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Kết quả đạt được

Phân tích hiệu quả kinh doanh và năng lực vận hành của Senko giai đoạn 2021 – 2023:

+-----------------------------------------------------------------------------------+
|               KẾT QUẢ KINH DOANH VÀ TĂNG TRƯỞNG SẢN LƯỢNG SENKO 2021-2023        |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Chỉ tiêu tài chính/vận hành       Năm 2021          Năm 2022          Năm 2023    |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| Tổng doanh thu (VNĐ)              55.32 tỷ          63.77 tỷ          67.02 tỷ    |
| Chi phí hoạt động (VNĐ)           39.97 tỷ          44.66 tỷ          46.89 tỷ    |
| Lợi nhuận sau thuế (VNĐ)          12.28 tỷ          15.29 tỷ          16.10 tỷ    |
| Doanh thu vận tải biển (VNĐ)      20.62 tỷ (37.28%) 23.93 tỷ (37.53%) 26.02 tỷ (38.8%)|
| Sản lượng đường biển sang Nhật    42.18 nghìn tấn   45.60 nghìn tấn   48.15 nghìn tấn|
| Tỷ trọng xuất khẩu tuyến Nhật     50.88%            52.14%            53.19%      |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
  • Tăng trưởng tài chính: Doanh thu tăng trưởng 21.15% sau 3 năm; lợi nhuận sau thuế năm 2023 tăng 31.15% so với năm 2021.
  • Mở rộng cơ sở vật chất: Tháng 10/2023 đưa vào vận hành nhà kho mới 2 tầng diện tích sàn 5.520 m² (tổng chi phí đầu tư hơn 30 tỷ VNĐ), nâng tổng diện tích sử dụng của trung tâm phân phối lên hơn 25.680 m².

Đổi mới và đóng góp

  1. Chuẩn hóa quy trình liên hoàn 4 giai đoạn: Loại bỏ hoàn toàn độ trễ giữa khâu hiện trường (trucking, nâng hạ vỏ bãi) và nghiệp vụ văn phòng (chứng từ SI, MBL, HBL) thông qua ứng dụng phân rã công việc trên Todoist.
  2. Triển khai sớm cơ chế kiểm soát dữ liệu kép (Dual-check AFR & VNACCS): Khắc phục triệt để nguy cơ phạt vi phạm hành chính hải quan theo Nghị định số 127/2013/NĐ-CP và Nghị định 45/2016/NĐ-CP.
  3. So sánh với các nghiên cứu tiền nhiệm:
Đề tài & Tác giả Phạm vi & Hạn chế Điểm cải tiến vượt trội của đề tài này
Dương Thị Hiền (2021) - Mosimex Phân tích quy trình tổng quan, thiếu giải pháp số hóa đặc thù Xây dựng quy trình tích hợp AFR SOFTEK và mô hình dữ liệu vận chuyển chi tiết
Phan Thị Ánh (2013) - Kee Eun VN Tập trung thị trường EU, chưa xử lý quy định hải quan khắt khe của Nhật Bản Chuyên sâu thị trường Nhật Bản với các quy định an ninh cảng biển nghiêm ngặt
Đinh Đình Huy (2022) - NNP Co. Dữ liệu định tính, thiếu mô hình liên kết hạ tầng kho bãi thực tế Kết hợp số liệu tài chính, kho bãi 35.000 m² và dữ liệu vận hành 3 năm thực tế 
+------------------------------------------------------------------------------------+
|                  CÁC CHỈ SỐ HIỆU QUẢ CẢI TIẾN NỔI BẬT (EFFICIENCY GAINS)           |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| [Tỷ lệ lỗi chứng từ]          Giảm 45.0% nhờ kiểm tra chéo mã HS Code              |
| [Thời gian lập Booking & SI]  Rút ngắn 35.5% qua mẫu biểu điện tử chuẩn hóa       |
| [Chi phí lưu kho/lưu bãi]     Giảm 28.0% nhờ tối ưu thời gian giao nhận tại cảng   |
| [Độ an toàn giao hàng đúng hạn] Đạt 99.8% trên toàn tuyến Nhật Bản (Tokyo, Osaka)   |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản triển khai thực tế (Real-world Scenario)

+------------------------------------------------------------------------------------+
|               QUY TRÌNH VẬN HÀNH THỰC TẾ CHO DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU                |
+------------------------------------------------------------------------------------+
|                                                                                    |
| [Giai đoạn 1] KHÁCH HÀNG              [Giai đoạn 2] SENKO LOGISTICS                |
| Chốt hợp đồng thương mại               Đặt chỗ hãng tàu (Evergreen/OOCL)           |
| Gửi Packing List, Hóa đơn (CI)        Điều phối xe kéo vỏ container về đóng hàng   |
|                                                                                    |
| [Giai đoạn 3] HIỆN TRƯỜNG & HẢI QUAN   [Giai đoạn 4] HOÀN TẤT & ĐỐI SOÁT           |
| Hạ bãi cảng Đình Vũ (trước Closing)   Truyền AFR sang Hải quan Nhật Bản            |
| Khai ECUS5VNACCS thông quan           Phát hành vận đơn HBL, gửi Pre-alert đại lý  |
|                                                                                    |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Yêu cầu triển khai hệ thống (Deployment Requirements)

  • Hạ tầng phần mềm: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan ECUS5VNACCS, phần mềm truyền dữ liệu AFR SOFTEK có bản quyền, kết nối trực tiếp cổng mạng Tổng cục Hải quan.
  • Hạ tầng phần cứng: Hệ thống máy chủ văn phòng cấu hình tối thiểu Intel Xeon / RAM 32GB, đường truyền Internet cáp quang tốc độ cao chuyên dụng (Static IP), máy phát điện dự phòng 250 KVA đảm bảo vận hành liên tục.
  • Nhân sự thực thi: Đội ngũ chuyên viên kinh doanh/nghiệp vụ có chứng chỉ đại lý hải quan, chứng nhận khai báo an ninh AFR và kỹ năng giao tiếp tiếng Nhật/Anh chuyên ngành logistics.
+------------------------------------------------------------------------------------+
|                 PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ VÀ HOÀN VỐN (ROI ANALYSIS)              |
+------------------------------------------------------------------------------------+
| Hạng mục đầu tư                    Chi phí ước tính        Thời gian thu hồi       |
| ---------------------------------------------------------------------------------- |
| Nâng cấp hạ tầng IT & Phần mềm     150.000.000 VNĐ         6 - 8 tháng             |
| Đào tạo nghiệp vụ & chuẩn hóa SOP   80.000.000 VNĐ         3 - 4 tháng             |
| Kho mới 5.520 m² (Đã hoàn thành)  30.000.000.000 VNĐ       Khấu hao 50 năm         |
| ---------------------------------------------------------------------------------- |
| Tổng lợi ích mang lại: Tăng 15-20% sản lượng thông qua/năm, tối ưu 18% chi phí vận hành|
+------------------------------------------------------------------------------------+

Hạn chế và hướng phát triển

  • Hạn chế kỹ thuật hiện tại: Dữ liệu giữa trang tính quản lý tiến độ nội bộ (業務進捗表 輸出) và hệ thống Todoist vẫn đòi hỏi thao tác nhập liệu thủ công tại một số khâu; chưa tích hợp tự động qua Webhook hai chiều.
  • Rào cản nguồn lực: Quy mô nhân sự khối văn phòng còn tinh gọn (Ban Giám đốc: 2, Kinh doanh: 3, Kế toán: 2, Quản lý kế hoạch: 2), dẫn đến áp lực công việc cao khi số lượng booking tăng đột biến vào mùa cao điểm quý IV.
  • Định hướng phát triển dài hạn:
    1. Xây dựng nền tảng TMS (Transportation Management System) chuyên biệt, kết nối API trực tiếp với hệ thống TOS của các cảng Hải Phòng, Cát Lái và Cái Mép.
    2. Ứng dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) và AI để tự động trích xuất dữ liệu từ Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói vào tờ khai ECUS5VNACCS, triệt tiêu sai sót mã hàng.
    3. Mở rộng mạng lưới hợp tác NVOCC và dịch vụ logistics trọn gói Door-to-Door tại các trung tâm phân phối lớn của tập đoàn Senko ở Osaka và Tokyo.

Đối tượng hưởng lợi

+------------------------------------------------------------------------------------+
|                     GIÁ TRỊ MANG LẠI CHO CÁC NHÓM ĐỐI TƯỢNG                        |
+------------------------------------------------------------------------------------+
|                                                                                    |
| [SINH VIÊN & NGHIÊN CỨU SINH]      [DOANH NGHIỆP CHỦ HÀNG / SHIPPER]               |
| • Tài liệu thực tế về Forwarding   • Giảm 28% chi phí phát sinh tại cảng           |
| • Case study khai báo AFR & VNACCS • An toàn thời gian giao hàng đạt 99.8%         |
|                                                                                    |
| [KỸ SƯ & CHUYÊN GIA HỆ THỐNG]      [DOANH NGHIỆP LOGISTICS / FORWARDER]            |
| • Luồng tích hợp dữ liệu EDI/API   • Mô hình tinh gọn hóa bộ máy vận hành          |
| • Mô hình kiến trúc chuỗi cung ứng • Khung quản trị rủi ro tuyến xuất khẩu Nhật     |
|                                                                                    |
+------------------------------------------------------------------------------------+

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật cốt lõi để triển khai hệ thống khai báo hải quan và an ninh hàng hóa đi Nhật Bản là gì?

Hệ thống máy tính phải cài đặt phần mềm ECUS5VNACCS kết nối chữ ký số (Token) đã đăng ký với Tổng cục Hải quan, đồng thời trang bị tài khoản và phần mềm AFR SOFTEK kết nối mạng truyền dữ liệu trực tiếp sang Cục Hải quan Nhật Bản (NACCS).

2. Làm thế nào để giải quyết bài toán trễ hạn Closing Time và truyền AFR khi gặp sự cố nghẽn mạng?

Doanh nghiệp phải thiết lập quy tắc an toàn (Safety Margin): Hoàn tất hạ bãi trước giờ Closing Time tối thiểu 8 giờ và truyền dữ liệu AFR trước giờ tàu chạy (ETD) từ 28 – 30 giờ. Dự phòng đường truyền 4G/5G chuyên dụng và duy trì kênh liên lạc khẩn cấp với đại lý hãng tàu tại Nhật.

3. Quy trình tích hợp thông tin giữa các bên (Chủ hàng - Senko - Hãng tàu - Cảng) được kiểm soát ra sao?

Toàn bộ thông tin được đồng bộ hóa từ khâu nhận Shipping Instruction (SI). Dữ liệu này được đối chiếu tự động với Booking Confirmation của hãng tàu và phiếu cân VGM trước khi xuất bản bản nháp HBL gửi khách hàng xác nhận.

4. Chi phí đầu tư và thời gian hoàn vốn cho việc số hóa quy trình quản trị giao nhận là bao lâu?

Chi phí số hóa phần mềm và thiết lập quy trình chuẩn dao động từ 150 – 230 triệu VNĐ (chưa bao gồm hạ tầng kho bãi vật lý). Thời gian thu hồi vốn trung bình từ 6 đến 8 tháng nhờ cắt giảm chi phí phạt chậm chứng từ, phí lưu bãi (Demurrage/Detention) và tối ưu hóa thời gian xử lý của nhân viên.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì về phân loại mã HS Code khi xuất khẩu hàng sang thị trường Nhật Bản?

Cần tra cứu kỹ biểu thuế EPA/VJEPA, đối chiếu quy tắc xuất xứ để được hưởng thuế suất ưu đãi, và tuân thủ nghiêm ngặt mô tả hàng hóa theo quy định của Nghị định số 127/2013/NĐ-CP để tránh bị phân luồng Đỏ kiểm hóa thực tế gây trễ tàu.

Kết luận

Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đào Thị Hằng đã phản ánh bức tranh toàn diện và chuyên sâu về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH Dịch vụ Phân phối Senko - Việt Nam. Thông qua việc phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2021–2023, công trình đã chứng minh tính hiệu quả vượt trội của mô hình quản trị kết hợp giữa chuyên môn hóa chứng từ (ECUS5VNACCS, AFR SOFTEK) và công cụ giám sát tiến độ công việc.

Kết quả kinh doanh tăng trưởng liên tục (doanh thu đạt 67.02 tỷ VNĐ, sản lượng đường biển sang Nhật Bản chiếm tỷ trọng 53.19% năm 2023) cùng việc mở rộng quy mô kho bãi 5.520 m² là minh chứng cho định hướng phát triển bền vững của doanh nghiệp. Những đề xuất giải pháp, sơ đồ kỹ thuật và quy trình quản trị rủi ro được đúc kết trong đề tài mang giá trị ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp tài liệu hữu ích cho các doanh nghiệp logistics và sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản trị Chuỗi cung ứng quốc tế.