Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Vin Lines

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một phần quan trọng trong hoạt động logistics của Công… 69 trang · Trường Đại Học Thương Mại · 2024.

• Tác giả: Phạm Quỳnh Trang
• Người hướng dẫn: TS. Mai Thanh Huyền
• Trường học: Trường Đại Học Thương Mại
• Chuyên ngành: Kinh Tế & Kinh Doanh Quốc Tế
• Đề tài: Quản Trị Quy Trình Giao Hàng Xuất Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Vin Lines
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES
• 1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
• 1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
• 1.3. Mục đích nghiên cứu
• 1.4. Đối tượng nghiên cứu
• 1.5. Phạm vi nghiên cứu
• 1.6. Phương pháp nghiên cứu
• 1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
• 1.6.2. Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
• 1.7. Kết cấu của khóa luận
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
• 2.1. Một số khái niệm cơ bản về giao nhận hàng hóa bằng đường biển
• 2.2. Giao nhận hàng hóa
• 2.3. Dịch vụ giao nhận hàng hóa
• 2.4. Người giao nhận
• 2.5. Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 2.6. Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 2.7. Nghĩa vụ của người giao nhận
• 2.8. Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 2.9. Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 2.10. Nội dung của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 2.11. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu
• 2.11.1. Các nhân tố khách quan
• 2.11.2. Các nhân tố chủ quan
• 3. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES
• 3.1. Giới thiệu về công ty TNHH VIN LINES
• 3.1.1. Sự hình thành và phát triển công ty
• 3.1.2. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm thị trường
• 3.1.2.1. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
• 3.1.2.2. Đặc điểm thị trường
• 3.1.3. Cơ cấu tổ chức. Các nguồn lực của công ty
• 3.1.3.1. Nguồn lực tài chính
• 3.1.3.2. Nguồn nhân lực
• 3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH VIN LINES
• 3.2.1. Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty TNHH VIN LINES
• 3.2.2. Khái quát về kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021-2023
• 3.3. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES
• 3.3.1. Lập kế hoạch hàng xuất khẩu
• 3.3.2. Tổ chức giao hàng
• 3.3.3. Giám sát việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 3.3.4. Điều hành việc giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 3.3.5. Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES
• 3.3.5.1. Nhược điểm
• 4. CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES
• 4.1. Định hướng phát triển của công ty TNHH VIN LINES
• 4.2. Dự báo về nhu cầu phát triển của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 4.3. Định hướng phát triển của công ty trong hoạt động quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
• 4.4. Các đề xuất nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH VIN LINES
• 4.5. Một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý và ban ngành có liên quan
• 4.5.1. Đối với cơ quan nhà nước
• 4.5.2. Đối với cơ quan Hải quan
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một phần quan trọng trong hoạt động logistics của Công ty TNHH Vin Lines. Hoạt động này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian. Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành xuất nhập khẩu, việc quản lý quy trình giao hàng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Công ty TNHH Vin Lines đã nỗ lực cải thiện quy trình này để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1. Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu

Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm các bước từ lập kế hoạch, tổ chức vận chuyển đến giao hàng cho khách hàng. Mỗi bước đều cần được quản lý chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình vận chuyển.

1.2. Vai trò của quản lý logistics trong giao hàng

Quản lý logistics đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình giao hàng. Nó giúp giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

II. Thách thức trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại Vin Lines

Công ty TNHH Vin Lines đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu. Những thách thức này bao gồm sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty khác, yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng và các quy định pháp lý phức tạp. Để tồn tại và phát triển, công ty cần tìm ra giải pháp hiệu quả để vượt qua những khó khăn này.

2.1. Cạnh tranh trong ngành logistics

Sự cạnh tranh trong ngành logistics ngày càng gia tăng, đòi hỏi Vin Lines phải cải thiện chất lượng dịch vụ và giảm chi phí để thu hút khách hàng.

2.2. Quy định pháp lý và thủ tục hải quan

Các quy định pháp lý và thủ tục hải quan phức tạp có thể gây khó khăn cho quy trình giao hàng. Vin Lines cần nắm vững các quy định này để đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro.

III. Phương pháp tối ưu hóa quy trình giao hàng xuất khẩu tại Vin Lines

Để nâng cao hiệu quả trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu, Công ty TNHH Vin Lines đã áp dụng nhiều phương pháp tối ưu hóa. Những phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý quy trình cũng là một trong những giải pháp quan trọng.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

Công nghệ thông tin giúp Vin Lines theo dõi và quản lý quy trình giao hàng một cách hiệu quả hơn. Việc sử dụng phần mềm quản lý logistics giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng kiểm soát.

3.2. Đào tạo nhân viên và nâng cao kỹ năng

Đào tạo nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quy trình giao hàng. Vin Lines đã tổ chức nhiều khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng cho nhân viên, từ đó cải thiện chất lượng dịch vụ.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu tại Vin Lines

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu đã mang lại nhiều lợi ích cho Công ty TNHH Vin Lines. Các chỉ số hiệu suất như thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển và sự hài lòng của khách hàng đều được cải thiện đáng kể. Những ứng dụng thực tiễn này không chỉ giúp công ty nâng cao vị thế cạnh tranh mà còn tạo ra giá trị bền vững.

4.1. Kết quả đạt được từ cải tiến quy trình

Cải tiến quy trình giao hàng đã giúp Vin Lines giảm thiểu thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu quả

Việc phân tích dữ liệu từ quy trình giao hàng giúp Vin Lines đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

V. Kết luận và định hướng tương lai cho Vin Lines

Công ty TNHH Vin Lines cần tiếp tục cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Định hướng tương lai của công ty là áp dụng các công nghệ mới và nâng cao chất lượng dịch vụ để duy trì vị thế cạnh tranh. Việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển cũng sẽ là một yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững của công ty.

5.1. Định hướng phát triển bền vững

Vin Lines sẽ tập trung vào phát triển bền vững thông qua việc cải thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ.

5.2. Tăng cường hợp tác quốc tế

Hợp tác với các đối tác quốc tế sẽ giúp Vin Lines mở rộng thị trường và nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành logistics.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, hơn 80% khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu trên toàn cầu được vận chuyển bằng phương thức đường biển. Tại Việt Nam, với lợi thế bờ biển dài và vị trí địa lý gần các tuyến hàng hải quốc tế trọng điểm, khối lượng hàng hóa thông qua hệ thống cảng biển duy trì tốc độ tăng trưởng bình quân 13,8%/năm. Sự phát triển này thúc đẩy sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải (freight forwarder).

Công ty TNHH Vin Lines là doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế từ năm 2019. Trước sự suy thoái của nền kinh tế toàn cầu, biến động giá cước tàu biển và xung đột địa chính trị làm sụt giảm nhu cầu tiêu dùng tại các thị trường trọng điểm, doanh nghiệp gặp nhiều áp lực trong việc duy trì hiệu quả vận hành. Vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là tối ưu hóa công tác quản trị, giảm thiểu chi phí và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong suốt chuỗi giao nhận đường biển.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về dịch vụ giao nhận và quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp logistics.
2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vin Lines giai đoạn 2021 đến tháng 9/2023.
3. Đề xuất các giải pháp khả thi và kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty giai đoạn 2024–2026.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vin Lines.
• Phạm vi nội dung: Các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà công ty thực hiện với vai trò đại lý giao nhận.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Vin Lines (trụ sở chính tại số 352 Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2021 đến 9 tháng đầu năm 2023; định hướng giải pháp giai đoạn 2024–2026.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và cơ sở lý thuyết chuyên ngành:

• Khung pháp lý và định nghĩa: Điều 167 Luật Thương mại Việt Nam năm 1997 quy định về dịch vụ giao nhận hàng hóa và nghĩa vụ của người giao nhận; Luật Thương mại năm 2005 (sửa đổi ngày 14/06/2005) định nghĩa về dịch vụ logistics và thương nhân kinh doanh logistics; Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) về dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) và vị trí của người giao nhận.
• Đặc điểm dịch vụ giao nhận đường biển: Tính vô hình, tính không lưu trữ, tính không sở hữu, tính không thể chia cắt (sản xuất đồng thời với tiêu thụ), tính thay đổi và tính thích ứng theo yêu cầu của chủ hàng.
• Nội dung quản trị quy trình: 4 chức năng cốt lõi gồm lập kế hoạch (xác định tuyến đường, hãng tàu, chi phí, nhân sự); tổ chức thực hiện (đặt chỗ, nhận hàng, đóng hàng, lập bộ chứng từ, quyết toán); giám sát (theo dõi lịch trình tàu, chứng từ, dòng tiền); điều hành (xử lý các sự cố phát sinh về chỗ, phương tiện, chứng từ, thanh toán).
• Các nhân tố ảnh hưởng: Nhân tố khách quan (kinh tế toàn cầu, chính trị - pháp luật, tự nhiên, công nghệ); nhân tố chủ quan (cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực, tiềm lực tài chính, thương hiệu và trình độ quản lý).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả áp dụng:

• Thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát thực tế quá trình tác nghiệp tại các phòng ban trong thời gian thực tập; thực hiện khảo sát trực tiếp bằng phiếu hỏi từ 11h00 đến 12h00 ngày 10/01/2024 tại văn phòng công ty với đối tượng gồm Ban Giám đốc, Trưởng phòng, Trưởng nhóm và nhân viên các bộ phận.
• Thu thập dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 9/2023, hợp đồng vận tải, hồ sơ lô hàng, quy trình tác nghiệp nội bộ, tài liệu từ website công ty và các văn bản pháp luật hiện hành.
• Phân tích và xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp phân tích so sánh đối chiếu số liệu qua các năm, phương pháp tổng hợp logic nhằm rút ra các kết luận thực tiễn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan của hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines

Chương 1 làm rõ tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh ngành logistics đường biển chịu áp lực cạnh tranh lớn. Tác giả tổng quan 5 công trình nghiên cứu khóa luận tiêu biểu trước đó tại Trường Đại học Thương mại và Đại học Kinh tế Quốc dân (Nguyễn Thị Hồng, 2023; Hoàng Thị Lưu Luyến, 2015; Đinh Thị Khánh Ly, 2023; Nguyễn Thị Luyên, 2015; Vũ Thu Thị Phương, 2023). Từ việc chỉ ra khoảng trống nghiên cứu của các đề tài trước đối với trường hợp đặc thù của doanh nghiệp giao nhận quy mô vừa và nhỏ, tác giả xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi không gian, thời gian và hệ thống phương pháp nghiên cứu của đề tài.

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm cơ bản về giao nhận hàng hóa, dịch vụ logistics theo Luật Thương mại 1997, Luật Thương mại 2005 và quy tắc FIATA. Chương 2 phân tích chi tiết 6 đặc điểm bản chất của dịch vụ vận tải biển và quyền, nghĩa vụ pháp lý của người giao nhận theo Điều 167 Luật Thương mại. Trọng tâm của chương là khung lý thuyết về 4 nội dung quản trị quy trình:

1. Lập kế hoạch: Căn cứ vào hợp đồng vận tải, đặc điểm hàng hóa (FCL/LCL, POL, POD, ETD, ETA) và năng lực doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch phân công công việc, dự toán chi phí.
2. Tổ chức thực hiện: Quy trình 4 bước chuẩn gồm chuẩn bị hàng/phương tiện, giao nhận tại địa điểm quy định, lập/bàn giao chứng từ và quyết toán chi phí.
3. Giám sát: Kiểm soát các khâu thuê phương tiện, xếp hàng, hành trình vận chuyển, dòng tiền cước phí và chứng từ.
4. Điều hành: Các biện pháp xử lý sự cố trong đặt chỗ, vận chuyển, hư hỏng tổn thất và sai lệch chứng từ. Đồng thời, chương này phân loại chi tiết các nhân tố ảnh hưởng khách quan và chủ quan tới quy trình quản trị.

Chương 3: Phân tích thực trạng của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines

Chương 3 trình bày bức tranh toàn diện về Công ty TNHH Vin Lines (thành lập năm 2019, MST 0108636129, thành viên của FMC, WCA, JC Trans; trụ sở Hà Nội cùng 2 chi nhánh tại Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh).

Cơ cấu nguồn lực và kết quả kinh doanh:

• Nguồn nhân lực: Tổng số 84 nhân sự; tỷ lệ nữ chiếm 65% (54 người), nam chiếm 35% (30 người); độ tuổi từ 19–30 tuổi chiếm 75% (63 người); trình độ đại học chiếm 93% (79 người), sau đại học chiếm 7% (5 người); thâm niên từ 5 năm trở lên chiếm 80% (67 người).
• Tài chính: Tổng tài sản có xu hướng giảm do suy thoái kinh tế; trong đó tài sản ngắn hạn chiếm 63% (8.298 triệu đồng) và tài sản dài hạn chiếm 37% (4.034 triệu đồng) trên tổng tài sản 14.332 triệu đồng.
• Kết quả kinh doanh chung và vận tải biển:

Chỉ tiêu	Năm 2021	Năm 2022	9 tháng đầu năm 2023
Tổng doanh thu (triệu đồng)	9.336,00	9.198,00	9.120,00
- Doanh thu vận tải đường biển (triệu đồng)	4.610,90	4.422,23	4.079,56
- Doanh thu vận tải hàng không (triệu đồng)	-	-	1.730,00
- Doanh thu giao nhận quốc tế (triệu đồng)	-	-	1.480,00
- Doanh thu dịch vụ khác (triệu đồng)	-	-	1.830,44
Tổng chi phí (triệu đồng)	6.551,00	6.486,80	5.068,00
Lợi nhuận trước thuế (triệu đồng)	2.784,00	2.711,00	2.648,00
Thuế TNDN phải nộp (triệu đồng)	466,80	459,90	406,00
Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng)	2.317,60	2.251,10	2.242,00
Sản lượng hàng xuất khẩu toàn công ty (tấn)	2.460,0	2.526,5	2.434,8

Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu đường biển giai đoạn 2021–2023: Nông sản chiếm tỷ trọng cao nhất (39,11% năm 2021; 38,57% năm 2022; 38,18% năm 2023), tiếp theo là Thiết bị y tế (22,45% năm 2021; 17,62% năm 2022; 18,01% năm 2023), Hàng dệt may (16,93% năm 2021; 19,35% năm 2022; 17,83% năm 2023), Linh kiện và nguyên phụ kiện (12,23% năm 2021; 11,17% năm 2022; 16,52% năm 2023), Mặt hàng khác (9,28% năm 2021; 13,29% năm 2022; 8,46% năm 2023).

Thực trạng quy trình tác nghiệp:

• Lập kế hoạch: Phân định nhiệm vụ cụ thể giữa phòng Kinh doanh, Pricing, Chứng từ và Giao nhận.
• Tổ chức giao hàng: Thực hiện qua 6 bước tác nghiệp:
  1. Nắm tình hình hàng hóa và đặt chỗ (booking qua website hãng tàu Maersk, ONE, CMA-CGM hoặc nền tảng INTTRA by E2OPEN; làm việc với co-loader đối với hàng LCL).
  2. Giao hàng tại địa điểm quy định (FCL: đổi lệnh cấp container rỗng tại depot, đóng phí nâng hạ, kéo cont đóng hàng, hạ bãi trước closing time; LCL: đưa hàng vào kho CFS, thanh lý tờ khai, lấy phiếu nhập kho xác nhận GW và CBM).
  3. Tiếp nhận SI và VGM từ chủ hàng.
  4. Lập HBL nháp cho chủ hàng duyệt và xác nhận thông tin MBL với hãng tàu.
  5. Xử lý bộ chứng từ chuẩn hóa (Invoice, Packing List, C/O, Kiểm dịch...).
  6. Quyết toán chi phí (nhận Debit Note từ hãng tàu, lập hóa đơn thu tiền khách hàng, trả hoa hồng cho đại lý nước ngoài và cấp vận đơn/Telex Release).
• Giám sát và điều hành: Giám sát lộ trình qua website hãng tàu (KMTC, CMA-CGM, Evergreen), cập nhật trạng thái lô hàng trên bảng tính "Quản lý hàng" (phân biệt màu vàng cho đơn đang chạy, màu trắng cho đơn hoàn thành) và file "Follow shipment", khai báo hải quan trên phần mềm ECUS. Hơn 80% doanh thu công ty đến từ tệp khách hàng thân thiết.
• Hạn chế: Khâu giám sát phần lớn vẫn dùng bảng tính Excel thủ công, dễ phát sinh sai sót khi số lượng chứng từ lớn; phụ thuộc vào biến động chỗ của hãng tàu trong mùa cao điểm.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vin Lines

Tác giả nêu định hướng mở rộng thị trường sang châu Mỹ và châu Á trong giai đoạn 2024–2026. Các đề xuất cụ thể gồm:

• Xây dựng bảng tiêu chuẩn lựa chọn hãng tàu đối tác (dựa trên giá cước, lịch trình, độ tin cậy, freetime).
• Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình quản lý thông tin lô hàng, giảm thiểu thao tác thủ công trên Excel.
• Tăng cường đào tạo chuyên môn nghiệp vụ chứng từ, hải quan và kỹ năng xử lý sự cố cho nhân sự.
• Kiến nghị với cơ quan Nhà nước và cơ quan Hải quan về việc tiếp tục cải cách thủ tục hành chính hải quan điện tử, rút ngắn thời gian thông quan và đầu tư hạ tầng giao thông kết nối cảng biển.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực kết quả hoạt động và công tác quản trị quy trình giao nhận đường biển của doanh nghiệp qua các số liệu:

• Vận tải đường biển là phương thức kinh doanh nòng cốt của Vin Lines, luôn đóng góp tỷ trọng xấp xỉ 50% tổng doanh thu của công ty (đạt 4.079,56 triệu đồng trong 9 tháng đầu năm 2023).
• Doanh nghiệp duy trì được nguồn khách hàng ổn định với hơn 80% doanh thu đến từ khách hàng truyền thống, nhờ cơ chế giám sát lô hàng liên tục và kiểm soát chứng từ chặt chẽ.
• Tác giả mô tả chi tiết quy trình tác nghiệp thực tế 6 bước cho cả hai hình thức hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), đồng thời chỉ ra cách thức ứng dụng công nghệ thông qua cổng INTTRA by E2OPEN và hệ thống phần mềm ECUS.
• Khóa luận đề xuất hệ thống tiêu chí lựa chọn đối tác vận chuyển và quy trình phối hợp liên phòng ban nhằm khắc phục các điểm nghẽn trong công tác điều hành khi phát sinh sự cố giao nhận.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài: Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua đợt khảo sát ngắn hạn (từ 11h00 đến 12h00 ngày 10/01/2024) tại trụ sở văn phòng Hà Nội; chuỗi số liệu thứ cấp mới cập nhật đến hết 9 tháng đầu năm 2023; phạm vi khảo sát chưa bao quát toàn diện hoạt động thực tế tại hai chi nhánh Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi đánh giá số liệu đầy đủ của cả giai đoạn 2024–2026; nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý vận tải chuyên dụng (TMS) hoặc ERP tích hợp để thay thế quy trình quản lý thủ công qua bảng tính; đánh giá chuyên sâu hơn về quản trị rủi ro pháp lý trong giao nhận quốc tế đường biển.

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo: Sinh viên, học viên các ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Xuất nhập khẩu; chuyên viên chứng từ, nhân viên giao nhận hiện trường và nhân viên điều hành tại các công ty forwarder vừa và nhỏ.
• Nội dung tham khảo giá trị:
  • Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể giữa các bộ phận (Sales, Pricing, Docs, Cus, Giao nhận) trong quy trình hàng xuất.
  • Hướng dẫn chi tiết quy trình thực tế các bước đặt chỗ (booking) qua website hãng tàu (Maersk) và qua nền tảng INTTRA.
  • Quy trình kiểm soát bộ chứng từ (SI, VGM, MBL, HBL, Invoice, Packing List) và quy trình xử lý giao nhận hàng FCL, LCL thực tế tại cảng và kho CFS.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vin Lines được thành lập vào năm nào và tham gia những hiệp hội vận tải quốc tế nào?
   Công ty TNHH Vin Lines được thành lập năm 2019 với 100% vốn tư nhân trong nước. Doanh nghiệp là thành viên của Ủy ban Hàng hải Liên bang Mỹ (FMC), Liên minh hàng hóa thế giới (WCA) và Mạng lưới logistics toàn cầu (JC Trans).

2. Cơ cấu nhân sự của Vin Lines tại thời điểm nghiên cứu có đặc điểm gì nổi bật?
   Công ty có tổng số 84 lao động; trong đó nữ giới chiếm 65% (54 người), độ tuổi trẻ từ 19–30 tuổi chiếm 75% (63 người), nhân sự có thâm niên từ 5 năm trở lên chiếm 80% (67 người) và 93% có trình độ đại học (79 người).

3. Tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ vận tải đường biển chiếm bao nhiêu trong cơ cấu kinh doanh của công ty?
   Trong 9 tháng đầu năm 2023, doanh thu vận tải đường biển đạt 4.079,56 triệu đồng, chiếm khoảng 50% tổng doanh thu toàn công ty (tổng doanh thu 9 tháng đạt 9.120 triệu đồng).

4. Doanh nghiệp sử dụng những công cụ và nền tảng nào để thực hiện booking và giám sát lô hàng?
   Công ty sử dụng website trực tiếp của các hãng tàu (Maersk, ONE, CMA-CGM), nền tảng tích hợp INTTRA by E2OPEN để gửi booking request và tracking hàng hóa, phần mềm ECUS để khai hải quan, cùng các trang tính nội bộ "Quản lý hàng" và "Follow shipment" để giám sát tiến độ.

5. Nhóm mặt hàng nào chiếm tỷ trọng xuất khẩu đường biển cao nhất qua Vin Lines giai đoạn 2021–2023?
   Nông sản là nhóm hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cả 3 năm, lần lượt đạt 39,11% (năm 2021), 38,57% (năm 2022) và 38,18% (năm 2023).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Phạm Quỳnh Trang đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển và phân tích chi tiết thực trạng vận hành tại Công ty TNHH Vin Lines giai đoạn 2021–9/2023. Nghiên cứu chỉ ra những ưu điểm về chất lượng nhân sự trẻ, tỷ lệ khách hàng trung thành cao (>80%) cũng như các hạn chế về việc quản trị dữ liệu bằng bảng tính thủ công. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng sát với năng lực thực tế của doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ trong điều kiện biến động của thị trường vận tải quốc tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CÔNG TY TNHH VIN LINES Giáo viên hƣớng dẫn Sinh viên thực hiện TS. MAI THANH HUYỀN PHẠM QUỲNH TRANG Lớp: K56LQ1 Mã sinh viên : 20D300063 HÀ NỘI – 2024 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển công ty TNHH Vin Lines” là công trình nghiên cứu độc lập. Ngoài ra, trong bài khóa luận có sử dụng một số nguồn tài liệu đã đƣợc trích dẫn nguồn và chú thích rõ ràng. Đề tài, nội dung khóa luận là sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trong suốt quá trình học tập tại trƣờng cũng nhƣ thực tập tại công ty TNHH Vin Lines.

Đƣợc sự cho phép của công ty, các số liệu phân tích đƣợc nêu trong khóa luận chƣa từng đƣợc công bố hay sao chép từ bất cứ công trình nghiên cứu nào khác. Hà Nội, ngày 18 tháng 4 năm 2024. Ngƣời cam đoan Phạm Quỳnh Trang ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập và hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển công ty TNHH Vin Lines”. em luôn nhận đƣợc sự quan tâm, hƣớng dẫn giúp đỡ và góp ý tận tình của các thầy cô giảng viên trong khoa Kinh tế & Kinh doanh quốc tế.

Trƣớc hết, em xin trân trọng cảm ơn toàn thể quý thầy cô Trƣờng Đại học Thƣơng Mại, thầy cô giáo khoa Kinh tế & Kinh doanh quốc tế đã dành nhiều tâm huyết, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trƣờng. Các thầy cô đã định hƣớng và tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đề tài khóa luận. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS. Mai Thanh Huyền ngƣời đã hƣớng dẫn cho em những lời khuyên, chia sẻ và đóng góp cho phần khóa luận thêm phần hoàn thiện.

Cuối cùng, em xin chân trọng cảm ơn các cấp lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty TNHH Vin Lines Việt Nam đã nhiệt tình hợp tác và giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu khóa luận. Do khả năng trình độ bản thân cũng nhƣ thời gian nghiên cứu hạn chế nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đƣợc những đóng góp ý kiến của thầy cô giáo để khóa luận tốt nghiệp của em đƣợc hoàn thiện hơn. iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .ii LỜI CẢM ƠN.

iii MỤC LỤC .iv DANH MỤC BẢNG BIỂU .vii DANH MỤC HÌNH VẼ. viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.ix CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu. Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Mục đích nghiên cứu. Đối tƣợng nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu. Phƣơng pháp nghiên cứu .Phƣơng pháp thu thập dữ liệu .Phƣơng pháp phân tích, xử lý dữ liệu.

Kết cấu của khóa luận. 5 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN. Một số khái niệm cơ bản về giao nhận hàng hóa bằng đƣờng biển .Giao nhận hàng hóa.Dịch vụ giao nhận hàng hóa .Ngƣời giao nhận .Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu.Quản trị quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển .Đặc điểm của giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển .Nghĩa vụ của ngƣời giao nhận.

Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển 8 2. Vai trò của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển. Nội dung của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển. Các nhân tố ảnh hƣởng đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu.

Các nhân tố khách quan. Các nhân tố chủ quan. 13 Chƣơng 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES. Giới thiệu về công ty TNHH VIN LIINES.

Sự hình thành và phát triển công ty. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đặc điểm thị trƣờng. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Đặc điểm thị trƣờng .Cơ cấu tổ chức.Các nguồn lực của công ty .Nguồn lực tài chính .Nguồn nhân lực.

Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty TNHH VIN LINES .Sơ đồ chuỗi cung ứng của công ty TNHH VIN LINES .Khái quát về kết quả hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển của công ty giai đoạn 2021-2023. Phân tích thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển của công ty TNHH VIN LINES. Lập kế hoạch hàng xuất khẩu. Tổ chức giao hàng.

Giám sát việc giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển. Điều hành việc giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển. Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển của công ty TNHH VIN LINES. Nhƣợc điểm.

45 Chƣơng 4: ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES. Định hƣớng phát triển của công ty TNHH VIN LINES. Dự báo về nhu cầu phát triển của hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển. Định hƣớng phát triển của công ty trong hoạt động quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển.

Các đề xuất nhằm tăng cƣờng hiệu quả hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển của công ty TNHH VIN LINES. Một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý và ban ngành có liên quan. Đối với cơ quan nhà nƣớc. Đối với cơ quan Hải quan.

58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 59 vi DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3. Tình hình tài sả công ty giai đoạn 2021-2023. Tỷ lệ lao động theo từng tiêu chí.

Doanh thu theo phƣơng thức kinh doanh giai đoạn 2021-9/2023 của công ty TNHH Vin Lines. Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển tại công ty TNHH Vin Lines:. Các tiêu chuẩn lựa chọn hãng tàu. 52 vii DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 3.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Vin Lines. Thao tác đặt chỗ trên trang web hãng tàu Maersk Lines. Giao diện website INTTRA. Biểu đồ những vẫn đề phát sinh trong quá trình điều hành giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển.

Quy trình lựa chọn đối tác vận tải. 51 viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Từ tiếng anh Nghĩa tiếng Việt HBL House Bill Vận đơn nhà HBL Master Bill Vận đơn chủ CFS Container Freight Kho gom hàng lẻ Station FCL Full container load Hàng full cont LCL Less than container load Hàng lẻ ETD Estimated time Ngày giờ dự kiến khởi hành departure của tàu DN Debit note Hóa đơn CY Container Yard Bãi container SI Shipping instruction Hƣớng dẫn gửi hàng VGM Verify Gross Mass Phiếu xác nhận tổng khối lƣợng PO Purchasing Order Đơn đặt hàng ix CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH VIN LINES 1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu Phát triển ngoại thƣơng là nhiệm vụ hàng đầu của mỗi quốc gia trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, trong đó hoạt động xuất nhập khẩu nói chung hay giao nhận hàng hóa xuất khẩu nói riêng mang lại lợi ích không nhỏ cho nền kinh tế. Tăng trƣởng dựa vào giao nhận hàng hóa xuất khẩu là một trong những chính sách kinh tế nhằm thúc đẩy quá trình công nghiệp hóa của một quốc gia bằng cách vận chuyển và trao đổi xuyên biên giới những mặt hàng mà quốc gia đó có lợi thế cạnh tranh.

Tăng trƣởng dựa vào lĩnh vực này về cơ bản có nghĩa là mở cửa nền kinh tế trong nƣớc để tiếp cận giao thƣơng và cạnh tranh với thị trƣờng các nƣớc. Hơn 80% khối lƣợng hàng hoá xuất nhập khẩu trên toàn cầu đƣợc vận chuyển bằng đƣờng biển. Vận tải biển đóng vai trò một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần các tuyến đƣờng hàng hải quan trọng của thế giới. Khối lƣợng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam tăng trƣởng cao và ổn định trong nhiều năm trở lại đây, tốc độ tăng trƣởng trung bình đạt 13,8%.

Do đó có thể khẳng định hình thức giao nhận bằng đƣờng biển vẫn là phát triển nhất ở Việt Nam. Bên cạnh đƣờng biển dài ở Việt Nam, vận tải đƣờng biển có thể vận chuyển khối lƣợng hàng hóa lớn, chi phí không cao và quãng đƣờng vận chuyển dài… Đó là những ƣu điểm mà nhiều phƣơng thức vận chuyển khác khó có thể có đƣợc. Vận chuyển đƣờng biển thậm chí làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trƣờng trong buôn bán quốc tế. Từ đó, việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển trên thị trƣờng cũng diễn ra gay gắt.

Do đó các công tác quản trị tại công ty phải đạt hiệu quả cao để tăng hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trƣờng. Trƣớc tình hình đó, Công ty TNHH Vin Lines là một trong những doanh nghiệp còn non trẻ trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế cũng không tránh khỏi những trở ngại. Trải qua gần 5 năm hình thành và phát triển, công ty đã từng bƣớc hoàn thiện và củng cố hoạt động kinh doanh của mình. Cùng với xu hƣớng tăng trƣởng của ngành xuất nhập khẩu và sự phát triển của dịch vụ giao nhận quốc tế bằng đƣờng biển, việc phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận bằng đƣờng biển là điều tất 1 yếu để công ty có thể tồn tại và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình.

Xuất phát từ thực tiễn, câu hỏi đặt ra là làm sao hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển của công ty TNHH Vin Lines đem lại hiệu quả và an toàn nhất? Làm sao để tối ƣu hóa quản lý và tiết kiệm chi phí, xảy ra ít rủi ro trong quá trình giao hàng?. Nhằm tìm ra giải pháp cho khó khăn trên, chính vì vậy sau khi thực tập tại công ty em đã lựa chọn đề tà nghiêm cứu “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển của công ty TNHH Vin Lines” 1.