Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt 6 Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt 7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Khái quát chung về giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm xuất khẩu Theo Luật thương mại 2005 tại Điều 28, khoản 1, khái niệm được nêu cụ thể như sau: “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật. Khái niệm giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Trong thương mại quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán sang nước người mua.
Trong trường hợp đó, người giao nhận là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc vận chuyển. Theo điều 167, Luật thương mại 1997: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác”. Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển. Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển.
Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận 2. Khái niệm và vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu Quy trình giao hàng xuất khẩu là các hoạt động được thực hiện nhằm vận chuyển, giao hàng hóa giữa hai địa điểm có khu vực địa lý khác nhau. Tìm hiểu từ tài liệu “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế” Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT, Trường Đại Học Thương mại: Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm các công việc như nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải; giao hàng hóa tại địa điểm quy định, lập và bàn giao chứng từ vận tải; quyết toán chi phí. Khái niệm quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu Theo “Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Đại học Thương mại 2017” đưa ra khái niệm như sau: “Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển quốc tế là việc lập kế hoạch, tố chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí”.
Vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển: Trong mỗi chuyến giao hàng, lại có thể xảy ra những phát sinh bất ngờ do việc vận chuyển hàng hóa qua đường biển gặp nhiều rủi ro, đòi hỏi cần có hoat động quản trị quá trình này đảm bảo hạn chế xảy ra rủi ro và nếu có vấn đề xảy ra cũng đã có kế hoạch chuẩn bị tốt. - Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận 9 - Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế giúp hoàn thành hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận. - Đối với người nhận hàng: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nội dung quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 2.
Lập kế hoạch giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Lập kế hoạch là xác định mục tiêu, đề xuất phương pháp tiếp cận và quyết định cách thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đó. Theo đó việc lập kế hoạch có ý nghĩa định hướng cho các hoạt động trong quá trình giao hàng và giúp các bên xác định rõ nội dung công việc, các yêu cầu cụ thể để giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình giao hàng. Khi tiến hành lập kế hoạch, doanh nghiệp cần chú ý dựa vào các căn cứ lập kế hoạch sau: Thứ nhất, yêu cầu của khách hàng dựa trên hợp đồng: địa điểm lấy hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, địa điểm dỡ hàng, thời gian gửi hàng và giao hàng dự kiến, phương thức giao hàng dự kiến. Thứ hai, khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm khác nhau, hàng có giá trị cao hay thấp, kiên cố hay dễ hỏng, hàng hóa thông thường hay đặc biệt, nhạy cảm nên doanh nghiệp cần nắm bắt để có phương án tổ chức phù hợp Thứ ba, điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Tình hình nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất, … có đủ đáp ứng những yêu cầu của khách hàng hay không.
Để từ đó, có các phương án và kế hoạch phù hợp vừa đáp ứng nhu cầu khách hàng mà vẫn giữ được uy tín của mình. Các kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà doanh nghiệp có thể lập: 10 Kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển: trong đó bao gồm các công việc như nhận thông tin từ khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển, xây dựng và gửi báo giá cho khách hàng. Kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế: trong đó bao gồm các công việc nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển, báo giá vận chuyển, ký hợp đồng vận chuyển. Kế hoạch tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển: trong đó bao gồm các công việc nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng; sắp xếp phương án vận chuyển, báo giá vận chuyển, ký hợp đồng vận chuyển.
Tổ chức thực hiện giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Tổ chức thực hiện giao hàng hóa là việc nhà quản trị của doanh nghiệp tiến hành công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, phân bổ nguồn lực, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, việc đưa ra các quyết định được ở các cấp bậc được tiến hành ra sao, …nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đó đã đề ra trước đó. Quá trình người giao nhận theo sự ủy thác của người xuất khẩu lo liệu việc vận chuyển hàng hóa quốc tế được diễn ra theo các bước: Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của người xuất khẩu trong các vấn đề như: Tiến độ, trạng thái sản xuất hàng, tình trạng đóng gói, tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan (Invoice, packing list, …) Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải, … Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế thì người giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có gì thay đổi hay không để lên phương án giải quyết phù hợp. Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định 11 Người giao nhận phối hợp cùng với người xuất khẩu để vận chuyển hàng hóa từ kho của người bán đến cảng/kho bãi sao cho kịp thời gian yêu cầu. Nếu gửi hàng lẻ (LCL) - Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định: người giao nhận sẽ mang lô hàng lẻ đến Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để giao hàng cho người gom hàng (Co-loader), sau đó người gom hàng sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng.
- Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu: Người giao nhận có thể khai báo dưới tên người xuất khẩu hoặc dưới tên mình. Nếu hàng hóa rơi vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa. - Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp. - Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế: Người gom hàng sẽ tập hợp các lô hàng lẻ đóng vào container, niêm phong, kẹp chì, đưa ra bãi CY đợi lên tàu đến cảng đích và sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng sẽ được hãng tàu ký phát vận đơn chủ (MB/L) Nếu gửi hàng nguyên container (FCL) Sau khi có xác nhận đặt chỗ của hãng tàu, người giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để đổi lệnh cấp container rỗng.
Sau đó người giao nhận sẽ đến bãi container rỗng để lấy container mang về địa điểm quy định để đóng hàng. Lưu ý khi lấy container rỗng người giao nhận cần kiểm tra kỹ số hiệu container, hình thức bên trong và bên ngoài container để đảm bảo không xảy ra trục trặc trong quá trình chuyên chở. Mang hàng ra cảng làm thù tục hải quan: Tùy vào loại hàng hóa mà lô hàng có thể được miễn hoặc bị hải quan kiểm hóa. Sau khi kiểm hóa container mới được niêm phong kẹp chì.
12 Vận chuyển container ra bãi và làm thủ tục hạ bãi không muộn hơn 8 giờ trước giờ cắt máng (closing time-thời hạn cuối cùng nhận chất lên tàu). Khi hải quan xác nhận thì việc giao hàng coi như đã xong, sau đó cảng sẽ chịu trách nhiệm chuyển container lên tàu. Người giao nhận liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để lấy B/L. Đối với hàng rời Nắm tình hình việc chủ hàng lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở.
Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu.