Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động xuất khẩu giữ vai trò quan trọng đối với sự tăng trưởng kinh tế của Việt Nam. Để hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất và xuất khẩu hàng hóa ra thị trường toàn cầu, hệ thống dịch vụ giao nhận vận tải đóng vai trò mắt xích trung gian thiết yếu. Trong các phương thức vận chuyển quốc tế, vận tải đường biển chiếm ưu thế vượt trội tại Việt Nam nhờ lợi thế bờ biển dài, năng lực chuyên chở khối lượng lớn, chi phí hợp lý trên các tuyến hành trình dài và khả năng làm thay đổi cơ cấu thị trường ngoại thương. Tuy nhiên, ngành dịch vụ giao nhận đường biển của các doanh nghiệp Việt Nam nhìn chung vẫn còn non trẻ và bộc lộ nhiều điểm hạn chế về tính chuyên nghiệp so với tiêu chuẩn quốc tế.

Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm nhiều bước phức tạp, chịu sự điều chỉnh của hệ thống pháp luật quốc tế và nội địa, đồng thời đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều chủ thể như chủ hàng, cơ quan hải quan, hãng tàu, doanh nghiệp cảng và đơn vị giao nhận. Việc quản trị hiệu quả quy trình này giúp doanh nghiệp giao nhận tối ưu hóa dòng luân chuyển hàng hóa, tiết giảm chi phí, kiểm soát rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh. Xuất phát từ thực tế đó, đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH ASAP Quốc tế.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể qua 3 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận và quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp.
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH ASAP Quốc tế trong giai đoạn 2020 – 2022 và quý 1 năm 2023.
  3. Đề xuất các giải pháp quản trị, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và các kiến nghị đối với cơ quan quản lý nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao hàng của công ty trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH ASAP Quốc tế.
  • Phạm vi không gian: Phòng Nghiệp vụ (đặc biệt là bộ phận giao nhận đường biển) của Công ty TNHH ASAP Quốc tế và khu vực hệ thống Cảng Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và nghiệp vụ giao nhận được thu thập, phân tích trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2022 và cập nhật bổ sung quý 1 năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các định nghĩa chuẩn hóa của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA), các quy định pháp lý chuyên ngành và hệ thống lý thuyết quản trị học:

  • Khung pháp lý và khái niệm: Vận dụng định nghĩa dịch vụ logistics theo Điều 3 Nghị định số 140/2007/NĐ-CP; định nghĩa dịch vụ giao nhận hàng hóa theo Điều 167 Luật Thương mại năm 1997; quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan theo Nghị định số 128/2020/NĐ-CP; các quy tắc thương mại quốc tế Incoterms 2010.
  • Phân loại dịch vụ giao nhận đường biển: Làm rõ hai phương thức vận chuyển cốt lõi gồm gửi hàng nguyên container (FCL - Full Container Load) và gửi hàng lẻ (LCL - Less than Container Load thông qua kho CFS và hệ thống Co-loader/Master Consolidator), cùng dịch vụ giao nhận trọn gói Door to Door (nội địa và quốc tế).
  • Khung nội dung quản trị quy trình: Tiếp cận quy trình quản trị qua 4 chức năng cơ bản: Hoạch định (lập kế hoạch giao hàng dựa trên hợp đồng, đặc tính hàng hóa và nguồn lực), Tổ chức thực hiện (đặt chỗ hãng tàu, đóng hàng, làm thủ tục hải quan, hun trùng, kiểm dịch, lập chứng từ vận tải MBL/HBL), Giám sát (theo dõi định vị hành trình, lịch tàu chạy, luồng chứng từ) và Điều hành (nhận diện, phân tích và xử lý các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch).
  • Nhân tố ảnh hưởng: Phân tích hệ thống nhân tố tác động bên trong (nguồn nhân lực, tiềm lực tài chính, cơ sở vật chất, cách tổ chức công việc) và các nhân tố môi trường bên ngoài (chính trị - pháp luật, kinh tế vĩ mô, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung ứng dịch vụ phụ trợ, sản phẩm thay thế).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp:

  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất từ các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ, bảng theo dõi đơn hàng ("Handling"), dữ liệu quy trình Base Workflow và các bộ chứng từ vận chuyển thực tế tại Công ty TNHH ASAP Quốc tế giai đoạn 2020 – 2023.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện khảo sát qua phiếu điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban chuyên môn (Phòng Kinh doanh, Phòng Nghiệp vụ, Phòng Khai báo hải quan) tại doanh nghiệp.
  • Xử lý số liệu: Ứng dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh đối chiếu số liệu qua các năm, phương pháp phân tích chỉ số biến động doanh thu - chi phí, kết hợp phương pháp phân tích - tổng hợp trên nền tảng tư duy logic và quy nạp thực tiễn.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH ASAP Quốc tế

Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh các công ty giao nhận vận tải Việt Nam phải đổi mới quản trị để đáp ứng nhu cầu giao thương quốc tế. Tác giả tiến hành tổng quan 5 công trình nghiên cứu tiêu biểu liên quan đến nghiệp vụ giao nhận và thủ tục hải quan đường biển tại các doanh nghiệp (như Công ty TNHH Giao nhận vận tải Hà Thành - 2018, Công ty CP Logistics Vinamilk Hà Nội - 2020, Công ty CP Giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội - 2020, Công ty TNHH TM&XNK Nam Hoa - 2022, Công ty TNHH TMQT Mosimex). Từ việc chỉ ra khoảng trống về phân tích chuyên sâu công tác quản trị quy trình điều hành thực tế tại các đơn vị NVOCC trong giai đoạn biến động sau đại dịch, chương này xác lập rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi và kết cấu 4 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp

Chương 2 hệ thống hóa toàn bộ các luận điểm lý thuyết về dịch vụ giao nhận đường biển và quy trình quản trị nghiệp vụ. Tác giả phân tích rõ vai trò của dịch vụ đường biển đối với việc tối ưu hóa vòng quay phương tiện vận tải và cắt giảm chi phí kho bãi cho chủ hàng. Cấu trúc quản trị quy trình giao nhận được chi tiết hóa qua 4 bước: (1) Lập kế hoạch giao hàng quốc tế; (2) Tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu (bao gồm liên hệ hãng tàu cược container, đóng hàng, thông quan hải quan, lập và phát hành vận đơn MBL/HBL, gửi Pre-alert cho đại lý nước ngoài và quyết toán chi phí); (3) Giám sát quá trình giao hàng thông qua hệ thống định vị GPS và các cổng thông tin theo dõi lịch trình tàu; (4) Điều hành xử lý các phát sinh thực tế thông qua mô hình 5 bước (nhận dạng biến cố, phân tích tình huống, xác định phương án, đánh giá và lựa chọn giải pháp tối ưu). Chương này cũng phân loại chi tiết các nhân tố môi trường bên trong và bên ngoài chi phối đến chất lượng quy trình.

Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ASAP Quốc tế

Chương 3 tập trung phân tích toàn diện thực trạng hoạt động của Công ty TNHH ASAP Quốc tế (thành lập ngày 16/12/2009, mã số thuế 0104304669, vốn điều lệ 44 tỷ đồng, đại diện pháp luật là bà Vũ Thị Kim Thoa). Cơ cấu nhân sự năm 2022 gồm 114 người, trong đó trình độ đại học và sau đại học chiếm 89,5%; độ tuổi từ 22–35 tuổi chiếm 70,2%; Phòng Nghiệp vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất với 54 nhân sự (47,37%), tiếp đến là Phòng Kinh doanh với 46 nhân sự (40,35%).

Về tình hình kinh doanh, mảng dịch vụ vận tải đường biển luôn đóng vai trò mũi nhọn, chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất của doanh nghiệp trong giai đoạn 2020–2022.

Tiêu chí Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Quý 1 năm 2023
Tổng doanh thu (triệu VNĐ) 244.127 327.305 384.186 82.415
Tổng chi phí (triệu VNĐ) 243.048 324.952 381.564 81.336
Lợi nhuận trước thuế (triệu VNĐ) 1.079 2.353 2.622 1.079
Lợi nhuận sau thuế (triệu VNĐ) 632 1.845 2.098 863
Doanh thu vận tải đường biển (triệu VNĐ) 70.412 (29%) 83.815 (26%) 97.508 (25,38%) 19.780 (24%)

Phân tích chuyên sâu 4 khâu trong quản trị quy trình tại ASAP Quốc tế:

  • Khâu lập kế hoạch: Các căn cứ chi phối việc lập kế hoạch gồm: Hợp đồng và nhu cầu khách hàng (chiếm 50–54%), Khối lượng và đặc tính hàng hóa (25–32%), Nguồn nhân lực doanh nghiệp (10–15%), Cơ sở vật chất (8–17%). Doanh nghiệp thực hiện giao việc qua Zalo, theo dõi trên bảng tính "Handling" và đang thử nghiệm số hóa qua hệ thống "Base Workflow".
  • Khâu tổ chức thực hiện: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu đường biển giai đoạn 2020 – quý 1/2023 gồm Gạo/nông sản (29,6–31,2%), Thiết bị y tế (18,1–35,5%), Hàng dệt may (10,8–25,5%), Thiết bị/nguyên phụ liệu/linh kiện (10,1–23,7%). Tác giả phân tích case study thực tế về quy trình xuất khẩu lô hàng Gạo dẻo Japonica của Công ty TNHH Chế biến Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Tường Lân đi Singapore (điều kiện FOB Hải Phòng, Incoterms 2010): ASAP thực hiện báo giá qua bộ phận Pricing & Overseas, phối hợp hoàn thiện bộ 9 chứng từ xuất khẩu, mở tờ khai hải quan trên phần mềm ECUS/VNACCS tại Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Đình Vũ (mã 03EE), thuê vận chuyển nội địa Phú Hưng kéo vỏ container từ cảng về Hưng Yên, thuê Vinacontrol hun trùng tại bãi cảng và book tàu qua hãng OOCL.
  • Khâu giám sát: Kiểm soát trạng thái hàng hóa qua tra cứu số vận đơn MBL và số container trên cổng thông tin shippingschedule.vn cùng website trực tuyến của các hãng tàu đối tác (SITC, YangMing, OOCL, COSCO, ZIM, Evergreen, Maersk, PIL, ONE, CMA CGM, Hyundai).
  • Khâu điều hành và xử lý sự cố: Thống kê các phát sinh nghiệp vụ thực tế qua các năm:
Vấn đề phát sinh (%) Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Quý 1 năm 2023
Thiếu vỏ container 10 20 35 29
Sai sót khai báo hải quan 45 32 25 15
Hãng tàu chậm trễ (delay) 20 26 20 25
Tắc nghẽn tại cửa khẩu/cảng 15 13 15 24
Phát sinh khác (chứng từ...) 10 9 5 7

Tác giả ghi nhận sự cố thực tế khi nhân viên khai thiếu số kiện và số cân trên tờ khai hải quan dẫn đến sai lệch so với Hóa đơn thương mại, khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 128/2020/NĐ-CP.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH ASAP Quốc tế

Chương 4 đưa ra dự báo triển vọng ngành giao nhận vận tải biển và mục tiêu tăng trưởng doanh thu 30–40%/năm của ASAP Quốc tế. Trên cơ sở phân tích các tồn tại, tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp quản trị nội bộ:

  1. Giải pháp quản trị: Nâng cấp công tác đào tạo nhân sự (dành ngân sách đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ áp mã HS và tham vấn giá hải quan), phân định rõ ràng giữa nhân sự phụ trách hàng xuất và hàng nhập để tránh quá tải.
  2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ: Chuyển đổi dứt điểm từ bảng tính Handling sang phần mềm Base Workflow để quản lý luồng công việc tự động; siết chặt quy trình kiểm tra chéo chứng từ trước khi truyền tờ khai.
  3. Mở rộng liên kết: Tăng cường hợp tác với mạng lưới đại lý vận tải quốc tế (Master Consolidator) và các đối tác vận tải bộ nội địa. Đồng thời, khóa luận nêu các kiến nghị vĩ mô đối với Nhà nước về hoàn thiện hành lang pháp lý, nâng cấp hệ thống hải quan điện tử và mở rộng cơ sở hạ tầng luồng lạch, bến bãi tại khu vực Cảng Hải Phòng.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh quản trị vận hành của một doanh nghiệp giao nhận vận tải tầm trung thông qua các dữ liệu định lượng cụ thể:

  • Kết quả hoạt động kinh doanh: Chứng minh sự phục hồi và tăng trưởng của doanh nghiệp sau đại dịch Covid-19, doanh thu năm 2022 đạt 384,186 tỷ đồng (tăng 17,08% so với năm 2021); dịch vụ vận tải đường biển duy trì doanh thu xấp xỉ 97,5 tỷ đồng (chiếm 25,38% tổng doanh thu).
  • Chỉ số vận hành và chất lượng dịch vụ: Tỷ lệ khách hàng hài lòng với chất lượng dịch vụ đạt 84,98%; tỷ lệ khách hàng tiếp tục quay lại sử dụng dịch vụ đạt 72,48%; duy trì được các đối tác lớn như Hitachi, Toshiba, Canon, Airmex, Meihotech.
  • Nhận diện và giảm thiểu rủi ro: Phân tích chi tiết xu hướng chuyển dịch của các điểm nghẽn nghiệp vụ (tỷ lệ lỗi khai báo hải quan giảm từ 45% năm 2020 xuống 25% năm 2022; tình trạng thiếu hụt vỏ container đạt đỉnh 35% năm 2022 do khủng hoảng chuỗi cung ứng toàn cầu).
  • Đóng góp của nghiên cứu: Khóa luận làm rõ mô hình điều hành tác nghiệp thực tế tại một công ty NVOCC; chi tiết hóa toàn bộ các bước luân chuyển chứng từ và thủ tục hải quan cho mặt hàng nông sản (gạo xuất khẩu đi Singapore); đánh giá thẳng thắn những khó khăn trong quá trình chuyển đổi số khi vận hành song song bảng tính thủ công và phần mềm quản trị quy trình (Base Workflow).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận tập trung dữ liệu chủ yếu tại chi nhánh và địa bàn hoạt động thuộc khu vực Cảng Hải Phòng; các phân tích nghiệp vụ chuyên sâu phần lớn xoay quanh mặt hàng gạo và nông sản xuất khẩu theo điều kiện FOB, chưa bao quát toàn diện các điều kiện giao hàng phức tạp khác (như CIF, DDP, DAP) hoặc các loại hàng đặc thù (hàng siêu trường siêu trọng, hàng hóa chất nguy hiểm).
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi phân tích quy trình giao nhận xuất khẩu đường biển tại khu vực Cảng biển phía Nam (Cụm cảng TP.HCM và Cái Mép - Thị Vải); nghiên cứu giải pháp tích hợp tự động hóa dữ liệu giữa phần mềm quản lý nội bộ với hệ thống thông quan điện tử và cổng dữ liệu thời gian thực của các hãng tàu quốc tế; phân tích tối ưu hóa chi phí logistics trên từng đơn vị container (TEU).

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho các đối tượng và mục đích cụ thể:

  • Sinh viên và giảng viên chuyên ngành: Hữu ích đối với sinh viên các ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng khi tìm hiểu về phương thức quản trị tác nghiệp thực tế tại một doanh nghiệp giao nhận (Freight Forwarder / NVOCC).
  • Chuyên viên nghiệp vụ logistics: Tài liệu tham khảo có giá trị cao ở Chương 3, đặc biệt là quy trình từng bước lập bộ chứng từ xuất khẩu hàng nông sản, phương pháp phối hợp kiểm tra hun trùng, kiểm dịch, và kỹ năng xử lý các xung đột phát sinh với hãng tàu và cơ quan hải quan theo Nghị định số 128/2020/NĐ-CP.
  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành giao nhận: Cung cấp kinh nghiệm thực tiễn về việc ứng dụng công cụ số hóa (Base Workflow, định vị tàu biển) trong quản trị đơn hàng và kiểm soát sai sót chứng từ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH ASAP Quốc tế sử dụng các công cụ và phần mềm nào để quản lý và giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu?
Doanh nghiệp sử dụng kết hợp các công cụ: ứng dụng Zalo để giao việc nội bộ; bảng tính "Handling" chia sẻ chung để toàn bộ nhân viên và lãnh đạo theo dõi tiến độ lô hàng; phần mềm Base Workflow đang trong quá trình thử nghiệm để chuẩn hóa các giai đoạn xử lý; phần mềm ECUS/VNACCS để khai báo hải quan điện tử; các trang web theo dõi lịch trình tàu như shippingschedule.vn và hệ thống tra cứu trực tuyến của từng hãng tàu đối tác.

2. Nguyên nhân nào dẫn đến việc công ty bị xử phạt vi phạm hành chính trong khâu làm thủ tục hải quan?
Trong quá trình tác nghiệp, nhân viên chứng từ đã khai thiếu số kiện và số cân thực tế của lô hàng trên tờ khai hải quan điện tử, dẫn đến sự sai lệch thông tin so với Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và làm giảm số tiền thuế phải nộp. Doanh nghiệp đã tiến hành khai bổ sung trước khi thông quan nhưng vẫn bị cơ quan hải quan xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định số 128/2020/NĐ-CP.

3. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu bằng đường biển của ASAP Quốc tế biến động như thế nào trong giai đoạn 2020 – 2022?
Mặt hàng gạo và nông sản duy trì tỷ trọng ổn định nhất (từ 29,6% đến 31,2%). Mặt hàng thiết bị y tế có tỷ trọng rất cao vào năm 2020 (35,5%) do nhu cầu phòng chống dịch bệnh Covid-19 toàn cầu, sau đó giảm mạnh xuống còn 18,1% vào năm 2022 khi dịch bệnh hạ nhiệt. Ngược lại, nhóm hàng thiết bị, linh kiện và nguyên phụ liệu tăng mạnh từ 11,4% (năm 2020) lên 23,7% (năm 2022).

4. Quy trình xuất khẩu lô hàng gạo của Công ty Tường Lân qua ASAP Quốc tế bao gồm những đối tác phối hợp nào?
Quy trình có sự tham gia của các bên: Công ty Tường Lân (chủ hàng xuất khẩu); ASAP Quốc tế (đơn vị giao nhận); Hãng tàu OOCL (vận chuyển đường biển sang Singapore); Công ty TNHH Dịch vụ vận tải Phú Hưng (kéo container từ cảng về nhà máy tại Hưng Yên); Vinacontrol (thực hiện hun trùng gạo tại cảng Đình Vũ); Nhất Tín Logistics (chuyển phát nhanh bộ chứng từ gốc) và Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Đình Vũ (thực hiện thông quan).

5. Vấn đề phát sinh lớn nhất trong khâu điều hành giao hàng đường biển của ASAP Quốc tế năm 2022 là gì?
Vấn đề phát sinh lớn nhất năm 2022 là tình trạng thiếu hụt vỏ container rỗng, chiếm tới 35% tổng số sự cố phát sinh của công ty trong năm (tăng mạnh so với mức 10% của năm 2020 và 20% của năm 2021). Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng và ùn tắc cảng biển quốc tế sau đại dịch.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Yến đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng vận hành tại Công ty TNHH ASAP Quốc tế giai đoạn 2020 – quý 1/2023. Tác giả đã chỉ ra những điểm nghẽn thực tế về sai sót khai báo hải quan, thiếu hụt vỏ container và sự bất cập khi vận hành song song hai hệ thống quản lý công việc. Các giải pháp đề xuất về đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ, hoàn thiện quy trình số hóa trên nền tảng Base Workflow và liên kết mạng lưới đại lý quốc tế có tính ứng dụng thực tiễn cao cho hoạt động của doanh nghiệp giao nhận vận tải.