Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận chung về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần dịch vụ Quốc tế CTX 4 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Một số khái niệm cơ bản 2. Khái niệm giao nhận Thương mại quốc tế gắn liền với yếu tố khoảng cách địa lý của người mua và người bán. Trong quá trình này, việc di chuyển hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế.
Để cho quá trình vận chuyển được bắt đầu - tiếp tục - kết thúc, tức là hàng hóa đến được tay của người mua đúng chất lượng, số lượng, thời gian, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/ dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến. Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận - Forwarding. Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): “Giao nhận vận tải là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Khái niệm người giao nhận Trong nhiều nước, người giao nhận được gọi bằng nhiều tên khác nhau như “Đại lý hải quan”, “Người môi giới hải quan”, “Đại lý gửi hàng và giao nhận”, “Người vận chuyển chuyên chính” nhưng dù gọi bằng tên gì đi nữa, người giao nhận vẫn chỉ là người bán dịch vụ.
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997: “Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá”. Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế - FIATA thì: “Người giao nhận là người lo toan để hàng hoá được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá. Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là dịch vụ tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) đến quốc gia nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia khác bằng đường biển.
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển Vận đơn đường biển (Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa đường biển do người vận tải hàng hóa hoặc phía đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận được hàng để chuyên chở. Nội dung trên vận đơn ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai báo hải quan và nhận hàng của cả người xuất khẩu và nhập khẩu, nên cần sự chính xác tuyệt đối. Thỏa thuận lưu khoang (booking note) là văn bản của người thuê tàu (thường là nhà giao nhận) gửi cho hãng tàu (người vận tải thực tế), yêu cầu hãng tàu dành chỗ trên tàu để người thuê có thể thuận tiện điền dữ liệu vào các mục: Tên hãng tàu, Tên người thuê và địa chỉ, Tên hàng hóa, Trọng lượng, thể tích và tính chất hàng hóa, Địa điểm và thời gian bốc, dỡ hàng, Tiền cước và cách trả tiền cước. Sau khi vận đơn đường biển được thuyền trưởng ký phát, vận đơn sẽ thay thế cho booking note, trở thành chứng từ có chức năng là hợp đồng vận tải, điều chỉnh nghĩa vụ và quyền lợi của đôi bên.
Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM - Verified Gross Mass) là một quy định trong công ước SOLAS được đưa vào từ năm 2015, quy định VGM được thực hiện bởi ủy ban an toàn hàng hải (MSC) yêu cầu toàn bộ trọng lượng container phải được thông báo trước khi bốc xếp lên tàu. Thông tin bắt buộc khai báo VGM: Số Booking vận tải biển của hãng tàu, Số container, Trọng lượng xác minh, Đơn vị đo lường, Tên chủ hàng trên MB/L, Người được ủy quyền. Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping instruction) là chứng từ chứa các thông tin nhằm hướng dẫn giao hàng của người gửi hàng đến người giao nhận/ người chuyên chở. Các thông tin quan trọng cần được thể hiện trên SI gồm: Ngày và số booking, Tên của hãng vận chuyển được chỉ định, Tên người gửi hàng (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee), Tên hàng hóa, Số lượng và loại bao bì hàng hóa, Trọng lượng và thể tích hàng, Cảng bốc hàng, Cảng dỡ hàng, Thời gian giao hàng, Địa điểm giao hàng, Phương thức thanh toán cước vận chuyển.
Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) hay bản kê chi tiết hàng hóa là bản liệt kê các hàng hóa được gửi đi, bản kê cho chủ hàng lập và xuất trình cho người đại diện của người vận tải. Nội dung trên bản lược hai hàng hóa thường bao gồm: Tên người gửi hàng, Tên hãng tàu, Tên người nhận hàng, Địa chỉ thông báo, Tên hàng hóa, Mã ký hiệu, Trọng lượng và thể tích của hàng hóa, Số hiệu vận đơn. Khái niệm về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 6 Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những lỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định. Theo đó, quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao hàng được vận chuyển bằng đường biển giữa hai địa điểm (cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, có xem xét đến an toàn, hiệu quả và chi phí.
Cơ sở lý thuyết về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2. Nhận thông tin hàng hóa và yêu cầu vận chuyển từ khách hàng Khách hàng sẽ cung cấp cho nhân viên bộ phận kinh doanh (Sales) đầy đủ thông tin về điều kiện giao hàng (EXW, FOB, CIF.), mặt hàng xuất khẩu, thông tin về hàng hóa (kích thước, trọng lượng), thông tin cảng đi (POL), cảng dỡ hàng (POD). Qua đó, nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ có thể tư vấn vận chuyển theo hàng lẻ hay hàng container và gửi yêu cầu báo giá cho bộ phận Oversea - Pricing để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến Nhân viên bộ phận Oversea - Pricing sẽ nhận báo giá từ nhân viên kinh doanh, sau đó sẽ làm việc với các coloader hoặc hãng tàu dựa trên bảng khai chi tiết hàng hoá (tên hàng, số cân, số kiện…) để xin giá cước và lịch tàu dự kiến.
Bộ phận kinh doanh và bộ phận Oversea - Pricing sẽ cùng phối hợp lựa chọn phương án vận chuyển, lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Lấy booking của hãng tàu tàu và yêu cầu xác nhận của khách hàng Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation.
Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi booking cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu. Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ Khách hàng sẽ yêu cầu công ty thực hiện đóng container, kiểm hàng, vận chuyển ra kho nếu cần thiết. Khách hàng báo kế hoạch lấy container đóng hàng và kiểm tra hàng trước khi kẹp chì. Khi đó, nhân viên cảng sẽ phối hợp với đối tác trucking để lên kế hoạch lấy container tại cảng, giao nhận bộ hồ sơ (Packing list, vị trí cấp container, lệnh cấp container, số container, số chì).
Sau đó, container có hàng sẽ được hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và hoàn thành phí hạ container cho cảng vụ trước thời gian cắt máng closing time của hàng tàu. Thực hiện thông quan hàng xuất Nhân viên chứng từ sẽ nhận thông tin và hồ sư từ nhân viên kinh doanh để tiến hành kê khai hải quan, thông quan hàng hóa. Sau đó nhân viên giao nhận làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa xuất khẩu. Kết thúc quá trình làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Phát hành vận đơn Dựa vào SI hoặc Packing List, chứng từ liên quan của khách hàng, nhân viên chứng từ của công ty sẽ làm vận đơn nháp gửi cho khách hàng kiểm tra. Sau khi nhận được sự chấp thuận của khách hàng, nhân viên lên bản SI và nộp VGM cho hãng tàu trước thời gian cut off. Nếu thực hiện qua một coloader khác thì giai đoạn này sẽ do bên coloader chịu trách nhiệm. Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài Nhân viên Oversea - Pricing sẽ nhận pre - alert, bao gồm Shipper/ Consignee (Người gửi hàng/Người nhận hàng), tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA, số vận đơn (HBL,MBL), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill.), hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và gửi mail cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao số vận đơn.
Thực hiện lưu hồ sơ xuất khẩu Nhân viên kinh doanh thông qua từ nhân viên chứng từ, nhân viên Oversea - Pricing lập bộ hồ sơ (chi phí đầu vào, chi phí bán ra, các chứng từ liên quan) và chuyển giao bộ phận kế toán để theo dõi công nợ. Cơ sở lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 2.