Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh thương mại ngày càng gay gắt, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ là điều kiện tiên quyết để tạo dựng uy tín nhưng chưa đủ để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Quy trình bán hàng đóng vai trò cốt lõi, tác động trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận và hình ảnh thương hiệu thông qua các điểm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc chuẩn hóa và tối ưu hóa hoạt động bán hàng giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào kỹ năng cá nhân của từng nhân sự, nâng cao tính đồng bộ và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng.

Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers là đơn vị chuyên sản xuất và phân phối các dòng sản phẩm in ấn, nhãn dán, sticker ủi áo và phụ kiện đồ dùng học tập. Dù đã xây dựng được chỗ đứng nhất định trên thị trường in ấn trực tuyến, hoạt động bán hàng tại chi nhánh vẫn tồn tại nhiều điểm bất cập mang tính chất kinh nghiệm cá nhân. Mỗi nhân viên kinh doanh tiếp cận, tư vấn và xử lý đơn hàng theo phương pháp riêng, thiếu một quy chuẩn chung, dẫn đến chất lượng tương tác không đồng đều và gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô. Xuất phát từ thực tiễn công tác tại Phòng Kinh doanh của doanh nghiệp, tác giả Nguyễn Thị Thạch Hảo đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp nhằm giải quyết vấn đề chuẩn hóa hoạt động bán hàng.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu chung: Phân tích thực trạng quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers; đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại; từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quy trình bán hàng của doanh nghiệp.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Phân tích thực trạng quy trình bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers giai đoạn 2020 – 2022/2023.
    • Đánh giá toàn diện các ưu điểm và hạn chế trong từng bước của quy trình bán hàng, cơ chế quản lý dữ liệu và lực lượng bán hàng.
    • Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình bán hàng, nâng cao năng lực đội ngũ và cải thiện hiệu quả quản trị khách hàng.

Phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động và quy trình bán hàng được thực hiện tại Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers (địa chỉ: 43/27 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và thực tế hoạt động được thu thập, phân tích trong giai đoạn thực tập từ tháng 10/2023 đến tháng 11/2023, kết hợp số liệu kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên lý luận về quản trị bán hàng trong doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, tập trung vào cấu trúc quy trình bán hàng cá nhân, phân đoạn thị trường, tổ chức lực lượng bán hàng và hệ thống phân phối đa kênh. Bên cạnh đó, tác giả sử dụng ma trận phân tích SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats) để đánh giá vị thế cạnh tranh, môi trường nội bộ và ngoại vi của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Tác giả thu thập toàn bộ dữ liệu thứ cấp từ các phòng ban chức năng nội bộ của công ty, bao gồm Phòng Kinh doanh (số liệu đơn hàng, kênh phân phối, quy trình tiếp cận khách hàng, hồ sơ nhân sự bán hàng), Phòng Kế toán (báo cáo tài chính, doanh thu, giá vốn, chi phí, lợi nhuận) và Phòng Nhân sự (cơ cấu tổ chức).
  • Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh tương đối và tuyệt đối qua các năm (2020, 2021, 2022) nhằm làm rõ sự biến động của doanh thu, lợi nhuận, số lượng đơn hàng, cơ cấu danh mục sản phẩm và tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu bán hàng.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Mở đầu

Phần mở đầu trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thị trường thương mại điện tử và in ấn trực tuyến phát triển mạnh mẽ. Tác giả xác lập rõ ràng mục tiêu chung, 3 mục tiêu cụ thể, đối tượng nghiên cứu là hoạt động bán hàng của Gà Stickers, phạm vi nghiên cứu tại trụ sở Tân Bình (TP.HCM) trong khoảng thời gian từ tháng 10/2023 đến tháng 11/2023. Đồng thời, phần này mô tả vị trí thực tập của tác giả là nhân viên kinh doanh tại Phòng Kinh doanh và khái quát kết cấu 4 phần của toàn bộ báo cáo.

Phần 2: Thực trạng quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee - Chi nhánh Gà Stickers

Nội dung phần 2 cung cấp bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp và thực trạng vận hành hoạt động bán hàng:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Công ty chính thức hoạt động từ ngày 19/02/2020 dưới sự điều hành của ông Đỗ Văn Trường Sơn (Mã số thuế: 0316151541), quy mô ban đầu gồm 3 nhân sự, sau đó phát triển lên 6 nhân sự. Ngành nghề kinh doanh bao gồm may trang phục (mã 1410), in ấn (mã 1811), dịch vụ liên quan đến in (mã 1812), bán buôn/bán lẻ may mặc (mã 4641, 4771) và thiết kế chuyên dụng (mã 7410). Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc và 4 phòng ban: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Marketing.
  • Sản phẩm và khách hàng: Danh mục sản phẩm chủ lực gồm stickers ủi nhiệt in tên, stickers dán, áo thun 100% cotton unisex, balo vải canvas, túi rút cho trẻ mẫu giáo từ 2–5 tuổi. Khách hàng mục tiêu phân thành 2 nhóm: Khách hàng cá nhân (phụ huynh 25–35 tuổi và trên 35 tuổi có thu nhập trên 5 triệu đồng/tháng mua để đánh dấu đồ dùng cho con) và Khách hàng doanh nghiệp (các cơ sở giáo dục, y tế, tổ chức đặt hàng số lượng lớn).
  • Kết quả kinh doanh và số lượng đơn hàng: Doanh nghiệp có bước tăng trưởng vượt bậc từ năm 2020 đến 2022 nhờ đẩy mạnh bán hàng trực tuyến và mở rộng gian hàng Shopee Mall, Lazada Mall.
Chỉ tiêu tài chính & bán hàng Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Tăng trưởng 2021/2020 (%) Tăng trưởng 2022/2021 (%)
Doanh thu thực tế (VND) 187.862 Tăng mạnh Tăng trưởng +1.750% +142%
Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu Doanh thu 93,98% 231,47% 109,88% - -
Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu Lợi nhuận 65,50% 239,18% 109,67% - -
Tổng số lượng đơn đặt hàng (Đơn) 500 2.981 3.781 +496,20% +26,82%
  • Cơ cấu sản phẩm tiêu thụ: Doanh thu từ stickers ủi chiếm tỷ trọng cao nhất trong toàn bộ danh mục (50% năm 2020 và 55% năm 2021), đứng thứ hai là stickers dán (chiếm 40% năm 2020). Tuy nhiên, năm 2022 ghi nhận sự sụt giảm hiệu suất ở dòng sản phẩm Áo thun (chỉ đạt 65,9% kế hoạch bán hàng).
  • Quy trình bán hàng hiện tại: Gồm 6 bước: (1) Xác định khách hàng -> (2) Tiếp cận khách hàng -> (3) Giới thiệu sản phẩm -> (4) Chốt đơn hàng / Thực hiện đơn hàng -> (5) Giao hàng cho khách hàng -> (6) Yêu cầu khách hàng thanh toán (và áp dụng bảo hành 1 tháng, in lại miễn phí nếu phát sinh lỗi).
  • Lực lượng bán hàng và đánh giá: Lực lượng bán hàng gồm 2 nhân viên nữ có trình độ Đại học/Cao đẳng. Đánh giá dựa trên báo cáo doanh số hàng tháng và biểu mẫu tự đánh giá; mức thưởng bán hàng định kỳ là 20% lương căn bản.
  • Hạn chế được chỉ ra: Trình độ tư vấn chưa đồng đều do thiếu đào tạo bài bản; quản lý khách hàng bằng Excel dẫn đến tình trạng trùng lặp dữ liệu (trùng data), gây tranh giành khách hàng giữa các nhân viên; ngân sách quảng cáo hạn chế (~200 triệu đồng/năm); thiếu các chính sách xúc tiến thương mại như quà tặng hay chiết khấu trực tiếp.

Phần 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee - Chi nhánh Gà Stickers

Dựa trên phân tích SWOT và thực trạng, tác giả trình bày định hướng phát triển của công ty giai đoạn 2023–2025 (phát triển ít nhất 3 sản phẩm mới, đầu tư 500 triệu VND nâng cấp công nghệ/máy móc, duy trì ngân sách tiếp thị 200 triệu VND/năm, giữ chân 90% khách hàng cũ và tăng 15% khách hàng mới). Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  1. Bồi dưỡng, đào tạo và huấn luyện đội ngũ bán hàng: Tổ chức định kỳ 1–2 lần/năm các khóa học nội bộ kết hợp mời chuyên gia marketing/quản trị bán hàng; chuẩn hóa kiến thức về công ty, chất liệu/kỹ thuật in ấn, kỹ năng đàm phán và quản trị thời gian làm việc.
  2. Đa dạng hóa các kênh tiếp cận khách hàng: Mở rộng từ các kênh mạng xã hội miễn phí sang các công cụ trực tuyến có trả phí gồm Google Adwords, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) và Email Marketing nhằm tiếp cận các nhóm khách hàng tiềm năng mới.
  3. Hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu khách hàng: Thiết lập quy trình cập nhật thông tin giao dịch định kỳ, áp dụng quy ước đánh dấu màu sắc nhận diện riêng cho nhóm khách hàng lớn/đặc biệt để có chế độ chăm sóc chuyên biệt.
  4. Ứng dụng phần mềm CRM (Customer Relationship Management): Thay thế việc quản lý thủ công trên Excel bằng phần mềm CRM chuyên dụng (chi phí ước tính từ 5–7 triệu đồng/năm cùng chi phí đào tạo ban đầu) nhằm tự động hóa quy trình, xử lý triệt để tình trạng trùng lặp dữ liệu, bảo mật thông tin và phân quyền khách hàng minh bạch.

Phần 4: Kết luận

Tác giả đúc kết lại kết quả của quá trình thực tập tại Phòng Kinh doanh của Gà Stickers, nhấn mạnh sự chuyển hóa từ kiến thức lý thuyết quản trị kinh doanh sang năng lực thực tế (như tham gia booking KOL, xử lý đơn hàng, giải quyết mâu thuẫn vận hành), đồng thời khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình bán hàng đối với sự lớn mạnh của doanh nghiệp trong tương lai.


Kết quả và đóng góp

Kết quả chính

  • Chuẩn hóa hồ sơ thực trạng doanh nghiệp: Hệ thống hóa số liệu vận hành và tài chính của Gà Stickers trong 3 năm liên tiếp (2020–2022). Số lượng đơn hàng ghi nhận sự bứt phá từ 500 đơn (năm 2020) lên 2.981 đơn (năm 2021, tăng 496,2%) và đạt 3.781 đơn (năm 2022, tăng 26,82%).
  • Xác định cơ cấu doanh thu then chốt: Làm rõ vai trò dẫn dắt doanh thu của dòng sản phẩm Stickers ủi (chiếm 50%–55% tổng doanh thu) và Stickers dán (40%), đồng thời chỉ ra điểm nghẽn của dòng sản phẩm Áo thun trong năm 2022 khi chỉ hoàn thành 65,9% chỉ tiêu kế hoạch.
  • Nhận diện chính xác lỗ hổng quy trình: Phát hiện nguyên nhân cốt lõi gây suy giảm hiệu suất là sự thiếu đồng nhất trong kỹ năng tư vấn bán hàng của nhân sự và hiện tượng xung đột nội bộ do trùng data khách hàng khi sử dụng bảng tính Excel thủ công.

Hệ thống giải pháp đề xuất

  • Đề xuất khung chương trình đào tạo nghiệp vụ bán hàng định kỳ 1–2 lần/năm với cấu trúc rõ ràng về sản phẩm, kỹ thuật in và kỹ năng thương lượng.
  • Xây dựng lộ trình tích hợp công cụ tiếp thị trực tuyến đa kênh (Google Adwords, SEO, Email Marketing).
  • Đưa ra giải pháp công nghệ cụ thể: Triển khai phần mềm CRM với ngân sách dự kiến 5–7 triệu đồng/năm để tự động hóa quản lý tệp khách hàng và ngăn chặn triệt để tình trạng trùng dữ liệu giữa các nhân viên kinh doanh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi nghiên cứu: Đề tài được khảo sát tại một chi nhánh duy nhất (Chi nhánh Gà Stickers - Tân Bình, TP.HCM) với quy mô nhân sự nhỏ (2 nhân viên kinh doanh), do đó tính khái quát hóa cho toàn bộ ngành in ấn hoặc các doanh nghiệp có quy mô lớn còn giới hạn.
  • Hạn chế về thời gian khảo sát: Khoảng thời gian thu thập dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp diễn ra tương đối ngắn (từ tháng 10/2023 đến tháng 11/2023), chưa theo dõi được kết quả thực tế sau khi triển khai giải pháp CRM và đào tạo trên thị trường.
  • Hướng mở rộng: Nghiên cứu tiếp theo có thể thực hiện đánh giá định lượng hiệu quả (chi phí - lợi ích, mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng) sau khi doanh nghiệp chính thức ứng dụng phần mềm CRM và mở rộng các chiến dịch tiếp thị số có trả phí.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập tốt nghiệp này là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị Kinh doanh, Marketing, Thương mại: Tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực, cách thức thu thập và xử lý số liệu thứ cấp tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như phương pháp mô tả quy trình bán hàng thực tế.
  • Các nhà quản lý doanh nghiệp in ấn, may mặc quy mô vừa và nhỏ (SMEs): Vận dụng các bài học thực tiễn về việc chuyển dịch kênh bán hàng từ mạng xã hội sang sàn thương mại điện tử (Shopee Mall, Lazada Mall), cách thức xử lý mâu thuẫn trùng data khách hàng và bài toán tối ưu hóa chi phí đầu tư phần mềm CRM.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp trong đề tài nghiên cứu kinh doanh những dòng sản phẩm chính nào?
Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers kinh doanh các dòng sản phẩm in ấn cá nhân hóa bao gồm: Stickers ủi áo in tên, Stickers dán in tên, Áo thun trẻ em basic 100% cotton, Balo và Túi rút vải canvas dành cho trẻ em từ 2–5 tuổi.

2. Kênh bán hàng nào mang lại hiệu quả tăng trưởng đơn hàng đột biến cho công ty trong giai đoạn 2020 – 2022?
Kênh bán hàng trực tuyến qua các sàn thương mại điện tử (đặc biệt khi được nâng cấp lên Shopee Mall và Lazada Mall) kết hợp với các kênh truyền thông xã hội (Facebook Fanpage, Tik Tok Shop) là động lực chính giúp số lượng đơn hàng tăng từ 500 đơn (năm 2020) lên 3.781 đơn (năm 2022).

3. Vấn đề bất cập lớn nhất trong công tác quản lý dữ liệu khách hàng tại Gà Stickers là gì?
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel để quản lý dữ liệu một cách thủ công, dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin khách hàng (trùng data). Điều này gây ra hiện tượng cạnh tranh không lành mạnh, tranh giành khách hàng giữa các nhân viên kinh doanh và làm giảm tính chuyên nghiệp của công ty.

4. Giải pháp ứng dụng công nghệ được tác giả đề xuất có mức chi phí dự kiến là bao nhiêu?
Tác giả đề xuất triển khai phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) nhằm tự động hóa việc lưu trữ dữ liệu, tránh trùng data và tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng, với mức chi phí bản quyền ước tính từ 5 đến 7 triệu đồng mỗi năm cùng chi phí đào tạo nhân sự ban đầu.


Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thạch Hảo đã phản ánh toàn diện thực trạng hoạt động kinh doanh và quy trình bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ In ấn Rhino Tee – Chi nhánh Gà Stickers giai đoạn 2020 – 2022. Bằng phương pháp thống kê mô tả và phân tích định tính, tác giả đã làm rõ các điểm mạnh về tăng trưởng đơn hàng trực tuyến, đồng thời nhận diện chính xác các điểm nghẽn về kỹ năng nhân sự và quản lý dữ liệu khách hàng. Các giải pháp đề xuất về đào tạo đội ngũ, mở rộng tiếp thị đa kênh và áp dụng phần mềm CRM mang tính thực tiễn cao, hỗ trợ trực tiếp cho mục tiêu tối ưu hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp.