Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) ngày càng trở nên thiết yếu đối với các doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành. Công ty TNHH MTV Caily, thành lập năm 2012 tại Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động trong lĩnh vực cung cấp giải pháp công nghệ thông tin và thiết kế, phát triển các sản phẩm thủ công mỹ nghệ, đang đối mặt với nhiều thách thức về quản lý dữ liệu và quy trình làm việc chưa đồng bộ. Hiện trạng này dẫn đến việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban chậm trễ, thiếu chính xác, gây ảnh hưởng đến hiệu suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu là xây dựng mô hình ERP phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty Caily nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nghiên cứu tập trung phân tích quy trình hiện tại tại công ty, nhận diện các điểm bất cập, từ đó đề xuất quy trình mới và mô hình ERP thích hợp. Phạm vi nghiên cứu thực hiện trong năm 2019 tại Công ty Caily Việt Nam, với trọng tâm là ba nhóm chính: nhóm kinh doanh chung, nhóm kế toán - tài chính và nhóm hành chính nhân sự.

Việc triển khai hệ thống ERP được kỳ vọng sẽ giúp công ty cải thiện hiệu quả quản lý tài nguyên, giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ, đồng thời hỗ trợ ra quyết định kịp thời và chính xác hơn. Qua đó, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng công nghệ, nâng cao năng suất lao động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết về hệ thống ERP và lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý. ERP được định nghĩa là hệ thống phần mềm tích hợp giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh cốt lõi như tài chính, mua hàng, cung ứng, bán hàng, sản xuất và nhân sự. Các phân hệ chính của ERP bao gồm: Kế toán tài chính, Quản lý mua hàng, Quản lý cung ứng, Quản lý bán hàng, Quản lý sản xuất, Quản lý nhân sự, Quản lý dự án, Lập kế hoạch và Báo cáo phân tích. Mỗi phân hệ hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ chuyên biệt, góp phần tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin quản lý được xem là tập hợp các thành phần thu thập, xử lý và cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Vai trò của hệ thống này là tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Quy trình phát triển hệ thống thông tin bao gồm khảo sát, phân tích yêu cầu, thiết kế, triển khai và đánh giá hiệu quả.

Các khái niệm chuyên ngành được sử dụng trong nghiên cứu gồm: ERP, hệ thống thông tin quản lý, quy trình nghiệp vụ, phân hệ ERP, tích hợp dữ liệu, chuẩn hóa quy trình, và hiệu quả quản lý.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ Công ty Caily Việt Nam thông qua khảo sát thực trạng quy trình làm việc, phỏng vấn các cán bộ quản lý và nhân viên, đồng thời thu thập tài liệu nội bộ và báo cáo hoạt động. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ 7 bộ phận chính và 6 nhóm chức năng trực thuộc công ty, với trọng tâm phân tích ba nhóm chính: kinh doanh chung, kế toán - tài chính và hành chính nhân sự.

Phương pháp phân tích dữ liệu sử dụng kết hợp phân tích định tính và định lượng. Phân tích định tính tập trung vào đánh giá quy trình hiện tại, nhận diện điểm bất cập và đề xuất quy trình mới. Phân tích định lượng dựa trên số liệu về hiệu suất làm việc, thời gian xử lý công việc và tỷ lệ sai sót trước và sau khi áp dụng ERP để đánh giá hiệu quả mô hình đề xuất.

Quá trình nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 3 đến tháng 12 năm 2019, bao gồm các bước: khảo sát thực trạng, phân tích nhu cầu, thiết kế mô hình ERP, thử nghiệm và hoàn thiện hệ thống.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quy trình hiện tại thiếu đồng bộ và hiệu quả thấp: Qua khảo sát, khoảng 40% tài liệu nội bộ bị thất lạc hoặc không được cập nhật kịp thời, dẫn đến việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban chậm trễ và không chính xác. Thời gian xử lý công việc trung bình kéo dài hơn 30% so với tiêu chuẩn ngành.

  2. Phân bổ nguồn lực chưa hợp lý: Nhân lực giữa các bộ phận không đồng đều, gây ra tình trạng quá tải ở một số phòng ban như kế toán và hành chính nhân sự, trong khi các bộ phận khác lại thiếu nhân sự hỗ trợ. Tỷ lệ sử dụng nhân lực hiệu quả chỉ đạt khoảng 65%.

  3. Mô hình ERP hiện tại chưa phù hợp với đặc thù công ty: Các hệ thống ERP phổ biến chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của Công ty Caily, đặc biệt trong quản lý dự án thiết kế và sản xuất thủ công mỹ nghệ. Khoảng 70% các tính năng ERP hiện có không được sử dụng hoặc không phù hợp.

  4. Mô hình ERP đề xuất cải thiện hiệu quả quản lý: Mô hình ERP mới tập trung vào ba nhóm chính, giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thời gian xử lý công việc trung bình xuống còn 20%, tăng hiệu quả sử dụng nhân lực lên 85%, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát tài chính và quản lý dự án.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các bất cập hiện tại là do công ty mới thành lập, chưa có hệ thống quản lý thông tin tích hợp và chuẩn hóa. Việc sử dụng nhiều phần mềm rời rạc khiến dữ liệu bị phân tán, khó kiểm soát và dễ sai sót. So sánh với các nghiên cứu về triển khai ERP tại các doanh nghiệp FPT, Giấy Sài Gòn và Vinamilk cho thấy, thành công của ERP phụ thuộc lớn vào sự cam kết của ban lãnh đạo, sự tham gia tích cực của nhân viên và sự phù hợp của mô hình ERP với đặc thù doanh nghiệp.

Việc đề xuất mô hình ERP mới cho Công ty Caily không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình mà còn tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, nâng cao hiệu quả quản lý tài nguyên và tăng cường khả năng cạnh tranh. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ sai sót, thời gian xử lý công việc và hiệu quả sử dụng nhân lực trước và sau khi áp dụng ERP, giúp minh họa rõ ràng tác động tích cực của hệ thống.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai hệ thống ERP tích hợp ba nhóm chính: Tập trung phát triển và áp dụng hệ thống ERP cho nhóm kinh doanh chung, kế toán - tài chính và hành chính nhân sự nhằm chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện dự kiến trong 6 tháng, do phòng CNTT phối hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP chịu trách nhiệm.

  2. Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về sử dụng ERP cho toàn bộ cán bộ, nhân viên nhằm đảm bảo sự hiểu biết và vận hành hiệu quả hệ thống. Kế hoạch đào tạo kéo dài 3 tháng, do phòng nhân sự phối hợp với chuyên gia ERP thực hiện.

  3. Xây dựng quy trình quản lý dữ liệu chuẩn hóa: Thiết lập quy trình nhập liệu, kiểm soát và cập nhật dữ liệu thống nhất trên toàn công ty để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Thời gian hoàn thiện quy trình là 2 tháng, do phòng quản lý chất lượng chủ trì.

  4. Tăng cường giám sát và đánh giá hiệu quả: Thiết lập hệ thống báo cáo và giám sát định kỳ để theo dõi hiệu quả vận hành ERP, từ đó điều chỉnh kịp thời các vấn đề phát sinh. Thời gian triển khai liên tục, do ban lãnh đạo và phòng kiểm soát nội bộ phối hợp thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và vừa: Giúp hiểu rõ lợi ích và quy trình triển khai ERP phù hợp với đặc thù doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang phát triển.

  2. Phòng CNTT và quản lý dự án: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về phân tích nhu cầu, thiết kế và triển khai hệ thống ERP tích hợp, từ đó nâng cao năng lực quản lý công nghệ thông tin.

  3. Nhân viên phòng kế toán, tài chính và hành chính nhân sự: Nắm bắt quy trình chuẩn hóa và cách vận hành hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành công nghệ thông tin, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng ERP trong doanh nghiệp Việt Nam, hỗ trợ nghiên cứu và phát triển các giải pháp quản lý hiện đại.

Câu hỏi thường gặp

  1. ERP là gì và tại sao doanh nghiệp cần triển khai?
    ERP là hệ thống phần mềm tích hợp quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần ERP để chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản lý và tăng khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại.

  2. Quy trình triển khai ERP gồm những bước nào?
    Quy trình gồm khảo sát và phân tích nhu cầu, thiết kế mô hình ERP phù hợp, triển khai thử nghiệm, đào tạo nhân viên và đánh giá hiệu quả vận hành. Mỗi bước cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và nhà cung cấp.

  3. Làm thế nào để lựa chọn mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp?
    Cần phân tích kỹ đặc thù hoạt động, quy mô và yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp. Mô hình ERP phải đáp ứng được các quy trình chính, dễ dàng mở rộng và tích hợp với hệ thống hiện có.

  4. Những khó khăn thường gặp khi triển khai ERP là gì?
    Khó khăn bao gồm sự kháng cự thay đổi từ nhân viên, chi phí đầu tư cao, thiếu kinh nghiệm quản lý dự án ERP và sự không phù hợp của phần mềm với quy trình doanh nghiệp.

  5. Làm thế nào để đảm bảo thành công khi áp dụng ERP?
    Thành công phụ thuộc vào cam kết của lãnh đạo, sự tham gia tích cực của nhân viên, lựa chọn phần mềm phù hợp và kế hoạch đào tạo, giám sát chặt chẽ trong quá trình triển khai.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã xây dựng mô hình ERP phù hợp với đặc thù hoạt động của Công ty Caily, tập trung vào ba nhóm chính nhằm chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý.
  • Mô hình ERP đề xuất giúp giảm thời gian xử lý công việc trung bình 20%, tăng hiệu quả sử dụng nhân lực lên 85%, đồng thời cải thiện kiểm soát tài chính và quản lý dự án.
  • Quá trình nghiên cứu áp dụng phương pháp phân tích định tính và định lượng, dựa trên dữ liệu thực tế thu thập tại công ty trong năm 2019.
  • Đề xuất các giải pháp triển khai ERP bao gồm đào tạo nhân viên, xây dựng quy trình quản lý dữ liệu chuẩn hóa và tăng cường giám sát hiệu quả vận hành.
  • Khuyến nghị doanh nghiệp cần cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo và phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để đảm bảo thành công trong triển khai ERP.

Hành động tiếp theo: Công ty Caily nên bắt đầu triển khai mô hình ERP đề xuất trong vòng 6 tháng tới, đồng thời tổ chức các khóa đào tạo và xây dựng quy trình quản lý dữ liệu chuẩn hóa. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai, liên hệ chuyên gia tư vấn ERP uy tín.