Tổng quan nghiên cứu

Trong kỷ nguyên bùng nổ thông tin và chuyển đổi mô hình giáo dục đại học sang học chế tín chỉ, nhu cầu tiếp cận tri thức số hóa của giảng viên và sinh viên ngày càng trở nên cấp thiết. Trường Đại học Bách khoa Hà Nội là một trong những trung tâm đào tạo khoa học kỹ thuật hàng đầu cả nước với quy mô hơn 40.000 học viên, sinh viên và khoảng 2.300 cán bộ giảng dạy. Nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, Thư viện Tạ Quang Bửu được khánh thành và đưa vào vận hành theo mô hình thư viện điện tử từ tháng 10 năm 2006 với diện tích phục vụ rộng lớn, quy mô thiết kế 4.000 chỗ ngồi và năng lực phục vụ tới 10.000 lượt bạn đọc mỗi ngày.

Tuy nhiên, từ khi chính thức triển khai xây dựng hệ thống thư viện số vào năm 2009, công tác tổ chức và khai thác tài liệu số tại đơn vị còn bộc lộ nhiều hạn chế. Việc phát triển tài liệu số chủ yếu dựa vào nguồn nội sinh, trong khi các cơ sở dữ liệu quốc tế còn rất mỏng, kinh phí đầu tư cho tài liệu số bị cắt giảm mạnh xuống mức 0 đồng trong các năm 2010 và 2011. Hoạt động số hóa còn chậm, chất lượng xử lý dữ liệu chưa đồng đều và chủ yếu dừng lại ở dạng văn bản đơn thuần.

Đề tài nghiên cứu được thực hiện nhằm khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu trong giai đoạn 2009-2012. Mục tiêu trọng tâm là đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu tin của 4 nhóm đối tượng độc giả, nhận diện các rào cản về công nghệ, chính sách và nguồn lực. Từ đó, luận văn đề xuất hệ thống giải pháp thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả vận hành thư viện số, tăng số lượng biểu ghi toàn văn từ hơn 500 biểu ghi hiện có lên hàng chục nghìn tài liệu, phục vụ hiệu quả cho 83% đối tượng sinh viên và 11% học viên sau đại học tại trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng hệ thống lý luận hiện đại về thông tin - thư viện, kết hợp giữa lý thuyết quản trị tài nguyên số và mô hình hành vi tìm kiếm thông tin của người dùng tin. Nghiên cứu tập trung vào 4 khái niệm then chốt: tài liệu số, tổ chức tài liệu số, khai thác tài liệu số và bộ sưu tập số. Tài liệu số được xác định là toàn bộ dữ liệu được mã hóa dưới dạng tín hiệu nhị phân, lưu trữ trên các vật mang tin chuyên dụng như đĩa CD-ROM tiêu chuẩn ISO 9660 dung lượng 650 MB, đĩa DVD dung lượng 4,7 GB hoặc máy chủ lưu trữ trực tuyến.

Mô hình tổ chức tài liệu số được xây dựng dựa trên sự tích hợp của các chuẩn nghiệp vụ quốc tế. Công tác biên mục mô tả tài nguyên số sử dụng bộ chuẩn Dublin Core với 15 yếu tố cơ bản kết hợp khung phân loại Thư viện Quốc hội Mỹ LCC và quy tắc biên mục AACR2/MARC21. Việc quản trị và phân phối tài liệu số được triển khai trên nền tảng phần mềm mã nguồn mở DSpace kết hợp cùng hệ thống quản trị thư viện tích hợp VTLS. Hệ thống này đảm bảo nguyên tắc phục vụ thông tin đa truy 24/7, cho phép nhiều độc giả tiếp cận đồng thời tài nguyên số mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp đa dạng các phương pháp nghiên cứu liên ngành. Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo hoạt động chuyên môn, sổ sách kế toán giai đoạn 2009-2011, hệ thống máy chủ thư viện với tốc độ đường truyền leased-line 16 Mbps và mạng VINAREN 45 Mbps.

Để thu thập dữ liệu sơ cấp, tác giả tiến hành điều tra xã hội học với cỡ mẫu gồm 350 phiếu khảo sát hợp lệ từ bạn đọc. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng được áp dụng dựa trên cơ cấu đối tượng thực tế tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội: 290 sinh viên (tương đương 83%), 39 học viên cao học và nghiên cứu sinh (tương đương 11%), 17 giảng viên và cán bộ nghiên cứu (tương đương 5%), 4 cán bộ lãnh đạo quản lý (tương đương 1%). Lý do lựa chọn phương pháp phân tầng và phân tích thống kê mô tả là nhằm phản ánh khách quan, chính xác nhu cầu đặc thù và mức độ hài lòng của từng nhóm độc giả có trình độ, mục đích khai thác thông tin khác nhau. Timeline khảo sát và tổng hợp dữ liệu thực nghiệm được hoàn thiện trọn vẹn trong giai đoạn từ năm 2009 đến năm 2012.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế và xử lý số liệu đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng về công tác tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu:

Thứ nhất, cơ cấu nguồn lực thông tin có sự mất cân đối nghiêm trọng giữa tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử. Trong khi kho tài liệu in ấn sở hữu hơn 616.000 bản sách với 81% thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật và 19% khoa học xã hội, thì nguồn tài liệu số toàn văn do thư viện tự xây dựng mới chỉ đạt hơn 500 biểu ghi. Số lượng sách điện tử mua hoặc được trao tặng rất khiêm tốn với khoảng 200 bản ebook và 6.200 đĩa CD/DVD đi kèm sách.

Thứ hai, nhu cầu khai thác tài liệu số có sự phân hóa sâu sắc theo ngôn ngữ và mục đích học thuật. Khảo sát chỉ ra có tới 91,1% người dùng tin có nhu cầu khai thác tài liệu tiếng Việt, tiếp theo là tiếng Anh với 37,5%, tiếng Pháp chiếm 13,6% và 5% là các ngôn ngữ khác. Nhóm sinh viên chiếm tỷ lệ đông nhất (83%) chủ yếu tìm kiếm bài giảng điện tử và đề tài môn học, trong khi 11% học viên sau đại học tập trung khai thác cơ sở dữ liệu luận văn, luận án và 5% giảng viên ưu tiên các bài báo khoa học quốc tế.

Thứ ba, ngân sách dành cho phát triển tài liệu số không ổn định và suy giảm nghiêm trọng. Năm 2009, tổng kinh phí bổ sung tài liệu đạt khoảng 1,02 tỷ đồng, trong đó kinh phí mua tài liệu điện tử theo dự án là 5.200 USD. Tuy nhiên, trong hai năm liên tiếp 2010 và 2011, ngân sách cấp cho việc mua sắm cơ sở dữ liệu và tài liệu điện tử đã rơi về con số 0 đồng, khiến việc duy trì các gói dữ liệu quốc tế như ScienceDirect hay ProQuest gặp nhiều khó khăn.

Thứ tư, hạ tầng công nghệ và quy trình số hóa còn nhiều điểm nghẽn. Toàn thư viện có 150 máy tính nối mạng nhưng phòng phục vụ đa phương tiện chỉ bố trí 50 máy tính cho độc giả. Thiết bị số hóa chuyên dụng thiếu thốn khi chỉ có 2 máy quét phẳng HP để bàn, dẫn đến việc số hóa tài liệu hồi cố mới thực hiện thử nghiệm được khoảng 50 luận văn.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ việc thiếu vắng một hành lang pháp lý và chính sách phát triển nguồn tài nguyên số đồng bộ tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Việc thu nộp tài liệu nội sinh mới chỉ thực hiện triệt để ở khâu nộp lưu chiểu luận văn, luận án dạng file Word trên đĩa CD-ROM (đạt 100%), trong khi nguồn giáo trình, bài giảng của giảng viên chưa được tập hợp bài bản. Quy trình xử lý kỹ thuật chủ yếu là chuyển đổi thủ công từ Word sang PDF và tạo cây mục lục Bookmark bằng phần mềm Adobe Acrobat 6.0 Professional.

Các dữ liệu nghiên cứu về sự sụt giảm kinh phí và mức độ thỏa mãn nhu cầu tin có thể được trình bày trực quan thông qua biểu đồ cột thể hiện biến động ngân sách 2009-2011 và bảng ma trận đánh giá 3 tiêu chí đầu ra: nội dung, hình thức và hạ tầng truy cập. So với các nghiên cứu tại Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia hay Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Tạ Quang Bửu có lợi thế vượt trội về hạ tầng mạng (leased-line 16 Mbps và VINAREN 45 Mbps) và đội ngũ 44 cán bộ được đào tạo bài bản (20,4% có trình độ Thạc sĩ, 100% sử dụng máy tính thành thạo). Tuy nhiên, việc giới hạn quyền khai thác trong phạm vi dải địa chỉ IP nội bộ đã vô tình tạo rào cản cho việc trao đổi, liên thông tài nguyên số với các trường đại học khối kỹ thuật trên toàn quốc.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm tháo gỡ các điểm nghẽn và nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác tài liệu số, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược:

Thứ nhất, hoàn thiện khung pháp lý và chính sách phát triển tài liệu số. Ban Giám hiệu trường Đại học Bách khoa Hà Nội cùng Ban Giám đốc Thư viện cần ban hành văn bản quy định bắt buộc nộp lưu chiểu 100% bản mềm các bài giảng, giáo trình, báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường và cấp bộ. Đồng thời, xây dựng chính sách bản quyền minh bạch, tích hợp biểu mẫu đồng ý cho phép khai thác phi thương mại vào quy trình nộp tài liệu số, hoàn thành trong quý I và quý II của năm học.

Thứ hai, thiết lập cơ chế cấp kinh phí bổ sung tài liệu số ổn định. Phòng Kế hoạch - Tài chính cần phân bổ ngân sách định kỳ, dành tỷ lệ cố định tối thiểu từ 25% đến 30% tổng quỹ bổ sung hàng năm (khoảng 300 đến 500 triệu đồng) cho tài nguyên số. Mục tiêu trong giai đoạn 2013-2015 là duy trì quyền truy cập thường xuyên các cơ sở dữ liệu chuyên ngành then chốt như ScienceDirect (118 tạp chí khoa học máy tính), EbscoHost và bổ sung từ 300 đến 500 bản ebook bản quyền mỗi năm.

Thứ ba, hiện đại hóa hạ tầng công nghệ và tự động hóa quy trình số hóa. Phòng Công nghệ Thư viện Điện tử (với 8 cán bộ chuyên trách) cần được đầu tư bổ sung 2 máy quét chuyên dụng tốc độ cao, nâng cấp hệ thống máy tính phòng đa phương tiện từ 50 lên 100 máy trạm. Nâng cấp phiên bản phần mềm mã nguồn mở DSpace, mở rộng kênh truy cập từ xa qua mạng riêng ảo ngoài dải IP nội bộ. Target metric là đạt năng lực số hóa từ 1.500 đến 2.000 luận văn, luận án mỗi năm và tăng tốc độ xử lý dữ liệu lên gấp 3 lần trong vòng 12 tháng.

Thứ tư, nâng cao năng lực cho cán bộ thư viện và kỹ năng thông tin cho người dùng tin. Phòng Dịch vụ Thông tin Tư liệu phối hợp cùng Đoàn Thanh niên tổ chức các khóa tập huấn kỹ năng tra cứu số (Information Literacy) định kỳ đầu mỗi học kỳ, phấn đấu 90% sinh viên năm nhất nắm vững kỹ năng tìm kiếm trên DSpace. Song song đó, tổ chức bồi dưỡng chuẩn biên mục Dublin Core và MARC21 nâng cao cho 24 cán bộ có bằng cử nhân thông tin - thư viện để chuẩn hóa 100% biểu ghi số hóa.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang lại giá trị tham khảo chuyên sâu và thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

Nhóm 1: Ban Lãnh đạo và Quản lý các cơ quan Thông tin - Thư viện đại học. Nghiên cứu cung cấp bài học kinh nghiệm về việc hoạch định chính sách thu thập tài liệu nội sinh, giải pháp quản trị rủi ro đứt gãy kinh phí CSDL điện tử và chiến lược tối ưu hóa nguồn lực trong bối cảnh chuyển đổi sang đào tạo tín chỉ.

Nhóm 2: Cán bộ Thông tin - Thư viện và Chuyên viên Công nghệ Thư viện. Đây là tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết về quy trình chuyển đổi định dạng tài liệu, kỹ thuật tạo Bookmark bằng Adobe Acrobat, phương pháp biên mục 15 trường Dublin Core và cách thức phân quyền truy cập người dùng trên nền tảng DSpace kết hợp hệ thống VTLS.

Nhóm 3: Giảng viên, Nghiên cứu viên ngành Khoa học Thư viện và Quản trị Thông tin. Luận văn đóng vai trò như một case study điển hình về thư viện số trường đại học kỹ thuật tại Việt Nam, làm tài liệu tham khảo cho các môn học như Phát triển nguồn tin số, Tự động hóa thư viện và Dịch vụ thông tin hiện đại.

Nhóm 4: Học viên Cao học, Nghiên cứu sinh và Sinh viên chuyên ngành TT-TV, CNTT. Luận văn cung cấp phương pháp luận khảo sát xã hội học bài bản với cỡ mẫu phân tầng 350 phiếu và hệ thống 5 bảng biểu, sơ đồ chuẩn mực để phát triển các đề tài nghiên cứu liên quan.

Câu hỏi thường gặp

  1. Thư viện Tạ Quang Bửu sử dụng nền tảng phần mềm nào để quản trị và phân phối tài liệu số? Thư viện sử dụng kết hợp giữa phần mềm mã nguồn mở DSpace và hệ thống quản trị thư viện tích hợp VTLS. DSpace hỗ trợ phân loại các bộ sưu tập số theo chuẩn Dublin Core với 15 yếu tố mô tả, giúp hơn 40.000 độc giả dễ dàng tìm kiếm và khai thác bài giảng, luận văn toàn văn qua mạng nội bộ.

  2. Thực trạng kinh phí đầu tư cho tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu giai đoạn 2009-2011 diễn ra như thế nào? Nguồn kinh phí bổ sung tài liệu số gặp biến động lớn và không duy trì được tính liên tục. Năm 2009, thư viện được đầu tư 5.200 USD từ nguồn dự án để mua cơ sở dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, sang năm 2010 và 2011, ngân sách chi cho tài liệu điện tử hoàn toàn bằng 0 đồng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc cập nhật nguồn tin mới.

  3. Đối tượng bạn đọc nào chiếm tỷ lệ cao nhất và có thói quen khai thác tài liệu số ra sao? Sinh viên là nhóm người dùng đông đảo nhất, chiếm 83% tổng số bạn đọc toàn trường. Nhóm này có nhu cầu sử dụng tài liệu tiếng Việt áp đảo (91,1%), thường xuyên truy cập phòng đa phương tiện gồm 50 máy tính để tìm kiếm giáo trình điện tử, bài giảng và tài liệu phục vụ các học phần theo tín chỉ.

  4. Quy trình tạo lập và số hóa tài liệu nội sinh tại thư viện được thực hiện qua các bước nào? Thư viện tiếp nhận 100% bản mềm luận án, luận văn dạng Word lưu trên đĩa CD-ROM. Sau đó, cán bộ kỹ thuật kiểm tra cấu trúc, chuyển đổi định dạng sang tệp PDF, tạo liên kết mục lục Bookmark bằng Adobe Acrobat 6.0 Professional, biên mục Dublin Core và tải lên hệ thống DSpace, kết hợp quét thử nghiệm 50 tài liệu cũ bằng máy scanner HP.

  5. Phương thức quản lý truy cập và hạ tầng mạng của thư viện được triển khai như thế nào? Thư viện vận hành mạng cáp quang với đường truyền leased-line 16 Mbps và kết nối mạng VINAREN 45 Mbps. Việc truy cập được kiểm soát chặt chẽ thông qua hai cơ chế: cấp tài khoản cá nhân có phân quyền và giới hạn truy cập theo dải địa chỉ IP tĩnh của trường Đại học Bách khoa Hà Nội để đảm bảo an toàn bản quyền.

Kết luận

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Thanh Thủy đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, mang lại nhiều giá trị thực tiễn:

  • Khái quát hóa bức tranh thực trạng tổ chức và khai thác tài liệu số tại Thư viện Tạ Quang Bửu – trường Đại học Bách khoa Hà Nội trong giai đoạn thử nghiệm 2009-2012.
  • Nhận diện rõ nét điểm nghẽn về kinh phí bổ sung tài liệu điện tử (0 đồng trong các năm 2010-2011) và quy mô số hóa nội sinh còn khiêm tốn với hơn 500 biểu ghi toàn văn.
  • Làm rõ đặc trưng nhu cầu tin của 4 nhóm đối tượng độc giả với 91,1% nhu cầu tài liệu tiếng Việt và 37,5% tiếng Anh trên mẫu khảo sát 350 người dùng.
  • Đề xuất đồng bộ 4 nhóm giải pháp khả thi về thể chế bản quyền, bảo đảm 25%-30% ngân sách thường niên, nâng cấp hệ thống DSpace và đào tạo 44 cán bộ thư viện.
  • Xác định lộ trình hiện đại hóa thư viện số giai đoạn 2013-2020 nhằm đưa Thư viện Tạ Quang Bửu trở thành đầu mối chia sẻ tri thức số hàng đầu cho khối trường kỹ thuật.

Độc giả, các nhà quản lý thư viện và nghiên cứu sinh quan tâm có thể tiếp cận trọn vẹn luận văn để áp dụng hiệu quả các mô hình tổ chức tài nguyên số vào thực tiễn đơn vị.