CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI THƯ VIỆN TẠ QUANG BỬU Tổ chức và khai thác TLS góp phần quan trọng trong sự phát triển chung của TV TQB và đặc biệt với phát triển của TVS nói riêng. Sau đây, tổ chức và khai thác TLS với TV TQB được xem xét những vấn đề sau: khái niệm tổ chức và khai thác TLS, quá trình hình thành và phát triển của TV TQB, nhu cầu tin và người dùng tin tại TV TQB, vai trò của tổ chức và khai thác TLS với TV TQB. Tổ chức và khai thác tài liệu số TLS là yếu tố cốt lõi góp phần quan trọng trong xây dựng và phát triển TVS. Do đó, TV TQB không ngừng quan tâm và chú trọng phát triển TLS.
Để TLS phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học hiệu quả cần xem xét các vấn đề sau: TLS, tổ chức và khai thác TLS, các yêu cầu đối với công tác tổ chức và khai thác TLS. Tài liệu số TLS là loại hình tài liệu mới xuất hiện trong những năm gần đây cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin truyền thông, công nghệ số hoá. Hiện nay, có nhiều định nghĩa, phân loại, cách hiểu khác nhau về đặc điểm, ưu và nhược điểm của TLS. a/ Định nghĩa TLS Trong phạm vi luận văn này TLS được hiểu là tất cả các tài liệu được mã hoá dưới dạng tín hiệu số, có thể được lưu trữ, truy cập qua máy tính, mạng máy tính và được trao đổi, chia sẻ dễ dàng trong môi trường số.
b/ Phân loại TLS Để phục vụ cho các nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn, TLS sẽ được chia thành 2 loại: + 1/ TLS được lưu trên CD-ROM, DVD; + 2/ Các tài liệu điện tử truy cập trực tuyến trên mạng cụ thể là các CSDL online. 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com c/ Các đặc điểm của TLS - Mật độ thông tin cao TLS được lưu trữ dưới nhiều vật mang tin số khác nhau, khả năng lưu trữ dung lượng thông tin lớn. Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biến hiện nay như: ổ đĩa cứng, ổ DVD, CD-ROM, đĩa CD-RW,. Ổ đĩa cứng là thiết bị lưu trữ ngoài đặc trưng có trong hầu hết các máy tính cá nhân, có thể tháo khỏi máy tính.
Dung lượng ổ cứng rất lớn có thể chứa được vài chục gigabytes. Ổ DVD dùng để đọc đĩa DVD-ROM, có thể chứa dữ liệu lớn (ít nhất là 4,7 GB). Với dung lượng lớn DVD thường được sử dụng để lưu trữ tài liệu đa phương tiện, phim, nhạc, kết hợp âm thanh hình ảnh và đồ hoạ chất lượng cao. CD-ROM được coi là một phương tiện lưu trữ dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau dễ sử dụng, giá thành thấp, có thể lưu trữ dữ liệu dưới dạng: văn bản, âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ,.
Theo tiêu chuẩn ISO 9660, một CD-ROM được sản xuất theo đúng quy trình công nghệ có khả năng lưu trữ lên tới 650 MB (tương đương với 300. Đĩa CD-RW (có thể ghi xoá nhiều lần) có thể dễ dàng cập nhật hoặc sửa đổi thông tin được ghi trên các vật mang tin đó. - Tính đa truy TLS tạo khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, cho phép nhiều người dùng truy cập tại cùng một thời điểm mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, vị trí địa lý. Do đó, TLS có tính đa truy (multi – access) hay được gọi là hệ thống đa truy.
TLS và TVS không giới hạn số lượng người dùng tin tại cùng một thời điểm, không bị hạn chế về thời gian phục vụ, không gian và không giới hạn về địa lý. TLS luôn được phục vụ theo nguyên tắc 24/7, có nghĩa là nó luôn có sẵn 24 giờ mỗi ngày và 7 ngày trong tuần mà không hạn chế thời gian làm việc như các cơ quan TT-TV. Người dùng tin có thể tra cứu tài liệu từ xa, ở bất cứ đâu chỉ cần nối mạng internet. - Tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác Người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau khi truy cập mạng để tìm kiếm tài liệu.
Một số yếu tố cơ bản giúp người dùng tin tìm kiếm 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tài liệu dễ dàng như: tên tài liệu, tên tác giả, từ khoá, năm xuất bản,. Với các quy tắc biên mục tài liệu được sử dụng trong nhiều thư viện hiện nay như: AACR2, ISBD,. cùng với các trường của MARC21 đã giúp cho người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo một hoặc nhiều dấu hiệu liên quan tới tài liệu. Ngoài ra, để biên mục tài liệu điện tử, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác 15 yếu tố của Dublin core được sử dụng trong mô tả tài nguyên điện tử.
- Tính cập nhật Thông tin chứa trong TLS luôn mới vì chúng có thể được cập nhật nhanh chóng, kịp thời chỉ bằng vài thao tác, không mất nhiều thời gian, công sức. Ngày nay, thông tin luôn luôn biến đổi không ngừng do đó việc cập nhật, đổi mới nội dung thông tin hàng ngày, hàng giờ, thậm chí là từng phút, từng giây là hết sức quan trọng. Các CSDL online hiện nay cũng không ngừng cập nhật các bài viết, các tài liệu mới về các ngành khoa học đang phát triển mạnh. Đối với tài liệu truyền thống việc sửa đổi, cập nhật thông tin vào tài liệu là vô cùng khó khăn.
Sách, báo, tạp chí dạng in phải được in ấn, tái bản lại mới cập nhật, sửa đổi được thông tin. - Tính sinh động, hấp dẫn của thông tin TLS có thể lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau như: dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,. Do đó, thông tin trở nên hấp dẫn, sinh động, lôi cuốn người sử dụng hơn. Nó giúp cho người dùng tin yêu thích sử dụng loại hình tài liệu này, dễ tiếp thu nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu đó hơn.
Ví dụ: giữa tài liệu dạng in là một cuốn sách giáo trình với bài giảng điện tử trực tuyến thì khả năng thu nhận thông tin sẽ khác nhau. - Thông tin phản hồi đa chiều TLS tạo kênh thông tin phản hồi đa chiều có nghĩa là người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp, nhanh chóng với tác giả hay người tạo lập, quản lý nguồn tin (quản trị viên hay admin). Điều này đối với tài liệu truyền thống khó thực hiện được. Ngoài ra, người dùng tin còn được hỗ trợ thông qua trợ giúp để có thể tham gia vào các diễn đàn (forum), trao đổi học thuật, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, cảm nhận 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com với những người dùng tin khác.
Thông qua các kết nối linh hoạt được tạo lập, có sẵn từ TLS người dùng có thể tìm thấy thông tin email, điện thoại liên hệ với tác giả hoặc người sáng tạo nguồn tin để trao đổi thông tin. Thông qua các đường link người dùng tin không chỉ tiếp cận được nguồn tài liệu mình cần mà còn được chỉ dẫn tới các thông tin khác có liên quan tới chủ đề đó hoặc một tập hợp các bài viết của chính tác giả đó, các bài viết của các tác giả khác về cùng chủ đề, các nguồn tham khảo hay các tác giả khác đã trích dẫn trong công trình. Như vậy, mỗi thông tin trong TLS không chỉ là một thông tin đơn thuần mà nó còn mang tính chỉ dẫn, định hướng thông tin cho người sử dụng. Nó ẩn chứa nhiều thông tin tiềm năng khác và cũng là một trong những cơ sở giúp cho người dùng tin sáng tạo, tạo lập các thông tin mới có giá trị.
d/ Các ưu điểm vượt trội của TLS - Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở TLS rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin. - Tiết kiệm diện tích không gian kho lưu trữ. Chúng ta không phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc và chờ đợi để xây dựng kho lưu trữ, hệ thống giá. Việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin trên máy tính, hệ thống mạng máy tính một mặt thu hẹp tối đa diện tích không gian kho vật lý mặt khác giúp phân quyền và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng quyền truy cập TLS của người dùng tin.
- TLS giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, đơn bản, tài liệu in ấn có giá trị, giá thành cao. Nếu không tiến hành số hoá các tài liệu có giá trị, quý hiếm sẽ bị hạn chế đối tượng người sử dụng hoặc không được đưa ra sử dụng do lo sợ nguy cơ bị cắt xén, huỷ hoại, mất mát. e/ Các hạn chế của TLS - Tính ổn định không cao. TLS trên các vật mang tin như CD-ROM được bảo quản cẩn thận có tính ổn định, tồn tại lâu dài.
Tuy nhiên, các TLS trên mạng, duy trì CSDL online phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Do đó cho đến hiện nay, nhiều chuyên gia TT-TV cũng chưa dám khẳng định về tuổi thọ TLS cũng như phương thức số hoá có là giải pháp quản trị thông tin tốt nhất không. Ví dụ: TLS là những 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bài báo được xuất bản trên mạng Internet hay có trong các diễn đàn sau một một thời gian sẽ bị mất hoặc xoá nếu ít người tham gia và không có biện pháp, chính sách duy trì, bảo quản chúng. Do đó, xảy ra tình trạng TLS trên mạng khi có nhu cầu tìm kiếm lại chúng ta không tìm kiếm được.
- Tính an toàn thông tin của TLS rất kém do việc sao chép thông tin rất dễ dàng, nhanh chóng. Đặc biệt là các thông tin trên mạng Internet dễ bị vi phạm bản quyền, thậm chí còn bị làm sai lệch nội dung thông tin, tung tin xấu gây nên nhiễu tin, tạp tin. Trong quá trình sử dụng người dùng tin có thể vô tình hoặc cố ý nhưng đã gây nên hiện tượng mất tin, huỷ hoại hoàn toàn thông tin như thông tin do hacker phá hoại bằng đột nhập, xoá bỏ, huỷ hoại thông tin, phán tán thông tin sai lệch, virut,. Hiện nay chưa có biện pháp nào để ngăn chặn hiệu quả việc xâm nhập, vi phạm thông tin trên.