phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục các từ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục các sơ đồ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương: Chƣơng 1: Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số với Viện Thông tin Khoa học Xã hội Chƣơng 2: Thực trạng xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội Chƣơng 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1: XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ VỚI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI Xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc phát triển thư viện Viện TTKHXH nói chung và phát triển thư viện số nói riêng. Việc xây dựng, tổ chức và khai thác TLS với Viện TTKHXH được nhìn nhận ở các góc độ: khái niệm xây dựng, tổ chức và khai thác TLS, quá trình hình thành và phát triển của Viện TTKHXH, người dùng tin và nhu cầu tin của Viện TTKHXH, vai trò của xây dựng, tổ chức và khai thác TLS với Viện TTKHXH.1 Cơ sở lý luận và thực tiễn phát triển tài liệu số 1.1 Tài liệu số Tài liệu số là những tài liệu/vật mang tin mà thông tin được chứa đựng trong đó (một phần hay toàn bộ nội dung) đã được biểu diễn dưới dạng mã nhị phân (0 và 1)/chuyển thành các bit/byte thông tin dữ liệu và được lưu trữ, khai thác trên các công cụ tra cứu điện tử với sự hỗ trợ của các thiết bị chuyên dụng, phần mềm và hệ thống mạng máy tính như sách điện tử, báo điện tử, các cơ sở dữ liệu, các chương trình chạy trên máy tính, tài nguyên trong các trang web, các blog… Trong phạm vi luận văn này tài liệu số được hiểu là tất cả các tài liệu được mã hoá dưới dạng tín hiệu số, có thể được lưu trữ, truy cập qua máy tính, mạng máy tính và được trao đổi, chia sẻ dễ dàng trong môi trường số. Thông thường được chia thành 2 loại: TLS được lưu trên Storage, CD-ROM, DVD, NAT…(Dạng offline) và TLS được truy cập trên mạng cụ thể là các CSDL online.2 Xây dựng, tổ chức tài liệu số Xây dựng tài liệu số là việc tạo lập TLS, xây dựng các bộ sưu tập số. Tổ chức tài liệu số là việc xử lý TLS, tổ chức các bộ sưu tập số (BSTS), lưu trữ và bảo quản TLS.3 Khai thác tài liệu số Khai thác TLS là các chính sách khai thác, các hình thức khai thác, cách quản lý việc truy cập của người dùng trong môi trường số.
17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Vai trò của tài liệu số - Khả năng kiểm soát tài nguyên thông tin ở TLS rất mạnh, thông tin được kiểm soát ở nhiều cấp độ khác nhau trong hệ thống thông tin. - Tiết kiệm diện tích không gian kho lưu trữ. Chúng ta không phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc và chờ đợi để xây dựng kho lưu trữ, hệ thống giá. Việc lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin trên máy tính, hệ thống mạng máy tính một mặt thu hẹp tối đa diện tích không gian kho vật lý mặt khác giúp phân quyền và theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng quyền truy cập TLS của người dùng tin.
- TLS giúp bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc đặc biệt là các tài liệu quý hiếm, đơn bản, tài liệu in ấn có giá trị, giá thành cao. Nếu không tiến hành số hoá các tài liệu có giá trị, quý hiếm sẽ bị hạn chế đối tượng người sử dụng hoặc không được đưa ra sử dụng do lo sợ nguy cơ bị cắt xén, huỷ hoại, mất mát 1.3 Đặc trƣng của tài liệu số Có nhiều cách phân chia TLS, căn cứ vào hình thức thông tin được cung cấp, ta có thể chia TLS thành các dạng sau: CSDL thư mục, TLS hóa toàn văn, TLS đặc biệt (tranh ảnh, bản đồ, hình vẽ…), TLS ngoại sinh (CSDL online), Thông tin đa phương tiện. TLS có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau, nhưng về cơ bản, TLS có những đặc trưng nổi bật sau đây: * Mật độ thông tin cao Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ thông tin trên các vật mang tin số, đã khiến cho tài liệu số hoá có khả năng lưu trữ một dung lượng thông tin cực lớn. Một số thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số phổ biện hiện nay như: đĩa CD-ROM/DVD, ổ cứng.Đó là các thiết bị lưu trữ thông tin dưới dạng số, được coi là một loại tài liệu số hoá và được sử dụng để lưu trữ các dạng tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau: văn bản, âm thanh, hình ảnh…Mỗi CD-ROM được sản xuất theo quy trình công nghệ chuẩn có khả năng lưu trữ lượng thông tin 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
* TTS có khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau TLS tạo khả năng truy cập theo nhiều dấu hiệu khác nhau, cho phép nhiều người dùng truy cập tại cùng một thời điểm mà không bị giới hạn bởi không gian, thời gian, vị trí địa lý. Do đó, TLS có tính đa truy (multi - access) hay được gọi là hệ thống đa truy. TLS và TVS không giới hạn số lượng người dùng tin tại cùng một thời điểm, không bị hạn chế về thời gian phục vụ, không gian và không giới hạn về địa lý. TLS luôn được phục vụ theo nguyên tắc 24/7.
* Tra cứu nhanh chóng, thuận tiện và chính xác Người dùng tin có thể tra tìm tài liệu theo nhiều dấu hiệu khác nhau khi truy cập mạng để tìm kiếm tài liệu. Một số yếu tố cơ bản giúp người dùng tin tìm kiếm tài liệu dễ dàng như: tên tài liệu, tên tác giả, từ khoá, năm xuất bản,. Với các quy tắc biên mục tài liệu được sử dụng trong nhiều thư viện hiện nay như: AACR2, ISBD,. cùng với các trường của MARC21 đã giúp cho người dùng tin có thể tìm kiếm tài liệu theo một hoặc nhiều dấu hiệu liên quan tới tài liệu.
Ngoài ra, để biên mục tài liệu điện tử, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác 15 yếu tố của Dublin core được sử dụng trong mô tả TLS. * Thông tin số có tính cập nhật cao: Thông tin chứa trong TLS luôn cập nhật nhanh chóng sẽ đảm bảo thông tin luôn mới, kịp thời mà không mất nhiều thời gian hay công sức của người dùng tin. Ngày nay, thông tin luôn luôn biến đổi không ngừng do đó việc cập nhật, đổi mới nội dung thông tin hàng ngày, hàng giờ, hàng phút, hàng giây là hết sức quan trọng. Các CSDL online hiện nay cũng không ngừng cập nhật các bài viết, các tài liệu mới về các ngành khoa học đang phát triển mạnh.
* Tính sinh động, phong phú và hấp dẫn của thông tin: TLS có thể lưu trữ thông tin theo nhiều định dạng khác nhau như: dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video. Do đó, thông tin trở nên hấp dẫn, sinh động, lôi 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cuốn người sử dụng hơn. Nó giúp cho người dùng tin yêu thích sử dụng loại hình tài liệu này và và trong nhiều trường hợp thông tin trở nên chính xác hơn. Cụ thể với những người làm khoa học, một trong những phương pháp quan trọng là phỏng vấn sâu.
Trong những cuộc phỏng vấn sâu không phải ai cũng ghi chép hết nội dung trả lời đối tượng được phỏng vấn. Nhưng lại có thể ghi âm lại và với một thiết bị đọc là có thể nghe lại cuộc phỏng vấn đó bất cứ lúc nào. Thậm chí có thể nhìn thấy toàn bộ cuộc phỏng vấn để đánh giá được chính xác những vấn đề mà nhà khoa học quan tâm. * Thông tin phản hồi đa chiều: TLS tạo kênh thông tin phản hồi đa chiều, người dùng tin có thể liên hệ trực tiếp, nhanh chóng với tác giả hay người tạo lập, quản lý nguồn tin thông qua các liên kết trức tiếp (có thể coi là quản trị viên hay Admin của hệ thống).
Điều này để thực hiện được đối với tài liệu truyền thống là tương đối khó. Ngoài ra, người dùng tin còn được hỗ trợ thông qua trợ giúp để có thể trao đổi học thuật, tham gia vào các diễn đàn, chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, cảm nhận với những người dùng tin khác. Thông qua các kết nối linh hoạt được tạo lập, có sẵn từ TLS người dùng có thể tìm thấy thông tin email, điện thoại liên hệ với tác giả hoặc người sáng tạo nguồn tin để trao đổi thông tin. Với khả năng đó, mỗi TTS không phải là một thông tin đơn thuần mà nó còn ẩn chứa những dạng thông tin tiềm năng khác.
Việc tạo ra các đường link của TLS đã mở rộng phạm vi tìm kiếm thông tin, mở rộng kho tàng kiến thức của nhân loại. Từ đặc trưng cơ bản của thông tin là không bị mất đi mà càng có giá trị và phát triển hơn trong quá trình sử dụng, ta sẽ tạo thêm nhiều liên kết hữu ích để có thể tiếp cận được nhiều hơn với nguồn thông tin, không chỉ nguồn thông tin trong một thư viện mà trong phạm vi rộng hơn nữa.4 Các yếu tố tác động đến việc phát triển tài liệu số Để có thể xây dựng được mô hình hệ thống thông tin thư viện điện tử của Viện TTKHXH đáp ứng được các tiêu chuẩn chung của một thư viên điện tử hiện đại cũng như phù hợp với các yêu cầu và mục tiêu của Viện, chúng ta cần xác định chính xác các yêu tố cơ bản ảnh hưởng đến việc phát triển tài liệu số: 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nhu cầu Hạ tầng Tài liệu số cơ sở Cơ chế quản lý, Nhân lực Tài liệu số Hạ tầng kỹ thuật Tài nguyên Hệ thống thông tin Quản lý, chất lƣợng dịch vụ thông tin số Hình 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý và các dịch vụ thông tin số Các yếu tố tác động đến việc phát triển tài liệu số gồm 6 yếu tố đó chính là: nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu số, cơ chế quản lý và nguồn nhân lực, tài nguyên thông tin hiện có, hạ tầng cơ sở, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và các hệ thống thông tin. Các yếu tố này có quan hệ chặt chẽ và ảnh hưởng lẫn nhau.