Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin và kinh tế tri thức thế kỷ 21, hoạt động thông tin - thư viện đóng vai trò then chốt đối với sự phát triển khoa học của mỗi quốc gia. Viện Thông tin Khoa học Xã hội trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam là trung tâm lưu trữ hàng đầu với kho tàng đồ sộ gồm 1.000.000 đầu tài liệu truyền thống, 500.000 loại báo tạp chí và 606.147 biểu ghi cơ sở dữ liệu thư mục. Tuy nhiên, trước áp lực bảo tồn các tài liệu Hán Nôm quý hiếm từ thế kỷ XIV-XVIII cùng nhu cầu tra cứu 24/7 của cộng đồng học giả, việc số hóa và quản trị tài nguyên số trở thành nhiệm vụ mang tính sống còn.

Nghiên cứu này được tiến hành nhằm phân tích toàn diện thực trạng xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội từ khi thành lập đến năm 2015. Phạm vi nghiên cứu tập trung khảo sát hệ thống hạ tầng gồm 04 máy chủ, thiết bị lưu trữ chuyên dụng 12TB, 350 nút mạng nội bộ và đội ngũ 97 cán bộ viên chức tại trụ sở 1B Liễu Giai. Luận văn hướng tới mục tiêu đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ có cơ sở khoa học và tính ứng dụng cao, giúp nâng tỷ lệ số hóa toàn văn các bộ sưu tập di sản từ 20% lên trên 80%, giải quyết triệt để xung đột giữa yêu cầu bảo mật bản quyền và nhu cầu chia sẻ tài nguyên học thuật liên ngành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết quản trị nguồn lực thông tin số và mô hình phát triển thư viện số tích hợp dựa trên 6 yếu tố tương tác: Nhu cầu người dùng, Hạ tầng cơ sở, Cơ chế quản lý, Nguồn nhân lực, Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin và Hệ sinh thái thông tin số. Khung lý thuyết tích hợp hệ thống tiêu chuẩn nghiệp vụ thông tin - thư viện quốc tế bao gồm: quy tắc biên mục AACR2, chuẩn biên mục máy đọc được MARC21, khung phân loại thập phân LCC và bộ 15 yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core dành riêng cho tài liệu số. Ba khái niệm trung tâm được chuẩn hóa xuyên suốt nghiên cứu gồm:

  • Tài liệu số: Vật mang tin mã hóa nhị phân (0 và 1) lưu trữ trên thiết bị chuyên dụng hoặc phân phối qua mạng máy tính.
  • Thư viện số: Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ, xử lý, tìm kiếm đa truy và phân phối dữ liệu toàn văn không giới hạn không gian, thời gian.
  • Tài nguyên số nội sinh: Toàn bộ công trình nghiên cứu, kỷ yếu khoa học, luận văn, luận án và ấn phẩm chuyên môn phát sinh từ nội bộ tổ chức.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp phương pháp định lượng và định tính trên cỡ mẫu khảo sát 150 người dùng tin đại diện cho các nhóm độc giả của Viện. Phương pháp chọn mẫu phân tầng ngẫu nhiên được áp dụng để bao quát 4 nhóm đối tượng chính: cán bộ nghiên cứu chuyên sâu (chiếm 64,4%), cán bộ quản lý (chiếm 13,3%), học viên sau đại học và bạn đọc ngoài viện.

Dữ liệu định lượng từ bảng câu hỏi và thống kê hệ thống máy chủ 12TB được xử lý qua phương pháp thống kê mô tả, tổng hợp và so sánh chéo. Dữ liệu định tính được thu thập thông qua phương pháp chuyên gia và quan sát trực tiếp quy trình số hóa bằng máy ScanRobot trong giai đoạn dự án 2011-2013. Lý do lựa chọn kết hợp các phương pháp này là nhằm bảo đảm tính khách quan, đo lường chính xác cả hiệu năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm Millennium, Greenstone lẫn mức độ đáp ứng nhu cầu thực tế của từng phân khúc độc giả trong giai đoạn từ năm 1990 đến năm 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, công tác xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục đạt quy mô lớn với 606.147 biểu ghi, trong đó cơ sở dữ liệu Bài báo tạp chí chiếm 138.212 biểu ghi, Sách Viện đạt 132.860 biểu ghi và Sách tiếng Nga đạt 80.231 biểu ghi.

Thứ hai, việc tạo lập cơ sở dữ liệu toàn văn ghi nhận những con số ấn tượng trong các bộ sưu tập di sản: hoàn thành số hóa trọn bộ 5.461 quyển Hương ước chữ Hán, 1.226 quyển Hương ước Nôm, 3.710 quyển Thần sắc Hán Nôm và 57.860 bức ảnh tư liệu lịch sử. Đối với tài liệu quý hiếm, Viện đã chụp quét 42.143 quyển sách Trung Quốc cổ và 9.693 quyển sách Nhật Bản cổ với 159.999 trang số hóa phần mục lục và nội dung trích đoạn.

Thứ ba, nguồn tài nguyên số nội sinh được mở rộng nhanh chóng với trên 200 đề tài nghiên cứu khoa học các cấp (tương đương 19.000 trang) và 2.700 số ấn phẩm Tài liệu phục vụ nghiên cứu (tương đương 29.000 trang).

Thứ tư, về cơ sở vật chất, Viện đã thiết lập hệ thống phòng máy chủ hoạt động 24/7 với 04 máy chủ chuyên dụng, thiết bị lưu trữ SAN 12TB, 01 máy quét tự động ScanRobot và mạng LAN trang bị hơn 100 máy trạm kết nối trên 350 cổng mạng.

Thảo luận kết quả

Thực trạng phân bố dữ liệu cho thấy năng lực xử lý số hóa của Viện có sự chênh lệch rõ rệt giữa tài liệu thư mục và tài liệu toàn văn. Dữ liệu khảo sát người dùng tin có thể được trình bày rõ nét qua biểu đồ cơ cấu bạn đọc, phản ánh 64,4% là nhà nghiên cứu có trình độ thạc sĩ trở lên và 13,3% là cán bộ quản lý. Bảng khảo sát mức độ đáp ứng cho thấy 74% bạn đọc đánh giá cao độ chính xác của cơ sở dữ liệu Hán Nôm, nhưng có tới 58% người dùng phàn nàn về tốc độ tải tệp PDF dung lượng lớn qua mạng LAN.

Nguyên nhân chính xuất phát từ hạn chế kinh phí vận hành, đường truyền mạng chưa đồng bộ và phần mềm quản trị Millennium chưa khai thác hết 12 giấy phép bản quyền đã trang bị. So sánh với các thư viện đại học lớn cùng thời kỳ, Viện TTKHXH vượt trội về độ độc bản của 400 sắc phong và 9.437 tấm bản đồ Đông Dương, nhưng lại đi sau về cơ chế truy cập trực tuyến từ xa. Bước ngoặt tham gia Liên hiệp thư viện Việt Nam từ tháng 6/2014 đã giúp mở rộng nguồn tin ngoại sinh qua cơ sở dữ liệu ProQuest Central (hơn 160 lĩnh vực) và STD (hơn 85.000 bài trích toàn văn), giúp tiết kiệm hơn 40% chi phí mua tài liệu hàng năm.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Chuẩn hóa chính sách và pháp lý bản quyền số: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cần ban hành quy chế bắt buộc nộp 100% bản điện tử luận văn, luận án và đề tài khoa học trước quý 4/2016, nâng tỷ lệ bao phủ tài nguyên số nội sinh lên 95%.
  2. Nâng cấp hạ tầng máy chủ và băng thông lưu trữ: Phòng Tin học hóa phối hợp các đối tác công nghệ mở rộng dung lượng lưu trữ từ 12TB lên 30TB, nâng cấp đường truyền cáp quang đạt tốc độ truy vấn dưới 2 giây/biểu ghi, hoàn tất trong giai đoạn 2016-2017.
  3. Đẩy mạnh tiến độ số hóa toàn văn tài liệu đặc thù: Phòng Bảo quản và Phòng Xây dựng Cơ sở dữ liệu vận hành tối đa công suất máy ScanRobot để hoàn thành số hóa toàn văn 1.813 cuốn sách Hán Nôm còn lại và 3.137 bản đồ Đông Dương quý hiếm trước năm 2018.
  4. Đào tạo chuyên sâu nguồn nhân lực thông tin: Phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì tổ chức 04 khóa bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị phần mềm Greenstone, Scangate và chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core cho 97 cán bộ viên chức, đạt mục tiêu 100% cán bộ làm chủ công nghệ quét và biên mục số trước năm 2018.
  5. Mở rộng liên kết chia sẻ cơ sở dữ liệu liên thư viện: Ban Lãnh đạo Viện ký kết biên bản ghi nhớ chia sẻ tài nguyên với ít nhất 10 viện nghiên cứu chuyên ngành và các đại học khối khoa học xã hội trước năm 2019 nhằm giảm 50% chi phí mua bản quyền cơ sở dữ liệu quốc tế.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo và nhà quản lý hệ thống thông tin - thư viện: Nắm bắt phương pháp hoạch định chiến lược chuyển đổi số, kinh nghiệm phân bổ ngân sách mua sắm trang thiết bị chuyên dụng như ScanRobot, hệ thống lưu trữ 12TB và cách thức vận hành 21 phòng ban chuyên môn.
  2. Cán bộ biên mục và kỹ thuật viên số hóa: Học hỏi quy trình thực hành chi tiết về xử lý ảnh trên phần mềm Scangate, nhận dạng quang học ABBYY OCR và chuẩn hóa siêu dữ liệu MARC21, Dublin Core trên hơn 150.000 trang tài liệu cổ.
  3. Giảng viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh ngành Thông tin - Thư viện: Sử dụng công trình như tài liệu mẫu chuẩn mực về phương pháp nghiên cứu định lượng phân tầng, thiết kế bảng hỏi và cơ sở lý luận quản trị tài nguyên số nội sinh.
  4. Nhà khoa học và học giả chuyên ngành Khoa học Xã hội - Nhân văn: Khai thác cẩm nang tra cứu chi tiết về cấu trúc 606.147 biểu ghi thư mục cùng cách tiếp cận 17 bộ sưu tập số quý giá như Hương ước, Sắc phong và Bản đồ cổ Đông Dương.

Câu hỏi thường gặp

Viện Thông tin Khoa học Xã hội đã số hóa hoàn chỉnh những bộ sưu tập di sản nào? Viện đã số hóa toàn văn 100% các bộ sưu tập trọng điểm gồm 5.461 quyển Hương ước chữ Hán, 1.226 quyển Hương ước Nôm, 3.710 quyển Thần sắc Hán Nôm và 57.860 bức ảnh khảo cổ học. Ngoài ra, 243 cuốn sách Hán Nôm toàn văn cũng đã được chuyển đổi sang định dạng PDF phục vụ bạn đọc.

Hạ tầng công nghệ và phần mềm quản trị thư viện số tại Viện được trang bị ra sao? Hệ thống gồm 04 máy chủ, thiết bị lưu trữ SAN 12TB, 01 máy quét tự động ScanRobot, phần mềm quản trị tích hợp Millennium với 12 bản quyền, hệ quản trị thư viện số Greenstone và mạng LAN kết nối hơn 100 máy trạm qua 350 nút mạng phân bổ từ tầng 4 đến tầng 10.

Quy mô cơ sở dữ liệu thư mục và tài liệu nội sinh của Viện đạt bao nhiêu biểu ghi? Cơ sở dữ liệu thư mục đạt tổng cộng 606.147 biểu ghi, nổi bật với 138.212 biểu ghi bài báo tạp chí và 132.860 biểu ghi sách. Nguồn nội sinh lưu trữ hơn 200 đề tài nghiên cứu khoa học (19.000 trang) cùng 2.700 số Tin nhanh nghiên cứu (hơn 29.000 trang).

Đâu là rào cản lớn nhất trong việc mở rộng khai thác tài liệu số từ xa? Rào cản chính nằm ở vấn đề bản quyền sở hữu trí tuệ và hạ tầng an ninh mạng, khiến cơ sở dữ liệu ProQuest Central và STD hiện chỉ được phân quyền phục vụ nội bộ qua mạng LAN cho 3 đơn vị liên kết gồm Viện Xã hội học, Viện Triết học và Viện Dân tộc học.

Việc tham gia Liên hiệp thư viện Việt Nam mang lại lợi ích cụ thể gì cho Viện? Giải pháp này giúp Viện tối ưu hóa ngân sách, tiếp cận trực tiếp cơ sở dữ liệu ProQuest Central bao quát trên 160 lĩnh vực khoa học và cơ sở dữ liệu STD với hơn 150.000 biểu ghi, bổ sung hơn 11.000 tài liệu mới mỗi năm mà không phải chịu chi phí mua lẻ đắt đỏ.

Kết luận

  • Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị tài liệu số và phân tích thực trạng phát triển hệ thống thư viện số tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội giai đoạn 1990-2015.
  • Đánh giá chi tiết thành tựu xây dựng 606.147 biểu ghi thư mục và số hóa thành công hàng chục nghìn trang tư liệu Hương ước, Sắc phong, Bản đồ cổ vô giá.
  • Chỉ rõ các nút thắt kỹ thuật về hệ thống lưu trữ 12TB, tốc độ đường truyền mạng LAN và năng lực làm chủ phần mềm quản trị của 97 cán bộ nhân viên.
  • Cung cấp mô hình liên kết chia sẻ cơ sở dữ liệu ngoại sinh ProQuest Central và STD giúp tối ưu hóa trên 40% chi phí bổ sung nguồn tin.
  • Đề xuất 5 nhóm giải pháp đồng bộ về chính sách, kinh phí, công nghệ số hóa và đào tạo nhân lực có tính ứng dụng cao cho giai đoạn 2016-2020.

Công trình đóng góp luận cứ khoa học vững chắc và khung hành động thực tiễn cho lộ trình hiện đại hóa thư viện học thuật tại Việt Nam. Hãy tham khảo và áp dụng ngay các giải pháp từ luận văn để nâng tầm công tác quản trị, bảo tồn và phát huy giá trị di sản số trong kỷ nguyên cách mạng công nghiệp.