phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục, nội dung luận văn được chia làm 3 chương chính: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức và hoạt động thƣ viện của Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của thƣ viện Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com NỘI DUNG Chƣơng 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THƢ VIỆN CỦA TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1 Khái niệm về tổ chức và hoạt động thƣ viện 1.1 Khái niệm về tổ chức thư viện Khái niệm “tổ chức” ra đời cùng với sự phát triển của các hoạt động xã hội và sự ra đời của các thiết chế xã hội. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam xuất bản năm 2005, “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng lợi ích của các thành viên; cùng nhau hành động vì mục đích chung”. Hoặc : “Tổ chức là một tập hợp người được tổ chức lại, hoạt động vì nh ng quyền lợi chung, nhằm một mục đích chung, có kỷ luật chặt chẽ trong quan hệ với các thành viên của nó”.23] Cụ thể hơn, trong giáo trình Các hệ thống thông tin quản lý, PGS.TS Đoàn Phan Tân cho rằng: “Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm th c hiện nhiệm vụ chung.
Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác động của môi trường đó. Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố sau: Con người làm việc ở đó; Các phương thức và chất liệu mà họ sử dụng; Các thiết bị mà họ vận hành; Ngân sách cần thiết để chi phí cho các hoạt động”.[15] Với các khái niệm trên, chúng ta thấy một tổ chức có ba đặc điểm chung: Thứ nhất, một tổ chức được hình thành và tồn tại vì một mục đích chung nào đó. Chính sự khác biệt về mục đích tồn tại của các tổ chức dẫn đến sự ra đời của nhiều tổ chức khác nhau. Thứ hai, tổ chức là tập hợp của nhiều thành viên.
14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thứ ba, tất cả tổ chức đều được xây dựng theo một trật tự, một hệ thống nhất định. Tổ chức đóng vào trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi lĩnh vực, mọi ngành nghề. Nhờ tổ chức tốt đã mang lại hiệu quả lao động cao. Chính vì vậy, tổ chức trở thành yếu tố then chốt làm nên thành công trong các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, quốc phòng, văn hoá, đối ngoại, giáo dục, thương mại, v.
Tổ chức liên quan đến việc xem xét kỹ tất cả các nhiệm vụ cần phải được thực hiện, quyết định cách thức thực hiện và người thực hiện những nhiệm vụ đó. Từ lâu, tổ chức được xem là trung tâm của nghiên cứu quản lý. Các nhà quản lý học kinh điển quan niệm cấu trúc tổ chức là một chỉnh thể bền vững, ổn định. Tất cả đều được sắp xếp theo kiểu cấp bậc, quyền lực theo thứ tự cá nhân ở vị trí trên cao của cấp bậc xuống vị trí thấp của cấp bậc ấy.
Để đạt được hiệu quả cao, tổ chức phải thay đổi cấu trúc của nó từ kiểu cấu trúc truyền thống (cấu trúc chức năng, cấu trúc sản phẩm) sang kiểu cấu trúc hiện đại (cấu trúc ma trận, cấu trúc mạng, cấu trúc theo nhóm,. Kiểu tổ chức mới linh hoạt hơn và dễ thích nghi với môi trường bên ngoài. Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã từng đánh giá rất cao vai trò của tổ chức. Người nói: “Tổ chức, quản lý là công việc khó khăn, phức tạp nhưng rất cần thiết, muốn quản lý tốt thì ngoài nh ng kiến thức chuyên môn, ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ, công nhân phải thông suốt tư tưởng, phải có thái độ làm chủ Nhà nước, làm chủ xí nghiệp.
Muốn quản lý tốt phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, vượt mọi khó khăn, phải th c hiện cán bộ tham gia lao động, công nhân tham gia quản lý”.8] Thư viện là một thiết chế văn hóa có nhiệm vụ bảo quản và phổ biến các tài liệu lưu trữ tri thức của nhân loại. Tổ chức thư viện được hiểu là bố trí nhân sự, sắp xếp các bộ phận trong dây chuyền thông tin tư liệu, động viên 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com các nguồn lực (nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, trang thiết bị, .) để đưa thư viện vào hoạt động có hiệu quả. Theo tác giả Âu Thị Cẩm Linh, trong cuốn Tổ chức và quản lý công tác thư viện, thì “Tổ chức thông tin thư viện là thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thư viện hoặc trung tâm thông tin đó tồn tại và phát triển, là bố trí, sắp xếp nguồn l c gồm: tài liệu, máy móc, trang thiết bị, con người,. của thư viện hoặc trung tâm thông tin một cách hợp lý nhất để thư viện và trung tâm thông tin hoạt động có hiệu quả cao nhất.34] Như vậy, có thể nói tổ chức của thư viện bao gồm các nội dung sau: - Cơ cấu tổ chức của thư viện.
- Đội ngũ cán bộ của thư viện. - Cơ sở vật chất - kỹ thuật của thư viện. Ngoài ra, tổ chức, quản lý cơ quan thông tin – thư viện còn đề cập đến công tác thống kê, lập kế hoạch, lập báo cáo, kiểm tra, dự toán ngân sách, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ. Thông tin được xem là cốt lõi của tổ chức, thông tin là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau.
Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơi con người cùng làm việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậc của các vai trò và việc phân công lao động.2 Khái niệm về hoạt động thư viện Hoạt động: là toàn bộ những việc làm của một tổ chức, cá nhân có liên quan với nhau để đạt được mục đích chung, thường là trong lĩnh vực xã hội. Theo “Đại từ điển Tiếng Việt” [tr.827]: “Hoạt động là làm nh ng việc khác nhau với mục đích nhất định trong đời sống xã hội”. Theo “Từ điển Bách khoa Việt Nam” [tr.34]: “Hoạt động của con người là một chuỗi các hoạt động tác động vào một đối tượng nhất định nhằm vào mục đích nhất định và có ý nghĩa xã hội”. Thông thường người ta coi hoạt động là sự tiêu hao năng lượng thần kinh và cơ bắp của con người khi tác động vào hiện thực khách quan, nhằm 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thoã mãn những nhu cầu của mình.
Ví dụ: hoạt động chơi thể thao, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt động văn hoá,. Về phương diện triết học và tâm lý học quan niệm: hoạt động là phương thức tồn tại của con người trong thế giới khách quan. Từ những quan niệm trên, chúng ta rút ra được 3 đặc điểm chính về hoạt động: Hoạt động bao giờ cũng là hoạt động có đối tượng. Hoạt động bao giờ cũng có chủ thể.
Hoạt động bao giờ cũng có mục đích. Như vậy, chủ thể thông qua hoạt động tác động vào đối tượng để đạt được mục đích cuối cùng của mình. Ví dụ: Hoạt động sản xuất thực phẩm, hàng tiêu dùng: Nhà sản xuất tác động vào nguyên/nhiên liệu để tạo ra thực phẩm, hàng tiêu dùng phục vụ kinh doanh, thương mại,. Hoạt động thông tin: “là quá trình sáng tạo, thu thập, xử lý, cải biến, lưu tr và phổ biến thông tin cho con người”.3] Hoạt động thư viện: “là quá trình thu thập, xử lý, lưu tr và phổ biến tài liệu cho người đọc”.5] Hoạt động thông tin – thư viện: Qua nghiên cứu, khảo sát, hiện nay chưa có tài liệu hoặc tác giả nào đưa ra một định nghĩa cụ thể về khái niệm hoạt động TT-TV.
Trong phạm vi luận văn, hoạt động TT-TV được hiểu là: tất cả các hoạt động nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, tổ chức, bảo quản và phổ biến thông tin cho người dùng tin. Nội dung của tổ chức hoạt động trong cơ quan TT-TV gồm các công đoạn sau: - Hoạt động phát triển nguồn tin. - Hoạt động xử lý tài liệu. - Hoạt động lưu trữ thông tin.
- Hoạt động tổ chức kho và bảo quản tài liệu. - Hoạt động tìm tin và phổ biến thông tin. 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin. - Các hoạt động khác có liên quan như: hoạt động marketing; hoạt động phối hợp, chia sẻ thông tin; hoạt động đào tạo người dùng tin.
Thông tin muốn đến được người dùng tin trước hết phải trải qua một loạt các công đoạn từ thu thập, xử lý, tổ chức, bảo quản, cuối cùng là phục vụ người dùng tin. Các công đoạn này gắn kết mật thiết với nhau trong mối quan hệ tương hỗ, thúc đẩy nhau cùng phát triển. Các hoạt động của cơ quan TT- TV đạt hiệu quả tốt sẽ thu hút người dùng tin đến với cơ quan đó ngày một đông đảo hơn. Người dùng tin là yếu tố cơ bản của hoạt động TT-TV.
Động lực để hoạt động TT-TV phát triển chính là xuất phát từ nhu cầu tin của người dùng tin. “Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người” [34, tr. Như vậy, để thực hiện hoàn chỉnh, thoả mãn một nhu cầu tin, cần có một chu trình với hàng loạt công đoạn quan trọng, đồng thời có sự trao đổi, điều chỉnh qua lại giữa người dùng tin và cơ quan thông tin – thư viện. Chính vì những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp phát triển của cơ quan thông tin, hoạt động thông tin – thư viện có ý nghĩa vô cùng lớn, trở thành nhân tố then chốt quyết định đến sự tồn tại, phát triển và chất lượng, hiệu quả của bất kỳ cơ quan thông tin – thư viện nào hiện nay.2 Vai trò của tổ chức và hoạt động thƣ viện 1.