Chương 5 TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Chu trình doanh thu ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thanh toán tiền của khách hàng. Một doanh nghiệp thiết kế tốt chu trình doanh thu thì sẽ đảm bảo cho việc bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và luôn được kiểm soát. Với mục đích giúp người đọc hiểu rõ được việc tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu, chương này sẽ trình bày cụ thể các nội dung: - Mục tiêu và các chức năng chính của chu trình doanh thu. - Tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình doanh thu là hệ thống bán hàng, hệ thống giao hàng, hệ thống lập hóa đơn và hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền.
- Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu. - Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu 1. Giới thiệu chu trình doanh thu Doanh thu không phải là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp nhưng nó lại là điều kiện quan trọng hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp tiếp tục tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu của khách hàng và tìm cách đáp ứng tốt nhất các nhu cầu đó.
Doanh thu của một doanh nghiệp có thể từ hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền khách hàng. Các công việc ghi nhận, xử lí những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng diễn ra liên tục và lặp lại đối với từng lần bán hàng và chỉ dừng lại khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Nếu như doanh nghiệp thiết kế chu trình doanh thu một cách hữu hiệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin hiện đại thì sẽ đảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác và được kiểm soát tốt.
107 Phân hệ Nhận đơn hàng/ Bán hàng Phân hệ Phân hệ Phát hành hóa đơn/ CHU TRÌNH Quản lý Theo dõi DOANH THU kho hàng/ thanh toán/ Giao hàng/ Nhận tiền Vận chuyển Phân hệ Tổng hợp Hình 5.1: Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình doanh thu Chu trình doanh thu thường tương tự nhau giữa các loại hình doanh nghiệp, bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc bán hàng và thu tiền. Ghi nhận đúng yêu cầu đặt hàng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và thu được tiền thanh toán của khách hàng đúng thời hạn là mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu. Hai hệ thống chức năng cơ bản tạo nên chu trình doanh thu: (1) hệ thống xử lí bán hàng và (2) hệ thống xử lí thu tiền. Để thực hiện hai chức năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thông thường có hai bộ phận trực tiếp tham gia thực hiện chu trình này là phòng kinh doanh và phòng kế toán.
Trao đổi thông tin đóng vai trò rất quan trọng để thực hiện phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các cá nhân trong từng bộ phận cũng như giữa hai bộ phận với nhau. Mục tiêu của chu trình doanh thu Mục tiêu chủ yếu của chu trình doanh thu là phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả giữa các bộ phận trong việc bán hàng, theo dõi thanh toán và thu tiền của khách hàng. Các nội dung công việc chủ yếu của chu trình doanh thu bao gồm: - Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác. 108 - Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có.
- Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn. - Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời. - Ghi nhận doanh thu một cách chính xác. - Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng.
Chức năng của chu trình doanh thu Các chức năng chính của chu trình doanh thu được thể hiện như ở Hình 5.2: Các chức năng chính của chu trình doanh thu 1. Nhận đơn đặt hàng Đây là khâu đầu tiên của chu trình doanh thu, thường được thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh. Đặt hàng của khách hàng có thể được ghi nhận bằng nhiều cách khác nhau, có thể do khách hàng điền vào một mẫu đơn đặt hàng in sẵn hoặc khách hàng có thể gửi các yêu cầu đặt hàng qua email, gọi điện thoại, điền vào các mẫu đơn đặt hàng trên trang web của công ti… Ngoài ra, nhân viên bán hàng có thể đến gặp trực tiếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hàng. Yêu cầu của khách hàng phải được ghi nhận một cách cụ thể và chính xác về chủng loại hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng 109 như các điều kiện thanh toán, vận chuyển hàng hóa… Đây chính là các thông tin làm cơ sở để thực hiện các bước công việc tiếp theo của chu trình.
Kiểm tra tín dụng và tồn kho Thông thường mỗi khách hàng chỉ được phép mua chịu đến một giới hạn nhất định. Do vậy, trước tiên nhân viên bán hàng cần phải kiểm tra số dư công nợ của khách hàng hoặc sự đảm bảo tài chính của khách hàng trước khi quyết định chấp nhận đơn đặt hàng thanh toán sau. Nếu một đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thường xuyên thì thông tin tín dụng liên quan đến khách hàng đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của công ti. Thông tin sẽ được tóm tắt trong bảng đánh giá khả năng chi trả (như là: xuất sắc, tốt, không tốt) hoặc là một giới hạn tín dụng (ví dụ khách hàng chỉ được phép nợ tối đa 50.
Nếu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trong những trường hợp đặc biệt thì nhân viên bán hàng phải báo cáo các nhà quản lí xem xét riêng cho từng trường hợp. Nếu lần bán chịu này sẽ làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức tín dụng cho phép, nhân viên bán hàng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới. Có thể nhận thấy, trong khâu này bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán công nợ phải phối hợp chặt chẽ với nhau. Biến động về tình hình công nợ của từng khách hàng phải được kế toán cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp bộ phận bán hàng xử lí đơn đặt hàng.
Trong điều kiện hệ thống thông tin của doanh nghiệp được nối mạng máy tính, nhân viên bán hàng sẽ được phân quyền truy cập số dư công nợ của từng khách hàng để kiểm tra. Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng cần phải xác định lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng. Do vậy bước kế tiếp nhân viên bán hàng cần thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. Xác định hàng được đặt có thể đáp ứng hay không là một nhiệm vụ khá phức tạp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại hoặc doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, nhân viên bán hàng có thể thực hiện kiểm kê thực tế số lượng hàng hiện có trong kho. Thông thường doanh nghiệp phải duy trì một mức tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ. Trong trường hợp hệ thống thông tin được thiết kế tốt, lượng hàng dự trữ có thể được giảm xuống đến mức thấp nhất và nhân viên bán hàng được phân quyền truy cập vào dữ liệu tồn kho của các mặt hàng để xác định lượng hàng hiện có, số lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điểm dự kiến hàng về đến kho. Như vậy, để thực hiện việc kiểm tra lượng tồn kho phục vụ cho công tác bán hàng, tình hình biến động của hàng tồn kho phải được kế 110 toán hàng tồn kho cập nhật chính xác và kịp thời ngay tại mỗi thời điểm phát sinh tăng giảm.
Nếu sản phẩm được sản xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải phối hợp thông tin với bộ phận kế hoạch và bộ phận sản xuất để xác định ngày sản xuất hoàn thành trước khi chấp nhận đơn đặt hàng. Lập lệnh bán hàng Đơn đặt hàng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ sở để lập lệnh bán hàng. Lệnh bán hàng do bộ phận bán hàng lập, được in ra nhiều liên và chuyển đến các bộ phận khác để tiếp tục thực hiện chu trình. Lệnh bán hàng thể hiện đầy đủ các thông tin về tên các loại hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, các thông tin về khách hàng (tên, đơn vị), địa chỉ giao hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán.
Thông thường, một bản sao của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặt hàng và xác nhận lại các thông tin về điều kiện giao hàng. Một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận chuẩn bị hàng để chuẩn bị, đóng gói. Một liên được chuyển đến bộ phận kho để làm các thủ tục xuất kho hàng hóa và đóng vai trò như phiếu xuất kho. Một liên được lưu giữ tại bộ phận bán hàng để tiếp tục xử lí, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động cho đến khi hàng hóa được giao cho khách và thu được tiền.
Các liên còn lại của lệnh bán hàng được gửi đến bộ phận kế toán để bộ phận này biết và chuẩn bị lập hóa đơn bán hàng, theo dõi công nợ và thu tiền bán hàng. Chuẩn bị hàng Thông tin trên lệnh bán hàng là cơ sở để bộ phận chuẩn bị hàng thực hiện các bước công việc tiếp theo. Sau khi nhận được lệnh bán hàng, nếu hàng đã có sẵn trong kho, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chủng loại, đóng gói và làm các thủ tục để xuất hàng cho khách. Trong trường hợp phải tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc phải cung ứng mới có hàng thì công việc chuẩn bị hàng sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ và hiệu quả giữa phòng kinh doanh và các bộ phận sản xuất, cung ứng mới có thể đảm bảo việc giao hàng cho khách đúng thời hạn thỏa thuận.
Giao hàng Đến ngày giao hàng, khách hàng có thể nhận hàng tại kho hoặc doanh nghiệp chuyển hàng giao cho khách tại địa điểm chỉ định. Bộ phận giao hàng phải lập giấy báo gửi hàng để gửi kèm với hàng hóa. Giấy báo gửi hàng có thể là bản sao của phiếu xuất kho hoặc vận đơn.