Chương 1. Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng. Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Vnext Software. Định hướng phát triển và để xuất về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Vnext Software.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin - “Dữ liệu (Data) là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là các giá trị chưa có ý nghĩa với người sử dụng.
Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng”. - Thông tin (Information) là các tin tức mà con người trao đổi với nhau hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với doanh nghiệp.
- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cũng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý. (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, 2009, Nhà xuất bản Thống kê) - Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy bút.
Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác. (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, 2009, Nhà xuất bản Thống kê) - Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống giúp các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình và thủ tục cho trước. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lý giao dịch và tạo ra báo cáo định kì hay theo yêu cầu. Một số khái niệm cơ bản về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Phân tích hệ thống là sự khảo sát một hệ thống hay một vấn đề cải tiến hệ thống đang tồn tại hoặc thiết kế và cài đặt hệ thống mới.
Thiết kế hướng đối tượng là dựa trên việc che dấu thông tin do dữ liệu dùng chung bị loại bỏ. Các đối tượng liên lạc với nhau bằng cách trao đổi thông báo. Các đối tượng là các thực thể độc lập, sẵn sàng thay đổi mà không ảnh hưởng tới các thiết bị khác. Đối tượng (Object) là thành phần trọng tâm của cách tiếp cận hướng đối tượng.
Một đối tượng là một đại diện của bất kì sự vật nào cần được mô hình trong hệ thống và đóng một vai trò xác định trong lĩnh vực ứng dụng. Một số khái niệm khác “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua: tiền, vật phẩm hoặc giá trị trao đổi đã thỏa thuận. Một số quan điểm khác thì cho rằng bán hàng là nền tảng trong kinh doanh trong đó có gặp gỡ người bán và người mua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡ thành công trong cuộc đàm phán về trao đổi sản phẩm. Có ý kiến khác lại cho rằng bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng và thanh toán.
Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của những người hoặc những nhóm người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt động như: giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sale, bảo hành, bảo trì…hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm triển khai cung cấp các sản phầm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan. MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. Quy trình phân tích thiết kế HTTT quản lý Quy trình phân tích thiết kế HTTT gồm các giai đoạn: khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, phân tích thiết kế hệ thống và cài đặt hệ thống. Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ 6 tình trạng hoạt động của HTTT cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng HTTT mới.
Giai đoạn này bao gồm: - Khảo sát hệ thống đang làm gì? - Đưa ra đánh giá về hiện trạng - Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm. - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kĩ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác. Phân tích hệ thống là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống.
Giai đoạn này bao gồm: - Phân tích hệ thống về xử lí: Xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. - Phân tích hệ thống về dữ liệu: Xây dựng được lược đồ CSDL mức logic của hệ thống giúp lưu giữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống. Thiết kế hệ thống là công đoạn cuối cùng trong quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Thiết kế hệ thống là chuyển đối biểu đồ mức logic của hệ thống mới sang mức vật lý với tập các biểu đồ thu được qua giai đoạn phân tích.
Giai đoạn này bao gồm: - Thiết kế CSDL: Là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới trong giai đoạn phân tích hệ thống. Thiết kế CSDL là cung cấp thông tin chi tiết để ra quyết định có chấp nhận hay không để chuyển sang giai đoạn cài đặt hệ thống và vận hành. Thiết kế CSDL cho phép đội dự án có một cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, nhận ra được cái hiệu quả và không hiệu quả. - Thiết kế các kiểm soát là kiểm tra thông tin thu thập và thông tin xuất nhằm phát hiện lỗi và sửa lỗi, thiết kế kiểm soát với các sự cố làm gián đoạn chương trình, thiết kế kiểm tra lỗi với sự cố xâm hại của con người.
- Thiết kế phần mềm nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt - Thiết kế giao diện: Giao diện phải dễ sử dụng với người sử dụng; các chức năng cần phải gần gũi để người cài đặt có thể nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng hơn; giao diện dễ phát triển, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu thay đổi của người dùng. Cài đặt hệ thống: đây là giai đoạn viết chương trình, tạo hệ thống. Quy trình như sau: 7 Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu Huấn luyện Các phương pháp cài đặt Biên soạn tài liệu phần mềm. Các phương pháp phân tích thiết kế 1.
Phương pháp phân tích theo hướng đối tượng Một hệ thống được chia thành những thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ dữ liệu và hành động liên quan đến dối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống thì tương đối độc lập và hệ thống được xấy dựng bằng các kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng. Phân tích hướng đối tượng: - Phân tích kiến trúc hệ thống: Xác định và mô tả lại các hoạt động của hệ thống đối với đối tượng. - Phân tích các use case: Dựa trên các yêu cầu ban đầu, tiến hành xác định các tác nhân, xác định và đặc tả các use case, xây dựng biểu đồ use case.
- Phân tích lớp: Xác định tên lớp, các thuộc tính của các lớp, các mối quan hệ cơ bản trong các lớp. Xây dựng biểu đồ lớp. - Xây dựng biểu đồ trạng thái của lớp: Mô tả các trạng thái và sự chuyển tiếp của các trạng thái trong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó. Thiết kế hướng đối tượng: - Xây dựng biểu đồ tuần tự cho các chức năng của hệ thống - Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết - Xây dựng biểu đồ tuần tự cho use case - Thiết kế CSDL dựa vào các lớp - Thiết kế giao diện - Thiết kế an toàn cho HTTT quản lý - Thiết kế phần cứng: Tính toán các yêu cầy kỹ thuật cho HTTT quản lý Phân tích thiết kế hướng đối tượng UML là một phương pháp phổ biến hiện nay bởi có những ưu điểm như: - Dễ bảo trì - Các đối tượng độc lập - Có thể dùng lại một số thành phần của đối tượng đã được thiết kế trước đó.
- Dễ hiểu nhờ vào các biểu đồ, nhìn rõ được các mối quan hệ giữa các thực thể Bên cạnh đó thì cũng có nhược điểm về các nhìn nhận đối tượng thích hợp trong một hệ thống. 8 UML là một ngôn ngữ dùng để đặc tả, trực quan hóa và tư liệu hóa phần mềm hướng đối tượng. Nó không mô tả một tiến trình hay một phương pháp mà trong đó chúng ta dùng nó để mô hình hóa. UML có thể được sử dụng làm công cụ giao tiếp giữa người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và phát triển phần mềm.
Các giai đoạn của chu trình phát triển phần mềm: Giai đoạn nghiên cứu sơ bộ; phân tích yêu cầu; thiết kế hệ thống; xây dựng phần mềm; thử nghiệm hệ thống; thực hiện, triển khai; bảo trì, nâng cấp. UML cho phép biểu diễn nhiều hướng nhìn khác nhau của hệ thống trong quá trình phát triển hệ thống.