Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Mai (Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương mại; dưới sự hướng dẫn của thầy Nguyễn Hưng Long) tập trung vào đề tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên".

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh cao, các doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi phải tối ưu hóa mọi khâu trong chu trình kinh doanh, kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả quản trị. Đối với các đơn vị sản xuất bao bì và phôi nhựa, công tác quản trị vật tư, hàng hóa đóng vai trò cốt lõi trong việc duy trì chuỗi cung ứng và đáp ứng đơn hàng kịp thời.

Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên (thành lập tháng 01/2012, đơn vị thành viên của Công ty Cổ phần Nhựa Bảo Vân) đặt nhà máy tại Lô B1-2, Khu công nghiệp Đại Đồng - Hoàn Sơn, Xã Hoàn Sơn, Huyện Tiên Du, Tỉnh Bắc Ninh. Doanh nghiệp vận hành hệ thống dây chuyền sản xuất tự động nhập khẩu từ Husky (Canada), Sidel (Pháp), Nissei (Nhật Bản) để sản xuất các loại phôi và chai nhựa PET phục vụ ngành thực phẩm, nước giải khát, hóa mỹ phẩm và dược phẩm. Do quy mô sản xuất mở rộng, chủng loại và số lượng vật tư nguyên liệu nhập về ngày càng lớn, phương thức quản lý kho dựa trên hồ sơ sổ sách và phần mềm bảng tính Microsoft Excel 2007 đã bộc lộ nhiều điểm nghẽn: dữ liệu lưu trữ phân tán, xử lý thủ công, thiếu cơ chế liên kết và tiềm ẩn nguy cơ sai sót dữ liệu.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua 4 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa kiến thức và cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp (khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế, lý thuyết quản lý kho vật tư).
  2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên.
  3. Tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên theo phương pháp hướng đối tượng.
  4. Đưa ra một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý kho tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Vật tư hàng hóa, các luồng thông tin về vật tư hàng hóa, quy trình quản lý nghiệp vụ nhập - xuất kho và các chủ thể tham gia vào hoạt động quản lý kho vật tư tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Mô hình quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và nghiên cứu dữ liệu trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận sử dụng khung lý luận về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống dựa trên các tài liệu học thuật chuyên ngành:

  • Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin (Nguyễn Văn Ba, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2003): Cung cấp các định nghĩa về hệ thống, hệ thống thông tin (HTTT), các thành phần cấu thành (con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng), các nguyên tắc chu trình, độ tin cậy và tiếp cận hệ thống trong phát triển HTTT.
  • Tài liệu Phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin (Thạc Bình Cường, Đại học Bách Khoa Hà Nội, 2001): Cung cấp cơ sở so sánh phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc (top-down, tập trung vào thuật toán và phân rã chức năng) và phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD - Object-Oriented Analysis and Design).
  • Giáo trình Quản trị Logistics (Trường Đại học Thương mại, 2009) và Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý (Trường Đại học Kinh tế Huế, 2006): Định nghĩa khái niệm hàng hóa, chức năng kho bãi và vai trò của HTTT quản lý kho hàng trong doanh nghiệp.

Khóa luận thực hiện phân tích so sánh giữa hai phương pháp tiếp cận chính trong kỹ thuật phần mềm:

Tiêu chí so sánh Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm tiếp cận Tập trung vào chức năng, công việc cần thực hiện (thuật toán) Đặt trọng tâm vào đối tượng, tích hợp cả dữ liệu và hành vi
Hướng thiết kế Từ trên xuống (Top-down), chia thành các chương trình con Từ dưới lên (Bottom-up), kết hợp các đối tượng độc lập
Quản lý dữ liệu Dữ liệu dùng chung chuyển động qua các hàm/thủ tục Đóng gói (encapsulation), dữ liệu chỉ truy cập qua phương thức
Khả năng tái sử dụng Kém, phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu cụ thể Cao, tận dụng cơ chế kế thừa (inheritance) và đóng gói
Khả năng mở rộng Khó bảo trì, dễ phát sinh lỗi khi quy mô hệ thống tăng Dễ dàng bổ sung dữ liệu/phương thức, phù hợp hệ thống lớn

Tác giả lựa chọn phương pháp hướng đối tượng cùng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unified Modeling Language) để mô tả quá trình phân tích và thiết kế hệ thống, chia làm hai giai đoạn: Pha phân tích (xác định tác nhân, xây dựng biểu đồ Use Case, biểu đồ lớp) và Pha thiết kế (xây dựng biểu đồ tương tác/tuần tự, biểu đồ hoạt động, thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện).

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin thực tế:

  • Phương pháp quan sát hệ thống: Trực tiếp ghi nhận quy trình tác nghiệp hàng ngày của bộ phận thủ kho và kế toán kho tại nhà máy Nhựa Bảo Thiên.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập và phân tích các biểu mẫu chứng từ, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán và sổ sách theo dõi xuất - nhập - tồn.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Xử lý các luồng dữ liệu nghiệp vụ để xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng.

Về tổng quan tài liệu, tác giả điểm luận các công trình nghiên cứu đi trước gồm: đề tài của Nguyễn Bích Ngọc (Đại học Kinh tế Quốc dân, 2011) tại Công ty TNHH Ngọc Khánh, Đỗ Thị Minh Huệ (Đại học Kinh tế Quốc dân, 2011) tại Công ty TNHH Quỳnh Nhi, và Đỗ Hoàng Nam (Đại học Bách Khoa Hà Nội, 2013) tại Công ty Công nghiệp Chế biến Thực phẩm Quốc tế. Điểm khác biệt của khóa luận là khắc phục nhược điểm của các nghiên cứu theo hướng chức năng truyền thống bằng cách áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML vào mô hình kho vật tư sản xuất nhựa.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Phần mở đầu luận giải tính cấp thiết, tầm quan trọng và ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho vật tư tại doanh nghiệp sản xuất nhựa. Tác giả xác định 4 mục tiêu nghiên cứu cụ thể, giới hạn phạm vi nghiên cứu tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên giai đoạn 2012–2014, lựa chọn phương pháp nghiên cứu hướng đối tượng kết hợp thu thập tài liệu nghiệp vụ thực tế, và khái quát bố cục khóa luận gồm 3 phần chính.

Phần 2: Cơ sở lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin và thực trạng quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

Phần này trình bày hệ thống lý thuyết về HTTT quản lý, phân biệt phương pháp hướng cấu trúc và hướng đối tượng, đồng thời giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên (vốn điều lệ 50 tỷ đồng, chuyên sản xuất phôi/chai nhựa PET, cơ cấu bộ máy gồm Ban Giám đốc, các phòng Nhân sự, Tài chính - Kế toán, Kinh doanh, Kỹ thuật và các tổ đội sản xuất).

Tác giả đi sâu phân tích thực trạng hệ thống quản lý kho vật tư vận hành trên Microsoft Excel 2007 theo 5 thành phần nguồn lực:

  • Phần cứng: Hệ thống máy tính vận hành tương đối ổn định, ít hỏng hóc.
  • Phần mềm: Sử dụng Excel 2007 cho các tác vụ nhập - xuất - tồn cơ bản nhưng không có khả năng tự động kết xuất báo cáo tổng hợp khi khối lượng bản ghi tăng.
  • Dữ liệu: Lưu trữ cục bộ trên máy tính cá nhân, nguy cơ mất an toàn, dễ lộ thông tin và không có cơ chế liên kết quan hệ giữa các chứng từ.
  • Mạng: Sử dụng mạng nội bộ kết nối Internet của nhà mạng Viettel có tốc độ ổn định.
  • Con người: Thủ kho và kế toán có kiến thức tin học văn phòng cơ bản nhưng chưa được đào tạo bài bản về phần mềm quản lý chuyên dụng.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

Chương này thực hiện toàn bộ quy trình phân tích và thiết kế hệ thống mới theo chuẩn UML:

  • Đặc tả yêu cầu: Xác định các nhóm chức năng nhập liệu, lưu trữ, tìm kiếm, kết xuất báo cáo cho 4 phân hệ (Quản lý nhập kho, Quản lý kho hàng, Quản lý xuất kho, Báo cáo thống kê) cùng các yêu cầu phi chức năng về tốc độ, an toàn và tính thân thiện của giao diện.
  • Pha phân tích: Xác định 3 nhóm tác nhân (Người đăng nhập, Thủ kho, Kế toán kho) và bảng mô tả Use Case; xây dựng biểu đồ Use Case tổng quát và các biểu đồ Use Case phân rã chức năng; thiết lập biểu đồ lớp đối tượng.
  • Pha thiết kế: Xây dựng hệ thống biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) và biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) cho 4 quy trình cốt lõi (Đăng nhập, Quản lý nhập kho, Quản lý xuất kho, Lập thống kê); thiết kế chi tiết 9 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ, giải quyết các quan hệ nhiều - nhiều và triển khai mô hình dữ liệu trên Microsoft Access; hoàn thiện thiết kế các form giao diện người dùng (Đăng nhập, Giao diện chính, Quản lý thông tin hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho).

Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin

Phân tích yêu cầu chức năng và mô hình Use Case

Hệ thống được thiết kế đáp ứng các luồng nghiệp vụ thực tế của nhà máy. Các tác nhân và ca sử dụng tương ứng được phân định rõ ràng:

Tác nhân (Actor) Ca sử dụng (Use Case) Mô tả chi tiết nghiệp vụ
Người đăng nhập (Thủ kho, Kế toán, Quản lý) Đăng nhập / Đăng xuất Xác thực tài khoản người dùng theo chức danh và phân quyền truy cập chức năng
Tra cứu thông tin vật tư Tìm kiếm dữ liệu vật tư theo mã, tên hoặc trạng thái kho
Thủ kho Cập nhật thông tin vật tư trong kho Nhập và lưu trữ thông tin chung (tên, mã số, số lượng, ngày nhập...)
Cập nhật thông tin vật tư nhập Ghi nhận vật tư nhập mới hoặc tăng số lượng vật tư sẵn có theo hóa đơn
Cập nhật thông tin vật tư xuất Ghi nhận số lượng vật tư xuất theo tổ sản xuất, ngày xuất và người nhận
Kế toán kho Tra cứu thông tin và lập phiếu Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kết xuất báo cáo xuất - nhập - tồn định kỳ

Đặc tả động của hệ thống

Hệ thống mô hình hóa các tương tác thông qua biểu đồ tuần tự và biểu đồ hoạt động:

  • Quy trình nhập kho: Thủ kho nhập mã hàng -> Hệ thống kiểm tra hợp lệ -> Nhập số lượng và mã nhà cung cấp (NCC) -> Hệ thống kiểm tra mã NCC -> Lưu thông tin và chuyển dữ liệu sang giao diện tạo phiếu nhập của kế toán kho -> Kế toán lập và in phiếu nhập kho.
  • Quy trình xuất kho: Thủ kho nhập mã hàng cần xuất -> Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu số lượng tồn kho khả dụng -> Nếu đủ số lượng, hệ thống ghi nhận và chuyển dữ liệu sang giao diện tạo phiếu xuất của kế toán; nếu không đủ số lượng, hệ thống gửi cảnh báo và yêu cầu điều chỉnh -> Kế toán xác nhận và in phiếu xuất kho.
  • Quy trình lập thống kê: Kế toán hoặc Quản lý lựa chọn tiêu chí thống kê (theo tháng, theo quý, hoặc tại thời điểm hiện tại) -> Hệ thống truy vấn cơ sở dữ liệu -> Kết xuất bảng thống kê xuất - nhập - tồn và hỗ trợ tùy chọn in ấn.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống quản lý kho vật tư được thiết kế chi tiết gồm các bảng dữ liệu sau:

Tên bảng CSDL Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Chú thích nghiệp vụ
Bảng hàng hóa (HANG) Mahang (Khóa)
Tenhang
Dongia
soluong
thanhtien		 float
nvarchar
float
float
float		 8
100
30
10
20		 Mã hàng hóa vật tư
Tên hàng hóa vật tư
Đơn giá vật tư
Số lượng tồn
Thành tiền tồn kho
Bảng thủ kho (THUKHO) Matk (Khóa)
Tentk
Diachi
Sdt		 float
nvarchar
nvarchar
float		 10
100
100
20		 Mã định danh thủ kho
Họ tên thủ kho
Địa chỉ cư trú
Số điện thoại liên hệ
Bảng nhà cung cấp (NHACC) Mancc (Khóa)
tenncc
diachi
Sdt
masothue		 nvarchar
nvarchar
nvarchar
float
float		 10
100
100
20
10		 Mã nhà cung cấp
Tên đơn vị cung cấp
Địa chỉ trụ sở
Số điện thoại
Mã số thuế doanh nghiệp
Bảng phiếu xuất kho (PHIEUXUAT) Mapx (Khóa)
ngaylap
tenhang
dongia
soluong
thanhtien
Matk		 float
Datetime
nvarchar
float
int
float
nvarchar		 10
20
100
30
10
20
10		 Mã phiếu xuất
Ngày thực hiện xuất kho
Tên mặt hàng xuất
Đơn giá xuất
Số lượng xuất
Tổng giá trị xuất kho
Mã thủ kho thực hiện
Bảng phiếu nhập kho (PHIEUNHAP) Mapn (Khóa)
ngaylap
tenhang
dongia
soluong
thanhtien
Matk		 float
Datetime
nvarchar
float
int
float
float		 10
10
100
30
10
20
10		 Mã phiếu nhập
Ngày thực hiện nhập kho
Tên mặt hàng nhập
Đơn giá nhập
Số lượng nhập
Tổng giá trị nhập kho
Mã thủ kho tiếp nhận
Bảng chứng từ giao hàng (CHUNGTUGIAOHANG) Mact (Khóa)
ngaylap
tenhang
dongia
soluong
thanhtien
Mancc
Tenncc		 float
Datetime
nvarchar
float
int
float
float
nvarchar		 8
10
100
30
10
20
8
8		 Mã chứng từ giao hàng
Ngày lập chứng từ
Tên hàng hóa giao
Đơn giá giao hàng
Số lượng giao hàng
Tổng tiền trên chứng từ
Mã nhà cung cấp
Tên nhà cung cấp

Để giải quyết quan hệ nhiều - nhiều ($N-N$) trong mô hình dữ liệu thực tế, tác giả chuẩn hóa và bổ sung 3 thực thể liên kết:

  1. CHITIETPN (Mã phiếu nhập Mapn, Mã hàng Mahang, Ngày lập ngaylap, Tên hàng tenhang, Đơn giá dongia, Số lượng soluong, Thành tiền thanhtien, Mã thủ kho matk): Liên kết giữa PHIEUNHAP và HANG.
  2. CHITIETPX (Mã phiếu xuất Mapx, Mã hàng Mahang, Ngày lập Ngaylap, Tên hàng Tenhang, Đơn giá Dongia, Số lượng Soluong, Thành tiền Thanhtien, Mã thủ kho Matk): Liên kết giữa PHIEUXUAT và HANG.
  3. CHITIETCT (Mã hàng Mahang, Mã chứng từ Mact, Ngày lập ngaylap, Tên hàng tenhang, Đơn giá dongia, Số lượng soluong, Thành tiền thanhtien, Mã NCC mancc, Tên NCC tenncc): Liên kết giữa CHUNGTUGIAOHANG và HANG.

Toàn bộ mô hình dữ liệu quan hệ được triển khai cài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, kết hợp thiết kế các giao diện biểu mẫu (Form) hỗ trợ nhập liệu, tìm kiếm và in ấn.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã khảo sát thực tế toàn diện hoạt động quản lý kho tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên và xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Kết quả cải tiến giữa hệ thống cũ và hệ thống thiết kế mới được tổng hợp cụ thể:

Hạng mục quản lý Thực trạng cũ (Excel 2007) Hệ thống thiết kế mới
Cơ chế lưu trữ dữ liệu Phân tán trên từng tập tin bảng tính, không có quan hệ ràng buộc Cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa trên Microsoft Access (9 bảng)
Bảo mật và phân quyền Không có cơ chế phân quyền, rủi ro sửa xóa dữ liệu trái phép Phân quyền người dùng theo vai trò (Thủ kho, Kế toán, Quản lý)
Xử lý nghiệp vụ xuất/nhập Nhập liệu thủ công, kiểm tra tồn kho bằng mắt hoặc hàm đơn lẻ Tự động hóa kiểm tra hợp lệ mã hàng, mã NCC và kiểm tra số dư tồn kho
Báo cáo tổng hợp Thủ kho và kế toán tổng hợp thủ công cuối tháng, mất nhiều thời gian Kết xuất báo cáo thống kê xuất - nhập - tồn tự động theo tháng, quý
Giao diện tác nghiệp Thao tác trực tiếp trên các dòng/cột của bảng tính Giao diện Form đăng nhập, quản lý hàng, lập phiếu nhập/xuất trực quan

Giải pháp và kiến nghị đề xuất

Trên cơ sở kết quả phân tích thiết kế, tác giả đề xuất một số giải pháp đối với Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên:

  • Chuyển đổi từ mô hình quản lý thủ công/Excel sang ứng dụng hệ thống cơ sở dữ liệu có phân quyền truy cập chặt chẽ để đảm bảo an toàn thông tin vật tư.
  • Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kho (thủ kho) và bộ phận tài chính - kế toán (kế toán kho) thông qua các giao diện lập phiếu điện tử.
  • Đào tạo nâng cao trình độ tin học ứng dụng và kỹ năng thao tác phần mềm cho cán bộ thủ kho để thích ứng với quy trình tin học hóa.

Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn

  • Về mặt học thuật: Ứng dụng thành công phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) sử dụng chuẩn ký pháp UML (Use Case, Sequence, Activity, Class diagrams) vào một bài toán quản trị kho vật tư cụ thể trong doanh nghiệp sản xuất bao bì nhựa, thay thế cho cách tiếp cận hướng cấu trúc truyền thống.
  • Về mặt thực tiễn: Cung cấp tài liệu phân tích nghiệp vụ, mô hình dữ liệu quan hệ và mẫu thiết kế giao diện hoàn chỉnh, làm tiền đề trực tiếp cho việc lập trình, cài đặt và triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty Nhựa Bảo Thiên.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có các giới hạn nghiên cứu được ghi nhận từ phạm vi đề tài:

  • Giới hạn phạm vi dữ liệu và không gian: Đề tài chỉ tập trung khảo sát dữ liệu nghiệp vụ kho vật tư tại một đơn vị duy nhất là Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên trong khung thời gian từ năm 2012 đến 2014, chưa bao quát toàn bộ các đơn vị thành viên khác của Tập đoàn Nhựa Bảo Vân.
  • Mức độ hoàn thiện kỹ thuật: Khóa luận dừng lại ở pha phân tích, thiết kế hệ thống và mô hình hóa cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access; chưa tiến hành lập trình hoàn chỉnh một ứng dụng phần mềm độc lập (như Web-based hay Client-Server) có kết nối mạng diện rộng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Tiếp tục phát triển mã nguồn ứng dụng dựa trên tài liệu thiết kế; tích hợp phân hệ quản lý kho vật tư với các phân hệ quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và kế toán tài chính của doanh nghiệp; mở rộng thử nghiệm trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quy mô lớn hơn (SQL Server, Oracle).

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo chuyên môn đối với các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin: Là tài liệu mẫu về quy trình thực hiện đồ án/khóa luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp hướng đối tượng; hữu ích ở phần chuyển đổi từ mô tả quy trình nghiệp vụ thực tế sang hệ thống biểu đồ UML (Use case, Tuần tự, Hoạt động) và lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ.
  • Sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng: Cung cấp góc nhìn thực tế về quy trình luân chuyển chứng từ (hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất) và cơ chế kiểm soát hàng xuất - nhập - tồn tại một nhà máy sản xuất công nghiệp.
  • Người làm đề tài hoặc triển khai phần mềm quản lý kho: Có thể tái sử dụng thiết kế các bảng dữ liệu chuẩn hóa (HANG, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT, CHUNGTUGIAOHANG, CHITIETPN, CHITIETPX, CHITIETCT) và các kịch bản kiểm tra logic tồn kho trong biểu đồ tuần tự.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên hoạt động trong ngành nghề gì và trang thiết bị sản xuất có đặc điểm gì? Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên (thành lập năm 2012 tại KCN Đại Đồng - Hoàn Sơn, Bắc Ninh) chuyên sản xuất các loại phôi và chai nhựa PET đựng dầu ăn, nước giải khát có ga/không ga, nước chấm, mỹ phẩm cao cấp, dược phẩm, hóa chất và bánh kẹo. Nhà máy sử dụng trang thiết bị sản xuất hoàn toàn tự động nhập khẩu từ Husky (Canada), Sidel (Pháp) và Nissei (Nhật Bản).

2. Trước khi nghiên cứu đề tài, thực trạng quản lý kho tại Công ty Nhựa Bảo Thiên gặp phải những nhược điểm cụ thể nào? Công ty quản lý kho bằng hồ sơ sổ sách và phần mềm Microsoft Excel 2007. Các nhược điểm chính gồm: dữ liệu hoạt động độc lập không có kết nối liên thông; không có tính năng phân quyền người dùng (nguy cơ bị sửa, xóa, lộ dữ liệu); thao tác tính toán xuất - nhập - tồn thủ công tốn nhiều thời gian; không thể xuất báo cáo tự động khi dữ liệu tăng lớn; chưa có hệ thống biểu mẫu giao diện chuẩn hóa.

3. Hệ thống thông tin thiết kế mới xác định những tác nhân (Actors) nào và phân quyền chức năng ra sao? Hệ thống xác định 3 tác nhân chính:

  • Người đăng nhập (Thủ kho, Kế toán kho, Quản lý): Đăng nhập, đăng xuất, tra cứu thông tin vật tư.
  • Thủ kho: Cập nhật thông tin vật tư trong kho, cập nhật thông tin vật tư nhập, cập nhật thông tin vật tư xuất.
  • Kế toán kho: Tra cứu thông tin, lập phiếu nhập kho, lập phiếu xuất kho, lập và in báo cáo thống kê xuất - nhập - tồn định kỳ.

4. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống xử lý các mối quan hệ nhiều - nhiều ($N-N$) như thế nào? Tác giả thiết kế 6 bảng thực thể chính (HANG, THUKHO, NHACC, PHIEUNHAP, PHIEUXUAT, CHUNGTUGIAOHANG) và giải quyết các mối quan hệ nhiều - nhiều bằng cách tạo thêm 3 bảng thực thể liên kết trung gian gồm: CHITIETPN (giữa Phiếu nhập và Hàng), CHITIETPX (giữa Phiếu xuất và Hàng), và CHITIETCT (giữa Chứng từ giao hàng và Hàng), sau đó triển khai quan hệ trên Microsoft Access.

5. Khóa luận này có điểm gì khác biệt so với các đề tài nghiên cứu quản lý kho đi trước được tác giả tổng quan? Các đề tài nghiên cứu trước đây (như tại ĐH Kinh tế Quốc dân năm 2011, ĐH Bách Khoa Hà Nội năm 2013) chủ yếu tiếp cận theo phương pháp hướng chức năng truyền thống, vốn bộc lộ nhược điểm khó thích ứng khi hệ thống thay đổi. Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Mai đã chuyển dịch hoàn toàn sang phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng (OOAD) sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML, giúp hệ thống có tính đóng gói, dễ mở rộng và mô tả sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Mai đã giải quyết bài toán nghiệp vụ quản lý kho vật tư tại Công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên thông qua việc hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát chi tiết thực trạng doanh nghiệp. Bằng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng kết hợp ngôn ngữ mô hình hóa UML và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh đặc tả Use Case, biểu đồ tương tác, cấu trúc 9 bảng dữ liệu quan hệ và các form giao diện chức năng. Công trình cung cấp giải pháp khắc phục triệt để các hạn chế của phương thức quản lý Excel truyền thống, đóng vai trò là tài liệu thiết kế kỹ thuật phục vụ trực tiếp cho quá trình tin học hóa công tác quản trị kho tại nhà máy.