Tổng quan nghiên cứu

Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (ĐTXDCB) tại các đơn vị sự nghiệp công lập, đặc biệt là các trường đại học công lập, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng (ĐHKT-ĐHĐN), hoạt động ĐTXDCB chịu ảnh hưởng trực tiếp từ nguồn thu học phí bị giới hạn theo quy định của Chính phủ, gây khó khăn trong việc đầu tư cơ sở vật chất (CSVC) và nâng cao chất lượng đào tạo. Năm 2016, trường đã thực hiện nhiều dự án cải tạo, mua sắm thiết bị với tổng mức đầu tư khoảng 4,9 tỷ đồng cho công trình cải tạo phòng học chất lượng cao và gần 3 tỷ đồng cho mua sắm thiết bị phòng học.

Tuy nhiên, công tác tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB tại trường còn nhiều tồn tại như bộ máy kế toán chưa chuyên trách, hệ thống phần mềm kế toán chưa đồng bộ, quy trình lập dự toán mang tính hình thức, báo cáo tài chính chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý và kiểm soát. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khảo sát thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN năm 2016, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tăng cường kiểm soát và cung cấp thông tin kịp thời, tin cậy cho các nhà quản lý.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN trong năm 2016, bao gồm các dự án đầu tư xây dựng, mua sắm, sửa chữa CSVC và các hoạt động liên quan. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong bối cảnh các trường đại học công lập đang thực hiện tự chủ tài chính, đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình về tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản tại các đơn vị sự nghiệp có thu (ĐVSNCT). Các khái niệm chính bao gồm:

  • Thông tin kế toán: Là kết quả của công tác kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính phục vụ quản lý nội bộ và các đối tượng bên ngoài. Thông tin kế toán được phân loại thành kế toán tài chính và kế toán quản trị.
  • Đơn vị sự nghiệp có thu (ĐVSNCT): Là đơn vị công lập có tư cách pháp nhân, tự chủ tài chính một phần hoặc toàn bộ, hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, văn hóa, thể thao, kinh tế sự nghiệp.
  • Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản (ĐTXDCB): Bao gồm các hoạt động xây dựng mới, sửa chữa, mua sắm tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp của đơn vị.
  • Tổ chức thông tin kế toán: Bao gồm bộ máy kế toán, phương tiện kỹ thuật, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tin cậy.

Khung lý thuyết nhấn mạnh vai trò của thông tin kế toán trong việc hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm soát quản lý và ra quyết định trong hoạt động ĐTXDCB, đồng thời đề cập các yêu cầu về tính tin cậy, kịp thời, phù hợp và thuận tiện cho người sử dụng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng, gồm:

  • Phương pháp quan sát: Thu thập thông tin về bộ máy kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, hệ thống tài khoản và báo cáo kế toán tại Trường ĐHKT-ĐHĐN.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn lãnh đạo nhà trường, cán bộ phòng Cơ sở vật chất (CSVC), phòng Kế hoạch Tài chính (KHTC) và các nhân viên kế toán tham gia công tác ĐTXDCB để thu thập ý kiến, nhận thức về thực trạng tổ chức thông tin kế toán.
  • Nghiên cứu tài liệu: Tổng hợp các văn bản pháp luật, nghị định, thông tư liên quan đến quản lý đầu tư công, kế toán hành chính sự nghiệp, các báo cáo, dự toán và hồ sơ đầu tư của trường năm 2016.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm toàn bộ các bộ phận liên quan đến hoạt động ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN trong năm 2016. Phân tích dữ liệu sử dụng phương pháp mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp dựa trên các tiêu chí khoa học và thực tiễn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Bộ máy kế toán và phương tiện kỹ thuật: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình nửa tập trung nửa phân tán, gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán tài sản, kế toán thanh toán, kế toán thu học phí và thủ quỹ. Hệ thống máy tính đồng bộ và phần mềm kế toán MISA được sử dụng nhưng chưa đáp ứng tốt yêu cầu kết nối và xử lý thông tin ĐTXDCB. Khoảng 80% nhân viên kế toán chưa hài lòng với phần mềm hiện tại.

  2. Hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán: Trường tuân thủ chế độ chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, sử dụng tài khoản 46122 để theo dõi nguồn kinh phí không thường xuyên, tài khoản 211, 213, 214, 241 để theo dõi tài sản cố định và xây dựng dở dang. Tuy nhiên, tài khoản và số chỉ tiết chưa được mở chi tiết theo từng nguồn thu, khoản chi và hệ đào tạo, gây khó khăn trong việc lập dự toán và kiểm soát chi phí. Báo cáo tài chính chủ yếu mang tính thủ tục, thời gian lập chậm hơn quy định.

  3. Thực trạng hoạt động ĐTXDCB: Năm 2016, trường thực hiện nhiều dự án cải tạo phòng học và mua sắm thiết bị với tổng mức đầu tư gần 8 tỷ đồng. Quy trình đầu tư gồm 4 giai đoạn: lập kế hoạch, chuẩn bị đầu tư, đầu tư và nghiệm thu, quyết toán. Tuy nhiên, thời gian phê duyệt kế hoạch kéo dài khoảng 3 tháng, gây lúng túng trong thực hiện các hạng mục cấp bách. Việc phối hợp giữa các phòng ban còn rời rạc, chưa có quy trình nội bộ thống nhất. Thanh toán cho nhà thầu chậm trễ, hồ sơ lưu trữ chưa khoa học, khó khăn trong kiểm tra, kiểm toán.

  4. Kiểm soát nội bộ và hệ thống dự toán: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được thực hiện triệt để, kiểm kê tài sản cố định và quỹ tiền mặt chưa thường xuyên, tạo rủi ro mất mát tài sản và tiền mặt. Hệ thống dự toán lập mang tính hình thức, chủ yếu dựa trên số liệu năm trước cộng thêm tỷ lệ phần trăm, chưa phản ánh đúng nhu cầu thực tế và không phát huy được vai trò quản lý tài chính.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN đã đạt được một số thành tựu như tuân thủ chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, xây dựng bộ máy kế toán tương đối hợp lý và ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán. Tuy nhiên, các tồn tại về hệ thống tài khoản, báo cáo, quy trình và kiểm soát nội bộ làm giảm hiệu quả quản lý tài chính và khả năng cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho nhà quản lý.

So sánh với các nghiên cứu trong nước về tổ chức thông tin kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập, các vấn đề về phân cấp quản lý tài chính, kết nối hệ thống phần mềm và kiểm soát nội bộ là những thách thức chung. Việc chưa mở chi tiết tài khoản và số chỉ tiết theo đặc thù hoạt động của trường đại học làm hạn chế khả năng phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư và lập kế hoạch tài chính.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thể hiện tỷ lệ hài lòng của nhân viên kế toán với phần mềm, biểu đồ tiến độ phê duyệt kế hoạch đầu tư, bảng tổng hợp các khoản chi đầu tư theo dự án và hệ thống báo cáo tài chính hiện tại. Các bảng so sánh dự toán và thực hiện chi phí cũng giúp minh họa hiệu quả quản lý tài chính.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện bộ máy kế toán: Thành lập bộ phận chuyên trách thẩm định vốn, nguồn vốn trong hoạt động ĐTXDCB để tham mưu cho Ban Giám hiệu. Phân công rõ ràng nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hệ thống kế toán tại các đơn vị trực thuộc nhằm tăng cường kiểm soát nguồn thu và chi.

  2. Nâng cấp phương tiện kỹ thuật: Đầu tư hệ thống máy tính hiện đại, phần mềm kế toán tổng hợp và phần mềm theo dõi thu nhập cá nhân tích hợp, đảm bảo tính đồng bộ và kết nối dữ liệu giữa các phòng ban. Thời gian thực hiện trong vòng 12 tháng, do Ban Kế hoạch Tài chính phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin thực hiện.

  3. Hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán: Bổ sung bảng kê khối lượng công việc thực hiện trong ĐTXDCB làm cơ sở thanh toán và phân tích chi phí. Mở chi tiết tài khoản và số chỉ tiết theo nguồn thu, khoản chi, hệ đào tạo và dự án đầu tư. Xây dựng báo cáo lưu chuyển tiền mặt và thuyết minh báo cáo tài chính đầy đủ, đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát tài chính. Thời gian hoàn thiện trong 6 tháng, do Phòng Kế hoạch Tài chính chủ trì.

  4. Cải tiến hệ thống dự toán: Xây dựng quy trình lập dự toán chính thức, thành lập Ban Dự toán do Phó Hiệu trưởng phụ trách tài chính làm trưởng ban, phối hợp các khoa, phòng ban tham gia. Dự toán phải dựa trên phân tích nhu cầu thực tế, so sánh chi phí và lợi ích, tạo cơ chế phân bổ nguồn lực hợp lý. Thời gian áp dụng từ năm tài chính tiếp theo.

  5. Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ: Thực hiện triệt để nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công nhiệm vụ rõ ràng. Xây dựng hệ thống giám sát truy cập phần mềm kế toán, kiểm kê tài sản cố định hàng năm và quỹ tiền mặt định kỳ. Ban hành quy trình nội bộ thống nhất cho hoạt động ĐTXDCB nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro. Thời gian triển khai trong 12 tháng, do Ban Giám hiệu chỉ đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các trường đại học công lập: Nhận diện các tồn tại trong tổ chức thông tin kế toán ĐTXDCB, áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kiểm soát đầu tư.

  2. Phòng Kế hoạch Tài chính và Phòng Cơ sở vật chất các trường đại học: Tham khảo quy trình, mô hình tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động ĐTXDCB.

  3. Cán bộ kế toán và kiểm toán nội bộ: Nắm bắt các yêu cầu về kiểm soát nội bộ, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, giám sát truy cập phần mềm kế toán và kiểm kê tài sản nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán.

  4. Các cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và tài chính: Hiểu rõ thực trạng và đề xuất chính sách hỗ trợ các trường đại học công lập trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và quản lý đầu tư xây dựng cơ bản.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB lại quan trọng đối với các trường đại học công lập?
    Thông tin kế toán giúp các nhà quản lý kiểm soát nguồn vốn đầu tư, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, lập kế hoạch tài chính và ra quyết định kịp thời. Đặc biệt trong điều kiện tự chủ tài chính, việc tổ chức thông tin kế toán khoa học giúp nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch tài chính.

  2. Những khó khăn chính trong tổ chức thông tin kế toán ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN là gì?
    Bao gồm bộ máy kế toán chưa chuyên trách, phần mềm kế toán chưa đồng bộ, quy trình lập dự toán mang tính hình thức, báo cáo tài chính chưa đáp ứng nhu cầu quản lý, nguyên tắc bất kiêm nhiệm chưa được thực hiện triệt để và kiểm kê tài sản chưa thường xuyên.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong hoạt động ĐTXDCB?
    Cần hoàn thiện bộ máy kế toán chuyên trách, đầu tư hệ thống phần mềm kế toán đồng bộ, xây dựng quy trình lập dự toán và báo cáo tài chính chi tiết, tăng cường kiểm soát nội bộ và thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ.

  4. Vai trò của hệ thống báo cáo lưu chuyển tiền mặt trong quản lý ĐTXDCB là gì?
    Báo cáo lưu chuyển tiền mặt giúp phản ánh dòng tiền thu chi thực tế, đánh giá khả năng thanh toán, cân đối nguồn lực tài chính và hỗ trợ các nhà quản lý, tổ chức tín dụng trong việc ra quyết định tài chính.

  5. Tại sao nguyên tắc bất kiêm nhiệm lại quan trọng trong tổ chức thông tin kế toán?
    Nguyên tắc này giúp ngăn ngừa sai sót và gian lận bằng cách phân chia nhiệm vụ giữa các cá nhân khác nhau, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán, từ đó bảo vệ tài sản và nâng cao chất lượng thông tin cung cấp.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và khảo sát thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB tại Trường ĐHKT-ĐHĐN, chỉ ra những tồn tại và hạn chế quan trọng.
  • Đề xuất các giải pháp hoàn thiện bộ máy kế toán, phương tiện kỹ thuật, hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo kế toán, dự toán và kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và kiểm soát đầu tư.
  • Giải pháp được xây dựng phù hợp với đặc điểm hoạt động và chiến lược phát triển của trường trong bối cảnh tự chủ tài chính và hội nhập quốc tế.
  • Tiến trình thực hiện các giải pháp cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà trường, Đại học Đà Nẵng, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài chính để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
  • Kêu gọi các nhà quản lý, cán bộ kế toán và các cơ quan quản lý nhà nước quan tâm, áp dụng và tiếp tục nghiên cứu phát triển hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động ĐTXDCB tại các trường đại học công lập.

Hành động tiếp theo: Triển khai các giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo lộ trình đề xuất, đồng thời tổ chức đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ kế toán và quản lý tài chính để đáp ứng yêu cầu đổi mới và phát triển bền vững của Trường ĐHKT-ĐHĐN.