Chương 1: Lý luận chung về tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Chương 2: Thực trạng tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ quang Bửu, Đại học Bách Khoa Hà Nội. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin tại Thư viện Tạ Quang Bửu, Đại học Bách Khoa Hà Nội. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU 1.
Một số vấn đề cơ bản về tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 1. Khái niệm nguồn lực thông tin Khái niệm nguồn tin Ngày nay trong họat động thông tin thư viện, bên cạnh thuật ngữ vốn tài liệu còn xuất hiện một thuật ngữ khác rất hay được sử dụng, đó là “nguồn tin”. Nguồn tin là thông tin tồn tại dưới nhiều dạng vật mang tin khác nhau và con người có thể khai thác, sử dụng bằng nhiều cách khác nhau cho những mục đích khác nhau. Theo nghĩa chung nhất, nguồn tin được hiểu là những thông tin phù hợp với nhu cầu tin của người dùng và đã được xử lý, tổ chức, quản lý và bảo quản để phục vụ người dùng.
Nguồn tin bao gồm các dữ liệu dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh.được ghi lại trên các phương tiện được quy ước và không quy ước. Nguồn tin là phần tích cực của nguồn lực thông tin, được kiểm soát giúp con người có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác sử dụng và phục vụ cho những lợi ích khác nhau của người dùng tin. Như vậy: nguồn tin là một dạng sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động khoa học, là tri thức, sáng tạo của con người, phản ánh những thông tin được kiểm soát và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó. Nguồn lực thông tin Là yếu tố không thể thiếu cấu thành nên họat động của một thư viện và quyết định trực tiếp đến chất lượng phục vụ người dùng tin của các trung tâm thông tin - thư viện.
Vì thế nguồn lực thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng. Hiện nay, khái niệm nguồn lực thông tin không chỉ giới hạn bởi nguồn lực thông tin được sở hữu bởi cơ quan thông tin thư viện mà còn là phần thông tin tiềm năng trong xã hội. Trong khoa học thông - thư viện, nguồn lực thông tin có thể hiểu theo hai nghĩa: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Theo nghĩa rộng: “ Nguồn lực thông tin được hiểu như tiềm lực của họat động thông tin, bao gồm nguồn tin, nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng đảm bảo cho họat động thông tin được vận hành và đạt hiệu quả cao”. [7,Tr 5 -11] Tuy nhiên, “nguồn lực thông tin khác với tiềm lực thông tin.
Tiềm lực thông tin là những thông tin tiềm tàng trong xã hội con người, còn nguồn lực thông tin là những thông tin hiện hữu mà ta có thể nhìn thấy, những thông tin đấy có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau”. [18 ] Theo nghĩa hẹp, “nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thức nhất định có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác sử dụng một cách thuận tiện nhất, đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong họat động của xã hội”[19,tr.11-14] Trong khuôn khổ luận văn này, tác giả sẽ tiếp cận nguồn lực thông tin (NLTT) theo nghĩa thứ hai. Như vậy: Nguồn lực thông tin phản ánh một kết quả họat động sáng tạo của con người, một bộ phận của tiềm lực thông tin được kiểm soát, tổ chức, giúp cho con người có thể dễ dàng truy cập, khai thác và sử dụng cho các mục tiêu phát triển. Nguồn lực thông tin có 5 đặc trưng sau: Tính vật lý: NLTT là những thông tin tri thức được ghi lại, cố định lại thông qua một hệ thống dấu hiệu và được lưu trữ trên vật mang tin như: giấy, đĩa, băng từ.
Tính cấu trúc: NLTT phải có tính cấu trúc thể hiện ở chỗ các thông tin phải được trình bày, diễn đạt, nhận dạng theo các quy cách và tiêu chuẩn nhất định giúp con người có thể bảo quản an toàn và dễ dàng truy nhập thông tin. Tính truy cập: NLTT phải được tổ chức, kiểm soát sao cho người dùng tin có thể tìm ra chúng thông qua các điểm truy cập khác nhau. Tính chia sẻ: Tính chia sẻ của NLTT thể hiện ở khả năng trao đổi nhiều chiều giữa các hệ thống thông tin với nhau, muốn vậy giữa các hệ thống phải có sự tương thích. Tiền đề trao đổi nhiều chiều này là sự tồn tại của các mạng.
Việc cung cấp thông tin, dữ liệu, tài liệu không chỉ hạn chế trong khuôn khổ những gì cơ quan LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 thông tin - thư viện đó có mà phải thực hiện nguyên lý chia sẻ nguồn lực thông tin dựa trên mạng trao đổi thông tin năng động, hiệu quả. Tính giá trị: Giá trị của thông tin càng cao khi có càng nhiều người sử dụng. NLTT nếu được sử dụng một cách hợp lý sẽ có tác động thúc đẩy mạnh mẽ các quá trình họat động xã hội, kích thích sự sáng tạo của con người. Nguồn lực thông tin là nền tảng cho mọi họat động thông tin thư viện, là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông tin - thư viện.
Đây là vấn đề rất quan trọng trong bối cảnh hiện nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, chi phối toàn bộ các họat động của xã hội. Khái niệm tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin 1. Khái niệm tổ chức nguồn lực thông tin. Theo từ điển tiếng Việt: Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định.
Tổ chức là một khoa học về sự thiết lập mối quan hệ giữa con người với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tượng của mình. Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình thành một tổ chức, một cơ quan, xí nghiệp. Tổ chức là một nhóm cá thể liên kết với nhau do cùng có mục đích chung. Tổ chức là một tổ hợp các thành phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ và thúc đẩy lẫn nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ chung Tổ chức được tạo thành bởi một số yếu tố: con người làm việc ở nơi đó, các phương thức mà họ sử dụng, các thiết bị mà họ vận hành, các chất liệu mà họ sử dụng và ngân sách để chi trả cho các họat động.
Tổ chức nguồn lực thông tin Trên cơ sở khái niệm về tổ chức và khái niệm NLTT, luận văn tiếp cận khái niệm về tổ chức NLTT như sau: Tổ chức NLTT là tổ chức thông tin thu được dưới các dạng khác nhau theo một trật tự thống nhất, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận và khai thác NLTT một cách hiệu quả. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 12 Tổ chức nguồn lực thông tin bao gồm các công việc: Xử lý tài liệu, tổ chức kho tài liệu và sắp xếp tài liệu trong kho, tổ chức các bộ sưu tập tài liệu số, tổ chức các công cụ tra cứu. Khai thác nguồn lực thông tin Theo Từ điển tiếng Việt, có 3 định nghĩa về “khai thác”: 1. Họat động để thu lấy những sản vật có sẵn trong tự nhiên (khai thác tài nguyên khai thác lâm thổ sản).
Tận dụng hết khả năng tiềm tàng, đang ẩn giấu. Tra xét, dò hỏi để biết thêm điều bí mật (khai thác tù binh). Vậy có thể hiểu khai thác NLTT là dựa trên cơ sở nguồn lực thông tin và các công cụ khác nhau, con người tiến hành họat động tìm kiếm thông tin để thu được nội dung thông tin cần thiết bằng nhiều phương pháp và phương tiện tìm tin. Hay nói cách khác, khai thác nguồn lực thông tin là sự truy cập đến các nguồn tin và sử dụng chúng một cách hợp lý, hữu ích cho người dùng tin.
Ở một mức độ nào đó khai thác nguồn thông tin gần nghĩa với tìm kiếm thông tin nhưng khai thác thông tin ở mức độ cao hơn. Tìm kiếm là công việc chỉ dừng ở mức độ tìm thấy nguồn tin, trong khi đó khai thác được thể hiện ở mức độ cao hơn là sử dụng nguồn thông tin đó. Vì thế người ta hay nói “tìm kiếm tài liệu” và “khai thác thông tin” Có nhiều dạng khai thác NLTT như: khai thác tại chỗ, khai thác từ xa, khai thác tài liệu truyền thống, khai thác tài liệu điện tử. Mối quan hệ giữa tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Nếu nguồn lực thông tin được tổ chức hợp lý, khoa học thì việc khai thác nguồn lực thông tin sẽ thuận lợi và đạt hiệu quả. Một nguồn lực thông tin đa dạng, phong phú, được tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện dễ dàng cho người dùng tin khai thác. Ngược lại, nếu nguồn lực thông tin tổ chức không tốt, lộn xộn người dùng tin sẽ gặp nhiều khó khăn khi khai thác thông tin. Ngoài ra việc tổ chức nguồn lực thông tin không khoa học còn dẫn đến tình trạng mất tin, nhiễu tin, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ người dùng tin.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 Tổ chức NLTT có tác động và ảnh hưởng rất lớn đến việc khai thác nguồn lực thông tin, ngược lại, khai thác NLTT cũng có tác động trở lại đối với việc tổ chức nguồn lực thông tin. Người dùng tin khi khai thác thông tin sẽ thu được kết quả phù hợp hoặc không phù hợp với mục đích của mình. Trong quá trình tìm kiếm thông tin, người dùng tin sẽ có những thuận lợi hoặc khó khăn, điều này sẽ tác động lên công tác tổ chức nguồn lực thông tin thông qua phản hồi của người dùng tin với thư viện. Từ đó thư viện sẽ có những điều chỉnh cho hợp lý với để đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
Như vậy, tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin có quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại và hỗ trợ lẫn nhau. Tiêu chí đánh giá công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin.