CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán 1. Khái niệm, nhiệm vụ và yêu cầu về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm Theo Giáo trình “Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán” của Học viện Tài chính nêu: Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản , lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
Tổ chức công tác khoa học sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động quản lý chung không những vậy cũng giúp cho kế toán thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình trong hệ thống các công cụ quản lý. Nhiệm vụ và yêu cầu tổ chức kế toán trong doanh nghiệp * Nhiệm vụ: Những nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán cần thực hiện là: - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị - Cần xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác về công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế tài chính liên quan cho các nhà quản lý. - Tổ chức vận dụng chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, Luật kế toán đã ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp - Áp dụng, trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại và bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, quản lý cho nhân viên kế toán * Yêu cầu: 13 Tổ chức công tác kế toán là một công việc quan trọng trong doanh nghiệp để đảm bảo công tác kế toán phát huy tối đa vai trò của mình giúp cho công tác quản lý, điều hành và ra quyết định về hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu quả. Để tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp một cách tốt nhất cần tuân thủ những cơ bản sau: - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu khoa học và hợp lý, trên cơ sở chấp hành đúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách chế độ, thể lê, quy chế tài chính kế toán hiện hành.
- Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của đơn vị. [2] - Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị phải phù hợp với biên chế đội ngũ và khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán hiện có. [3] - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ kế toán trong đơn vị, thu nhận, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quàn lý, quản trị của đơn vị và của Nhà nước. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp * Nguyên tắc tuân thủ: Tuân thủ quy định các khuôn khổ pháp lý về kế toán (Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán.
Về chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính, luật thuế do Nhà Nước ban hành * Nguyên tắc thống nhất: Thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ; Thống nhất giữa kế toán và các bộ phận quản lý khác trong doanh nghiệp; Thống nhất giữa các nội dung của công tác kế toán * Nguyên tắc phù hợp: 14 Phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp; Phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán trong doanh nghiệp * Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: Tổ chức công tác kế toán là một hoạt động quản trị do vậy phải đảm bảo tính tiết kiệm về sử dụng nhân lực, tài sản nhưng phải đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý, phòng ngừa thất thoát tài sản, lãng phí. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 1. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán Thông tin kế toán là các thông tin về sự vận động của các đối tượng kế toán, hình thành từ các giao dịch kinh tế - tài chính đã phát sinh. Các thông tin kế toán khi được thu nhận cần phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính, phản ánh các chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ nhằm đảm bảo tính chân thực, khách quan, đáng tin cậy và trung thực.
Các thông tin kế toán cần được thu nhận kịp thời nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý. Vì vậy thu nhận thông tin kế toán là việc quan trọng của công tác kế toán. Trong quá trình hoạt động của công ty, thông tin về những biến động về tài sản và nguồn vốn qua các giao dịch kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ kế toán. Thu nhận thông tin kế toán thông qua các chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhằm thiết lập hệ thống thông tin ban đầu hợp pháp phục vụ cho quản lí và xử lý ghi sổ kế toán.
Tổ chức thu nhận thông tin kế toán bao gồm: a. Tổ chức xây dựng hệ thống danh mục chứng từ kế toán và biểu mẫu chứng từ Để thu nhận các thông tin kế toán trong doanh nghiệp trước hết cần xác định một hệ thống chứng từ nhất định dùng cho kế toán tài chính và kế toán quản trị và những chứng từ cần thiết cho một nghiệp vụ cụ thể. Nội dung và phương pháp ghi chép trên chứng từ cần phải đảm bảo sự thống nhất theo quy định. 15 Danh mục chứng từ kế toán xây dựng trên cơ sở tuân thủ theo quy định pháp luật của Nhà nước ban hành.
Hệ thống chứng từ kế toán được ban hành gốm: Chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn. Theo quy định tại Điều 117 Thông tư 200/2014/TT-BTC, biểu mẫu chứng từ kế toán được quy định như sau: - Các loại chứng từ kế toán tại Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC đều thuộc loại hướng dẫn. Các doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật Kế toán 2015 và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.1: Danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp - Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT- BTC. Tổ chức hạch toán ban đầu và lập chứng từ Tổ chức hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị ở tất cả các bộ phận, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời vào các chứng từ kế toán theo quy định hiện hành.
Chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lê, trung thực và khách quan. Lập chứng từ kế toán là “ mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.” – Khoản 1 điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC Khi tổ chức hạch toán ban đầu và lập chứng từ, từng bộ phận kế toán, từng kế toán viên cần sử dụng mẫu chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ và chịu trách nhiệm kiểm tra các chứng từ. Tổ chức kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, 17 làm căn cứ ghi sổ kế toán.” Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hay được lập từ bên ngoài chuyển đến đơn vị đều phải tập trung tại bộ phận kế toán. Việc tổ chức kiểm tra chứng từ là tổ chức việc phân công trách nhiệm của từng bộ phận, từng kế toán viên phụ trách từng phần hành trong việc kiểm tra toàn bộ chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: - Kiểm tra tính thực tế và đúng đắn của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật, giá trị. - Tính toán các chỉ tiêu nhằm đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi chép các yếu tố trên chứng từ. Nội dung tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán bao gồm: - Bổ sung đầy đủ các yếu tố trên chứng từ - Chỉnh lý chứng từ gồm: ghi đơn giá, định khoản kế toán,… - Phân loại chứng từ và tổng hợp các chứng từ trước khi ghi sổ kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc thiết lập đường đi cho chứng từ đến các bộ phận quản lý, bộ phận kế toán có liên quan để các bộ phận có trách nhiệm kiểm tra, xử lý, nắm được tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý hoạt động ở động ở đơn vị. Mỗi loại chứng từ đều có vị trí, tác dụng và đặc tính vận động khác nhau trong quản lý.
Vì thế cần phải xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ hợp lý cho từng loại dựa trên những đặc điểm sau: - Quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất kinh doanh.