CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái nhiệm về tổ chức công tác kế toán Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh là thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo lao động, trong đó thước đo giá trị là bắt buộc để có thể tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế ở tổ chức. Theo luật kế toán Việt Nam năm 2003 “ Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” Kế toán ở các đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. - Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh 4 nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Vai trò của tổ chức công tác kế toán Kế toán là một bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng để quản lý tài chính trong các doanh nghiệp và quản lý điều hành nền kinh tế quốc dân.
Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp không ngừng chú trọng đến tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình. Thông tin kế toán là thông tin hết sức quan trọng và cần thiết đối với nhà quản lý doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp cần phát huy tối đa những vai trò sau: - Tổ chức kế toán tốt phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận (lỗ) cho doanh nghiệp. - Giúp chủ doanh nghiệp điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đạt hiệu quả cao. - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó. 5 - Kiểm tra giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh.
- Cung cấp dữ liệu cho các nhà quản trị làm cơ sở hoạch định sản xuất kinh doanh và ra quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả. Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình kết quả hoạt động của doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý tại một doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau. Do vậy việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý là rất cần thiết có tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế tài chính của đơn vị.
Yêu cầu, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán 1. Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu cơ bản sau: Về pháp lý: Khi tổ chức công tác kế toán cần phải xem xét đến việc tuân thủ luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, các quy định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh, hoạt động của kế toán như luật về thuế, luật doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp quy về việc vận hành trong thực tế. Về quản lý: Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thường đa dạng và không giống nhau mặc dù hoạt động cuối cùng của hoạt động kinh doanh là như 6 nhau.
Do đó khi tổ chức công tác kế toán cần nắm bắt đầy đủ cấc yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán cho phù hợp. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo thực hiện vai trò của kế toán trong quản lý. Những nhiệm vụ cơ bản của tổ chức công tác kế toán cần thực hiện tốt là: - Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị để thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ tài chính, kế toán, thống kê ở đơn vị. Tùy theo khối lượng công việc và biên chế bộ máy kế toán xác định mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị và phân nhiệm cho từng bộ phận kế toán, từng nhân viên.
- Tổ chức sổ kế toán hoặc sử dụng máy vi tính để ghi nhận, hệ thống hóa, xử lý, cung cấp thông tin theo hình thức kế toán thích hợp nhằm đảm bảo được những yêu cầu của thông tin kế toán trong báo cáo tài chính của kế toán hiện hành. - Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa kế toán với bộ máy công ty, các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc có liên quan đến công tác kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị. - Tổ chức thực hiện công việc kế toán theo chế độ kế toán hiện hành phù hợp với lĩnh vực hoạt động của từng công ty. - Tổ chức hướng dẫn mọi người lao động trong công ty nắm được các chế độ về quản lý kinh tế, tài chính và chế độ kế toán nói riêng cho mọi người có thể thực hiện các nhiệm vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị một cách đúng đắn.
Nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán Trong quá trình công tác kế toán các doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau: - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ, luật kế toán hiện hành nhằm đáp ứng chức năng cung cấp thông tin kịp thời, tin cậy cho người sử dụng thông tin và tạo ra khung pháp lý chung, tiêu chuẩn cho công tác kế toán, chế độ kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ. - Nguyên tắc thống nhất: Tổ chức công tác kế toán phải đảm bỏ tính thống nhất trong hệ thống kế toán giữa đối tượng và phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán, phải luôn chú ý mối quan hệ giữa kế toán và các bộ phận khác nhau để đảm bảo thống nhất trong việc tính toán và đánh giá các chỉ tiêu kinh tế hoặc mối liên hệ trong việc cung cấp, thu thập thông tin và sử dụng hệ thống sổ kế toán, báo cáo kế toán. - Nguyên tắc phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập với những đặc điểm khác nhau về mô hình tổ chức, cách thức kinh doanh, mô hình quản lý, khi tổ chức công tác kế toán ngoài việc đảm bảo tuân thủ nguyên tắc chuẩn mực và chế độ chung còn chú ý tới đặc điểm, điều kiện riêng của từng doanh nghiệp. - Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tốt giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị khác nhau về đối tượng sử dụng thông tin, đặc điểm thông tin, Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa trên cùng một cơ sở hạch toan ban đầu, đều thu thập xử lý thông tin kinh tế của doanh nghiệp. Nên khi tổ chức công tác kế toán cần phải 8 kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị để cho hai loại kế toán cùng phát huy tác dụng tốt nhất. - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả, phải tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán, chất lượng công tác kế toán với chi phí thấp nhất. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP TRÊN GÓC ĐỘ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH.
Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, lĩnh vực kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện tính toán cũng như tay nghề của đội ngũ nhân viên kế toán. Để bộ máy kế toán phát huy hết khả năng đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất, đơn vị phải lựa chọn, xây dựng được mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý. Việc lựa chọn áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Việc lựa chọn mô hình phù hợp để tổ chức bộ máy kế toán rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
Lựa chọn mô hình tổ chức thích hợp nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp được đầy đủ kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của đơn vị. Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý giảm bớt được khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.