CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. Khái niệm và phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Theo PGS.TS Nghiêm Văn Lợi (năm 2007), Giáo trình Kế toán Hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội nêu: “Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một hoạt động nào đó”. Đặc trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Điều này đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã được phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.
Đơn vị HCSN có thể phân loại như sau: * Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm: - Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước). - Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học. - Các tổ chức đoàn thể, xã hội, nghề nghiệp, tổ chức quần chúng. * Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị HCSN được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó.
Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp: - Đơn vị dự toán cấp 1: là cơ quan chủ quản, đơn vị HCSN trực thuộc Trung ương và địa phương như các Bộ, Tổng cục, Sở, Ban… Đơn vị dự toán cấp 1 trực tiếp phối hợp với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát. Đơn vị dự toán cấp 1 có trách nhiệm: Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của NSNN giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị dự toán cấp 7 dưới; Phê chuẩn dự toán quý, năm của các đơn vị dự toán cấp dưới; Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành; Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với đơn vị dự toán cấp dưới. - Đơn vị dự toán cấp 2: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp 1, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp 1. Đơn vị dự toán cấp 2 quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị dự toán cấp 1 phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị dự toán cấp 3 trực thuộc.
Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chỉ tiêu, dự toán kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp 3 báo cáo lên đơn vị dự toán cấp 1 và cơ quan tài chính cùng cấp. - Đơn vị dự toán cấp 3: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp 2. Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp 2, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán. Đơn vị dự toán cấp 3 trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp 2 và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ.
Đơn vị dự toán có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp. Ở các đơn vị chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp 1 và cấp 3. Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp 3. * Căn cứ vào đặc điểm nguồn thu sự nghiệp, đơn vị HCSN được phân loại để thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính như sau: - Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị.
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp. - Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động. 8 Như vậy,”đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động”chủ yếu được thực hiện thông qua”nguồn kinh phí của Nhà nước”cấp”phát. Đặc điểm chủ yếu của đơn vị HCSN là”thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao bằng kinh phí NSNN theo nguyên tắc không hoàn trả trực tiếp.
Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp Các đơn vị HCSN hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động khác nhau. Dù thuộc ngành, lĩnh vực nào có thể khái quát đặc điểm chung của các đơn vị HCSN như sau: Thực hiện nghĩa vụ với NSNN Đơn vị sự nghiệp có các hoạt động dịch vụ phải đăng ký, kê khai, nộp đủ các loại thuế và các khoản khác (nếu có), được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoặc cung cấp các dịch vụ công. Huy động vốn và vay vốn tín dụng Đơn vị sự nghiệp có hoạt động dịch vụ được vay vốn của các tổ chức tín dụng, được huy động vốn của cán bộ, viên chức trong đơn vị để đầu tư mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, tổ chức hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tự chịu trách nhiệm trả nợ vay theo quy định của pháp luật.
Quản lý và sử dụng tài sản Đơn vị HCSN thực hiện đầu tư, mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật về quản lý tài sản nhà nước tại đơn vị HCSN. Đối với TSCĐ sử dụng vào hoạt động dịch vụ phải thực hiện trích khấu hao thu hồi vốn theo quy định áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước. Số tiền trích khấu hao TSCĐ và tiền thu từ thanh lý tài sản thuộc nguồn vốn NSNN sau khi thực hiện chi cho các nội dung liên quan đến công tác thanh lý tài sản, số tiền còn lại sẽ được nộp vào NSNN. Các khoản chi thường xuyên 9 Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, Thủ trưởng đơn vị được quyết định một số mức chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và được quyết định phương thức khoán chi cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc tùy thuộc vào tình hình hoạt động của đơn vị.
Chế độ tiền lương, tiền công, thu nhập Đơn vị HCSN được xác định tổng quỹ lương để trả cho người lao động trên cơ sở tiền lương tối thiểu của nhà nước không tăng quá 1 lần lương (đối với đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động) và không quá 3 lần lương (đối với đơn vị tự đảm bảo toàn bộ chi phí thường xuyên). Khi nhà nước điều chỉnh các quy định về tiền lương, nâng mức lương tối thiểu hoặc thay đổi định mức, chế độ, tiêu chuẩn cho NSNN, đối với loại hình đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động được nhà nước bố trí giao bổ sung kinh phí để chi cho nội dung tiền lương, tiền công tăng thêm theo quy định của nhà nước, đối với loại hình đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn phần kinh phí hoạt động phải trang trải các khoản chi tăng thêm theo chính sách chế độ mới từ các nguồn: thu sự nghiệp, các khoản tiết kiệm chi, các quỹ của đơn vị. Sử dụng kết quả tài chính trong năm Hàng năm căn cứ vào kết quả tài chính, đơn vị HCSN được trích lập bốn quỹ: Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp. Quản lý sử dụng cán bộ, viên chức Thủ trưởng đơn vị HCSN xây dựng kế hoạch biên chế hàng năm gửi cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đơn vị HCSN được chủ động sử dụng số biên chế được giao. Các đặc điểm nêu trên của đơn vị HCSN đòi hỏi hoạt động tổ chức kế toán trong đơn vị HCSN phải được sắp xếp khoa học, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả để phát huy được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính của đơn vị góp phần vào công tác quản lý chung của các đơn vị. Cơ chế quản lý tài chính và ảnh hưởng của nó đến tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị HCSN là tổng thể các phương pháp, các hình thức và công cụ được vận dụng trong suốt quá trình quản lý các hoạt động tài chính của đơn vị, tổ chức ở những điều kiện cụ thể nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Việc tạo ra cơ chế quản lý tài chính thích hợp đối với các đơn vị HCSN sẽ tạo ra quyền chủ động, tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị HCSN, đảm bảo đơn vị hoạt động hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của xã hội.
Đồng thời cơ chế quản lý tài chính thích hợp cũng nêu cao ý thức tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí, tăng cường đấu tranh chống tham ô, lãng phí; sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý, tăng thu nhập, tăng phúc lợi, khen thưởng cho người lao động. Năm 2015, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 thay thế nghị định 43/2006/NĐ-CP quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập. Tuy vậy, bên cạnh những kết quả tích cực thì vẫn còn những hạn chế nhất định nên vào tháng 6 năm 2021, Chính phủ ban hành Nghị định số 60/2021/NĐ-CP nhằm khắc phục những hạn chế này.