CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN NGHI SƠN FOODS GROUP VÀ CÔNG VIỆC THỰC TẬP 1. Giới thiệu về Công ty Nghi Sơn Foods Group 1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 1.1 Thông tin sơ lược về Công ty Công ty TNHH MTV Xuất Nhập Khẩu Thủy Sản Nghi Sơn được thành lập và được chính thức đi vào hoạt động vào ngày 10/05/2013. Giấy phép đăng ký kinh doanh do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp với mã số doanh nghiệp là 0312962965 và được đăng ký thay đổi lần thứ nhất vào ngày 09/10/2014.
Dưới đây là những thông tin tổng quan về Công ty Nghi Sơn foods Group: Bảng 1.1: Thông tin tổng quan về Công ty Nghi Sơn Foods Group Tên doanh nghiệp CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN NGHI Tên Tiếng Anh NGHI SON AQUATIC PRODUCT IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED Tên viết tắt NGHI SON CO.,LTD Trụ sở chính Tòa nhà GIC, 156 Trần Quang Khải, Phường Tân Định, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại 08 3910 5620 10 Fax 08 3910 5619 Email minh.com Website https://nghisonfoodsgroup.com/vi/ Vốn điều lệ 100.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty TNHH MTV Xuất nhập khẩu Thủy sản Nghi Sơn là nhà chuyên cung cấp và xuất khẩu thủy sản đông lạnh, khô từ Việt Nam với kinh nghiệm ba mươi năm từ truyền thống gia đình trong kinh doanh thủy sản, công ty luôn biết cách quản lý và cung cấp thủy sản tốt nhất từ khâu đánh bắt nguyên liệu, vận chuyển, chế biến, cấp đông, đóng gói, đóng hàng vào cont đến giao thành phẩm cho khách hàng không chỉ có chất lượng tốt nhất mà còn tối ưu chi phí thấp nhất. Sau vài năm nỗ lực phát triển Công ty Nghi Sơn hiện giờ hoàn tự tin khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh Xuất nhập khẩu thủy sản với tỷ trọng nhập khẩu luôn cao. Hiện nay Công ty không ngừng lớn mạnh, mở rộng thị trường sang các nước Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ,… đặc biệt là những thị trường khó tính như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Mỹ, Vương quốc Anh. Các cột mốc phát triển quan trọng của Công ty TNHH MTV XNK Thủy sản Nghi Sơn: Năm 2014: thành lập Công ty với hai văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.
Năm 2015: mở văn phòng đại diện tại tỉnh Nghệ An. Địa chỉ: Xóm Quyết Tâm, xã Quỳnh Lập, Thị xã Hoàng Mai, tỉnh Nghệ An. Năm 2019: thành lập nhà máy tại tỉnh Bình Thuận. Địa chỉ: Lô 2/6 khu công nghiệp Phan Thiết, xã Phong Nẫm, Thành phố Phan Thiết, Tỉnh Bình Thuận.
Đầu năm 2020: mở văn phòng đại diện tại Thành phố Cần Thơ. Địa chỉ: STS Tower, số 11B Đại lộ Hòa Bình, phường Tân An, quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ. 11 Hiện Công ty đang xây dựng hệ thống các chi nhánh, văn phòng đại diện trải khắp từ Bắc chí Nam.3 Lĩnh vực hoạt động Ngành hàng kinh doanh: Công ty Nghi Sơn Foods Group hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất/nhập khẩu các loại thủy sản nhằm cung ứng những sản phẩm đáp ứng nhu cầu nội địa và thị trường quốc tế. Các sản phẩm của công ty bao gồm: Cá biển, Cá nước ngọt, Hải sản khô, Cá tra, Cá ngừ vây vàng, Tôm.
Trong đó các sản phẩm chế biến từ cá ngừ là mặt hàng chủ lực của công ty. Mạng lưới hoạt động: Nhằm mang đến chất lượng sản phẩm tốt và nhanh chóng nhất, công ty hiện có hai văn phòng làm việc, một ở thành phố Hồ Chí Minh, hai ở Phan Thiết. Ngoài ra công ty cũng có nhà máy riêng tại Phan thiết để tự chủ trong việc chế biến nguyên liệu đầu vào và có một nhà kho tại Long An.4 Mục tiêu kinh doanh Mục tiêu kinh doanh của công ty là tận dụng được mọi nguồn lực hiện có, ngày càng ứng dụng được khoa học kỹ thuật trong quản lý, vận hành, đồng thời giữ vững được niềm tin, mối quan hệ và mở rộng tệp khách hàng trong nước và ngoài nước, nhằm tối đa hoá lợi nhuận, tạo được công ăn việc làm và đảm bảo sự phát triển bền vững. Mang đến những món hải sản ngon tuyệt cho mọi người.
Luôn chú ý và phát triển nguồn nhân lực, chia sẻ lợi ích và tiếp tục tiến về phía trước.5 Sứ mệnh và giá trị cốt lõi Công ty Nghi Sơn hiện đang là một trong những doanh nghiệp trẻ có tốc độ phát triển với tốc độ nhanh vượt bậc, dẫn đầu trong việc chế biến và cung ứng các mặt hàng thủy sản hàng đầu tại Việt Nam. Công ty có thế mạnh về xuất khẩu nên góp phần làm tăng kim ngạch xuất khẩu và nguồn thu ngoại tệ cho Việt Nam. Số lượng xuất khẩu cao từ đó kéo theo sự gia tăng doanh thu cho các công ty dịch vụ vận tải, giao nhận. Mạng lưới Công ty ngày càng mở rộng đòi hỏi việc sử dụng nguồn nhân lực cao từ đó tạo nên nhiều cơ việc làm, góp phần giải quyết vấn đề thất nghiệp cho Việt Nam.
Thu mua nguồn nguyên liệu lớn từ đó giúp giải quyết đầu ra cho ngành thủy sản tại Việt Nam. Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý công ty Hình 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty Nghi Sơn Foods Group. BAN GIÁM ĐỐC TRỤ SỞ VĂN NHÀ TẠI HÀ TRỤ SỞ NỘI PHÒNG MÁY CHÍNH CẦN THƠ TẠI HỒ Bộ Bộ Đông CHÍ phận phận Khô lạnh MINH Kinh Kế doanh toán Bộ Bộ Bộ Bộ Bộ phận Bộ Bộ phận phận phận Bộ phận IT Tài phận phận Quản Chứng hành phận chính Kinh Thu lý từ chính Market Kế doanh mua Chất Xuất văn ing toán lượng nhập phòng khẩu Nguồn: Công ty Nghi Sơn 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty Ban Giám đốc Tổng Giám đốc: Là lãnh đạo cao nhất của Công ty, lãnh đạo, quản lý và giám sát một cách khai quát tất cả các hoạt động kinh doanh, nhân sự, tài chính và các hoạt động hợp tác của công ty.
Xây dựng và ban hành các chính sách, quy định của công ty, Xem xét và xây dựng kế hoạch phát triển của công ty mẹ và các chi nhánh. Xây dựng chiến lược và chỉ đạo trong các hoạt động quản lý chất lượng cho sản phẩm của Công ty. Điều phối nhiệm vụ, quyền hạn và phân công trách nhiệm cho các phòng ban để để hoàn thành và vượt chỉ tiêu công việc. 13 Xem xét, phê duyệt các bước trong quá trình tổ chức thực hiện các hợp đồng.
Tổ chức nghiên cứu, phát triển khoa học, kỹ thuật, công nghệ để ứng dụng vào các hoạt động quản lý tổ chức, hoạt động sản xuất, marketing sản phẩm, dịch vụ chăm sóc và tiếp cận khách hàng. Thường đại diện Công ty tham gia các Hội nghị, hội chợ thương mại quốc tế. Giám đốc Tài chính: Quản lý, giám sát tất cả các hoạt động bên trong bộ phận tài chính kế toán. Đánh giá và đảm bảo sự nhất quán trong các mục tiêu tài chính chiến lược ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp.
Quản lý, thống kê, đối chiếu doanh thu, chi phí được báo cáo từ phòng Kế toán. Đảm bảo dòng tiền lưu thông một cách phù hợp trong các hoạt động kinh doanh. Giám sát hệ thống xử lý các giao dịch kinh doanh, cũng như giám sát việc thực hiện nhiệm vụ trong bộ phận tài chính kế toán nói riêng và trong doanh nghiệp nói chung. Quản lý tất cả các quy trình liên quan đến ngân sách của doanh nghiệp.
Tham mưu cho Giám đốc điều hành về các khoản thu chi, kế hoạch tài chính của Doanh nghiệp trong thời gian tới. Phòng nhân sự Hỗ trợ, chào hỏi khi có khách đến văn phòng, tiếp nhận các thư từ, công văn, bưu kiện, gửi đến văn phòng. Quản lý, lưu trữ dữ liệu, văn bản tài liệu của Công ty. Theo dõi nề nếp, việc thực hiện nội quy của Công ty.
Tiếp nhận, xử lý và thông báo lại tình hình nhân viên Công ty hằng ngày. In ấn các tài liệu cần thiết và theo dõi các phòng ban. Chấm công, chi trả lương cho nhân viên cùng kế toán. Sắp xếp phòng họp.
Phòng Chứng từ xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ cơ bản của Bộ phận Chứng từ là chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, giấy tờ cần thiết đảm bảo có thể xuất hoặc nhập một lô hàng. Liên hệ trực tiếp với khách hàng và tiếp nhận các yêu cầu, đòi hỏi về chứng từ của khách. Liên hệ Forwarder Booking tàu, theo dõi đóng hàng, vận chuyển nội địa đến cảng, theo dõi container trong quá trình vận chuyển đường biển, cập nhật liên tục để thông báo đến có Bộ phận có liên quan.
Gửi thông tin (SI, VGM) cho Forwarder để làm Bill of Lading, sau khi nhận BL kiểm tra lại, hoàn toàn chính xác thì gửi cho khách cùng chứng từ nháp. Thông dõi thông tin lô hàng trong quá trình vận chuyển để báo cáo tình hình cho Công ty cũng như khách. 14 Phòng IT Kiểm tra hệ thống máy móc và các thiết bị điện tử khác của công ty. Thực hiện các nhiệm vu kỹ thuật bao gồm chụp ảnh cho ngày sự kiện hội chợ, quay và chỉnh sửa clip, tạo website cho công ty,.
Phòng kinh doanh. Nghiên cứu, phân tích thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. Mở rộng thị trường, phát triển chiến lược kinh doanh. Tham mưu cho Ban Giám đốc về hoạt động kinh doanh và các phương thức kinh doanh.
Tìm kiếm khách hàng, đối tác nước ngoài mới, chăm sóc những khách hàng cũ. Gửi báo giá sản phẩm cho khách hàng, thương lượng, đàm phán, thuyết phục khách hàng ký hợp đồng mua sản phẩm. Quan tâm, giải đáp những thắc mắc của khách hàng về sản phẩm của Công ty. Cập nhật, thông báo thông tin về lô hàng thường xuyên cho khách hàng.
Đưa ra các chiến lược quảng cáo, tiếp thị để mang thương hiệu của Công ty trở nên phổ biến và nổi tiếng hơn. Phòng Tài chính-Kế toán: Thực hiện kế toán công nợ của khách hàng. Thực hiện Báo cáo thuế của Doanh nghiệp quý và năm. Thực hiện kế toán doanh thu của doanh nghiệp.
Thu – chi nội bộ, theo dõi công nợ thu mua hàng hóa đầu vào, theo dõi cập nhật các chi phí như cước vận chuyển nội địa và quốc tế, chi phí, chi phí kho, gia công… Theo dõi các khoản tiền cọc của khách hàng về chưa để tiến hành chuẩn bị hàng, nếu có sự cố phát sinh, báo với Bộ phận Sale để thông báo với khách hàng. Theo dõi hàng tồn kho, làm lệnh nhập, xuất kho. Gửi số liệu đóng hàng để cho Ban Giám đốc theo dõi được tình hình đóng hàng thực tế tại kho, và gửi cho bộ phận Chứng từ để để soạn chứng từ. Phòng thu mua.