Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại khoa dược trung tâm y tế huyện văn giang tỉnh hưng yên năm 2021

Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại khoa dược trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dược.

• Tác giả: Trương Thị Thu Hằng
• Người hướng dẫn: TS. Lã Thị Quỳnh Liên
• Trường học: Trường Đại Học Dược Hà Nội
• Chuyên ngành: Dược Sĩ Chuyên Khoa Cấp I
• Đề tài: Phân Tích Thực Trạng Tồn Trữ Thuốc Tại Khoa Dược Trung Tâm Y Tế Huyện Văn Giang, Tỉnh Hưng Yên Năm 2021
• Loại tài liệu: Luận Văn
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN
• 1.1. Tổng quan về tồn trữ thuốc
• 1.2. Bảo quản thuốc
• 1.3. Dự trữ thuốc
• 1.4. Thực trạng tồn trữ thuốc tại Việt Nam
• 1.5. Thực trạng bảo quản thuốc
• 1.6. Thực trạng dự trữ thuốc
• 1.7. Vài nét về Trung tâm y tế huyện Văn Giang và khoa Dược- Vật tư y tế
• 1.8. Vài nét về Trung tâm y tế huyện Văn Giang
• 1.9. Cơ cấu, tổ chức nhân sự của Khoa Dược- Vật tư y tế Trung tâm y tế huyện Văn Giang
• 1.10. Tính cấp thiết của đề tài
• 2. CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 2.1. Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu
• 2.2. Đối tượng nghiên cứu
• 2.3. Địa điểm nghiên cứu
• 2.4. Thời gian nghiên cứu
• 2.5. Phương pháp nghiên cứu
• 2.6. Thiết kế nghiên cứu
• 2.7. Các biến số nghiên cứu
• 2.8. Phương pháp thu thập số liệu
• 2.9. Mẫu nghiên cứu
• 2.10. Phương pháp xử lý và phân tích số liệu
• 3. CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 3.1. Phân tích thực trạng bảo quản thuốc tại Trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021
• 3.1.1. Tổ chức nhân sự tại kho dược
• 3.1.2. Nhà kho, cách bố trí sắp xếp
• 3.1.3. Đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm trong kho
• 3.1.4. Kết quả theo dõi thực tế nhiệt độ, độ ẩm
• 3.2. Phân tích thực trạng dự trữ thuốc tại Trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021
• 3.2.1. Phân tích cơ cấu thuốc dự trữ trong kho năm 2021
• 3.2.2. Giá trị tiền thuốc xuất nhập tồn trong kho năm 2021
• 3.3. Sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập
• 3.3.1. Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
• 3.3.2. Hàng thiếu, hỏng, vỡ
• 3.3.3. Hàng trả về
• 3.3.4. Thời gian hết thuốc trong kho
• 4. CHƯƠNG 4: BÀN LUẬN
• 4.1. Về thực trạng bảo quản thuốc tại Trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021
• 4.1.1. Tổ chức nhân lực khoa Dược và kho Dược
• 4.1.2. Trang thiết bị
• 4.1.3. Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm
• 4.1.4. Theo dõi thực tế nhiệt độ, độ ẩm
• 4.2. Về thực trạng dự trữ thuốc tại Trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021
• 4.2.1. Cơ cấu thuốc dự trữ trong kho
• 4.2.2. Giá trị tiền thuốc xuất nhập tồn trong kho năm 2021
• 4.3. Về sự tuân thủ nguyên tắc xuất, nhập
• 4.4. Về sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế
• 4.4.1. Hàng thiếu, hỏng, vỡ
• 4.5. Thời gian hết thuốc trong kho
• 4.6. Một số hạn chế của đề tài
• KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• 5.1. Về hoạt động bảo quản thuốc tại Trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021
• 5.2. Về hoạt động dự trữ thuốc trong kho tại Trung tâm y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên năm 2021
• 5.3. Đối với Trung tâm Y tế huyện Văn Giang
• 5.4. Đối với khoa Dược- VTYT
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC
• DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC HÌNH

Tóm tắt

I. Tổng quan về thực trạng tồn trữ thuốc tại Văn Giang năm 2021

Tồn trữ thuốc là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả điều trị tại các cơ sở y tế. Tại huyện Văn Giang, việc quản lý tồn trữ thuốc đã được chú trọng, tuy nhiên vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết. Năm 2021, Trung tâm Y tế huyện Văn Giang đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm cải thiện tình hình tồn trữ thuốc, nhưng vẫn gặp phải một số thách thức trong việc bảo quản và cung ứng thuốc.

1.1. Tình hình tồn trữ thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Văn Giang

Tại Trung tâm Y tế huyện Văn Giang, tình hình tồn trữ thuốc năm 2021 cho thấy sự thiếu hụt một số loại thuốc thiết yếu. Việc này ảnh hưởng đến khả năng cung ứng thuốc cho bệnh nhân, đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp. Theo báo cáo, có khoảng 20% thuốc không đủ số lượng cần thiết để phục vụ nhu cầu điều trị.

1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tồn trữ thuốc

Nhiều yếu tố đã ảnh hưởng đến tình hình tồn trữ thuốc tại Văn Giang, bao gồm: quy trình quản lý chưa chặt chẽ, thiếu nhân lực có chuyên môn, và sự thay đổi trong nhu cầu sử dụng thuốc. Đặc biệt, việc không tuân thủ nguyên tắc FIFO và FEFO trong xuất nhập kho đã dẫn đến tình trạng thuốc hết hạn sử dụng.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý tồn trữ thuốc tại Văn Giang

Quản lý tồn trữ thuốc tại Văn Giang đang đối mặt với nhiều thách thức. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng thuốc mà còn đến sức khỏe cộng đồng. Việc thiếu hụt thuốc, thuốc hết hạn, và không đảm bảo điều kiện bảo quản là những vấn đề chính cần được giải quyết.

2.1. Thiếu hụt thuốc và nguyên nhân

Thiếu hụt thuốc tại Văn Giang chủ yếu do việc dự trữ không đủ và không đồng bộ với nhu cầu thực tế. Nguyên nhân chính bao gồm việc dự báo nhu cầu chưa chính xác và quy trình nhập hàng chưa hiệu quả.

2.2. Tình trạng thuốc hết hạn sử dụng

Tình trạng thuốc hết hạn sử dụng tại Trung tâm Y tế huyện Văn Giang là một vấn đề nghiêm trọng. Năm 2021, có khoảng 15% thuốc trong kho đã hết hạn, gây lãng phí và ảnh hưởng đến chất lượng điều trị.

III. Phương pháp cải thiện tình hình tồn trữ thuốc tại Văn Giang

Để cải thiện tình hình tồn trữ thuốc, Trung tâm Y tế huyện Văn Giang cần áp dụng một số phương pháp quản lý hiệu quả. Việc nâng cao năng lực nhân sự, cải tiến quy trình quản lý và áp dụng công nghệ thông tin là những giải pháp cần thiết.

3.1. Nâng cao năng lực nhân sự trong quản lý thuốc

Đào tạo nhân viên về quy trình quản lý tồn trữ thuốc là rất quan trọng. Cần tổ chức các khóa học định kỳ để cập nhật kiến thức và kỹ năng cho nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

3.2. Cải tiến quy trình quản lý tồn trữ thuốc

Cần xây dựng quy trình quản lý tồn trữ thuốc chặt chẽ hơn, bao gồm việc áp dụng các nguyên tắc FIFO và FEFO trong xuất nhập kho. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tình trạng thuốc hết hạn và đảm bảo cung ứng thuốc kịp thời.

IV. Ứng dụng thực tiễn và kết quả nghiên cứu về tồn trữ thuốc

Kết quả nghiên cứu về tình hình tồn trữ thuốc tại Văn Giang cho thấy những cải tiến trong quản lý đã mang lại hiệu quả tích cực. Việc áp dụng các biện pháp mới đã giúp giảm thiểu tình trạng thuốc hết hạn và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

4.1. Kết quả đạt được từ các biện pháp cải thiện

Sau khi áp dụng các biện pháp cải thiện, tỷ lệ thuốc hết hạn đã giảm xuống còn 5%. Điều này cho thấy sự hiệu quả trong việc quản lý tồn trữ thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Văn Giang.

4.2. Ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ y tế

Cải thiện tình hình tồn trữ thuốc đã góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế tại Văn Giang. Bệnh nhân được cung cấp thuốc đầy đủ và kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả điều trị.

V. Kết luận và hướng đi tương lai cho quản lý tồn trữ thuốc

Quản lý tồn trữ thuốc tại Văn Giang cần tiếp tục được cải thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân. Việc áp dụng công nghệ thông tin và cải tiến quy trình quản lý sẽ là những hướng đi quan trọng trong tương lai.

5.1. Đề xuất các giải pháp lâu dài

Cần xây dựng một hệ thống quản lý tồn trữ thuốc hiện đại, áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý thuốc một cách hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tình trạng thiếu thuốc và thuốc hết hạn.

5.2. Tăng cường hợp tác giữa các cơ sở y tế

Hợp tác giữa các cơ sở y tế trong việc chia sẻ thông tin và kinh nghiệm quản lý tồn trữ thuốc sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác này. Việc này không chỉ giúp cải thiện tình hình tồn trữ thuốc mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ y tế chung.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Quản lý tồn trữ và bảo quản thuốc tại các cơ sở y tế tuyến huyện giữ vai trò then chốt trong việc bảo đảm chất lượng điều trị và tối ưu hóa nguồn lực tài chính. Chi phí dự trữ thuốc thường chiếm từ 40% đến 60% tổng ngân sách hoạt động của bệnh viện, đòi hỏi quy trình kiểm soát vi khí hậu và luân chuyển hàng hóa phải đạt độ chuẩn xác cao. Trung tâm Y tế huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên được thành lập từ năm 1966, đến năm 2019 chính thức được nâng cấp từ bệnh viện hạng III lên hạng II theo Quyết định số 1461/QĐ-UBND với quy mô 135 giường bệnh kế hoạch và 228 giường thực kê. Mặc dù quy mô khám chữa bệnh liên tục mở rộng phục vụ toàn bộ người dân trên địa bàn huyện với đội ngũ 143 cán bộ y tế, từ khi thành lập đến trước năm 2021, đơn vị chưa từng có một công trình nghiên cứu khoa học chuyên sâu nào đánh giá toàn diện về thực trạng tồn trữ thuốc.

Nghiên cứu được triển khai nhằm giải quyết hai mục tiêu trọng tâm: Phân tích thực trạng bảo quản thuốc và phân tích hoạt động dự trữ thuốc tại khoa Dược Trung tâm Y tế huyện Văn Giang trong năm 2021. Phạm vi không gian khảo sát tập trung tại Kho chính với diện tích xây dựng 64,8 m2 và Kho ngoại trú có diện tích 38,5 m2, quản lý toàn bộ danh mục 355 loại thuốc tân dược đang lưu hành. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện ở việc xác định rõ mức độ đáp ứng các tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) theo Thông tư 36/2018/TT-BYT, hạn định tuân thủ bắt buộc từ ngày 01/01/2021, đồng thời phát hiện các khoảng trống trong theo dõi nhiệt độ, độ ẩm và bố trí mặt bằng kho nhằm giảm thiểu tỷ lệ hư hao thuốc xuống dưới 0,05% và loại bỏ nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng điều trị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng hệ thống lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng dược phẩm và các quy chuẩn pháp lý hiện hành của ngành y tế. Khung lý thuyết cốt lõi dựa trên nguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) ban hành theo Thông tư 36/2018/TT-BYT của Bộ Y tế và khuyến cáo từ Tổ chức Y tế Thế giới (WHO). Tiêu chuẩn này thiết lập các yêu cầu nghiêm ngặt về thiết kế kho bãi, nhân sự chuyên môn, trang thiết bị kiểm soát môi trường và hồ sơ tài liệu. Đồng thời, nghiên cứu tích hợp quy định quản lý thuốc phải kiểm soát đặc biệt theo Thông tư 20/2017/TT-BYT và quy định lưu trữ chứng từ chuyên môn theo Thông tư 53/2017/TT-BYT với thời gian bảo quản hồ sơ từ 1 năm đến 20 năm tùy loại văn bản.

Về mặt vận hành dự trữ, đề tài ứng dụng hai mô hình quản lý xuất nhập kho kinh điển: Nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO - First In First Out) và nguyên tắc hết hạn trước xuất trước (FEFO - First Expired First Out), trong đó FEFO giữ vai trò ưu tiên hàng đầu trong bảo quản dược phẩm. Nghiên cứu tập trung vào 4 khái niệm nền tảng:

• Mức tồn kho an toàn tuyến huyện: Khoảng dự trữ định mức tương đương 2 tháng sử dụng trung bình nhằm đối phó với biến động cung cầu.
• Mức tồn kho tối thiểu và tối đa: Ngưỡng dao động từ 1 đến 3 tháng sử dụng để tránh thiếu hụt hoặc ứ đọng vốn.
• Điều kiện bảo quản tiêu chuẩn: Duy trì nhiệt độ từ 15°C đến 30°C, độ ẩm không quá 75% đối với điều kiện thường và từ 2°C đến 8°C đối với bảo quản lạnh.
• Hệ thống hồ sơ thao tác chuẩn (SOPs): Bộ quy trình chuẩn hóa kiểm soát chất lượng từ khâu tiếp nhận, biệt trữ đến cấp phát.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng thiết kế mô tả cắt ngang kết hợp hai phương thức thu thập số liệu: Hồi cứu toàn bộ hồ sơ dữ liệu năm 2021 và quan sát trực tiếp thực địa cơ sở vật chất kho dược. Timeline nghiên cứu được thực hiện từ ngày 03/01/2022 đến ngày 03/05/2022. Cỡ mẫu nghiên cứu bao trùm toàn bộ 355 khoản mục thuốc tân dược trên báo cáo xuất nhập tồn, 12 quyển thẻ kho, 5 quyển sổ kiểm nhập, toàn bộ hồ sơ của 4 nhân viên kho dược và dữ liệu ghi chép vi khí hậu trong suốt 365 ngày của năm 2021. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được lựa chọn nhằm bảo đảm tính bao quát tuyệt đối, tránh sai số chọn mẫu và phản ánh bức tranh chân thực nhất về hoạt động kho.

Nguồn dữ liệu bao gồm báo cáo nhân sự lưu tại Phòng Tổ chức Hành chính, sổ theo dõi nhiệt độ và độ ẩm, biên bản kiểm kê định kỳ tháng 6 và tháng 12/2021, cùng phần mềm quản lý bệnh viện Viettel-HIS. Dữ liệu sau thu thập được mã hóa, xử lý và phân tích bằng phần mềm Microsoft Excel 2010 và Microsoft Word 2010. Các chỉ số thống kê mô tả bao gồm tần số, tỷ lệ phần trăm, giá trị trung bình, mức cao nhất và thấp nhất. Việc phân tích định lượng kết hợp đối chiếu định tính với các điều khoản của Thông tư 36/2018/TT-BYT cho phép đánh giá chuẩn xác mức độ đạt chuẩn của hệ thống kho tàng, trang thiết bị và chu trình xuất nhập hàng hóa.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát cơ cấu nhân lực tại khoa Dược gồm 8 cán bộ (3 Dược sĩ Đại học chiếm 37,5%, 4 Dược sĩ Cao đẳng chiếm 50%, 1 Dược sĩ Trung học chiếm 12,5%). Trong đó, lực lượng trực tiếp làm việc tại 2 kho thuốc gồm 4 nhân viên: 1 Dược sĩ Đại học phụ trách chung (25%), 2 Dược sĩ Cao đẳng (50%) và 1 Dược sĩ Trung học (25%). 100% nhân viên có bản mô tả công việc rõ ràng, được đào tạo cập nhật GSP, khám sức khỏe định kỳ 1 lần/năm và trang bị 2 bộ quần áo bảo hộ/năm, đáp ứng đúng quy định Thông tư 36/2018/TT-BYT.

Về cơ sở hạ tầng, Kho chính có diện tích xây dựng 64,8 m2 (diện tích hữu ích 37,5 m2, diện tích xuất nhập 6 m2) bố trí tại tầng 3 nhà A. Kho ngoại trú có diện tích xây dựng 38,5 m2 (diện tích hữu ích 24,5 m2, diện tích xuất nhập 4 m2) đặt tại tầng 1 nhà A. Trang thiết bị bảo quản gồm 3 máy điều hòa, 2 máy hút ẩm, 2 tủ lạnh bảo quản thuốc lạnh, 2 tủ thuốc gây nghiện - hướng thần có khóa chắc chắn, 7 kệ inox 3 tầng và 10 pallet inox được kê cách sàn 20 cm chống ẩm.

Kiểm soát vi khí hậu ghi nhận kết quả tích cực về thông số kỹ thuật:

• Tại Kho chính: Nhiệt độ trung bình đạt 25°C (dao động từ 22°C đến 28°C), độ ẩm trung bình đạt 62,5% (dao động từ 53% đến 72%).
• Tại Kho ngoại trú: Nhiệt độ trung bình đạt 26,5°C (dao động từ 23°C đến 30°C), độ ẩm trung bình đạt 64,5% (dao động từ 55% đến 74%).
• Tủ lạnh bảo quản thuốc chuyên biệt duy trì nhiệt độ ổn định trong ngưỡng từ 2°C đến 6°C trong toàn bộ 12 tháng, đạt chuẩn 2°C đến 8°C theo quy định.

Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện lỗ hổng lớn trong công tác giám sát: Số ngày có ghi chép nhiệt độ và độ ẩm chỉ đạt 249/365 ngày (chiếm 68,22%), còn 116 ngày (chiếm 31,78%) hoàn toàn không được theo dõi do rơi vào các ngày nghỉ cuối tuần và nghỉ lễ. Về thời gian ghi chép trong ngày làm việc, Kho chính đạt tỷ lệ đúng giờ 95,2% (237 ngày) và sai giờ 4,8% (12 ngày); Kho ngoại trú đạt tỷ lệ đúng giờ 92,8% (231 ngày) và sai giờ 7,2% (18 ngày). Mỗi kho chỉ trang bị duy nhất 1 nhiệt kế và 1 ẩm kế đặt tại vị trí cố định, chưa đánh giá độ đồng đều nhiệt độ toàn kho. Công tác phòng cháy chữa cháy còn sơ sài khi 2 kho chỉ có 2 bình cứu hỏa dung tích nhỏ lắp đặt phía ngoài.

Thảo luận kết quả

Tỷ lệ nhân lực khoa Dược trên tổng số nhân viên toàn trung tâm đạt khoảng 5,59% (8/143 người). Con số này thấp hơn đáng kể khi so sánh với một số đơn vị y tế tuyến huyện trong các nghiên cứu trước đây như Trung tâm Y tế huyện Lục Yên tỉnh Yên Bái đạt 7,9%, Bệnh viện Đa khoa huyện Mai Sơn tỉnh Sơn La đạt 9,63% và Bệnh viện Đa khoa huyện Vĩnh Thuận tỉnh Kiên Giang đạt 11,3%. Sự thiếu hụt nhân lực tạo áp lực lớn lên 4 cán bộ phụ trách kho, giải thích trực tiếp nguyên nhân 116 ngày nghỉ không có người ghi chép vi khí hậu.

Việc bố trí không gian kho bãi bộc lộ bất cập khi Kho chính tích hợp chung khu vực bảo quản, xuất nhập và cấp phát mà không có vách ngăn cách ly vật lý riêng biệt cho khu vực biệt trữ hàng chờ xử lý hay hàng nghi ngờ chất lượng. Kho ngoại trú chỉ có 1 cửa duy nhất, chưa bảo đảm tiêu chuẩn an toàn thoát hiểm GSP. Trong các báo cáo chuyên môn, dữ liệu biến thiên nhiệt độ 12 tháng nên được trực quan hóa thông qua biểu đồ đường so sánh với ngưỡng trần 30°C, kết hợp bảng ma trận đánh giá rủi ro vi khí hậu trong 116 ngày thiếu dữ liệu để lãnh đạo đơn vị có cái nhìn trực quan và ra quyết định đầu tư kịp thời.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm chuẩn hóa toàn diện hoạt động tồn trữ thuốc tại Trung tâm Y tế huyện Văn Giang theo tiêu chuẩn GSP, nghiên cứu đưa ra 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

• Lắp đặt hệ thống giám sát nhiệt độ và độ ẩm tự động liên tục: Trang bị tối thiểu 4 thiết bị cảm biến tự ghi (data logger) đa điểm kết nối mạng cho 2 kho và tủ lạnh, bảo đảm duy trì tỷ lệ theo dõi vi khí hậu đạt 100% xuyên suốt 365 ngày/năm, xóa bỏ hoàn toàn khoảng trống 116 ngày nghỉ lễ. Thời hạn hoàn thành: Quý II/2023. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phê duyệt kinh phí, Phòng Tài chính - Kế toán phối hợp Khoa Dược triển khai.

• Nâng cấp và tái cơ cấu mặt bằng nhà kho: Thiết kế vách ngăn composite phân tách rõ ràng các khu chức năng (tiếp nhận, biệt trữ, bảo quản thường, đóng gói cấp phát) tại Kho chính; mở rộng cửa thoát hiểm thứ hai cho Kho ngoại trú đạt chuẩn GSP; nâng diện tích sàn hữu ích lên tối thiểu 50 m2 cho Kho chính. Thời hạn hoàn thành: Trong vòng 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Hành chính Quản trị chủ trì, Khoa Dược nghiệm thu kỹ thuật.

• Ban hành quy trình chuẩn hóa nhân sự và trực kho ngày nghỉ: Xây dựng và phê duyệt lại 100% danh mục quy trình thao tác chuẩn (SOPs) về kiểm soát điều kiện bảo quản trong ngày nghỉ; phân công lịch trực vi khí hậu luân phiên hoặc áp dụng cảnh báo từ xa qua tin nhắn điện thoại cho 4 cán bộ kho. Thời hạn hoàn thành: Trong vòng 30 ngày. Chủ thể thực hiện: Trưởng khoa Dược chịu trách nhiệm trực tiếp.

• Tăng cường thiết bị bảo quản và phòng cháy chữa cháy: Bổ sung 4 bình chữa cháy khí CO2 chuyên dụng bên trong kho, thực hiện kiểm định định kỳ 1 lần/năm; bổ sung 2 máy hút ẩm công nghiệp dự phòng cho mùa mưa nồm ẩm để kiểm soát độ ẩm dưới 70%; hiệu chuẩn định kỳ 100% thiết bị đo nhiệt ẩm kế. Thời hạn hoàn thành: Quý I/2023. Chủ thể thực hiện: Đội Phòng cháy chữa cháy cơ sở phối hợp Khoa Dược.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cao cho 4 nhóm đối tượng:

• Ban Giám đốc và Trưởng khoa Dược các bệnh viện tuyến huyện, trung tâm y tế hạng II và hạng III: Tài liệu cung cấp bức tranh thực tế về các tiêu chí dễ bị trừ điểm khi thẩm định GSP theo Thông tư 36/2018/TT-BYT, hỗ trợ xây dựng kế hoạch đầu tư cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị và tái cấu trúc nhân sự dược hợp lý.

• Dược sĩ phụ trách quản lý kho và cung ứng thuốc tại cơ sở khám chữa bệnh: Hướng dẫn chi tiết phương pháp kiểm soát vi khí hậu, kỹ thuật sắp xếp giá kệ, pallet inox cách sàn 20 cm, quy trình vận hành xuất nhập theo nguyên tắc FIFO/FEFO và cách thức quản lý sổ sách hồ sơ thuốc gây nghiện - hướng thần.

• Học viên sau đại học và sinh viên chuyên ngành Tổ chức - Quản lý Dược: Cung cấp khung phương pháp luận nghiên cứu mô tả cắt ngang chuẩn mực, hệ thống biến số nghiên cứu hoàn chỉnh từ vi khí hậu đến xuất nhập tồn, cùng bộ công cụ xử lý dữ liệu bằng Excel ứng dụng trong các đề tài tốt nghiệp chuyên khoa I hoặc thạc sĩ.

• Chuyên viên quản lý dược thuộc Sở Y tế và cơ quan kiểm định chất lượng: Sử dụng số liệu thực chứng từ địa phương để đánh giá thực trạng nguồn lực y tế cơ sở, từ đó tham mưu ban hành các hướng dẫn kiểm tra, giám sát định kỳ sát với điều kiện thực tế của các trạm y tế và trung tâm y tế khu vực.

Câu hỏi thường gặp

• Tiêu chuẩn nhiệt độ và độ ẩm bảo quản thuốc thông thường tại kho Dược tuyến huyện được quy định như thế nào? Theo Thông tư 36/2018/TT-BYT, điều kiện thường yêu cầu nhiệt độ duy trì từ 15°C đến 30°C và độ ẩm tương đối không vượt quá 75%. Tại TTYT huyện Văn Giang năm 2021, nhiệt độ Kho chính đạt 22°C đến 28°C (trung bình 25°C) và Kho ngoại trú đạt 23°C đến 30°C (trung bình 26,5°C), toàn bộ đều nằm trong giới hạn cho phép.

• Nguyên nhân nào dẫn đến việc 116 ngày trong năm 2021 không có số liệu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho? Nguyên nhân chủ yếu do lực lượng cán bộ kho mỏng (4 người) và trung tâm chưa thiết lập cơ chế phân công nhân sự trực kiểm tra kho vào các ngày thứ Bảy, Chủ nhật và dịp lễ Tết (chiếm 31,78% tổng số 365 ngày), đồng thời đơn vị chưa trang bị hệ thống cảm biến nhiệt ẩm tự ghi tự động.

• Trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự kho Dược TTYT Văn Giang có đạt chuẩn GSP hay không? Đội ngũ kho gồm 4 nhân sự: 1 Dược sĩ Đại học, 2 Dược sĩ Cao đẳng và 1 Dược sĩ Trung học, 100% có chứng chỉ đào tạo GSP và khám sức khỏe định kỳ. Đối chiếu Thông tư 36/2018/TT-BYT, trình độ này đáp ứng hoàn toàn tiêu chuẩn quản lý thuốc thông thường (tối thiểu trung cấp) và thuốc gây nghiện (tối thiểu đại học).

• Cơ sở vật chất phòng cháy chữa cháy tại kho thuốc của trung tâm bộc lộ những hạn chế gì? Hệ thống kho mới chỉ trang bị 2 bình cứu hỏa loại nhỏ lắp đặt bên ngoài hành lang, chưa có hệ thống báo cháy tự động hoặc bình chữa cháy khí bên trong kho. Trang bị này chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu an toàn phòng chống cháy nổ cho kho dược phẩm có chứa nhiều bao bì giấy và hóa chất dễ bắt lửa.

• Nguyên tắc xuất nhập kho nào được ưu tiên áp dụng đối với 355 mặt hàng thuốc dự trữ? Đơn vị áp dụng song song hai nguyên tắc FIFO và FEFO, trong đó FEFO (hết hạn trước - xuất trước) được ưu tiên tuyệt đối nhằm ngăn ngừa tình trạng thuốc quá hạn sử dụng. Dược sĩ kiểm soát chặt chẽ số lô và hạn dùng trên phần mềm Viettel-HIS trước khi cấp phát cho bệnh nhân nội trú và ngoại trú.

Kết luận

• Đánh giá toàn diện thực trạng tồn trữ 355 mặt hàng thuốc tại Kho chính (64,8 m2) và Kho ngoại trú (38,5 m2) của Trung tâm Y tế huyện Văn Giang năm 2021.
• Nhân lực kho gồm 4 cán bộ (1 Dược sĩ Đại học, 2 Dược sĩ Cao đẳng, 1 Dược sĩ Trung học) đáp ứng 100% tiêu chuẩn chuyên môn theo Thông tư 36/2018/TT-BYT.
• Điều kiện vi khí hậu đạt chuẩn với nhiệt độ phòng từ 22°C đến 30°C, độ ẩm từ 53% đến 74% và nhiệt độ tủ lạnh từ 2°C đến 6°C.
• Nhận diện lỗ hổng giám sát khi có tới 31,78% số ngày (116 ngày) không ghi chép nhiệt ẩm kế cùng bất cập về diện tích vách ngăn biệt trữ và thiết bị PCCC.
• Đề xuất lộ trình 4 giải pháp khả thi tập trung vào lắp đặt cảm biến tự động, mở rộng mặt bằng kho và chuẩn hóa quy trình SOPs.

Đóng góp quan trọng nhất của luận văn là cung cấp cơ sở dữ liệu thực chứng đầu tiên về tồn trữ dược phẩm tại Trung tâm Y tế huyện Văn Giang sau khi nâng lên bệnh viện hạng II, tạo tiền đề vững chắc cho việc thẩm định đạt chuẩn GSP. Trong giai đoạn 2022 - 2023, trung tâm cần nhanh chóng triển khai lắp đặt hệ thống cảm biến vi khí hậu tự động và cải tạo vách ngăn phân khu chức năng. Các nhà quản lý y tế cơ sở hãy chủ động áp dụng bộ chỉ số đánh giá của đề tài để chuẩn hóa hệ thống kho dược, bảo đảm an toàn người bệnh và tối ưu hóa nguồn lực y tế công.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: TỔNG QUAN 1.1 Tổng quan về tồn trữ thuốc Tồn trữ thuốc không chỉ là việc cất giữ hàng hoá trong kho mà nó còn cả một quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hoá từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho.1 Bảo quản thuốc Bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc là việc cất giữ bảo đảm an toàn, chất lượng của thuốc, nguyên liệu làm thuốc, bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ hệ thống hồ sơ tài liệu phục vụ bảo quản, xuất, nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại nơi bảo quản [5]. Theo thông tư 36/2018/TT-BYT của Bộ Y tế ngày 22 tháng 11 năm 2018 quy định về thực hành tốt bảo quản thuốc và nguyên liệu làm thuốc. Kho thuốc của cơ sở khám chữa bệnh đạt tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc thì phải đáp ứng các yêu cầu sau: 1.1 Nhân sự Cơ sở bảo quản phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp để thực hiện các hoạt động liên quan đến xuất nhập, bảo quản, bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh, bảo trì và các hoạt động khác nhằm đảm bảo chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [5]. Trong đó: + Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc không phải kiểm soát đặc biệt, thủ kho phải đáp ứng các quy định sau: - Thủ kho phải là người có trình độ, hiểu biết cần thiết về dược, về nghiệp vụ bảo quản.

- Thủ kho phải có trình độ tối thiểu là dược sĩ trung học đối với các cơ sở bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc hóa dược, vắc xin, sinh phẩm y tế [4]. 3 + Đối với thuốc, nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt thủ kho cần đáp ứng: - Đối với thuốc gây nghiện, nguyên liệu làm thuốc là dược chất gây nghiện, người quản lý tại khoa dược bệnh viện phải có bằng tốt nghiệp đại học ngành dược trở lên. - Đối với thuốc hướng thần, thuốc tiền chất, nguyên liệu làm thuốc là dược chất hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc, người quản lý phải có bằng tốt nghiệp trung cấp ngành dược trở lên [3]. + Tất cả nhân viên phải được đào tạo, cập nhật về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc, các quy định luật pháp, các quy trình thao tác, các quy định về vệ sinh, an toàn phù hợp với vị trí công việc.

+ Nhân viên tham gia vào các hoạt động tiếp nhận, bảo quản, đóng gói, đóng gói lại thuốc kiểm soát đặc biệt; thuốc, nguyên liệu có hoạt lực mạnh (hormon sinh dục, hóa chất độc tế bào…); thuốc có tính nhạy cảm cao ( kháng sinh nhóm betalactam…), các sản phẩm có nguy cơ gây cháy nổ (như các chất lỏng và chất rắn dễ bắt lửa…) phải được đào tạo cụ thể cho hoạt động này. + Phải có bản mô tả công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan cho từng cá nhân, được người đứng đầu cơ sở phê duyệt. + Nhân viên và cán bộ làm việc trong kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật. + Nhân viên làm việc trong khu vực bảo quản phải được trang bị và mặc trang phục bảo hộ phù hợp với hoạt động tại kho.2 Nhà kho và trang thiết bị + Địa điểm nhà kho Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh hưởng 4 của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt.

Kho phải có một địa chỉ xác định, đảm bảo thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy. + Thiết kế, xây dựng • Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. • Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. • Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để chống ẩm, và không được có các khe, vết nứt gãy.

là nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng. + Kho bảo quản phải có diện tích đủ rộng để bố trí các khu vực cho các hoạt động sau: • Tiếp nhận, kiểm nhập thuốc; • Bảo quản thuốc; • Bảo quản thuốc yêu cầu các điều kiện bảo quản đặc biệt; • Bảo quản thuốc phải kiểm soát đặc biệt hoặc phải bảo quản riêng biệt; • Biệt trữ hàng chờ xử lý (hàng trả về, hàng thu hồi, hàng bị nghi ngờ là hàng giả, hàng nghi ngờ về chất lượng, …) • Chuẩn bị, đóng gói và cấp phát thuốc; + Các khu vực của kho phải có biển hiệu chỉ rõ công năng của từng khu vực, phải có diện tích và thể tích phù hợp, đủ không gian để cho phép việc phân loại, sắp xếp hàng hóa theo các chủng loại thuốc khác nhau; phân cách theo từng loại và từng lô thuốc, đảm bảo không khí được lưu thông đều. + Trang thiết bị: 5 - Phải trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp để đảm bảo các điều kiện bảo quản (ví dụ: quạt thông gió, điều hòa không khí, nhiệt kế, xe nâng, ẩm kế, phòng lạnh, tủ lạnh, chỉ thị nhiệt độ vaccin, chỉ thị đông băng điện tử (Freeze Tag. Các thiết bị phải được kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác.

Các thiết bị đo phải được hiệu chuẩn định kỳ theo quy định của pháp luật về kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị đo. - Kho phải được chiếu đủ sáng, cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho. -Trang thiết bị văn phòng: nhằm phục vụ công tác quản lý kho như máy tính cá nhân, máy in, computer, máy photocopy, điện thoại, máy FAX. - Trang thiết bị dùng để vận chuyển và chất xếp hàng hóa gồm: • Trang thiết bị vận chuyển: xe đẩy hàng, cầu trượt, băng tải.

• Trang thiết bị dùng để chất xếp hàng hóa: Các loại tủ, giá được chia nhiều tầng chắc chắn, bục, kệ chỉ có 1 tầng chắc chắn thường bằng gỗ hoặc sắt kích thước thường dài 2 đến 5m, rộng 0,4 đến 0,6m, cao 0,2÷ 0,3m. Khoảng cách giữa các giá kệ, giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra đối chiếu và xếp, dỡ hàng hóa. - Phải có đủ các trang thiết bị phòng chữa cháy, bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ như: hệ thống phòng chữa cháy tự động, hoặc các bình khí chữa cháy, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy. - Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép.3 Các quy trình bảo quản thuốc * Yêu cầu chung +Thuốc phải được bảo quản trong điều kiện đảm bảo duy trì chất lượng và theo đúng quy định của pháp luật.

Các lô thuốc phải được cấp phát theo 6 nguyên tắc “Hết hạn trước xuất trước” (FEFO- First Expires First Out) hoặc nguyên tắc “Nhập trước xuất trước (FIFO- First In First Out). +Thuốc phải sắp xếp trên giá, kệ, tấm kê panel và được bảo quản ở vị trí cao hơn sàn nhà. Các bao, thùng thuốc có thể xếp chồng lên nhau nhưng phải đảm bảo không có nguy cơ đổ vỡ, hoặc gây hại tới bao bì, thùng thuốc bên dưới. + Các khu vực giao, nhận hàng phải đảm bảo bảo vệ thuốc tránh khỏi tác động trực tiếp của thời tiết.

+ Phải có biện pháp về an ninh, bảo đảm không thất thoát thuốc phải kiểm soát đặc biệt quy định tại Thông tư 20/2017/TT-BYT và quy định sau: • Khu vực bảo quản thuốc kiểm soát đặc biệt phải có biển thể hiện rõ từng loại thuốc kiểm soát đặc biệt tương ứng. • Thuốc độc làm thuốc phải được bao gói đảm bảo không bị thấm và rò rỉ trong quá trình vận chuyển [6]. + Các thuốc nhạy cảm với ánh sáng phải được bảo quản trong bao bì kín, tránh ánh sáng, trong buồng kín hoặc trong phòng tối. + Phải bố trí biện pháp cách ly vật lý giữa các khu vực biệt trữ trong kho + Phải chuyển các thuốc bị vỡ, hỏng ra khỏi kho bảo quản và để tách riêng.

* Các điều kiện bảo quản trong kho Các điều kiện bảo quản thuốc phải tuân thủ theo đúng thông tin trên nhãn đã được phê duyệt hoặc công bố theo quy định. +Bảo quản điều kiện thường: - Bảo quản trong môi trường khô (độ ẩm 75%), ở nhiệt độ từ 15-30°C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại một số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 30°C nhưng không vượt quá 32°C và độ ẩm không vượt quá 80%. - Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện thường.

7 + Điều kiện bảo quản đặc biệt: Bao gồm các trường hợp có yêu cầu bảo quản khác với bảo quản ở điều kiện thường. + Hướng dẫn về điều kiện bảo quản cụ thể: Thông tin trên nhãn Yêu cầu về điều kiện bảo quản Bảng 1.1 Quy định điều kiện bảo quản Thông tin trên nhãn Yêu cầu về điều kiện bảo quản “Không bảo quản quá 30 °C” Từ +2 °C đến +30 °C “Không bảo quản quá 25 °C” Từ +2 °C đến +25 °C “Không bảo quản quá 15 °C” Từ +2 °C đến +15 °C “Không bảo quản quá 8 °C” Từ +2 °C đến +8 °C “Không bảo quản dưới 8 °C” Từ +8 °C đến +25 °C “Bảo quản lạnh” Từ +2 °C đến +8 °C “Bảo quản mát” Từ +8 °C đến +15 °C “Khô”, “Tránh ẩm” Không quá 75% độ ẩm tương đối trong điều kiện bảo quản thường; hoặc với điều kiện được chứa trong bao bì chống thấm đến tận tay người bệnh. “Tránh ánh sáng” Bảo quản trong bao bì tránh ánh sáng đến tận tay người bệnh. + Các điều kiện bảo quản được kiểm tra vào những thời điểm phù hợp đã định trước (tối thiểu 2 lần/trong ngày).

Kết quả kiểm tra phải được ghi chép và lưu hồ sơ. Hồ sơ ghi chép số liệu theo dõi về điều kiện bảo quản phải có sẵn để tra cứu. + Thiết bị theo dõi điều kiện bảo quản khi bảo quản và trong quá trình vận chuyển phải được đặt ở những khu vực/vị trí có khả năng dao động nhiều nhất được xác định trên cơ sở kết quả đánh giá độ đồng đều nhiệt độ trong kho.