mở đầu thường là giai đoạn doanh nghiệp nghiên cứu, phát hiện đặc điểm của từng thị trường, tìm hiểu đối tượng để đặt mục tiêu, sau đó là phân tích, đánh giá vai trò và năng lực của các bên liên quan, xây dựng các thông điệp truyền thông và cuối cùng là lựa chọn hệ théng/kénh truyền thông, thực hiện và đánh giá một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ quy trình truyền thông và mỗi quan hệ giữa các yếu tố trong quy trình này là cơ sở quan trọng dé xây dựng và triển khai các chương trình truyền thông marketing. Đặc điểm của quá trình truyền thông là thông tin được truyền qua hệ thống truyền thông một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến đối tượng mục tiêu. Việc lan truyền thông tin, ngoài việc thỏa mãn nhu cầu thông tin của các nhóm công chúng mục tiêu của doanh nghiệp, còn có thé anh hưởng đến các đối tượng công chúng khác.
Một đặc điểm nữa là quá trình truyền thông luôn chịu tác động của nhiều yếu tố và lực lượng, đặc biệt là các thiết chế xã hội, công chúng trực tiếp và các nhóm liên quan. Đặc trưng cơ bản của quá trình truyền thông marketing Quá trình truyền thông marketing có những đặc trưng cơ bản sau: Thứ nhất, các mục tiêu chiến lược marketing luôn là yếu tố nền tảng định hướng cho việc xây dựng các kế hoạch và quy trình truyền thông marketing. Cụ thể, nó liên quan đến một loạt các nhiệm vụ như xác định mô hình hệ thống truyền thông, xác định các thành phần cốt lõi của quá trình truyền thông, xác định các yếu tố ảnh hưởng và xây dựng hỗn hợp truyền thông. Thứ hai, quá trình truyền thông tiếp thị luôn được xem xét trong mối quan hệ với các thành phần khác của marketing mix cũng như các yêu tố khác của doanh nghiệp.
Vì vậy, khi thiết lập quy trình truyền thông, nhà quản lý cần đánh giá các nguồn lực của doanh nghiệp với các hoạt động liên quan, nhằm sử dụng hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp, phối hợp chặt chẽ với các công cụ marketing một cách hiệu quả nhất. Thứ ba, quá trình truyền thông marketing thường có nhiều thành phần tham gia như tổ chức cung cấp dịch vụ truyền thông, tổ chức cung cấp phương tiện, các cơ quan quản lý thực thi pháp luật về truyền théng,. trong đó doanh nghiệp và công chúng nhận tin mục tiêu được coi là hai thành phần chủ chốt. The tw, quá trình truyền thông được thực hiện trong một môi trường nhất định với các yếu tố tác động khác nhau.
Trong đó, sự tác động của các yếu tố môi trường có thể hỗ trợ hay hạn chế việc thực hiện quá trình truyền thông, một chương trình tuyén thông không thé hiệu quả nếu không tính đến sự ảnh hưởng của các yêu tô nay. Các hệ thong/kénh truyền thông marketing Quá trình truyền thông là cơ sở để xây dựng các chương trình truyền thông marketing thành công. Quá trình truyền thông thường bắt đầu với việc người gửi gửi thông điệp được mã hóa thông qua các kênh truyền thông và phương tiện truyền thông đến người nhận. Luéng thông tin tiếp theo phụ thuộc vào giá trị, mức độ liên quan của thông điệp, khả năng ảnh hưởng và giải mã thông điệp của người nhận dé tạo ra phản hồi của họ.
Luéng thông tin có thé đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào số lượng các bên tham gia và mối liên hệ giữa chúng. Các quy trình truyền thông thường được nghiên cứu và sử dụng thông qua các mô hình hệ théng/kénh truyén thông khác nhau. Xác định va lựa chọn hệ thống hoặc kênh truyền thông phù hợp cho doanh nghiệp là rất quan trọng, bởi nếu lựa chọn không phù hợp sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu truyền thông và nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thông/kênh truyền thông đơn giản (trực tiếp) Thông điệp truyền thông (Doanh nghiệp) (Công chúng mục tiêu) Thông tin phản hồi Hình 1.
Mô hình hệ thống/kênh truyền thông đơn giản (trực tiếp) (Nguồn: giáo trình truyền thông marketing tích hợp) Một hệ thống/kênh truyền thông đơn giản là một hệ thống mà quá trình truyền thông diễn ra thông qua hai thành phần chính là bên gửi (doanh nghiệp) và bên nhận (công chúng mục tiêu). Hệ thống thường không liên quan đến các trung gian truyền thông. Đây là hệ thống truyền thông được sử dụng rộng rãi trong thiết bị y tế, hạ tang thông tin, phân xưởng, nhà máy va các sản pham công nghiệp khác. Hệ thống/kênh truyền thông gián tiếp (sử dụng trung gian) Thông điệp truyền thông thông điệp truyền thông | Trung gian truyén Người nhận tin Chủ thé gửi tin thông ( đại lý, mô (công chúng mục (doanh nghiệp) giới,.) “A tiéu) Thông tin phản hồi thông tin phản hồi (Nguồn: giáo trình truyền thông marketing tích hợp) Hệ thống/kênh truyền thông gián tiếp là hệ thống mà qua đó quá trình truyền thông có sự tham gia của các trung gian truyền thông như các đại lý, công ty mô giới.Hệ théng/kénh truyền thông gián tiếp có thé được thực hiện trong lĩnh vực sản phẩm công nghiệp và tiêu dùng, những sản phẩm có đặc tính kỹ thuật, tính đặc thù thấp, yêu cầu về tư vấn trong quá trình tiếp nhận thông tin, tiêu dùng và sử dụng không quá phức tạp, hay chủ thé truyền thông không thé thông tin hiệu quả đến thị trường, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể không đủ tài lực để đảm bảo những nỗ lực truyền thông ở quy mô lớn.
Hệ thống kênh truyền thông phức hợp Những doanh nghiệp có tính đặc thù về sản phẩm dịch vụ, đối tượng công chúng mục tiêu đa dạng thường sử dụng hệ thống/kênh truyền thông phức hợp. Tùy theo từng trường hợp mà doanh nghiệp có thê sử dụng hệ thống/kênh truyền thông khác nhau hoặc cũng có thể sử dụng đồng thời hai hệ thống kênh truyền thông trực tiếp và gián tiếp trên một thị trường. Thông điệp truyền thông - Thông điệp truyền thông L—D cờ TL 3} 29 Chủ thé gửi tin Trung gian | Người nhận tin (Doanh nghiệp) truyền thông (Công chúng (Đại lý, môi giới.) mục tiêu) as + Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Thông tin phản hồi Hình 1. Mô hình hệ thống/kênh truyền thông phức hợp (Nguồn: Giáo trình truyền thông marketing tích hợp) 7 Hệ thống kênh truyền thông phức hợp là một quá trình truyền thông trong đó bên gửi sử dụng một bên trung gian làm cầu nối để truyền thông tin liên lạc đến bên nhận.
Việc tiếp nhận thông tin phản hồi từ người nhận của hệ thống này cũng rất đa dạng, cụ thé thông tin phản hồi của người nhận có thé được chuyển đến người trung gian hoặc người gửi, hoặc cả hai. Quản lý truyền thông marketing của doanh nghiệp 1. Khai niệm quan lý truyền thông marketing của doanh nghiệp Theo giáo trình Quan lý học, quan lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục dich cua hệ thống với hiệu lực và hiệu quả cao một cách bên vững trong diéu kiện môi trường luôn biên động. Quản lý truyền thông marketing là việc nhà quản lý hoạch định ra các phương án, chiến lược cho kế hoạch quảng bá thương hiệu doanh nghiệp, đồng thời thông qua quá trình nghiên cứu, phân tích để đưa ra được đánh giá về các phương án.
Nhà quản lý truyền thông cũng sẽ điều khiển các chiến lược và chương trình truyền thông nhăm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp một cách dễ dàng. Hoạt động quản lý truyền thông marketing gồm 3 giai đoạn là kế hoạch hóa, tổ chức thực hiện và kiểm soát. Mục tiêu quản lý truyền thông marketing của doanh nghiệp Mọi hoạt động trong một tô chức đều có một mục tiêu nhất định và mục tiêu của quản lý truyền thông tiếp thị của công ty là kiểm soát các hoạt động truyền thông tiếp thị và làm cho chúng hiệu quả hơn. Các thiết bị quản lý truyền thông luôn hướng đến mục tiêu làm sao tối ưu hóa hoạt động truyền thông nên hoạt động kiểm soát sẽ rất chặt chẽ ở từng bước của kế hoạch.
Một nhà quản lý Truyền thông Marketing sẽ hiểu được định hướng mà doanh nghiệp đặt ra và hiểu được nhu cầu của khách hàng dé có thé nhìn nhận và đưa ra những chiến lược cụ thé sao cho hấp dẫn. Người quản lý hoạt đông này cũng là cầu nối, kết nối thị trường và doanh nghiệp. Bộ máy quản lý truyền thông marketing của doanh nghiệp Bộ phận truyền thông là bộ phận quan trọng trong việc đưa thương hiệu doanh nghiệp đến với khách hàng tiềm năng và quản lý các hoạt động truyền thông với đối tượng bên ngoài và bên trong. Trong cơ cấu của phòng truyền thông bao gồm hai cấp bậc, đó là cấp quản lý và nhân viên.
Vì vậy sơ d6 tô chức của phòng truyền thông sẽ như sau: Trưởng phòng truyền thông l Cap nhan vién (chuyên viên truyền thông nội bộ, nhân viên PR, chuyên viên Trong hầu hết các doanh nghiệp, giám đốc truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp phát triển các chiến lược và phương pháp truyền thông hiệu quả nhất với các đối tượng bên ngoài và bên trong. Họ sẽ chỉ đạo phòng Ttruyền thông thực hiện các hoạt động được ban giám đốc phê duyệt. Trưởng phòng truyền thông là người đứng đầu phòng truyền thông, có trách nhiệm quản lý, điều hành và giám sát các công việc của phòng truyền thông. Chuyên viên truyền thông nội bộ là người phụ trách việc cung cấp các thông tin cho toàn bộ nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, như là: quy chế, chính sách, hoạt động ngoại khóa,.
Nhân viên quan hệ công chúng là người có trách nhiệm cung cấp các thông tin liên quan đến thông điệp, câu chuyện của doanh nghiệp cho giới truyền thông vào thời điểm tốt nhất. Họ phải đảm bảo các thông tin được công khai đều chính xác, trung thực, rõ ràng và dễ hiểu nhất. Lập chương trình truyền thông marketing của doanh nghiệp Kế hoạch truyền thông là bản tóm tắt các thông tin bao gồm: mục tiêu, đối tượng, kế hoạch triển khai và công cụ truyền thông cho từng thời kỳ. Lập kế hoạch truyền thông marketing sẽ giúp doanh nghiệp định vị rõ ràng các công việc cần làm, giảm thiêu những bat ngờ, xác định nguồn nhân lực phù hop, tránh lãng phí tiền bạc đầu tư.
Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ đánh giá được hiệu quả và những hạn chế cần khắc phục để cải thiện chiến lược truyền thông marketing trong tương lai. Lập kế hoạch truyền thông cũng có thé giúp các công ty dự đoán những thay đổi gần đây của thị trường và tìm ra giải pháp thích hop. Dé phát triển một kế hoạch truyền thông toàn diện những người truyền thông phải thực hiện qua các bước: 1. Xác định công chúng nhận tin mục tiêu.