Tăng Cường Kiểm Soát Chi Phí Xây Lắp Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Giao Thông Quảng Ngãi

Luận văn thạc sĩ kỹ thuật phân tích tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng giao thông quảng ngãi, đánh giá thực trạng, chỉ ra hạn chế, đề xuất giải pháp

• Tác giả: Lê Thị Hồng Yến
• Người hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn
• Trường học: Đại học Đà Nẵng
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Tăng Cường Kiểm Soát Chi Phí Xây Lắp Tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Giao Thông Quảng Ngãi
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Đà Nẵng

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.4. Phương pháp nghiên cứu
• 0.5. Kết cấu của luận văn
• 0.6. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
• 1.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ
• 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
• 1.1.2. Vai trò của kiểm soát nội bộ
• 1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.3.1. Môi trường kiểm soát
• 1.1.3.2. Đánh giá rủi ro
• 1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
• 1.1.3.4. Thông tin và truyền thông
• 1.1.3.5. Giám sát
• 1.1.4. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng
• 1.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng
• 1.4. Phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng
• 1.5. Dự toán chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
• 1.6. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng
• 1.6.1. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• 1.6.2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
• 1.6.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
• 1.6.4. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
• 1.7. Kết luận chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG NGÃI
• 2.1. Khái quát chung về Công ty Cổ phần xây dựng giao thông Quảng Ngãi
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty
• 2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và công tác kế toán của công ty
• 2.2. Thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần xây dựng giao thông Quảng Ngãi
• 2.2.1. Xây dựng dự toán chi phí sản xuất ở công ty
• 2.2.2. Tổ chức chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán ở công ty
• 2.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty
• 2.2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần xây dựng giao thông Quảng Ngãi
• 2.3. Kết luận chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG NGÃI
• 3.1. Sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty xây dựng giao thông Quảng Ngãi
• 3.2. Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty xây dựng giao thông Quảng Ngãi
• 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
• 3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí
• 3.2.3. Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí thông qua phân tích chi phí xây lắp
• 3.2.4. Giải pháp hoàn thiện giao khoán giữa công ty với các Đội
• 3.3. Kết luận chương 3
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Tăng Cường Kiểm Soát Chi Phí Xây Lắp

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, việc kiểm soát chi phí xây lắp tại các công ty xây dựng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi cần phải áp dụng các phương pháp hiệu quả để quản lý chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh trên thị trường. Việc kiểm soát chi phí không chỉ giúp giảm thiểu thất thoát mà còn đảm bảo chất lượng công trình.

1.1. Khái Niệm Kiểm Soát Chi Phí Xây Lắp

Kiểm soát chi phí xây lắp là quá trình theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công. Điều này bao gồm việc lập dự toán, theo dõi thực hiện và phân tích các biến động chi phí để đảm bảo rằng các khoản chi phí không vượt quá ngân sách đã định.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Kiểm Soát Chi Phí

Kiểm soát chi phí giúp công ty duy trì tính cạnh tranh và đảm bảo lợi nhuận. Nó cũng giúp phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời. Hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả sẽ tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và có trách nhiệm.

II. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Kiểm Soát Chi Phí

Mặc dù việc kiểm soát chi phí xây lắp rất quan trọng, nhưng Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi vẫn gặp phải nhiều thách thức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kiểm soát chi phí, từ đó làm giảm khả năng cạnh tranh của công ty.

2.1. Những Hạn Chế Trong Hệ Thống Kiểm Soát

Hệ thống kiểm soát chi phí hiện tại còn nhiều hạn chế, như thiếu sót trong việc theo dõi và phân tích chi phí. Điều này dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các khoản chi phí phát sinh không hợp lý, gây ảnh hưởng đến ngân sách.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Dự Toán Chi Phí

Việc lập dự toán chi phí chính xác là một thách thức lớn. Nhiều yếu tố không lường trước được có thể phát sinh trong quá trình thi công, làm cho dự toán ban đầu không còn phù hợp. Điều này đòi hỏi công ty phải có khả năng điều chỉnh linh hoạt.

III. Phương Pháp Tăng Cường Kiểm Soát Chi Phí Xây Lắp

Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí, Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi cần áp dụng một số phương pháp cụ thể. Những phương pháp này không chỉ giúp cải thiện quy trình kiểm soát mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

3.1. Hoàn Thiện Môi Trường Kiểm Soát

Công ty cần xây dựng một môi trường kiểm soát mạnh mẽ, bao gồm việc nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của kiểm soát chi phí. Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên cũng là một phần quan trọng trong việc này.

3.2. Cải Tiến Thủ Tục Kiểm Soát Chi Phí

Cần thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí rõ ràng và cụ thể. Việc này bao gồm việc phân định trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận trong công ty, từ đó đảm bảo rằng mọi khoản chi phí đều được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Và Kết Quả Nghiên Cứu

Việc áp dụng các phương pháp kiểm soát chi phí đã mang lại nhiều kết quả tích cực cho Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi. Những cải tiến này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao chất lượng công trình.

4.1. Kết Quả Đạt Được Từ Kiểm Soát Chi Phí

Sau khi áp dụng các biện pháp kiểm soát chi phí, công ty đã ghi nhận sự giảm thiểu đáng kể trong các khoản chi phí phát sinh. Điều này không chỉ giúp công ty tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động.

4.2. Những Bài Học Kinh Nghiệm

Quá trình kiểm soát chi phí đã giúp công ty nhận ra tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và theo dõi chi phí. Những bài học này sẽ là nền tảng cho các dự án trong tương lai, giúp công ty phát triển bền vững.

V. Kết Luận Và Tương Lai Của Kiểm Soát Chi Phí

Việc tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững. Công ty cần tiếp tục cải tiến hệ thống kiểm soát chi phí để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.1. Tương Lai Của Kiểm Soát Chi Phí

Trong tương lai, công ty cần áp dụng công nghệ mới vào quy trình kiểm soát chi phí. Việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí sẽ giúp nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công tác kiểm soát.

5.2. Định Hướng Phát Triển Bền Vững

Công ty cần xây dựng một chiến lược phát triển bền vững, trong đó kiểm soát chi phí là một phần quan trọng. Điều này sẽ giúp công ty không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với kinh tế thế giới, tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gia tăng, đặc biệt trong ngành xây dựng cơ bản – một ngành có vốn đầu tư lớn và thời gian thi công kéo dài. Theo ước tính, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp xây dựng, do đó việc kiểm soát chi phí xây lắp trở thành yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả hoạt động và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi, với hoạt động chính là thi công xây dựng các công trình dân dụng, công cộng và công nghiệp, đang đối mặt với thách thức trong việc kiểm soát chi phí xây lắp chưa chặt chẽ, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện đại.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là phân tích thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào công tác kiểm soát chi phí sản xuất thi công xây dựng công trình tại công ty trong giai đoạn hiện tại. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần giảm thiểu rủi ro tài chính, nâng cao chất lượng công trình và tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên khung lý thuyết về kiểm soát nội bộ (KSNB) theo chuẩn mực quốc tế, trong đó kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do người quản lý và nhân viên thực hiện nhằm đảm bảo ba mục tiêu chính: báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và hoạt động hiệu quả. Hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

Ngoài ra, luận văn áp dụng các mô hình quản lý chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng, tập trung vào phân loại chi phí gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung. Các khái niệm về dự toán chi phí xây lắp, thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung cũng được làm rõ để làm cơ sở phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu hỗn hợp, bao gồm thu thập hồ sơ, tài liệu kế toán và báo cáo tài chính tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi; quan sát trực tiếp hoạt động sản xuất và kiểm soát chi phí; phỏng vấn sâu với kế toán trưởng, các kế toán viên và nhân viên liên quan. Cỡ mẫu nghiên cứu là toàn bộ các bộ phận liên quan đến công tác kiểm soát chi phí trong công ty.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, so sánh số liệu thực tế với dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí qua các chỉ tiêu như tỷ lệ chênh lệch chi phí, mức độ tuân thủ quy trình kiểm soát. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm tài chính gần nhất, tập trung vào các công trình thi công trong năm 2011-2012.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí xây lắp, là khoản chi phí có ảnh hưởng lớn nhất đến giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, công tác kiểm soát nguyên vật liệu tại công ty còn nhiều hạn chế, như việc kiểm soát tồn kho chưa chặt chẽ, dễ phát sinh thất thoát và lãng phí.

2. Chi phí nhân công trực tiếp chiếm khoảng 20% tổng chi phí xây lắp, nhưng việc kiểm soát thời gian lao động, bảng chấm công và tính lương còn chưa đồng bộ, dẫn đến sai sót và gian lận trong khai báo số giờ công và số lượng nhân công.

3. Chi phí sử dụng máy thi công chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng chi phí, nhưng công tác quản lý vận hành, bảo dưỡng và phân bổ chi phí máy móc chưa được thực hiện hiệu quả, gây lãng phí nhiên liệu và hao mòn thiết bị.

4. Chi phí sản xuất chung chưa được kiểm soát chặt chẽ, đặc biệt trong việc phân bổ chi phí quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí công cụ dụng cụ, dẫn đến việc phản ánh chi phí không chính xác và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty chưa hoàn thiện, đặc biệt là môi trường kiểm soát và hoạt động kiểm soát chưa được đồng bộ và chặt chẽ. So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng tại các doanh nghiệp khác, công ty còn thiếu các quy trình kiểm soát chi tiết và công cụ quản lý hiện đại như phần mềm quản lý chi phí xây dựng. Việc thiếu sự phân công trách nhiệm rõ ràng và giám sát định kỳ cũng làm giảm hiệu quả kiểm soát.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ chi phí từng loại so với tổng chi phí xây lắp, bảng so sánh chi phí thực tế và dự toán theo từng công trình, giúp minh họa rõ ràng các điểm yếu trong kiểm soát chi phí. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ: Xây dựng văn hóa kiểm soát trong toàn công ty, nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ nhân viên về kiểm soát chi phí. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Giám đốc phối hợp Phòng Tổ chức hành chính chủ trì.

2. Cải tiến thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu và nhân công: Áp dụng quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua hàng, nhập kho, xuất kho đến sử dụng thực tế, đồng thời tăng cường kiểm tra, đối chiếu bảng chấm công và hợp đồng lao động. Thời gian triển khai 3 tháng, do Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật và Phòng Kế toán tài chính thực hiện.

3. Tăng cường kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: Phân công rõ trách nhiệm quản lý, vận hành, bảo dưỡng máy móc; áp dụng hệ thống theo dõi giờ máy và nhiên liệu; kiểm tra định kỳ tình trạng kỹ thuật thiết bị. Thời gian thực hiện 4 tháng, do Phòng Kỹ thuật và Phòng Kế toán phối hợp thực hiện.

4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo và phân bổ chi phí sản xuất chung: Xây dựng quy trình phân bổ chi phí minh bạch, áp dụng phần mềm quản lý chi phí để theo dõi và báo cáo chính xác. Thời gian thực hiện 6 tháng, do Phòng Kế toán tài chính chủ trì.

5. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo về kiểm soát chi phí, kế toán xây dựng và quản lý dự án cho cán bộ liên quan. Thời gian thực hiện liên tục, do Phòng Tổ chức hành chính phối hợp Phòng Kế toán tổ chức.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của kiểm soát chi phí xây lắp, từ đó xây dựng chiến lược quản lý hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao lợi nhuận.

2. Phòng kế toán và tài chính doanh nghiệp xây dựng: Cung cấp các quy trình, thủ tục kiểm soát chi phí chi tiết, giúp cải thiện công tác hạch toán, báo cáo và phân tích chi phí.

3. Phòng kỹ thuật và quản lý dự án: Hỗ trợ trong việc lập dự toán, theo dõi tiến độ thi công và kiểm soát chi phí thực tế, đảm bảo công trình hoàn thành đúng chất lượng và ngân sách.

4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Là tài liệu tham khảo quý giá về kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng, cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để phát triển nghiên cứu sâu hơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao kiểm soát chi phí xây lắp lại quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng?
   Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp giảm thất thoát, lãng phí, đảm bảo công trình đúng tiến độ và chất lượng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trường.

2. Các loại chi phí chính trong xây lắp gồm những gì?
   Bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chiếm 60-70%), chi phí nhân công trực tiếp (khoảng 20%), chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.

3. Phương pháp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu hiệu quả là gì?
   Kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua hàng, nhập kho, xuất kho đến sử dụng thực tế, kết hợp kiểm kê định kỳ và đối chiếu chứng từ để phát hiện sai phạm.

4. Làm thế nào để kiểm soát chi phí nhân công tránh gian lận?
   Áp dụng quy trình chấm công, tính lương minh bạch, đối chiếu khối lượng công việc thực tế với bảng chấm công, đồng thời phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận.

5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công?
   Phân công trách nhiệm quản lý, theo dõi giờ vận hành, bảo dưỡng định kỳ, kiểm soát nhiên liệu và chi phí sửa chữa, áp dụng công nghệ quản lý hiện đại.

Kết luận

• Kiểm soát chi phí xây lắp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng nâng cao hiệu quả sản xuất và cạnh tranh trên thị trường.
• Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông Quảng Ngãi hiện còn tồn tại nhiều hạn chế trong kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công và chi phí sản xuất chung.
• Hệ thống kiểm soát nội bộ chưa hoàn thiện, thiếu đồng bộ và chưa áp dụng công nghệ quản lý hiện đại là nguyên nhân chính.
• Luận văn đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, cải tiến thủ tục kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực nhân sự.
• Các bước tiếp theo cần triển khai ngay là xây dựng kế hoạch thực hiện giải pháp trong 6 tháng tới, đồng thời tổ chức đào tạo và giám sát hiệu quả thực thi.

Hành động ngay hôm nay để tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp, nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh cho doanh nghiệp xây dựng của bạn!

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Các luật lệ và quy định được tuân thủ. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ Từ khái niệm nêu trên về KSNB đã phần nào giúp cho chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích: - Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người và tài sản. - Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng những công việc hàng ngày để tập trung vào vấn đề chiến lược. - Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành cụ thể: Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học chứ không phải thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác). Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ không phải thuần túy dựa vào lòng tin.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ a.

Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: - Tính chính trực và giá trị đạo đức. - Đảm bảo về năng lực. - Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý - Cơ cấu tổ chức - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm - Chính sách nhân sự. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính b. Đánh giá rủi ro Các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro.

- Xác định mục tiêu của đơn vị. - Nhận dạng rủi ro. - Phân tích và đánh giá rủi ro. Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện.

Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị. Ø Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Ø Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ.

Ø Kiểm soát vật chất. Ø Kiểm tra độc lập việc thực hiện. Ø Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện. Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả nội bộ và bên ngoài.

Giám sát Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hay định kỳ. Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp,… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.

Luan van 9 Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây: - Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới,… - Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra.

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp,…[7, tr. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG: So với các ngành sản xuất vật chất khác, xây dựng cơ bản có những đặc trưng riêng và ảnh hưởng đến vấn đề kiểm soát chi phí, được thể hiện ở sản phẩm xây dựng và quá trình sản xuất ra sản phẩm của ngành: - Sản phẩm xây dựng mang tính riêng lẻ: Mỗi một sản phẩm xây dựng có những yêu cầu về mặt thiết kế mỹ thuật, kết cấu, hình thức địa điểm xây dựng khác nhau. Chính vì vậy mỗi sản Luan van 10 phẩm xây dựng đều có yêu cầu quản lý, tổ chức thi công và biện pháp thi công phù hợp với đặc điểm từng công trình cụ thể, có như vậy việc sản xuất thi công mới mang lại hiệu quả cao và đảm bảo cho việc sản xuất liên tục.

Đặc điểm này yêu cầu mỗi sản phẩm xây dựng phải lập dự toán, và dự toán được sử dụng làm cơ sở, thước đo để kiểm soát chi phí Do sản phẩm có tính chất đơn chiếc và được sản xuất theo đơn đặt hàng nên chi phí bỏ vào sản xuất thi công cũng hoàn toàn khác nhau giữa các công trình - Sản phẩm xây dựng có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công dài : Các công trình xây dựng cơ bản có thời gian thi công dài, trong thời gian sản xuất thi công xây dựng chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội nhưng lại sử dụng nhiều vật tư, nhân lực của xã hội thời gian thi công dài nên kỳ tính giá thành thường không xác định hàng tháng như trong sản xuất công nghiệp mà được xác định theo thời điểm khi công trình, HMCT hoàn thành hay thực hiện bàn giao thanh toán theo giai đoạn quy ước, tùy thuộc vào kết cấu, đặc điểm kỹ thuật và khả năng về vốn của đơn vị xây dựng. Điều này đặt ra thủ tục kiểm soát chi phí theo tiến độ thi công thực hiện công trình trong quá trình sản xuất của từng sản phẩm thông qua bảng dự toán tiến độ sản xuất có kèm theo dự toán chi phí. Việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá thành sẽ góp phần to lớn trong việc quản lý sản xuất thi công và chi phí trong quá trình thi công đạt hiệu quả cao nhất - Thời gian sử dụng sản phẩm xây dựng dài: Các công trình xây dựng cơ bản có thời gian sử dụng dài nên mọi sai lầm trong quá trình thi công thường khó sửa chữa, phải phá đi làm lại, vừa gây lãng phí vừa để lại hậu quả có khi rất nghiêm trọng, lâu dài và khó khắc phục. Do vậy mà trong quá trình thi công xây dựng công trình cần phải thường xuyên kiểm tra giám sát chất lượng công trình Luan van 11 - Sản phẩm xây dựng cơ bản được sử dụng tại chỗ, địa điểm xây dựng luôn luôn thay đổi theo địa bàn thi công: Do đặc điểm này nên sẽ phát sinh thêm chi phí như điều động công nhân, máy thi công, chi phí và xây dựng các công trình tạm thời cho công nhân và cho máy thi công.

Điều này dẫn đến việc sử dụng lực lượng lao động thuê ngoài tại chỗ, nơi thi công công trình, để giảm chi phí di dời, cần kiểm soát chặc chẽ chi phí này - Sản xuất sản phẩm xây dựng cơ bản thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp bởi điều kiện môi trường, thiên nhiên, thời tiết và do đó việc thi công xây dựng ở một mức nào đó mang tính thời vụ Trong quá trình thi công cần tổ chức quản lý lao động, vật tư chặt chẽ bảo đảm thi công nhanh đúng tiến độ khi thời tiết thuận lợi. Trong điều kiện không thuận lợi ảnh hưởng đến chất lượng thi công, các thiệt hại phát sinh do ngừng sản xuất, doanh nghiệp cần có kế hoạch điều độ cho phù hợp nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.