Chương 1 là chương mà tác giả tiến hành tổng quan về cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, tính hữu hiệu của hệ thống kểm soát nội bộ cùng tổng quan các nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan để từ đó làm cơ sở đề xuất mô hình nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu.1 Cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ, tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ 1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ Trên thế giới, hiện nay có rất nhiều định nghĩa/ khái niệm khác nhau khi nhắc đến thuật ngữ KSNB. Tùy theo từng lĩnh vực hoạt động hay yêu cầu quản trị khác nhau mà mỗi tổ chức hình thành các khái niệm khác nhau về KSNB. Một số định nghĩa/ khái niệm được các tổ chức quốc tế công nhận, sử dụng phổ biến có thể kể đến như: Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), (2003) “KSNB là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản trị và quản lý rủi ro của tổ chức, được hiểu, thực hiện và giám sát tích cực bởi cơ quan quản lý, quản lý và các nhân viên khác để tận dụng các cơ hội và chống lại các mối đe dọa để đạt được mục tiêu của tổ chức”. Theo Ủy ban các tổ chức đồng bảo trợ của Hội đồng quốc gia phòng chống gian lận BCTC Hoa Kỳ (COSO) công bố báo cáo 2013: KSNB là một quá trình, được thực hiện bởi một ban giám đốc, quản lý và nhân viên khác, được thiết kế để đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”.
Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành hệ thống chuẩn mực KSNB cho khu vực công, theo đó, INTOSAI đã tích hợp đầy đủ những lý luận cơ bản theo báo cáo của COSO và trình bày những vấn đề đặc thù của khu vực công. Kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn INTOSAI GOV 9100 được định nghĩa: “KSNB là một quá trình không thể tách rời được thực hiện bởi người quản lý và các 7 cá nhân trong tổ chức và được thiết lập để xác định rủi ro và cung cấp giải pháp tin cậy nhằm đạt được sứ mạng của tổ chức, những mục tiêu chung cần đạt được là”: - Vận hành có trật tự, đạo đức, có tính kinh tế, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả - Thực hiện đầy đủ trách nhiệm giải trình; - Tuân thủ luật pháp và quy định hiện hành - Bảo đảm an toàn nguồn lực chống lại mất mát, lãng phí và thiệt hại." Định nghĩa này lại được khẳng định trong INTOSAI (2013). Đồng thời, phiên bản (2013) có sự bổ sung kiểm soát theo hướng quản trị rủi ro và các biện pháp để giảm thiểu gian lận theo đặc thù hoạt động của các tổ chức cũng như bối cảnh áp dụng công nghệ thông tin, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức. Theo Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 315): Kiểm soát nội bộ: “Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ. Theo Alvin và James (2000), “HT KSNB gồm các chính sách, quy trình, thủ tục được DN thiết kế để đảm bảo độ tin cậy thông tin, bảo vệ tài sản, tính hiệu quả trong hoạt động, sự gắn bó với các chính sách, thủ tục đã được quy định. HT KSNB bao gồm cả KSNB và con người cùng với những phương tiện có tính chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, ổn định, đảm bảo và lâu dài” 8 Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau khi định nghĩa về KSNB, mỗi định nghĩa nhấn mạnh các khía cạnh khác nhau theo từng mục tiêu khác nhau; tuy nhiên điểm chung của các định nghĩa này, “KSNB là quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý và các cá nhân trong đơn vị và được thiết kế để đảm bảo hợp lý việc đạt được mục tiêu chung là đảm bảo độ tin cậy báo cáo, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả và tuân thủ quy định, pháp luật”.
Nghiên cứu này, tác giả sử dụng định nghĩa theo INTOSAI về KSNB để thực hiện các nội dung trong quá trình nghiên cứu.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ * Theo COSO (1992), COSO (2013), “hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 nhân tố có mối quan hệ gắn kết, tương tác qua lại lẫn nhau”, cụ thể: - Môi trường kiểm soát (MTKS): “Nhằm tạo ra nét đặc trưng cho HT KSNB tại đơn vị, nơi mọi thành viên đều tham gia các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ kiểm soát, thì môi trường kiểm soát có ý nghĩa quan trọng trong HT KSNB, là cơ sở, nền tảng cho các thành phần khác của HT KSNB phát huy hiệu quả”. - Đánh giá rủi ro (DGRR): “Mỗi cá nhân trong đơn vị phải ý thức được và đối phó với rủi ro có khả năng xảy ra trong công việc mà mình đảm nhận. Cần đề ra các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động và hướng xử lý, giải quyết các mục tiêu này. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro có khả năng đe dọa các mục tiêu của mình, nhằm tìm ra hướng xử lý, khắc phục tránh ảnh hưởng đến mục tiêu chung của đơn vị”.
- Hoạt động kiểm soát (HDKS): “Căn cứ trên các mục tiêu đề ra, đơn vị cần lựa chọn thực hiện các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế các rủi ro hoặc ngăn ngừa các sai sót, gian lận. Đồng thời, triển khai hoạt động kiểm soát thông qua các nội dung, chính sách đã được thiết lập và triển khai chính sách thành các hành động. Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát có thể diễn ra trong toàn đơn vị ở nhiều cấp độ và nhiều hoạt động”. 9 - Thông tin và truyền thông (TTTT): “Các thông tin mà DN tiếp nhận phải được nhận dạng, thu thập, trao đổi và chia sẻ trong đơn vị sao cho mọi hoạt động trong đơn vị được thuận lợi và nhiệm vụ ở các vị trí việc làm đều hoàn thành.
Thông tin được chứa đựng trong báo cáo và truyền ra bên ngoài cũng như tiếp nhận từ bên ngoài vào phải là các thông tin cần thiết cho mọi hoạt động quản lý và kiểm soát tại đơn vị. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ nhiệm vụ, vai trò của mình trong HT KSNB, cũng như sự tương tác của mình trong mọi hoạt động của đơn vị”. - Giám sát (GS): “Công tác giám sát nhằm đảm bảo mức độ hoàn thành cũng như chất lượng của HT KSNB qua quá trình thực hiện.
Thông qua việc đánh giá HT KSNB, sẽ tìm thấy những khiếm khuyết của HT KSNB và cần có phương án điều chỉnh kịp thời, cần thiết. Thêm vào đó, việc lựa chọn, triển khai và thực hiện đánh giá định kỳ, liên tục để đảm bảo các thành phần nào của HT KSNB hiện hữu và đang hoạt động”. * Cấu trúc và thành phần kiểm soát nội bộ theo INTOSAI Theo INTOSAI (2004), hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần: (1) Môi trường kiểm soát, (2) đánh giá rủi ro, (3) hoạt đông kiểm soát, thông tin và (4) truyền thông, (5) giám sát. - Môi trường kiểm soát (MTKS): Theo Amudo và Inanga (2009), “MTKS được thiết lập trong nội bộ tổ chức, là các yếu tố môi trường thể hiện thái độ, nhận thức về KSNB được thiết lập và duy trì bởi nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức”.
MTKS là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập nguyên tắc kỷ cương và cơ cấu cho tổ chức mà ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống KSNB. Theo Subramaniam và cộng sự (2008), MTKS gồm các yếu tố: Giá trị đạo đức, Sự cạnh tranh của nhân viên, Phong cách lãnh đạo, Phân chia quyền hạn và trách nhiệm 10 - Đánh giá rủi ro: “DGRR là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài”. - Hoạt động kiểm soát: Các HDKS là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra và được thực hiện nghiêm túc trong toàn tổ chức.
Hoạt động kiểm soát tính hữu hiệu cần phải phù hợp với kế hoạch, tiết kiệm chi phí, hợp lý, dễ hiểu và liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. - Thông tin và truyền thông: Hệ TTTT đại diện cho các kênh và phương pháp truyền đạt thông tin quan trọng, chính sách (COSO 2013). TTTT tập trung vào chất lượng của thông tin mà được sử dụng dùng để báo cáo một cách hữu hiệu. Thông tin nên được truyền đạt từ cao xuống thấp dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình và được sử dụng cho bên ngoài và nội bộ.
- Giám sát: HDGS là một trong những khía cạnh quan trọng của hệ thống KSNB trong các tổ chức, là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. COSO (2013) cho rằng “phải giám sát hoạt động của hệ thống KSNB mọi lúc mọi nơi, thực hiện việc đánh giá liên tục và độc lập”. Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo chất lượng của hệ thống KSNB luôn hữu hiệu; do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng.
