CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HỆ THỐNG QUẢN LÝ 5S TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận của hệ thống quản lý 5S tại các doanh nghiệp. Khái niệm và lợi ích của hệ thống quản lý 5S Khái niệm về hệ thống quản lý 5S Để có thể hiểu được hệ thống quản lý 5S, thì trước hết chúng ta phải hiểu được 5S là gì? 5S là một phương pháp quản lý (sản xuất) theo phương pháp Nhật Bản, làm cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing.
Nhằm tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo an toàn. 5S được viết tắt từ 5 chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI_Sàng lọc”, “SEITON_Sắp xếp”, “SEISO_Sạch sẽ”, “SEIKETSU_Săn sóc” và “SHITSUKE_Sẵn sàng”. Sơ đồ 5S áp dụng tại các doanh nghiệp SV: NGUYỄN THỊ THU BA 5 van KHÓA LUẬN TỐT NGHIÊP GVHD: PGS.TS NGUYỄN KHẮC HOÀN Hình 1.2 Sơ đồ mối quan hệ giữa các yếu tố trong 5S SERI_ SÀNG LỌC Bước đầu tiên của 5S, sàng lọc là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Nguyên tắc đơn giản “ Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”! chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ lại những dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những công cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.
Việc sàng lọc được thực hiện theo những bước sau: - Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn - Tổng vệ sinh - Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại nơi làm việc - Xác định khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang kiểm tra. - Liệt kê chi tiết các nguyên nhân gây nên khu vực xấu. - Quyết định phương án hành động hiệu quả - Lên kế hoạch cho việc triển khai. Sàng lọc là cách tuyệt vời giúp tạo không gian nhà xưởng thoáng hơn và loại trừ những vật dụng cũng như các công cụ bị hư, bị hỏng, đồ vật quá hạn, vật phế thải và các nguyên liệu dư thừa.
Đem tái chế (hoặc loại bỏ) tất cả những đồ vật dù là nhỏ nhất nhưng không được sử dụng đến sẽ làm cho không gian làm việc được thông thoáng, đồng thời tăng tính hiệu quả cho bước thứ 2. SV: NGUYỄN THỊ THU BA 6 van KHÓA LUẬN TỐT NGHIÊP GVHD: PGS.TS NGUYỄN KHẮC HOÀN Hình 1.3 Sàng lọc _ SERI SEITON_Sắp xếp. “Đồ vật nào cũng có vị trí riêng của nó” đây là một câu nói rất nổi tiếng của nhà văn Anh Samuel Smile. Đây cũng chính là tinh thần của bước thứ 2 trong hệ thống 5S.
Sau khi đã sàng lọc và quyết định giữ lại những món đồ thật sự cần thiết, bạn phải sắp xếp chúng trong không gian làm việc của mình thật khoa học, dễ nhớ dễ tìm. Mục tiêu của bước Sắp xếp là đảm bảo dòng chảy lao động của một cá nhân được diễn ra trơn tru, hiệu quả. Một điều quan trọng khác, tất cả các dụng cụ lao động sẽ được bày xếp một cách công khai ở khu vực làm việc. Điều này thuộc về nguyên tắc quản lý bằng nhận thức thị giác.
Nó sẽ giúp những người làm việc xung quanh khu vực đó dễ nhận biết, dễ lấy, dễ nhớ và dễ trả lại những dụng cụ mà họ cần. 7 nguyên tắc của sắp xếp_Seiton - Làm theo phương pháp FIFO (vào trước ra trước) đối với các vật dụng lưu giữ. - Phân cho mỗi vật dụng một địa chỉ cất giữ dành sẵn. - Mọi vật dụng kèm theo địa chỉ được phân, đều có gắn nhãn theo hệ thống.
- Đặt vật dụng sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. - Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận dễ dàng. - Các dụng cụ được sử dụng đặc biệt phải để tách riêng với các dụng cụ được dùng phổ biến. SV: NGUYỄN THỊ THU BA 7 van KHÓA LUẬN TỐT NGHIÊP GVHD: PGS.TS NGUYỄN KHẮC HOÀN - Đặt các dụng cụ thường sử dụng bên cạnh người sử dụng.4 SEITON_Sắp xếp SEISO_Sạch sẽ.
Ngoài khía cạnh sắp xếp khoa học, một khu làm vực làm việc tiêu chuẩn trong 5S cũng cần phải được giữ vệ sinh sạch sẽ. Việc đảm bảo mỹ quan cho môi trường giúp nhân viên có tâm lý tươi mới và thoải mái hơn khi bắt tay vào làm việc. Lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ. Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng.
Vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì. Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho nhân viên từng khu vưc cụ thể. Đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc vệ sinh và kiểm tra. Trong bước này, tổ chức doanh nghiệp cần duy trì môi trường làm việc sạch sẽ hàng ngày, hàng tuần.
Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, được giám sát. Mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.5 Seiso_ Sạch sẽ SV: NGUYỄN THỊ THU BA 8 van KHÓA LUẬN TỐT NGHIÊP GVHD: PGS.TS NGUYỄN KHẮC HOÀN SEIKETSU_Săn sóc. Bước săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3 bước đầu tiên của phương pháp 5S theo hệ thống. Để đảm bảo phương pháp 5S được vận hành có hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập những quy chuẩn nêu rõ phạm vi, trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 5S tại từng vị trí.
S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.6 Seiketsu_săn sóc SHITSUKE_Sẵn sàng. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn. Khó khăn lớn trong thực hiện 5S là việc tuân thủ các quy định.
Vì vậy, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật. Trong bước này, việc đào tạo các quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lới nói, và luôn đảm bảo mọi người (liên quan) đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn như bảng kiểm tra, tiêu chuẩn thao tác. Ngoài ra, tổ chức cần đảm bảo các thực hành đúng được đào tạo và trình diễn, trong khi các thực hành không đúng phải được nhận biết và xử lý. Hãy SV: NGUYỄN THỊ THU BA 9 van KHÓA LUẬN TỐT NGHIÊP GVHD: PGS.TS NGUYỄN KHẮC HOÀN đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công Từ những hiểu biết về 5S như đã trình bày trên, ta có thể hiểu hệ thống quản lý 5S như sau: Hệ thống quản lý 5S là hệ thống quản lý huy động tất cả thành viên của công ty tham gia vào việc quản trị chất lượng từ cấp cơ sở.
Hệ thống 5S bao gồm xây dựng mục tiêu, hoạch định cơ cấu, trách nhiệm và quy trình 5S của công ty. Nó cũng bao gồm việc đào tạo, thực hiện, kiểm tra, đánh giá và tập trung vào sự duy trì liên tục hệ thống. Chương trình 5S giúp đơn giản hóa môi trường làm việc, giảm thiểu các hoạt động thừa thải và không cần thiết, đông thời giúp tăng cường hiệu quả của chất lượng, giảm chi phí và đảm bảo sự an toàn. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý 5S.
5S là một chương trình nâng cao năng suất phổ biến ở Nhật Bản và dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác trên Thế giới. Nó bắt nguồn từ Nhật Bản, ở mọi nơi, ở mọi công việc, người Nhật luôn muốn khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình. Khi chương trình 5S thực hiện thành công sẽ đưa lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp: - Nâng cao năng xuất (P_Productivity) - Nâng cao chất lượng (Q_Quality) - Giảm chi phí (C_Cost) - Giao đúng hạn (D_Delevery) - An toàn cho người lao động (S_Safety) - Nâng cao tinh thần (M_Mind) Không những mang đến lợi ích cho doanh nghiệp mà bên cạnh đó việc áp dụng hệ thống quản lý 5S còn mang lại nhiều lợi ích cho con người: - Đem lại môi trường làm việc thân ái hơn, gọn gàng và sạch sẽ hơn.
- Tăng cường được sự phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên kỷ luật hơn - Công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn SV: NGUYỄN THỊ THU BA 10 van KHÓA LUẬN TỐT NGHIÊP GVHD: PGS.TS NGUYỄN KHẮC HOÀN - An toàn hơn khi làm việc - Cán bộ công nhân viên tự hào hơn về nơi làm việc của mình - Thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi người Trên cơ sở những lợi ích đó, ta có thể hiểu được tại sao hiện nay có nhiều doanh nghiệp bắt đầu triển khai áp dụng 5S như vậy. Hệ thống 5S có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp lớn nhỏ và bất kì loại hình kinh doanh nào của các doanh nghiệp. Triết lý 5S dễ hiểu, không đòi hỏi những thuật ngữ khó, những chuyên gia mới có thể thực hiện. Mục tiêu, phạm vi và đối tượng chủ yếu thực hiện 5S trong hệ thống quản lý 5S.
Mục tiêu chủ yếu của hệ thống quản lý 5S - Về chất lượng (Q-quality): đảm bảo thành phẩm làm ra không khuyết tật - Về chi phí (C-cost): không lãng phí, giảm chi phí đầu vào qua đó nâng cao năng suất. - Về giao hàng (D-delivery): giao hàng đúng thời gian theo quy định trong hợp đồng đã kí kết - Về an tàn (S-safety): tạo môi trường làm việc an toàn, không có tai nạn gì xảy ra đối với người lao động - Về tinh thần (M-mind): môi trường làm việc sạch sẽ. - Về môi trường (E-environment): không gây ô nhiễm Phạm vi và đối tượng chủ yếu thực hiện 5S trong hệ thống quản lý 5S Phạm vi thực hiện: Hệ thống quản lý 5S sẽ được triển khai thực hiện tại tất cả các phòng ban, mọi nơi mọi chỗtrong các doanh nghiệp mà đặc biệt là tại các khu vực sản xuất, khu vực hành chính.