Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics và quản trị chuỗi cung ứng tại Việt Nam đang duy trì tốc độ phát triển hàng năm từ 14% đến 16%. Theo thống kê của Ngân hàng Thế giới (World Bank), Việt Nam xếp thứ 64/160 quốc gia về chỉ số hiệu quả logistics (LPI) và đứng thứ 4 trong khu vực Đông Nam Á (ASEAN). Cùng với sự bùng nổ của thương mại điện tử và quá trình chuyển đổi số trong cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tự động hóa và tối ưu hóa hệ thống vận hành vận tải ngày càng trở nên cấp thiết.

Công ty Cổ phần Giải pháp Chuỗi Cung ứng Smartlog là đơn vị tiên phong trong phân khúc công nghệ logistics (Logtech) tại Việt Nam, vốn có thế mạnh triển khai các giải pháp quản trị chuỗi cung ứng cho các tập đoàn lớn. Bước sang năm 2022, doanh nghiệp tiến hành mở rộng thị phần sang nhóm đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Khác với các doanh nghiệp lớn có nguồn lực mạnh, các doanh nghiệp SME thường gặp nhiều rào cản về chi phí, nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật khi tiếp cận các hệ thống quản trị vận tải toàn diện. Điều này đòi hỏi việc thiết kế một hệ thống quản trị vận tải tinh gọn, chuyên biệt hóa quy trình và thân thiện với người dùng.

Khóa luận / báo cáo thực tập tốt nghiệp này tập trung vào các mục tiêu và phạm vi cụ thể:

  • Mục đích đề tài: Phân tích nghiệp vụ và triển khai thử nghiệm hệ thống quản trị vận tải dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (STM SME) tại Công ty Cổ phần Giải pháp Chuỗi Cung ứng Smartlog.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
    1. Khảo sát tổng quan về doanh nghiệp thực tập và vai trò của vị trí Phân tích kinh doanh (Business Analyst - BA) trong ngành Logtech; phân tích các yêu cầu của người dùng để xác định các bài toán nghiệp vụ cần xử lý.
    2. Phân tích chi tiết quy trình, thiết kế các sơ đồ đặc tả chức năng và trải nghiệm triển khai hệ thống quản trị vận tải STM SME trên thực tế.
  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản trị vận tải dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (STM SME) do Smartlog phát triển.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Nền tảng hệ thống STM thuộc Công ty Cổ phần Giải pháp Chuỗi Cung ứng Smartlog.
    • Thời gian: Thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài từ ngày 30/09/2022 đến ngày 11/12/2022 (kỳ thực tập từ ngày 01/09/2022 đến ngày 09/12/2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình ứng dụng

Đề tài dựa trên sự kết hợp giữa lý thuyết phân tích hệ thống thông tin quản lý và nghiệp vụ quản trị logistics hiện đại:

  • Nghiệp vụ Phân tích kinh doanh (Business Analysis): Áp dụng lý thuyết của Matthew Martin (2022) về vai trò của chuyên viên BA trong việc làm cầu nối giữa nhu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp và đội ngũ kỹ thuật phần mềm. Quy trình phân tích nghiệp vụ chuẩn được vận dụng gồm 6 giai đoạn: Phân tích hệ thống doanh nghiệp; Xây dựng và quản lý các yêu cầu nghiệp vụ; Khơi gợi yêu cầu; Phân tích yêu cầu và chuẩn bị tài liệu; Truyền tải yêu cầu; Đo lường và kiểm định giải pháp.
  • Các công cụ mô hình hóa quy trình (Functional Specification):
    • Sơ đồ Use Case (UML): Xác định tác nhân (Actors), các hành vi cốt lõi (Main Use Cases), các quan hệ phụ thuộc (<<include>>, <<extend>>), phân nhóm hành vi chuyên biệt (Specific Use Cases) và ranh giới hệ thống (System Boundary).
    • Ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN - Business Process Modeling Notation): Sử dụng các thành phần chuẩn gồm Phân làn (Swimlanes: Pool, Lane), Phần tử luồng (Flow Elements: Activities, Events, Gateways), và Đối tượng kết nối (Connecting Objects: Sequence Flows, Message Flows, Data Stores/Objects).
    • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram): Xây dựng cấu trúc xử lý thông tin qua 4 thành phần cơ bản (Process, External Entity, Data Store, Data Flow) từ mức ngữ cảnh (Context Diagram) đến DFD Cấp 1 và Cấp 2.
  • Khái niệm Logistics điện tử (E-logistics): Sự tích hợp giữa công nghệ thông tin và quy trình logistics, vận hành thông qua các mô hình phần mềm dịch vụ SaaS (STM, SWM, SOM) và nền tảng dịch vụ LaaS (STX, COS).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp phân tích - thiết kế hệ thống. Tác giả tiến hành lược khảo tài liệu chuyên ngành, thu thập tài liệu nghiệp vụ thực tế từ doanh nghiệp (Tobe Blueprint, Project Proposal, Site Map), sau đó mô hình hóa các quy trình thực tế bằng công cụ BA chuyên dụng.
  • Phương pháp thực nghiệm & kiểm thử: Phối hợp với đội ngũ Đảm bảo/Kiểm định chất lượng (QA/QC) để thiết kế kịch bản kiểm thử (Test Cases), tìm lỗi (Bugs), tạo yêu cầu điều chỉnh (Tasks) trên Jira, thực hiện Kiểm thử chấp nhận của người dùng (UAT), và biên soạn tài liệu hướng dẫn sử dụng trên nền tảng Gitbook.
  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính và dữ liệu vận hành nội bộ của Công ty Cổ phần Giải pháp Chuỗi Cung ứng Smartlog giai đoạn 2019 - 2021; dữ liệu thử nghiệm từ đối tác triển khai thực tế (Công ty Điện lạnh Sanaky).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về đề tài và cơ quan thực tập

Chương này giới thiệu về bối cảnh hình thành của đề tài và tổng quan doanh nghiệp nơi sinh viên thực tập:

  • Lịch sử hình thành Smartlog: Khởi nghiệp từ tháng 01/2015 bởi ông Đỗ Huy Bình. Doanh nghiệp từng bước phát triển hệ sinh thái phần mềm: ra mắt STM (2017), SWM (2017), Sàn giao dịch vận tải STX (2019), giải pháp tối ưu hóa container COS (2020). Công ty liên tiếp đạt giải thưởng Sao Khuê vào các năm 2019 (sản phẩm STM), 2020 (sản phẩm SWM) và 2021 (sản phẩm COS).
  • Cơ cấu tổ chức: Điều hành bởi Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc (CEO), chia làm 8 phòng ban chuyên trách: CBD (Thương mại & CSKH), SID (Vận hành & Cung cấp giải pháp), PDD (Phát triển sản phẩm), SDD (Xây dựng hệ thống), AID (Giải thuật & CNTT), PLD (Quản lý nền tảng), FID (Kế toán - Tài chính), HRD (Nhân sự).
  • Tình hình hoạt động kinh doanh (2019 – 2021): Doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp duy trì mức tăng trưởng dương liên tục trong 3 năm.
Chỉ tiêu tài chính Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Tăng trưởng 2020/2019 Tăng trưởng 2021/2020
Doanh thu (triệu VNĐ) 25.600 31.100 > 40.000 +21,49% +30,23%
Chi phí (triệu VNĐ) ~24.000 - > 37.000 - -
Lợi nhuận sau thuế (triệu VNĐ) 1.673 2.205 3.084 +31,80% +39,86%
Tỷ suất lợi nhuận 6,53% 7,10% 7,62% - -

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương này tổng kết toàn bộ nền tảng lý thuyết được áp dụng trong quá trình phân tích hệ thống:

  • Hệ thống hóa định nghĩa, trách nhiệm và quy trình 6 bước của nhân viên BA trong môi trường phát triển phần mềm.
  • Đặc tả chi tiết các quy chuẩn cú pháp của sơ đồ Use Case, lược đồ BPMN (quy định về Pool, Lane, 3 nhóm sự kiện, các loại Gateway độc quyền hoặc song song, các liên kết luồng) và mô hình phân rã DFD 5 bước.
  • Khái quát về hệ thống logistics điện tử (E-logistics) và vai trò của giải pháp SaaS/LaaS trong việc cắt giảm chi phí trung gian và nâng cao năng lực cạnh tranh cho chuỗi cung ứng.

Chương 3: Phân tích hệ thống quản trị vận tải cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại công ty Smartlog

Đây là chương trọng tâm của báo cáo, phân tích toàn diện nền tảng STM SME:

  • Tiến độ triển khai dự án STM SME (4 giai đoạn):
    1. Khởi công dự án (01/2022 - 03/2022): Lập kế hoạch, thống nhất roadmap, tích hợp hệ thống cơ sở dữ liệu mẫu và master data vào back-end.
    2. Xây dựng chức năng (03/2022 - 08/2022): Phân tích nghiệp vụ, lập trình 5 khối chức năng (Thiết lập, Vận hành, Thanh toán, Quản trị đội xe nhà, Báo cáo), viết kịch bản kiểm thử (QC test), tiếp nhận lỗi qua Jira và chạy kiểm thử UAT.
    3. Tích hợp hệ thống quản lý trung tâm (08/2022 - 10/2022): Đồng bộ hệ thống với nền tảng quản lý đơn hàng SOM.
    4. Công bố sản phẩm (11/2022): Chính thức đưa sản phẩm ra thị trường (Golive), tập huấn khách hàng bằng dữ liệu thực tế.
  • Phân nhóm đối tượng sử dụng hệ thống (6 nhóm):
    1. Smartlog Admin: Nhân viên Smartlog quản lý tài khoản khách hàng, kích hoạt dùng thử, nâng cấp phiên bản.
    2. Quản trị viên tổng (Admin SME): Khởi tạo danh sách tài khoản con, phân quyền người dùng, thiết lập master data (bắt buộc: danh mục hàng hóa, địa điểm, đối tác, hợp đồng; không bắt buộc: thông tin đội xe nội bộ).
    3. Nhân viên quản trị: Tạo đơn hàng (thủ công hoặc nhập qua Excel), điều phối đơn, tạo chuyến hàng, theo dõi GPS thời gian thực, xác thực chứng từ giao nhận, tính toán lợi nhuận vận hành và kết xuất báo cáo.
    4. Khách hàng của doanh nghiệp: Tạo đơn hàng, gửi yêu cầu điều phối, giám sát trạng thái đơn hàng trên Web/Mobile App và đối chiếu công nợ.
    5. Nhà thầu vận tải (3PL): Tiếp nhận đơn phân bổ, tạo chuyến vận tải dạng nguyên xe (FTL - Full Truckload) hoặc hàng lẻ (LTL - Less than Truckload), phân chia lộ trình cho tài xế và đối chiếu chi phí vận chuyển.
    6. Tài xế: Tiếp nhận chuyến qua Mobile App, cập nhật trạng thái di chuyển, thực hiện check-in/check-out bằng GPS tại các điểm giao nhận, ghi nhận chi phí phát sinh (xăng dầu, trạm thu phí BOT, sửa chữa) và gửi chứng từ điện tử (e-POD).
  • Mô hình hóa quy trình: Xây dựng chi tiết 2 bảng mô tả Use case, 6 lược đồ BPMN quy trình tương ứng với 6 nhóm người dùng, và hệ thống lược đồ luồng dữ liệu DFD.

Chương 4: Kết quả và đánh giá hiệu quả triển khai hệ thống quản trị vận tải cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (STM SME) tại công ty Smartlog

  • Trình bày giao diện thực tế (Demo UI/UX) của các phân hệ: Đăng ký tài khoản khách hàng, quản trị SME, hệ thống TMS điều hành và bảng điều khiển (Dashboard).
  • Hoàn thành bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng chuẩn hóa cho hệ thống STM SME trên Gitbook và bộ slide đào tạo khách hàng.
  • Kết quả chạy thử nghiệm và chuyển giao hệ thống thành công cho đối tác đầu tiên là Công ty Điện lạnh Sanaky vào cuối tháng 11/2022.

Chương 5: Kết luận và định hướng phát triển

  • Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ thực tập của sinh viên trong vai trò BA.
  • Đúc kết các bài học kinh nghiệm về kỹ năng phân tích luồng logic, giao tiếp liên phòng ban và xử lý yêu cầu phát sinh.
  • Đề xuất định hướng phát triển các module mở rộng và kế hoạch hỗ trợ dự án TMS phối hợp với đối tác Deliveree vào đầu năm 2023.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Chuẩn hóa toàn bộ bộ tài liệu phân tích nghiệp vụ cho dự án STM SME, bao gồm hệ thống Use Case, bảng đặc tả luồng công việc BPMN và sơ đồ DFD cho 6 nhóm tác nhân.
  • Hoàn thiện việc đóng gói 5 khối chức năng nghiệp vụ trọng yếu phục vụ đặc thù doanh nghiệp SME:
    1. Khối Thiết lập: Quản lý Master Data (địa điểm, loại hàng, bảng giá, danh mục phương tiện).
    2. Khối Vận hành: Tiếp nhận đơn hàng, gom đơn/tách đơn, lập kế hoạch chuyến hàng theo hình thức FTL và LTL, theo dõi lộ trình xe qua tín hiệu GPS thời gian thực.
    3. Khối Thanh toán & Đối soát: Tự động tính toán chi phí vận chuyển, lập bảng kê đối soát doanh thu giữa doanh nghiệp với khách hàng và chi phí với nhà thầu phụ.
    4. Khối Quản trị đội xe nhà: Quản lý danh sách phương tiện nội bộ, tài xế và các chi phí phụ cấp/sửa chữa phát sinh.
    5. Khối Báo cáo & Phân tích: Tự động kết xuất báo cáo hiệu suất KPI, phân tích doanh thu - chi phí - lợi nhuận theo từng chuyến và hiển thị Dashboard trực quan.
  • Xây dựng thành công tài liệu số hóa hướng dẫn sử dụng trên Gitbook và triển khai các buổi đào tạo nội bộ cũng như bàn giao thực tế cho khách hàng đầu tiên (Công ty Điện lạnh Sanaky).

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Cung cấp giải pháp phần mềm tinh giản hóa so với các phiên bản phần mềm doanh nghiệp lớn phức tạp, giúp các doanh nghiệp SME dễ dàng tiếp cận giải pháp chuyển đổi số trong vận tải với chi phí và thời gian triển khai thấp hơn.
  • Thiết lập quy trình phối hợp chuẩn mực giữa các bên trong chuỗi logistics (Chủ hàng, Doanh nghiệp vận hành, Nhà thầu vận tải, Tài xế) trên một nền tảng dữ liệu số thống nhất.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Nghiên cứu được thực hiện trong thời gian thực tập có hạn (khoảng 3 tháng, từ tháng 09/2022 đến tháng 12/2022).
    • Nguồn thông tin và dữ liệu kiểm thử thực tế chủ yếu mới dừng lại ở dữ liệu mẫu và một số khách hàng thử nghiệm ban đầu (như Sanaky), chưa có số liệu đánh giá tác động tài chính dài hạn sau nhiều năm vận hành.
    • Một số luồng ngoại lệ trong thực tế vận hành phức tạp của các ngành hàng đặc thù chưa được bao quát toàn diện.
  • Hướng phát triển tiếp theo:
    • Tiếp tục hoàn thiện bộ câu hỏi thường gặp (FAQ) và xử lý danh sách cải tiến (improvements) phát sinh từ phản hồi của khách hàng sau thời gian sử dụng thực tế.
    • Mở rộng tích hợp hệ thống với các đối tác vận chuyển thứ ba, trọng tâm là dự án tích hợp với nền tảng Deliveree (Deliveree TMS) vào đầu năm 2023.
    • Ứng dụng sâu hơn các thuật toán tự động phân bổ tuyến đường và phân tích dữ liệu lớn để tối ưu chi phí vận chuyển cho khách hàng SME.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Hệ thống thông tin, Thương mại điện tử, Quản trị chuỗi cung ứng/Logistics: Tham khảo cấu trúc một báo cáo phân tích nghiệp vụ (BA) hoàn chỉnh trong môi trường doanh nghiệp thực tế.
  • Chuyên viên Phân tích kinh doanh (Junior BA): Tham khảo phương pháp xây dựng sơ đồ Use case, phân rã quy trình bằng chuẩn BPMN (Pool, Lane, Activity, Gateway) và cách thức viết tài liệu hướng dẫn kỹ thuật trên Gitbook.
  • Các nhà quản trị doanh nghiệp SME: Có thêm góc nhìn thực tế về quy trình số hóa và triển khai phần mềm quản lý vận tải (TMS) nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành chuỗi cung ứng.

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống STM SME phân loại những nhóm đối tượng sử dụng nào?

Hệ thống STM SME được phân quyền cho 6 nhóm tác nhân cụ thể:

  1. Smartlog Admin (nhân viên quản trị hệ thống của Smartlog).
  2. Quản trị viên tổng (Admin thuộc doanh nghiệp SME).
  3. Nhân viên quản trị hệ thống (nhân viên điều hành của SME).
  4. Khách hàng của doanh nghiệp (đối tác mua hàng/gửi hàng).
  5. Nhà thầu vận tải (đơn vị 3PL nhận vận chuyển).
  6. Tài xế (tài xế nội bộ hoặc tài xế của nhà thầu, thao tác qua Mobile App).

2. Dự án phát triển STM SME tại Smartlog trải qua những giai đoạn nào?

Dự án được triển khai qua 4 giai đoạn chính trong năm 2022:

  • Giai đoạn 1 (01/2022 – 03/2022): Khởi công dự án, xác định kế hoạch, tích hợp cơ sở dữ liệu mẫu.
  • Giai đoạn 2 (03/2022 – 08/2022): Xây dựng 5 khối chức năng, kiểm thử chất lượng (QC), rà soát lỗi trên Jira và kiểm thử UAT.
  • Giai đoạn 3 (08/2022 – 10/2022): Tích hợp hệ thống với nền tảng quản trị trung tâm SOM.
  • Giai đoạn 4 (11/2022): Chính thức công bố sản phẩm (Golive), tập huấn người dùng và triển khai thực tế.

3. Phương thức tạo đơn hàng và tạo chuyến hàng trong STM SME được thiết kế như thế nào?

  • Tạo đơn hàng: Có thể thực hiện bởi cả Khách hàng và Nhân viên quản trị theo 2 hình thức: tạo thủ công từng đơn lẻ hoặc tải lên đồng loạt qua tệp tin mẫu Excel.
  • Tạo chuyến hàng: Nhân viên quản trị hoặc Nhà thầu vận tải lựa chọn các đơn hàng đã duyệt để ghép chuyến theo hình thức FTL (nguyên xe) hoặc LTL (ghép đơn hàng lẻ), điều phối cho đội xe nội bộ hoặc giao cho nhà thầu phụ vận chuyển.

4. Tình hình kinh doanh của Smartlog giai đoạn 2019 – 2021 được ghi nhận ra sao?

Doanh nghiệp đạt mức tăng trưởng liên tục:

  • Doanh thu tăng từ 25,6 tỷ đồng (năm 2019) lên 31,1 tỷ đồng (năm 2020, tăng 21,49%) và vượt 40 tỷ đồng (năm 2021, tăng 30,23%).
  • Lợi nhuận sau thuế tăng từ 1,673 tỷ đồng (2019) lên 2,205 tỷ đồng (2020) và đạt 3,084 tỷ đồng (2021). Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu các năm đều đạt trên 6,5%.

5. Nhiệm vụ chính của sinh viên trong vai trò thực tập sinh BA tại dự án là gì?

Sinh viên tham gia tìm hiểu tài liệu Tobe Blueprint; rà soát, chỉnh sửa các sơ đồ BPMN và Use Case; thiết kế proposal giới thiệu dự án; phối hợp kiểm thử hệ thống với đội ngũ QC để phát hiện lỗi; viết tài liệu hướng dẫn sử dụng trên Gitbook; soạn slide đào tạo và hỗ trợ các buổi tập huấn cho khách hàng (như Công ty Sanaky).

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Lê Thanh Hải đã phản ánh chi tiết quy trình phân tích nghiệp vụ và triển khai giải pháp quản trị vận tải STM SME tại Công ty Cổ phần Giải pháp Chuỗi Cung ứng Smartlog. Đề tài vận dụng bài bản các công cụ chuẩn hóa như Use Case, BPMN và DFD để làm rõ luồng tương tác giữa 6 nhóm tác nhân trong hệ sinh thái vận tải. Kết quả nghiên cứu không chỉ góp phần hỗ trợ quá trình hoàn thiện, đóng gói và bàn giao sản phẩm STM SME cho khách hàng thực tế mà còn cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị cao cho sinh viên và các chuyên viên phân tích kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ logistics.