Chương 1, chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm một phần thực trạng hiện nay của một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố đi đầu về ứng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành để có cơ sở cho các nhận xét, đánh giá về hiệu quả và hạn chế trong việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử hiện nay; nêu ra các nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế, trong đó có việc xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình, phƣơng pháp lập, nộp lƣu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi Từ kết quả khảo sát ở Chương 2, chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời chúng tôi cũng tiến hành xây dựng các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp này cho các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi. Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót.
Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy, cô cùng các bạn để hoàn thiện hơn “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”. Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn. Nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía cán bộ, công chức, viên chức của một số sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà nẵng; quý thầy, cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của PGS. Vũ Thị Phụng, chúng tôi đã hoàn thành được đề tài luận văn này.
Nhân đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó. Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2017 Học viên Võ Thị Thanh Châu 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1 HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƢU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1. Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử Vấn đề khái niệm là một trong những vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt lý lý luận cần được nghiên cứu và giải quyết. Theo khảo sát của chúng tôi, hiện nay trong các văn bản pháp lý hiện hành, diễn đàn khoa học có rất nhiều khái niệm liên quan đến hồ sơ điện tử, nhưng cách sử dụng, cách giải thích chưa thống nhất.
Do vậy, để có cơ sở khoa học tiến hành nghiên cứu đề tài, đồng thời hiểu rõ cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu, chúng tôi sử dụng các khái niệm, giải thích thuật ngữ được ghi trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu. Đối với các khái niệm, giải thích thuật ngữ chưa được xác định trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu; chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế thừa từ các kết quả nghiên cứu của các đề án và luận văn liên quan để xác định. Tài liệu Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định.
Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác. Dưới góc độ pháp lý, theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. Trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng giải thích này của Luật Lưu trữ.
Tài liệu điện tử Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ nên khái niệm về tài liệu điện tử hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên cứu trong nước. Bên cạnh đó, trong các văn bản pháp lý hiện hành chưa giải nghĩa thuật ngữ này nên rất nhiều cơ quan, nhiều cán bộ chuyên môn bị lúng túng, vướng mắc khi thực hiện. Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể. Song, có thể tổng hợp thành hai cách hiểu sau đây: 1) “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)”.2 2) “Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc được nhờ máy quét.
Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử. Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy”.3 Riêng trong đề tài này, chúng tôi sử dụng cách hiểu thứ nhất là: “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá (digitalised)”. 2 Vũ Hồng Mây (năm 2010): Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng [29, tr. 3 Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008): Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8 [10, tr.
18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Tài liệu lưu trữ điện tử “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. “Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử, cần chú ý thêm các thuật ngữ liên quan như: - Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Dữ liệu: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự. - Dữ liệu thông tin đầu vào: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. - Dữ liệu đặc tả (Metadata): “Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3, Điều 3 Nghị định số 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 64/2007/CP-NĐ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước).
“Dữ liệu đặc tả (Metadata) hay còn gọi là siêu dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung, cấu trúc và quản lý tài liệu theo thời gian.12 - Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489). Hiểu một cách đơn giản thì siêu dữ liệu là dữ liệu để mô tả dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người sử dụng, thông tin metadata sẽ cung cấp những thông tin cho phép họ hiểu rõ hơn bản chất về dữ liệu mà họ đang có. Những thông tin này sẽ giúp cho người dùng có được những quyết định sử dụng đúng đắn và phù hợp về dữ liệu mà họ có.
Tuỳ thuộc vào từng mục đích sử dụng khác nhau, từng loại dữ liệu khác nhau mà cấu trúc và nội dung dữ liệu metadata có thể có những sự khác biệt. Thực ra trong hoạt động tài liệu lưu trữ truyền thống, từ lâu đã có những khái niệm liên quan đến siêu dữ liệu. Các sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, thẻ tra cứu, ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ… là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ. Đối với các hồ sơ trên vật mang tin là giấy, siêu dữ liệu chính là các yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ (tiêu đề hồ sơ, tên phông, số lưu trữ, thời gian, ký hiệu hồ sơ…).
Đối với các hồ sơ điện tử, siêu dữ liệu là tiêu đề hồ sơ, đường dẫn đầy đủ của hồ sơ (tương đương với số lưu trữ hồ sơ), thời gian, tên thư mục, phần mềm/chương trình quản lý hồ sơ… Các yếu tố của siêu dữ liệu không chỉ mô tả bản thân tài liệu mà cả con người,quá trình và hệ thống đang quản lý, tạo lập, lưu giữ và sử dụng chúng, cũng như cả nguyên tắc mà tài liệu tuân theo.