Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa tại Trung tâm khai thác Viettel Post – chi nhánh Huế

Khóa luận phân tích quy trình giao nhận hàng hóa tại Viettel Post chi nhánh Huế

• Tác giả: Nguyễn Thị Bích Phương
• Người hướng dẫn: TS. Lê Thanh An
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa tại Trung tâm khai thác Viettel Post – chi nhánh Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan quy trình giao nhận hàng hóa Viettel Post chi nhánh Huế

Dịch vụ logistics giữ vai trò quyết định trong việc kết nối thị trường tiêu dùng. Tại Thừa Thiên Huế, nhu cầu thương mại điện tử tăng trưởng mạnh mẽ trong giai đoạn vừa qua. Trung tâm khai thác Viettel Post chi nhánh Huế đóng vai trò đầu mối vận hành quan trọng. Đơn vị phụ trách dòng luân chuyển hàng hóa liên tỉnh và nội tỉnh. Quy trình giao nhận tại đây được xây dựng đồng bộ. Mỗi bưu gửi đều trải qua các khâu kiểm soát chặt chẽ. Hệ thống mã vạch giúp theo dõi đường đi của kiện hàng theo thời gian thực. Bưu tá tiếp nhận kiện hàng từ khách hàng hoặc xe trung chuyển. Nhân viên khai thác kiểm tra tình trạng bao bì và trọng lượng kiện hàng. Thiết bị chuyên dụng hỗ trợ phân luồng bưu phẩm tự động và bán tự động. Việc tổ chức vận hành chuyên nghiệp giúp giảm thiểu sai sót kỹ thuật. Hàng hóa được giao đúng tuyến và đúng thời gian cam kết. Trung tâm cũng áp dụng các tiêu chuẩn an toàn bưu chính nghiêm ngặt. Hệ thống giám sát camera hoạt động liên tục tại sàn khai thác. Quy trình chuẩn hóa này tạo nền tảng vững chắc cho uy tín thương hiệu Viettel Post tại miền Trung.

1.1. Khái niệm và các chủ thể tham gia chuỗi giao nhận

Quy trình giao nhận hàng hóa là chuỗi liên kết các hành động bốc dỡ, lưu trữ và vận tải. Mục tiêu cốt lõi là đưa kiện hàng đến tay người nhận nguyên vẹn. Tại chi nhánh Viettel Post Huế, ba chủ thể chính cùng tham gia vận hành. Thứ nhất là chủ hàng, tức cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu chuyển phát kiện hàng. Thứ hai là đơn vị giao nhận, bao gồm đội ngũ bưu tá và nhân sự khai thác kho. Đơn vị này chịu trách nhiệm phân loại, bảo quản và cập nhật mã vận đơn. Thứ ba là người nhận, đối tượng trực tiếp kiểm tra và tiếp nhận bưu phẩm tại điểm đến. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa ba bên bảo đảm hiệu suất giao nhận tối ưu trên địa bàn.

1.2. Vai trò của việc chuẩn hóa giao nhận tại địa phương

Chuẩn hóa quy trình giao nhận mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt cho doanh nghiệp bưu chính. Tại chi nhánh Huế, việc vận hành khoa học giúp giảm thiểu tối đa tình trạng thất lạc. Khách hàng dễ dàng tra cứu lịch trình bưu phẩm trên ứng dụng di động. Tốc độ luân chuyển kiện hàng được cải thiện đáng kể giữa các trung tâm khai thác. Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bến bãi nhờ tối ưu thời gian lưu kho. Hàng hóa được phân luồng chính xác trước khi đưa lên phương tiện vận tải. Điều này giúp giảm tỷ lệ giao trễ và hư hại sản phẩm dọc đường. Đội ngũ nhân viên nâng cao năng suất làm việc qua từng khâu chuyên môn hóa. Uy tín của thương hiệu nhờ đó được khẳng định bền vững tại thị trường miền Trung.

II. Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa Viettel Post chi nhánh Huế

Hoạt động giao nhận tại Trung tâm khai thác Viettel Post chi nhánh Huế đạt được nhiều kết quả tích cực nhưng vẫn đối mặt với không ít thách thức. Trung tâm xử lý lượng hàng hóa lớn mỗi ngày từ nhiều nguồn gửi khác nhau. Hạ tầng kho bãi đã được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động và camera an ninh. Các khu vực phân loại và kệ pallet nhựa giúp bảo quản hàng hóa ngăn nắp. Dù vậy, áp lực gia tăng sản lượng vào mùa cao điểm mua sắm thường gây tắc nghẽn cục bộ. Mặt bằng sàn khai thác đôi khi chưa đáp ứng đủ không gian cho việc xếp dỡ đồng thời. Một số bưu gửi cồng kềnh gặp khó khăn trong quá trình luân chuyển nội bộ. Tỷ lệ hàng tồn kho do người nhận hẹn lịch giao nhiều lần còn ở mức đáng chú ý. Thao tác quét mã vạch thủ công tại một số điểm giao nhận vẫn tiêu tốn thời gian lao động. Điều kiện thời tiết mưa bão đặc thù tại Huế cũng tác động xấu đến tiến độ chuyển phát chặng cuối. Việc phân tích rõ ràng những mặt hạn chế này là tiền đề cần thiết để đơn vị tái cấu trúc vận hành hiệu quả hơn.

2.1. Thực trạng lưu kho và phân loại bưu kiện tại trung tâm

Công tác lưu kho tại chi nhánh Huế tập trung vào các nhóm hàng xuất kho, hàng tồn và hàng chờ hoàn trả. Trung tâm áp dụng quy định tính cước lưu bưu gửi đối với các đơn hoàn trước khi nhập kho bảo quản. Hàng hóa được phân khu rõ ràng, sắp xếp trên kệ pallet nhựa để tránh ẩm ướt và côn trùng gây hại. Không gian kho duy trì hệ thống máy lạnh và thông gió nhằm giữ nguyên trạng chất lượng bưu phẩm. Tuy vậy, diện tích lưu trữ đôi lúc bị quá tải vào các đợt khuyến mại trực tuyến lớn. Việc phân loại hàng hóa vẫn phụ thuộc một phần vào thao tác thủ công của nhân viên. Điều này dễ dẫn đến chậm trễ khi xử lý các bưu kiện có kích thước bất thường.

2.2. Những nút thắt trong công tác phát hàng chặng cuối

Khâu giao hàng chặng cuối chịu ảnh hưởng lớn từ hành vi người nhận và điều kiện ngoại cảnh. Tại thành phố Huế, địa bàn phân tán và nhiều ngõ hẻm nhỏ gây cản trở cho phương tiện giao hàng. Bưu tá thường mất nhiều thời gian liên hệ xác nhận với khách hàng trước khi phát kiện. Khách hàng thường xuyên vắng nhà hoặc yêu cầu đổi giờ hẹn nhận bưu phẩm nhiều lần. Điều này làm tăng chi phí di chuyển và gia tăng số lượng đơn hoàn lưu bưu cục. Ngoài ra, mùa mưa kéo dài gây rủi ro ướt hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển ngoài trời. Đội ngũ nhân viên giao hàng phải chịu áp lực lớn về thời gian hoàn thành chỉ tiêu bưu gửi mỗi ngày.

III. Giải pháp quy trình giao nhận hàng hóa Viettel Post chi nhánh Huế

Để khắc phục những bất cập trên, Viettel Post chi nhánh Huế cần triển khai đồng bộ các giải pháp cải tiến nghiệp vụ. Doanh nghiệp cần đẩy mạnh số hóa quy trình logistics từ khâu nhập kho đến phát hàng. Việc ứng dụng công nghệ định vị và tối ưu hóa tuyến đường giúp bưu tá giảm thời gian di chuyển. Trung tâm khai thác cần phân chia lại mặt bằng chức năng khoa học hơn. Lối đi nội bộ cần đủ rộng để xe nâng và xe đẩy di chuyển thuận tiện. Các kệ kho cần được bố trí theo mức độ luân chuyển của từng mặt hàng. Hàng hóa có tần suất xuất kho cao nên đặt tại khu vực gần cửa xuất nhập. Đơn vị cần nâng cấp phần mềm quản lý kho nhằm tự động hóa cảnh báo đơn tồn. Ngoài ra, việc tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên là điều bắt buộc. Bưu tá cần được trang bị kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống phát sinh với người nhận. Hệ thống giám sát tự động bằng camera trí tuệ nhân tạo sẽ hỗ trợ nhận diện bưu phẩm rách vỡ. Những giải pháp này giúp nâng cao năng suất khai thác và cắt giảm chi phí đáng kể.

3.1. Ứng dụng công nghệ và tự động hóa trong quản lý kho bãi

Tự động hóa kho bãi là giải pháp căn bản để gia tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Trung tâm khai thác Viettel Post chi nhánh Huế cần đầu tư hệ thống băng chuyền phân loại tự động. Công nghệ quét mã vạch tốc độ cao giúp xác định tuyến giao nhận chính xác tuyệt đối. Phần mềm quản lý kho thông minh cho phép theo dõi sức chứa sàn kho theo thời gian thực. Nhân sự kho dễ dàng điều hướng các kiện hàng vào vị trí lưu trữ thích hợp. Hệ thống cảnh báo tự động thông báo các đơn hàng sắp hết hạn lưu kho hoặc cần hoàn gấp. Việc giảm bớt công đoạn ghi chép thủ công giúp hạn chế nhầm lẫn dữ liệu. Nhờ đó, công tác quản trị tồn trữ đạt độ chuẩn xác và minh bạch cao.

3.2. Cải thiện quy trình giao hàng và đào tạo nhân sự bưu tá

Tối ưu tuyến đường giao nhận giúp giảm chi phí xăng xe và nhân lực. Bưu tá cần ứng dụng thuật toán gợi ý lộ trình thông minh trên thiết bị cầm tay. Việc phân chia khu vực phát hàng theo mật độ dân cư giúp bưu tá kiểm soát địa bàn tốt hơn. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế giao tiếp chuẩn mực khi liên hệ với người nhận. Khách hàng cần được thông báo trước khung giờ phát kiện qua tin nhắn tự động. Đồng thời, các lớp huấn luyện nghiệp vụ xếp dỡ hàng cồng kềnh cần duy trì thường xuyên. Bưu tá phải thành thạo kỹ thuật bảo quản bưu phẩm trong mùa mưa bão. Tinh thần trách nhiệm cao của nhân sự sẽ hạn chế tối đa nguy cơ khiếu nại.

IV. Kết luận quy trình giao nhận hàng hóa Viettel Post chi nhánh Huế

Quy trình giao nhận hàng hóa giữ vai trò quyết định đến năng lực cạnh tranh của Viettel Post chi nhánh Huế. Hoạt động bưu chính không đơn thuần là vận chuyển kiện hàng giữa các địa điểm. Đây là bài toán quản trị tổng hợp giữa công nghệ, con người và mạng lưới bến bãi. Việc áp dụng các giải pháp chuẩn hóa nghiệp vụ mang lại giá trị thực tiễn to lớn. Tỷ lệ giao hàng thành công ngay trong lần đầu tiên sẽ tăng trưởng rõ rệt. Chi phí vận hành kho bãi và phương tiện vận tải được kiểm soát chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp cắt giảm đáng kể các hao hụt tài sản do hư hại hoặc thất lạc hàng hóa. Niềm tin của người tiêu dùng và các đối tác thương mại điện tử ngày càng được củng cố. Những kết quả nghiên cứu thực tế tại chi nhánh là cơ sở nhân rộng mô hình cho các đơn vị lân cận. Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, Viettel Post Huế cần tiếp tục đổi mới hạ tầng công nghệ. Sự đầu tư bài bản này sẽ tạo bứt phá mạnh mẽ cho ngành dịch vụ chuyển phát tại địa phương.

4.1. Khả năng ứng dụng thực tiễn trong ngành logistics

Mô hình vận hành tại Viettel Post chi nhánh Huế mang lại nhiều bài học giá trị cho các đơn vị bưu chính khác. Việc chuẩn hóa quy trình phân luồng giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt trước biến động sản lượng. Hệ thống quản trị kho kết hợp công nghệ quét mã vạch có thể chuyển giao cho các bưu cục vệ tinh lân cận. Chuỗi cung ứng vận hành mượt mà giúp giảm tắc nghẽn hàng hóa tại các trạm trung chuyển khu vực. Các doanh nghiệp thương mại điện tử địa phương được hưởng lợi trực tiếp từ tốc độ giao hàng nhanh chóng. Khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ nhờ lộ trình đơn hàng luôn hiển thị minh bạch. Sự thành công này chứng minh vai trò then chốt của việc số hóa nghiệp vụ kho vận.

4.2. Định hướng mở rộng và hoàn thiện chuỗi dịch vụ

Trong giai đoạn tiếp theo, Viettel Post chi nhánh Huế hướng tới hiện đại hóa toàn diện hạ tầng logistics. Trung tâm đặt mục tiêu mở rộng mặt bằng kho bãi nhằm nâng cao sức chứa lưu trữ bưu phẩm. Việc triển khai các trạm nhận hàng tự động giúp khách hàng chủ động thời gian nhận bưu gửi. Đơn vị dự kiến tích hợp công nghệ phân loại hàng hóa thông minh bằng trí tuệ nhân tạo. Hệ thống xe tải vận chuyển chuyên dụng sẽ được tăng cường để đáp ứng nhu cầu giao thương kết nối liên vùng. Đồng thời, doanh nghiệp chú trọng xây dựng văn hóa phục vụ chuyên nghiệp và tận tâm. Những cải tiến này sẽ giữ vững vị thế dẫn đầu của Viettel Post trên thị trường bưu chính miền Trung.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Bích Phương (ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Khoa Kinh tế Phát triển, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế) tiếp cận hoạt động giao nhận trong bối cảnh thương mại điện tử (TMĐT) tại Việt Nam đang tăng trưởng nhanh chóng. Dẫn liệu từ Tạp chí Kinh tế và Dự báo trong nghiên cứu chỉ ra rằng doanh thu thị trường TMĐT Việt Nam dự kiến đạt 13,90 tỷ USD vào năm 2024, với tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR giai đoạn 2023–2029) ước tính đạt 11,21%, hướng tới quy mô thị trường 23,65 tỷ USD vào năm 2029. Số lượng người dùng TMĐT dự kiến chạm mốc 24.610.000 người vào năm 2029 (chiếm 24% dân số Việt Nam năm 2023). Trích dẫn nhận định từ đại diện Viện Nghiên cứu Chiến lược, Chính sách Công Thương (Bộ Công Thương), tác giả khẳng định dịch vụ logistics và chuyển phát là mắt xích thiết yếu để hoàn tất đơn hàng hàng hóa hữu hình.

Là đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post), Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế giữ vị trí kết nối dòng luân chuyển hàng hóa trọng điểm tại khu vực miền Trung. Việc khảo sát quy trình vận hành tại chi nhánh này nhằm mục đích nhận diện các điểm nghẽn kỹ thuật và đề xuất giải pháp cải thiện năng lực vận hành.

Khóa luận xác định hai câu hỏi nghiên cứu:

1. Quy trình giao nhận hàng hóa tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế hiện nay diễn ra như thế nào?
2. Còn có những hạn chế, tồn tại gì trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế?

Mục tiêu chung của nghiên cứu là phân tích quy trình giao nhận hàng hóa tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế, chỉ ra các yếu tố tác động và đề xuất giải pháp hoàn thiện các công đoạn vận hành trong thời gian tới. Các mục tiêu cụ thể gồm ba nhiệm vụ:

1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa và dịch vụ chuyển phát.
2. Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa dịch vụ chuyển phát tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Thừa Thiên Huế.
3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả các hoạt động trong quy trình giao nhận tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa của dịch vụ chuyển phát.
• Phạm vi không gian: Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế, địa chỉ tại số 100 Minh Mạng, phường Thủy Xuân, thành phố Huế.
• Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập, xử lý và đánh giá dữ liệu giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Đánh giá thực trạng các công đoạn tiếp nhận, phân loại, xử lý, lưu kho và vận chuyển hàng hóa chuyển phát.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các nghiên cứu kinh điển và quy định pháp lý hiện hành:

• Khái niệm giao nhận hàng hóa được tổng hợp qua quan điểm của David H. Ballou (2004), Martin Christopher (2005), Gaughan (2007) và định nghĩa pháp lý tại Luật Thương mại Việt Nam năm 2013: giao nhận là chuỗi các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, phân phối và hoàn tất chứng từ phục vụ chủ hàng hoặc nhà vận tải.
• Bản chất hàng hóa được trích dẫn theo Từ điển tiếng Việt, quan điểm kinh tế chính trị của Karl Marx (hàng hóa là sản phẩm của lao động, thỏa mãn nhu cầu con người, thông qua trao đổi mua bán; mang tính hữu dụng, giá trị và độ khan hiếm) và Khoản 1 Điều 4 Luật Giá năm 2012.
• Phân loại dịch vụ chuyển phát: Phân tích 5 loại hình chủ yếu gồm chuyển phát thường (phủ sóng mạng bưu chính công cộng đến 232 quốc gia và vùng lãnh thổ), chuyển phát nhanh EMS, Logistics Eco (bưu chính ủy thác hàng hóa khối lượng lớn), gửi bưu kiện trong nước (giới hạn tối đa 30kg, chiều dài không quá 1,5m, thời gian vận chuyển không quá 6 ngày) và chuyển phát thu tiền hộ (Ship COD).
• Khung pháp lý và quy định: Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ chuyển phát cùng người sử dụng dịch vụ theo Nghị định của Chính phủ; quy định danh mục hàng hóa cấm gửi (chất gây nổ, hàng cấm lưu thông, tiền tệ, ngoại hối).
• Công nghệ logistics: Hệ thống quản lý vận tải (TMS) trên nền tảng đám mây, hệ thống định vị toàn cầu (GPS), công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và trao đổi dữ liệu điện tử (EDI).

Bộ tiêu chí đánh giá quy trình giao nhận được xây dựng theo từng công đoạn:

• Hoạt động tiếp nhận: Đo lường qua Tỷ lệ tiếp nhận đơn hàng thành công và Tỷ lệ tiếp nhận đơn hàng không thành công: $$\text{Tỷ lệ tiếp nhận đơn hàng thành công (%)} = \left(\frac{\text{Tổng số đơn hàng tiếp nhận thành công}}{\text{Tổng số lượt tiếp nhận đơn hàng}}\right) \times 100$$
• Hoạt động phân loại và xử lý: Thống kê số lần thao tác không đạt yêu cầu, bưu phẩm hư hại trong bốc dỡ và phân loại.
• Hoạt động lưu trữ: Đánh giá qua Tỷ lệ hiệu suất sử dụng kho: $$\text{Tỷ lệ hiệu suất sử dụng kho (%)} = \left(\frac{\text{Diện tích kho đã sử dụng}}{\text{Tổng diện tích kho}}\right) \times 100$$
• Hoạt động vận chuyển: Thống kê tổng số lượt vận chuyển không thành công qua các năm.

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Tiếp cận tài liệu nội bộ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và số liệu vận hành giai đoạn 2021–2023 do Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế cung cấp; tham vấn chuyên môn từ Trưởng bưu cục Lê Minh Trung; thu thập tài liệu từ báo cáo ngành và nguồn học liệu số của Trường Đại học Kinh tế Huế.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng phần mềm Microsoft Excel để tổng hợp số liệu, tính toán tần suất và tỷ lệ phần trăm phân loại.
• Phương pháp phân tích số liệu: Áp dụng phương pháp so sánh số tuyệt đối và số tương đối để làm rõ biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận, biến động nhân sự và chỉ số lỗi kỹ thuật.
• Phương pháp phân tích ma trận SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức trong hoạt động giao nhận tại bưu cục.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa của dịch vụ chuyển phát

Chương 1 hệ thống hóa khung lý luận về giao nhận hàng hóa và dịch vụ chuyển phát, phân loại giao nhận theo phạm vi (quốc tế, nội địa), nghiệp vụ (thuần túy, tổng hợp), phương thức vận tải (đường biển, hàng không, đường thủy, đường sắt, ô tô, bưu điện, đường ống, vận tải đa phương thức) và tính chất tổ chức (tự tổ chức hoặc sử dụng dịch vụ Freight Forwarder chuyên nghiệp). Nghiên cứu phân tích các nhóm yếu tố tác động đến hiệu quả chuyển phát: nhóm yếu tố bên ngoài (môi trường cạnh tranh gay gắt về giá và công nghệ, hành vi khách hàng, điều kiện thời tiết bão lũ tại miền Trung, môi trường pháp lý) và nhóm yếu tố bên trong (trình độ khoa học công nghệ, hệ thống kho bãi và phương tiện, năng lực nguồn nhân lực, tiềm lực tài chính và tính chuẩn hóa của quy trình vận hành).

Về mặt thực tiễn, chương này khảo sát mô hình vận hành quy trình giao nhận 4 bước tại Công ty Cổ phần SuperShip (Tiếp nhận hàng hóa $\rightarrow$ Phân loại $\rightarrow$ Sắp xếp và lưu trữ $\rightarrow$ Bàn giao và xuất hàng) gắn với mô hình Smart Logistics và hệ thống băng chuyền phân loại chuyên biệt. Từ kinh nghiệm của SuperShip, tác giả rút ra 4 bài học thực tiễn áp dụng cho Trung tâm khai thác Viettel Post Huế: phân bổ phương tiện vận tải tương thích với tải trọng; đào tạo kỹ năng phần mềm và nghiệp vụ xử lý bưu phẩm cho nhân sự; mở rộng đội xe giao nhận; nâng cao tính bảo mật dữ liệu đơn hàng và thanh toán.

Chương 2: Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế

Chương 2 trình bày tổng quan lịch sử hình thành Tổng Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (thành lập ngày 01/07/1997 với tiền thân là Bộ phận Bưu chính thuộc Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội gồm 5 cán bộ nhân viên phục vụ phát báo quân đội, chuyển đổi cổ phần hóa năm 2009 và được cấp đăng ký doanh nghiệp Tổng công ty vào ngày 13/04/2012). Mạng lưới toàn quốc sở hữu hơn 2.000 bưu cục, hơn 2.000 đại lý thu gom, gần 40.000 cán bộ nhân viên, 3.000 xe tải, 3 trung tâm phân phối vùng, 4 trung tâm FFM, 98 trung tâm cấp tỉnh và hạ tầng chia chọn đạt công suất 42.000 bưu phẩm/giờ (gồm 361 cổng chia nhỏ, 41 cổng chia nặng lên đến 50kg).

Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế thành lập năm 2017 tại 100 Minh Mạng, Thủy Xuân, Huế dưới sự điều hành của Trưởng bưu cục Lê Minh Trung. Cơ cấu tổ chức chia làm 3 bộ phận: Trưởng kho, Nhân viên vận hành và Nhân viên khai thác.

Chỉ tiêu nhân sự	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021 (+/-)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (+/-)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng số nhân sự (người)	25	29	18	+4	+16,00	-11	-37,93
- Nam (người)	24	29	18	+5	+20,83	-11	-37,93
- Nữ (người)	1	0	0	-1	-100,00	0	0,00
- Trình độ Cao đẳng, Đại học (người)	5	8	4	+3	+60,00	-4	-50,00
- Trình độ Trung cấp trở xuống (người)	20	21	14	+1	+5,00	-7	-33,33

Cơ cấu lao động tại trung tâm biến động mạnh: năm 2023 cắt giảm 11 người (-37,93%) do cường độ lao động bốc xếp nặng nhọc và áp lực ca kíp. Tỷ lệ lao động nam chiếm 100% từ năm 2022; nhóm trình độ trung cấp trở xuống luôn chiếm áp đảo (77,78% năm 2023).

Chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: VNĐ)	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng doanh thu	7.116.529.574	8.319.058.215	8.992.248.379	+16,90	+8,09
- Chuyển phát tiết kiệm	648.788.449	809.286.327	970.521.421	+24,74	+19,92
- Chuyển phát hỏa tốc	71.708.196	89.707.642	100.418.163	+25,10	+11,94
- Chuyển phát nhanh	253.173.838	316.577.720	361.820.655	+25,04	+14,30
- Chuyển phát thương mại điện tử	414.151.423	519.217.704	610.626.726	+25,38	+17,61
- Các dịch vụ khác	3.707.384.490	4.383.054.171	5.076.726.652	+18,22	+15,83
- Dịch vụ lưu kho	2.021.323.178	2.201.214.651	2.398.134.762	+8,90	+8,95
Tổng chi phí	3.301.143.001	3.632.101.214	3.852.153.643	+10,03	+6,06
Lợi nhuận trước thuế	3.815.386.573	4.686.957.001	5.140.094.736	+22,84	+9,67

Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng liên tục qua các năm dù đối mặt dịch bệnh năm 2021 và sự cạnh tranh gay gắt năm 2023. Tác giả phân tích sâu quy trình giao nhận thực tế gồm 4 hoạt động liên hoàn:

1. Hoạt động tiếp nhận hàng hóa: Hàng hóa được gom từ bưu cục cấp dưới, các tỉnh khác và đối tác TMĐT chuyển về trung tâm vào buổi sáng. Nhân viên kiểm tra số lượng, tình trạng bao kiện và mã vận đơn.

Chỉ tiêu tiếp nhận hàng hóa	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Tổng lượt tiếp nhận (nghìn đơn)	1.200,0	1.500,0	2.500,0	+25,00	+66,67
Đơn tiếp nhận thành công (nghìn đơn)	1.198,0	1.498,2	2.498,3	+25,06	+66,75
Đơn không thành công (nghìn đơn)	2,0	1,8	1,7	-10,00	-5,56
Tỷ lệ tiếp nhận thành công (%)	99,83	99,88	99,93	-	-

2. Hoạt động xếp dỡ, xử lý và phân loại hàng hóa: Bưu kiện dỡ khỏi xe được đưa lên băng chuyền tự động, quét mã QR cập nhật trạng thái lên hệ thống (tỷ lệ quét đạt 99,99% năm 2021–2022 và chạm mức 100% năm 2023). Phân loại theo thứ tự dịch vụ ưu tiên: Hỏa tốc (VHT) $\rightarrow$ Nhanh (VCN) $\rightarrow$ Tiết kiệm (VTK); theo tính chất mặt hàng: Hàng đông lạnh $\rightarrow$ Thực phẩm $\rightarrow$ Cây cối. Tuy nhiên, sai sót kỹ thuật có xu hướng tăng:

Chỉ tiêu sai sót kỹ thuật	Năm 2021 (lần)	Năm 2022 (lần)	Năm 2023 (lần)	So sánh 2022/2021 (%)	So sánh 2023/2022 (%)
Xếp dỡ không đạt yêu cầu	36	44	63	+22,22	+43,18
Phân loại hàng hóa không đạt	25	35	41	+40,00	+17,14
Hàng hóa hư hại trong quá trình xử lý	14	16	24	+14,28	+50,00

Nguyên nhân gia tăng lỗi do nhân viên bất cẩn (quăng ném, xếp chồng quá cao làm móp méo kiện hàng), tình trạng quá tải cục bộ vào các dịp khuyến mại lớn trên sàn TMĐT khi thiếu nhân lực, khách hàng đóng gói không đúng quy cách và thời tiết mưa bão gây ẩm ướt hàng hóa.

3. Hoạt động lưu trữ hàng hóa: Áp dụng cho hàng chờ xuất, hàng tồn, bưu phẩm hẹn giao lại hoặc hàng chờ duyệt chuyển hoàn. Bưu cục bố trí hàng trên pallet nhựa và giá kệ chuyên dụng, trang bị còi báo động, bình chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động, quạt thông gió và điều hòa chống ẩm mốc.

4. Hoạt động vận chuyển: Bốc xếp hàng lên phương tiện vận tải theo tuyến đường, ưu tiên bưu kiện chuyển phát nhanh và hỏa tốc để đảm bảo toàn trình.

Chương 3: Định hướng và giải pháp giao nhận hàng hóa hiệu quả tại Viettel Post – Chi nhánh Huế

Căn cứ vào kết quả phân tích dữ liệu, chương 3 đề xuất định hướng phát triển và 4 nhóm giải pháp kỹ thuật gắn liền với quy trình vận hành:

• Giải pháp cho hoạt động tiếp nhận: Tổ chức lại lịch trình tiếp nhận bưu phẩm vào khung giờ cao điểm để tránh tắc nghẽn cục bộ; tăng cường kiểm tra bao gói ngay tại đầu bưu cục gửi; chủ động xây dựng phương án bọc che chắn chống thấm trong mùa mưa lũ miền Trung.
• Giải pháp cho hoạt động phân loại và xử lý: Chuẩn hóa thao tác bốc dỡ hàng hóa của nhân viên khai thác, nghiêm cấm hành vi ném hoặc chất bưu kiện quá tải trọng cho phép; tổ chức các đợt tập huấn định kỳ về nhận diện mã tuyến và quy trình quét mã; bổ sung lao động thời vụ vào các tuần lễ khuyến mại cao điểm của sàn thương mại điện tử.
• Giải pháp cho hoạt động lưu trữ: Phân khu vực lưu kho khoa học theo tính chất bưu kiện; duy trì chế độ bảo dưỡng định kỳ hệ thống phòng cháy chữa cháy và hệ thống thông gió; kiểm soát chặt chẽ quy trình thu phí lưu kho đối với các kiện hàng chuyển hoàn hoặc chậm giao.
• Giải pháp cho hoạt động vận chuyển: Tối ưu hóa tải trọng phương tiện theo từng cung đường; kiểm soát chặt chẽ lịch trình vận hành của đội xe tải nhằm hạn chế tối đa các chuyến hàng trễ giờ toàn trình quy định.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại các kết quả định lượng cụ thể phản ánh thực trạng hoạt động của bưu cục qua số liệu nội bộ:

• Đánh giá tăng trưởng kinh doanh: Doanh thu của trung tâm tăng từ 7,12 tỷ đồng (2021) lên 8,99 tỷ đồng (2023); lợi nhuận trước thuế tăng từ 3,82 tỷ đồng lên 5,14 tỷ đồng; hoạt động chuyển phát tiết kiệm và lưu kho đóng góp tỷ trọng ổn định.
• Khẳng định tính chính xác trong công nghệ theo dõi: Tỷ lệ quét mã QR cập nhật trạng thái bưu gửi đạt mức tuyệt đối 100% vào năm 2023; tỷ lệ tiếp nhận đơn hàng thành công nâng từ 99,83% (2021) lên 99,93% (2023), tương ứng xử lý thành công 2,498 triệu đơn hàng trên tổng số 2,5 triệu lượt tiếp nhận.
• Nhận diện các điểm nghẽn vận hành bằng chứng cứ thống kê: Số lần xếp dỡ hàng hóa không đạt tăng từ 36 lần (2021) lên 63 lần (2023); số lần phân loại sai sót tăng từ 25 lần lên 41 lần; số bưu phẩm hư hại trong nội bộ khâu xử lý tăng từ 14 lần lên 24 lần. Sự sụt giảm nhân sự từ 29 người xuống 18 người trong năm 2023 được xác định là nguyên nhân trực tiếp làm tăng áp lực công việc và gia tăng tỷ lệ thao tác lỗi.

Về mặt đóng góp, khóa luận mô tả chi tiết quy trình giao nhận 4 công đoạn tại một trung tâm khai thác bưu chính cấp tỉnh, làm rõ cơ chế phân cấp ưu tiên phân loại (ưu tiên dịch vụ VHT $\rightarrow$ VCN $\rightarrow$ VTK; ưu tiên hàng hóa đông lạnh $\rightarrow$ thực phẩm $\rightarrow$ cây cối). Các giải pháp đề xuất bám sát các hạn chế cơ học tại hiện trường, cung cấp cơ sở dữ liệu thực tiễn cho ban quản lý bưu cục điều chỉnh kế hoạch bố trí lao động và quản lý chất lượng bưu kiện.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế gắn liền với phạm vi triển khai:

• Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại một trung tâm khai thác đơn lẻ (100 Minh Mạng, Huế) trong mốc thời gian 2021–2023; tác giả tự nhận định kinh nghiệm và kiến thức bản thân còn hạn chế nên chưa bao quát toàn bộ các trung tâm khác trong khu vực miền Trung.
• Dữ liệu nghiên cứu chủ yếu dựa trên báo cáo thứ cấp và phỏng vấn cán bộ quản lý nội bộ, chưa thực hiện khảo sát định lượng diện rộng đối với trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng gửi/nhận hàng hay các đối tác thương mại điện tử trên địa bàn.
• Khóa luận dừng lại ở việc xử lý dữ liệu bằng bảng tính Microsoft Excel và thống kê mô tả, chưa áp dụng các mô hình kinh tế lượng hoặc thuật toán tối ưu hóa định tuyến vận tải chuyên sâu.

Hướng nghiên cứu mở rộng:

• Mở rộng phạm vi khảo sát liên kết giữa Trung tâm khai thác Huế với các Mega Hub vùng lân cận (như Đà Nẵng).
• Triển khai điều tra định lượng mức độ hài lòng của khách hàng cá nhân và người kinh doanh trực tuyến về chất lượng dịch vụ giao hàng chặng cuối (Last-mile delivery).

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế phát triển và Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về nghiệp vụ giao nhận bưu chính, vận hành trung tâm phân loại hoặc quản trị kho vận.
• Cán bộ quản lý vận hành tại các chi nhánh chuyển phát nhanh: Nguồn tham khảo hữu ích về phương pháp xây dựng tiêu chí đánh giá quy trình tiếp nhận, lưu kho, tỷ lệ quét mã bưu kiện và phân tích cơ cấu chi phí, doanh thu thực tế.
• Các nội dung đáng tham khảo nhất: Bảng biểu thống kê chi tiết biến động hoạt động kinh doanh (Bảng 2.7), các chỉ số tỷ lệ tiếp nhận (Bảng 2.8) và thống kê lỗi xếp dỡ, phân loại, hư hỏng hàng hóa thực tế qua 3 năm (Bảng 2.10).

Câu hỏi thường gặp

1. Tình hình nhân sự tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế giai đoạn 2021–2023 biến động như thế nào?
Năm 2021 trung tâm có 25 nhân viên, năm 2022 tăng lên 29 người (+16%), nhưng đến năm 2023 giảm mạnh xuống còn 18 người (-37,93%). Về giới tính, năm 2021 có 1 nhân viên nữ (chiếm 4%), từ năm 2022 và 2023 hoàn toàn là lao động nam (100%). Về trình độ học vấn, lao động có trình độ trung cấp trở xuống luôn chiếm đa số: năm 2021 chiếm 80% (20 người), năm 2022 chiếm 72,41% (21 người) và năm 2023 chiếm 77,78% (14 người).

2. Kết quả doanh thu và lợi nhuận của Trung tâm khai thác Huế trong giai đoạn 2021–2023 đạt bao nhiêu?
Doanh thu của trung tâm tăng trưởng đều qua từng năm: năm 2021 đạt 7.116.529.574 đồng, năm 2022 đạt 8.319.058.215 đồng (+16,90%) và năm 2023 đạt 8.992.248.379 đồng (+8,09%). Chi phí tăng tương ứng từ 3,30 tỷ đồng (2021) lên 3,85 tỷ đồng (2023). Lợi nhuận trước thuế ghi nhận mức 3.815.386.573 đồng (2021), 4.686.957.001 đồng (2022, +22,84%) và đạt 5.140.094.736 đồng vào năm 2023 (+9,67%).

3. Hoạt động quét mã QR và tỷ lệ tiếp nhận đơn hàng thành công tại bưu cục đạt mức độ nào?
Tỷ lệ quét mã QR trên bưu kiện để cập nhật trạng thái đơn hàng đạt 99,99% trong hai năm 2021, 2022 và đạt tỷ lệ tuyệt đối 100% trong năm 2023. Tỷ lệ tiếp nhận đơn hàng thành công luôn duy trì trên 99,8%: năm 2021 đạt 99,83% (1.198.000 đơn thành công), năm 2022 đạt 99,88% (1.498.200 đơn thành công) và năm 2023 đạt 99,93% (2.498.300 đơn thành công).

4. Khâu phân loại và xử lý hàng hóa tại bưu cục đang gặp phải những sai sót kỹ thuật nào?
Các sai sót kỹ thuật đều tăng qua các năm: số lần xếp dỡ không đạt tăng từ 36 lần (2021) lên 44 lần (2022) và 63 lần (2023); số lần phân loại sai khu vực tăng từ 25 lần (2021) lên 35 lần (2022) và 41 lần (2023); số lần bưu kiện bị hư hại trong quá trình xử lý tăng từ 14 lần (2021) lên 16 lần (2022) và chạm mức 24 lần (2023). Các nguyên nhân chủ yếu gồm việc quăng ném, xếp chồng quá cao, quá tải bưu phẩm dịp khuyến mại TMĐT và mưa gió gây ẩm ướt bao bì.

5. Thứ tự ưu tiên trong phân loại bưu kiện tại trung tâm được quy định ra sao?
Hoạt động phân loại được thực hiện theo hai nhóm tiêu chí: Thứ tự ưu tiên theo gói dịch vụ gồm dịch vụ hỏa tốc (VHT) $\rightarrow$ dịch vụ vận chuyển nhanh (VCN) $\rightarrow$ dịch vụ vận chuyển tiết kiệm (VTK); thứ tự ưu tiên theo tính chất bưu gửi gồm hàng đông lạnh $\rightarrow$ hàng thực phẩm $\rightarrow$ hàng cây cối.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Bích Phương đã phản ánh chi tiết thực trạng quy trình vận hành giao nhận tại Trung tâm khai thác Viettel Post – Chi nhánh Huế trong giai đoạn 2021–2023 thông qua hệ thống dữ liệu thứ cấp nội bộ. Mặc dù bưu cục đạt chỉ tiêu kinh doanh khả quan và tỷ lệ quét mã kiểm soát trạng thái đơn hàng chạm ngưỡng tuyệt đối, nghiên cứu đã chỉ ra các hạn chế gia tăng về tỷ lệ xếp dỡ không đạt yêu cầu và hư hại hàng hóa do biến động thiếu hụt nhân sự và áp lực quá tải cục bộ. Các nhóm giải pháp hoàn thiện 4 công đoạn tiếp nhận, phân loại, lưu kho và vận chuyển được đề xuất có giá trị ứng dụng thực tế đối với công tác tổ chức khai thác bưu chính tại địa phương.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 – Cơ sở lý luận và thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa của dịch vụ chuyển phát. Chương 2 – Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa của dịch vụ chuyển phát tại Viettel Post – chi nhánh Huế. Chương 3 – Định hướng và giải pháp giao nhận hàng hóa hiệu quả tại Trung tâm khai thác. 4 PHẦ II – ỘI DU G GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬ VÀ THỰC TIỄ VỀ QUY TRÌ H GIAO HẬ HÀ G HÓA CỦA DNCH VỤ CHUYỂ PHÁT 1.1 Lý luận về giao nhận hàng hóa 1.1 Khái niệm giao nhận Theo David H.

Ballou (2004), giao nhận hàng hóa là một phần không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chuyển giao hàng hóa từ người bán đến người mua. Điều này bao gồm vận chuyển, xử lý, lưu kho, giao nhận tại cảng, thủ tục hải quan và các dịch vụ hỗ trợ như bảo hiểm hàng hóa. Theo Martin Christopher (2005) nhấn mạnh rằng giao nhận là một hoạt động trong chuỗi cung ứng có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc kết nối các bộ phận của chuỗi cung ứng. N ó không chỉ là vận chuyển hàng hóa mà còn liên quan đến việc duy trì mối quan hệ giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng, đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian, đúng chất lượng và chi phí hợp lý.

Gaughan (2007) cho rằng giao nhận là quá trình chuyển giao hàng hóa từ nơi này sang nơi khác, bao gồm tất cả các hoạt động liên quan như lưu kho, vận chuyển, xử lý đơn hàng và thủ tục hải quan. Theo Luật thương mại Việt N am 2013 thì “ Giao nhận là các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, phân phối, làm thủ tục chứng từ và các dịhc vụ khác có liên quan đến giao nhận hàng hóa nhằm phục vụ người ủy thác, chủ hàng, nhà vận tải hoặc của người giao nhận khác”. Trong bài khóa luận này, giao nhận hàng hóa có thể được hiểu đơn giản là quá trình tiếp nhận, xử lý, phân loại, lưu kho và vận chuyển hàng hóa tại Trung tâm khai thác.2 Phân loại giao nhận • Căn cứ vào phạm vi hoạt động: Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyển chở quốc tế. Giao nhận nội địa ( giao nhận truyền thống): là hoạt động giao nhận chỉ chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước.

5 • Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh: Giao nhận thuần túy là hoạt động chỉ bao gồm thuần túy việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến. Giao nhận tổng hợp là hoạt động giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,… • Căn cứ vào phương thức vận tải: Giao nhận đường biển Giao nhận đường hàng không Giao nhận đường thủy Giao nhận đường sắt Giao nhận ô tô Giao nhận bưu điện Giao nhận đường ống Giao nhận vận tải liên hợp(Combined Transportation – CT), vận tải đa phương thức ( Multimodel Transportation – MT). • Căn cứ vào tính chất giao nhận: Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh xuất nhập khNu tự tổ chức, không sử dụng lao vụ của Freight Forwarder (giao nhận dịch vụ). Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận (chuyên nghiệp – Freight Forwarding) theo sự ủy thác của khách hàng ( dịch vụ giao nhận).2 Khái niệm hàng hóa Theo Từ điển tiếng Việt: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị.

Hàng hóa theo nghĩa hẹp thì hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định, có thể trao đổi, mua bán được.