Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần PROS Logistics

Đồ án hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường hàng không tại PROS Logistics 2023

• Tác giả: Nguyễn Thị Ngọc Minh
• Người hướng dẫn: Vòng Thình Nam
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần PROS Logistics
• Loại tài liệu: Đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về dịch vụ giao nhận xuất khẩu đường hàng không

Vận tải hàng không đóng vai trò then chốt trong thương mại toàn cầu. Tốc độ luân chuyển nhanh tạo lợi thế cạnh tranh lớn. Công ty Cổ phần PROS Logistics hiện cung cấp dịch vụ giao nhận xuất khẩu đường hàng không với chất lượng cao. Doanh nghiệp kết nối hiệu quả các chủ hàng trong nước với thị trường quốc tế. Mạng lưới đối tác hãng bay của đơn vị liên tục mở rộng. Các tuyến vận chuyển chủ lực bao gồm châu Á, châu Âu và Bắc Mỹ. Quy trình phục vụ tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế. PROS Logistics đảm nhiệm toàn diện các khâu nghiệp vụ phức tạp. Đơn vị tư vấn đóng gói, kiểm tra nhãn mác và lập mã vận đơn. Đội ngũ nhân sự chuyên trách phối hợp chặt chẽ với kho hàng sân bay Tân Sơn Nhất. Tỷ lệ chuyến bay đúng giờ luôn được giám sát chặt chẽ. Hàng hóa giá trị cao, linh kiện điện tử và hàng dệt may là những mặt hàng phổ biến. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp sản xuất rút ngắn chu kỳ cung ứng. Chi phí lưu kho tại nước nhập khẩu nhờ đó giảm bớt đáng kể. Năng lực xử lý đơn hàng linh hoạt khẳng định vị thế uy tín của công ty.

1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần PROS Logistics

Công ty Cổ phần PROS Logistics thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh. Doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong mảng đại lý giao nhận hàng hóa. Đội ngũ nhân viên sở hữu bề dày kinh nghiệm và am hiểu luật thương mại quốc tế. Công ty tập trung xây dựng giải pháp logistics tích hợp cho khách hàng doanh nghiệp. Văn phòng chính đặt tại khu vực gần sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất. Vị trí này tạo thuận lợi lớn trong việc giám sát hàng hóa thực tế. Hệ thống quản trị logistics được tin học hóa từng bước vững chắc. Công ty duy trì quan hệ hợp tác cùng nhiều hãng hàng không lớn như Vietnam Airlines, Singapore Airlines và Korean Air. Sự hợp tác này đảm bảo tải bay ổn định trong các mùa cao điểm.

1.2. Đặc điểm quy trình giao nhận hàng không xuất khẩu

Quy trình giao nhận xuất khẩu đường hàng không có tính chuẩn hóa cao. Từng bước công việc đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thời gian. Nhân viên giao nhận tiếp nhận thông tin đơn hàng từ người gửi. Chứng từ xuất khẩu cần đối chiếu cẩn thận trước khi phát hành vận đơn hàng không (AWB). Hàng hóa chuyển về kho ga hàng không để soi chiếu an ninh nghiêm ngặt. Đơn vị phối hợp hải quan sân bay mở tờ khai và thông quan lô hàng. Khâu đóng gói pallet hoặc thùng chứa ULD phải tuân theo kích thước tiêu chuẩn máy bay. Việc bàn giao chứng từ đi kèm hàng hóa hoàn tất trước giờ cắt máng. Quá trình kiểm soát rủi ro diễn ra liên tục nhằm tránh phát sinh phí lưu kho bãi sân bay.

II. Thực trạng dịch vụ giao nhận xuất khẩu đường hàng không PROS

Hoạt động giao nhận hàng không tại PROS Logistics đạt nhiều kết quả tích cực trong giai đoạn gần đây. Lượng đơn hàng xuất khẩu duy trì đà tăng trưởng đều đặn. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn đối mặt với không ít thách thức vận hành. Sự cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn logistics đa quốc gia gây áp lực lớn lên giá cước. Nhiều công đoạn nội bộ còn phụ thuộc vào thao tác thủ công của nhân viên. Hệ thống trao đổi thông tin với khách hàng đôi khi xảy ra tình trạng gián đoạn. Tình trạng thiếu chỗ trên các chuyến bay mùa cao điểm vẫn xuất hiện thường xuyên. Chi phí thuê chỗ bay biến động thất thường làm giảm biên lợi nhuận của dịch vụ. Thủ tục thông quan chuyên ngành tại cửa khẩu đôi lúc mất nhiều thời gian do giấy tờ chưa đồng bộ. Năng lực lưu trữ tạm thời tại kho bãi sân bay gặp áp lực khi lượng hàng tăng đột biến. Trình độ ngoại ngữ chuyên môn của một bộ phận nhân sự hiện trường còn hạn chế. Những hạn chế này ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng cam kết với đối tác quốc tế. Do đó, việc phân tích chi tiết các tồn tại là yêu cầu cấp thiết.

2.1. Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ

Sản lượng hàng xuất khẩu qua đường hàng không của công ty duy trì mức tăng ổn định. Các thị trường truyền thống gồm Nhật Bản, Hàn Quốc và Hoa Kỳ chiếm tỷ trọng lớn. Doanh thu từ dịch vụ giao nhận đóng góp phần quan trọng vào tổng lợi nhuận. Tuy vậy, biên lợi nhuận ròng chịu sức ép lớn vì phụ phí nhiên liệu tăng cao. Tỷ lệ giữ chân khách hàng cũ vẫn duy trì tốt nhờ chất lượng chăm sóc chu đáo. Dẫu vậy, số lượng hợp đồng ký mới với doanh nghiệp FDI chưa đạt kỳ vọng. Nhóm hàng công nghệ cao chưa được khai thác sâu do thiếu chứng chỉ đặc thù. Đơn vị cần cơ cấu lại danh mục khách hàng để cải thiện hiệu quả tài chính.

2.2. Những hạn chế và nút thắt trong khâu vận hành

Khâu chứng từ vẫn là mắt xích bộc lộ nhiều sai sót nhất. Việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến sai lệch thông tin trên vận đơn hàng không. Tình trạng này khiến hàng hóa bị giữ lại kiểm tra thêm tại sân bay. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa kết nối tự động với hệ thống hải quan điện tử. Dữ liệu trạng thái chuyến bay cập nhật cho chủ hàng còn độ trễ. Sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và nhân sự hiện trường thiếu tính liền mạch. Trong các đợt cao điểm lễ tết, tình trạng trễ chuyến do thiếu chỗ bay xảy ra phổ biến. Khả năng thương lượng giá cước với các hãng bay lớn còn ở mức khiêm tốn. Những tồn tại trên làm giảm sự hài lòng của đối tác xuất khẩu.

III. Giải pháp cho dịch vụ giao nhận xuất khẩu đường hàng không PROS

PROS Logistics cần thực hiện đồng bộ các giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hiệu quả vận hành. Doanh nghiệp cần chủ động ký kết hợp đồng dài hạn với các hãng bay uy tín. Điều này giúp giữ vững tải bay và ổn định mức giá cước trong mùa cao điểm. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đóng vai trò bản lề trong chuyển đổi số. Hệ thống quản lý vận tải điện tử cần tích hợp trực tiếp với phần mềm hải quan. Quy trình số hóa giúp hạn chế tối đa sai sót chứng từ và tiết kiệm thời gian xử lý. Đơn vị cần xây dựng quy chuẩn kiểm soát chất lượng tại từng điểm chạm dịch vụ. Các khóa đào tạo định kỳ giúp nâng cao nghiệp vụ hiện trường và trình độ ngoại ngữ của nhân sự. Công ty cũng nên mở rộng mối quan hệ hợp tác với các đại lý nước ngoài. Mạng lưới giao hàng tận nơi (door-to-door) vững chắc sẽ gia tăng giá trị cạnh tranh cho dịch vụ. Chính sách giá cước linh hoạt theo từng nhóm khách hàng cần được áp dụng nhanh chóng. Những đổi mới này sẽ củng cố uy tín thương hiệu trên thị trường logistics hàng không.

3.1. Ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số quy trình

Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống quản trị logistics hiện đại. Phần mềm mới cho phép đồng bộ hóa dữ liệu chứng từ tự động. Khách hàng dễ dàng tra cứu vị trí lô hàng theo thời gian thực (track and trace). Việc khai báo hải quan điện tử qua cổng một cửa quốc gia giảm thiểu sai số. Nhân viên nghiệp vụ lập vận đơn điện tử e-AWB trực tiếp trên máy tính. Giải pháp này giúp cắt giảm thời gian chờ đợi tại kho hàng ga sân bay. Dữ liệu số hóa giúp ban lãnh đạo theo dõi sát sao chỉ số hiệu suất của từng bộ phận. Việc chia sẻ thông tin liền mạch giữa các phòng ban giảm thiểu tắc nghẽn công việc. Đầu tư công nghệ là bước đi bắt buộc để gia tăng năng lực cạnh tranh dài hạn.

3.2. Nâng cao năng lực nhân sự và quan hệ đối tác

Yếu tố con người quyết định chất lượng dịch vụ vận chuyển. Doanh nghiệp cần tổ chức bồi dưỡng chuyên sâu kiến thức về hàng nguy hiểm (DGR). Đội ngũ chứng từ cần cập nhật liên tục các quy định hải quan mới nhất. Đơn vị cần nâng cao kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp cho nhân sự sân bay. Đồng thời, PROS Logistics cần chủ động củng cố liên minh với các hãng hàng không quốc tế. Việc đàm phán hợp đồng bảo đảm tải bay quanh năm (BSA) hạn chế nguy cơ thiếu chỗ mùa cao điểm. Sự phối hợp chặt chẽ với các đơn vị vận tải đường bộ giúp quy trình giao nhận nội địa diễn ra suôn sẻ. Mạng lưới đại lý nước ngoài uy tín tạo điều kiện cung cấp dịch vụ giao hàng trọn gói an toàn và chuẩn xác.

IV. Kết luận về dịch vụ giao nhận xuất khẩu đường hàng không PROS

Hoàn thiện dịch vụ giao nhận xuất khẩu hàng không là hướng đi tất yếu của PROS Logistics. Quá trình nâng cao chất lượng dịch vụ tạo dựng nền tảng phát triển vững bền cho công ty. Việc triển khai đồng bộ các giải pháp công nghệ và nhân sự giúp tối ưu hóa hiệu suất giao nhận. Chi phí vận hành trung bình sẽ giảm dần qua từng quý. Độ chính xác của luồng chứng từ xuất khẩu được đảm bảo ở mức cao nhất. Thời gian luân chuyển hàng hóa qua sân bay Tân Sơn Nhất được rút ngắn đáng kể. Mức độ hài lòng và tin cậy của các chủ hàng trong nước tăng lên rõ rệt. Vị thế cạnh tranh của PROS Logistics trên thị trường logistics quốc tế ngày càng củng cố. Doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt xu hướng logistics xanh và số hóa toàn diện. Những định hướng chiến lược đúng đắn sẽ mở ra nhiều cơ hội tăng trưởng doanh thu vượt bậc. Đề tài tốt nghiệp mang lại giá trị tham khảo thực tiễn cao cho hoạt động kinh doanh của đơn vị.

4.1. Khả năng ứng dụng giải pháp vào thực tế doanh nghiệp

Các giải pháp đề xuất có tính khả thi cao đối với PROS Logistics. Mô hình quản lý chứng từ số hóa có thể đưa vào vận hành ngay trong năm tới. Việc liên kết đào tạo nhân lực giúp chuẩn hóa kỹ năng đội ngũ hiện trường nhanh chóng. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí nhờ các thỏa thuận mua tải bay dài hạn. Các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) cung cấp cơ sở minh bạch để đánh giá nhân viên. Sự phối hợp ăn khớp giữa các khâu giúp hạn chế rủi ro chậm trễ tại kho hàng sân bay. Khách hàng xuất khẩu sẽ nhận được dịch vụ chuyên nghiệp với giá thành cạnh tranh hơn. Kết quả nghiên cứu đáp ứng mục tiêu gắn kết chặt chẽ giữa lý thuyết và thực tiễn.

4.2. Định hướng mở rộng thị trường và xu hướng tương lai

PROS Logistics hướng tới việc đa dạng hóa chuỗi dịch vụ giá trị gia tăng trong tương lai. Công ty tập trung khai thác các thị trường tiềm năng mới tại Trung Đông và châu Âu. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa kiểm soát nhiệt độ như dược phẩm và nông sản cao cấp sẽ được ưu tiên đầu tư. Doanh nghiệp cam kết giảm thiểu khí thải carbon qua việc sử dụng phương tiện vận chuyển thân thiện môi trường. Việc liên kết chặt chẽ với mạng lưới đại lý logistics toàn cầu tạo đà bứt phá doanh số. Công ty đặt mục tiêu nằm trong nhóm các đại lý giao nhận hàng không uy tín hàng đầu miền Nam. Xu hướng số hóa và tự động hóa sẽ tiếp tục là kim chỉ nam cho mọi hoạt động mở rộng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa giữa Việt Nam và các quốc gia trên thế giới ngày càng được mở rộng. Với vị thế địa lý nằm gần trung tâm khu vực Đông Nam Á và là một quốc gia xuất siêu, nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam liên tục gia tăng. Trong các phương thức vận tải, phương thức vận tải bằng đường hàng không đóng vai trò đặc thù do tính chất chuyên chở các mặt hàng có giá trị cao hoặc đòi hỏi tính khẩn cấp. Trích dẫn nhận định của ông Đào Trọng Khoa - Phó Chủ tịch Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), văn bản chỉ ra rằng: dù vận chuyển hàng không chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển của cả nước, nhưng lại chiếm đến 25% tổng giá trị xuất khẩu của Việt Nam.

Nhằm đón đầu xu thế này, nhiều doanh nghiệp dịch vụ giao nhận (freight forwarders) đã tập trung phát triển dịch vụ giao nhận đường hàng không thành dịch vụ chủ lực. Công ty Cổ phần Pros Logistics (thành lập ngày 22/02/2021) được thành lập để tham gia vào thị trường cung ứng các giải pháp logistics chuyên môn hóa. Tuy nhiên, do là một doanh nghiệp mới thành lập, quy mô còn non trẻ và kinh nghiệm hoạt động chưa nhiều, quá trình vận hành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công ty còn gặp phải những thiếu sót và hạn chế nhất định. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài khóa luận được thực hiện nhằm nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình giao nhận đường hàng không tại đơn vị.

Về nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu, khóa luận xác định 02 mục tiêu cụ thể:

1. Phân tích và đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Pros Logistics.
2. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động và quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Pros Logistics.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Pros Logistics (trụ sở tại Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh) và các địa điểm liên quan trực tiếp đến quy trình giao nhận như kho hàng không quốc tế TCS, SCSC và Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất.
• Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thu thập từ tháng 02/2021 đến tháng 12/2021; thời gian triển khai nghiên cứu và hoàn thiện báo cáo khóa luận diễn ra từ tháng 12/2022 đến tháng 04/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về khung lý thuyết và văn bản pháp lý, khóa luận xây dựng nền tảng dựa trên các khái niệm chuẩn mực quốc tế và quy định pháp luật Việt Nam:

• Định nghĩa về dịch vụ giao nhận và người giao nhận (freight forwarder) theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) ban hành năm 2019.
• Khái niệm về dịch vụ giao nhận và thương nhân giao nhận theo Điều 163 và Điều 164, Luật Thương mại Việt Nam năm 1997.
• Sự chuyển biến sang khái niệm "dịch vụ logistics" và "thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics" được quy định tại Điều 233 và Khoản 1 Điều 234, Luật Thương mại Việt Nam năm 2005.
• Lý luận về đặc điểm, vai trò và phân loại đối tượng chuyên chở của phương thức vận tải hàng hóa bằng đường hàng không, tham chiếu công trình nghiên cứu của PGS. Nguyễn Hồng Đàm và cộng sự (2003) cùng tài liệu chuyên ngành của Indochina Post. Trong đó xác định các nhóm đối tượng hàng không chính gồm: Thư, bưu kiện (Air Mail); Hàng chuyển phát nhanh (Express); Hàng hóa thông thường (Air Freight - bao gồm hàng giá trị cao, hàng mau hỏng, hàng nhạy cảm thời gian, động vật sống).
• Khung lý thuyết về chứng từ hàng không: Vận đơn chủ (Master Airway Bill - MAWB), Vận đơn gom hàng (House Airway Bill - HAWB), Bản kê khai hàng hóa (Air Cargo Manifest - AMNF), và khái niệm thời gian cắt máng (Cut-off Time).
• Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ: Trình độ nhân viên, cơ sở hạ tầng cảng hàng không, công nghệ thông tin, yêu cầu của khách hàng và đặc điểm cơ lý tính của hàng hóa.

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp 03 phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

• Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp các khâu tác nghiệp văn phòng và hiện trường, cách xử lý hồ sơ chứng từ, quy trình cân hàng và làm thủ tục hải quan tại kho hàng không quốc tế.
• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 do Phòng Kế toán cung cấp; thông tin lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản trị đám mây của doanh nghiệp; các văn bản pháp luật, giáo trình và tài liệu nghiên cứu chuyên ngành.
• Phương pháp chọn lọc và tổng hợp dữ liệu: Chọn lọc, phân loại dữ liệu thu thập được trong quá trình thực tập tại đơn vị, tổng hợp và so sánh nhằm làm rõ các biến số về cơ cấu kinh doanh, nhân sự và chuỗi tác nghiệp.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong khóa luận bao gồm: Hệ thống báo cáo tài chính nội bộ năm 2021 của Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Pros Logistics; dữ liệu trích xuất từ hệ thống quản lý giao nhận AFR Salesforce (các module CloF/TMS, CloACM, CloCRM); tệp tin theo dõi nghiệp vụ trên OneDrive; phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 - VNACCS.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Pros Logistics

Chương 1 khái quát thông tin pháp lý, lịch sử thành lập, cơ cấu tổ chức và nguồn lực của doanh nghiệp:

• Công ty Cổ phần Pros Logistics (tên viết tắt: Pros Logistics JSC) thành lập ngày 22/02/2021, mã số thuế 0316717805, trụ sở chính đặt tại số 61/2 Bình Giã, Phường 13, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Người đại diện theo pháp luật gồm bà Hà Thu Hiền và ông Trần Ngọc Khánh. Công ty hoạt động với tư cách là công ty con của Công ty Cổ phần Transin Group (thành lập năm 2011 tại Hà Nội, mở văn phòng TP.HCM năm 2014, mở văn phòng tại Nam Ninh - Trung Quốc năm 2015 và mở rộng kinh doanh sang Lào, Campuchia năm 2016).
• Lĩnh vực hoạt động chính gồm: Giao nhận đường hàng không, giao nhận đường biển, giao nhận đường bộ (nội địa và xuyên biên giới), dịch vụ làm thủ tục hải quan và logistics trọn gói.
• Bộ máy quản trị được tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, gồm Ban Giám đốc (Giám đốc Điều hành, Phó Giám đốc) và 8 phòng ban chuyên trách: Phòng Kinh doanh, Phòng Đại lý, Phòng Hiện trường, Phòng Thủ tục Hải quan, Phòng Phân phối và Vận chuyển, Phòng Kế toán, Phòng Công nghệ Thông tin, Phòng Chăm sóc Khách hàng (chia thành bộ phận Nhân viên Chứng từ và Nhân viên Thu thập giá).
• Tình hình nhân sự có sự tăng trưởng đáng kể giữa hai năm hoạt động:

Chỉ tiêu phân loại	Năm 2021 (Số lượng)	Năm 2021 (Tỷ trọng %)	Năm 2022 (Số lượng)	Năm 2022 (Tỷ trọng %)
Giới tính
- Nam	20	57,14	22	44,00
- Nữ	15	42,86	28	56,00
Độ tuổi
- 18 - 25 tuổi	13	37,14	15	30,00
- 26 - 30 tuổi	20	57,14	25	50,00
- Trên 30 tuổi	2	5,72	10	20,00
Trình độ học vấn
- Trung cấp - Cao đẳng	10	28,57	16	32,00
- Đại học	23	65,71	31	62,00
- Sau Đại học	2	5,72	3	6,00
Tổng cộng	35	100,00	50	100,00

Cơ cấu lao động cho thấy lực lượng nhân sự có độ tuổi trẻ (chiếm chủ yếu ở nhóm 26 - 30 tuổi) và trình độ đại học chiếm tỷ lệ chủ đạo (trên 62%). Tỷ lệ nữ giới tập trung 100% tại Phòng Chăm sóc Khách hàng và Kế toán, trong khi nhân viên nam chiếm ưu thế tại Phòng Hiện trường và Vận chuyển.

Chương 2: Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp

Chương 2 thiết lập khung lý thuyết tổng thể về phương thức vận tải và giao nhận hàng không:

• Làm rõ đặc trưng của vận tải hàng không: Tốc độ hành trình cao (trung bình 800 - 1000 km/h), tính an toàn cao do lộ trình bay trên không ít chướng ngại vật, thủ tục chuẩn hóa; nhược điểm nằm ở cước phí vận tải cao nhất trong các loại hình vận tải, giới hạn về dung tích, trọng tải khoang chứa và yêu cầu vốn đầu tư hạ tầng kỹ thuật lớn.
• Mô tả mô hình quy trình dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu tiêu chuẩn gồm 8 giai đoạn tuần tự:
  1. Tìm kiếm khách hàng.
  2. Ký kết hợp đồng nguyên tắc.
  3. Nhận thông tin về lô hàng.
  4. Thiết lập hồ sơ lô hàng.
  5. Liên kết dịch vụ với các đối tác (hãng hàng không, đại lý).
  6. Giao hàng đến kho tiếp nhận hàng hóa hàng không.
  7. Lập bộ chứng từ (phát hành HAWB, AMNF và tiếp nhận MAWB).
  8. Thực hiện thanh toán chi phí và công nợ.
• Phân tích chi tiết 5 nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ giao nhận: Trình độ năng lực của nhân sự; Hiện trạng cơ sở hạ tầng cảng hàng không; Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai báo; Mức độ biến động trong yêu cầu của khách hàng; Đặc thù tính chất cơ lý hóa của hàng hóa chuyên chở.

Chương 3: Đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Pros Logistics

Chương 3 tập trung phân tích các dữ liệu hoạt động thực tế của công ty trong năm 2021:

• Kết quả kinh doanh năm 2021: Tổng doanh thu đạt 37,797 tỷ VND; Tổng chi phí hoạt động 34,500 tỷ VND; Lợi nhuận trước thuế đạt 3,297 tỷ VND; Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp là 273,130 triệu VND; Lợi nhuận sau thuế ghi nhận 3,167 tỷ VND.
• Chuyển dịch cơ cấu dịch vụ: Trong 6 tháng đầu năm (Giai đoạn 1: 02/2021 - 06/2021), dịch vụ hàng hải chiếm ưu thế. Tuy nhiên sang 6 tháng cuối năm (Giai đoạn 2: 07/2021 - 12/2021), doanh thu mảng giao nhận đường hàng không tăng vọt, chiếm tỷ trọng cao nhất với 41,48% tổng doanh thu toàn công ty. Hình thức giao nhận hàng hóa xuất khẩu chiếm tỷ trọng áp đảo so với hàng nhập khẩu và vận chuyển nội địa.
• Phân tích hệ thống đối tác và khách hàng:
  • Khách hàng chính bao gồm: Nhóm công ty sản xuất/thương mại (nhóm khách hàng chủ lực sử dụng dịch vụ trọn gói), nhóm đại lý giao nhận khác (chủ yếu thuê đặt chỗ), và khách hàng phi mậu dịch.
  • Đối tác vận chuyển trong nước: Hợp tác trực tiếp với Vietnam Airlines, Vietjet Air và Pacific Airlines cho các chặng bay ngắn trong khu vực châu Á.
  • Đối tác trung gian quốc tế: Liên kết với các đại lý giao nhận hàng đầu tại Việt Nam để tiếp cận tải bay của các hãng hàng không quốc tế lớn: Stellar Way (Singapore Airlines), An Thời / Just In Time (Kenya Airways, South America Airways, AirBaltic, IndiGo), Bee Logistics (Emirates Airline, Qatar Airways, Eva Air, Korean Air), Dragon Far East (Bamboo Airways, Turkish Airlines, China Airlines), Thamico (China Airlines), Viettrans (UPS, DHL, FedEx, TNT).
• Chi tiết quy trình 8 bước tác nghiệp thực tế tại Pros Logistics:
  1. Tìm kiếm khách hàng: Nhân viên kinh doanh tiếp cận các doanh nghiệp tại KCN Tân Bình, kho hàng không, tham gia hội chợ triển lãm hoặc tìm kiếm trực tuyến; báo giá dựa trên dữ liệu cập nhật từ nhân viên thu thập giá.
  2. Ký kết hợp đồng: Soạn thảo hợp đồng nguyên tắc theo biểu mẫu chuẩn sau khi Giám đốc phê duyệt.
  3. Nhận thông tin lô hàng: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng trước tối thiểu 48 tiếng so với giờ khởi hành dự kiến; lập bản thỏa thuận dịch vụ (Job Scope) chuyển cho nhân viên chứng từ.
  4. Thiết lập hồ sơ lô hàng: Nhân viên chứng từ khởi tạo hồ sơ trên hệ thống AFR Salesforce (module CloF/TMS). Mã hồ sơ được chuẩn hóa theo cú pháp SG_AE<ThángNăm>_<STT> (ví dụ lô hàng thứ 11 trong tháng 07/2022 được mã hóa là SG_AE0722_0011). Đồng thời, thư mục lưu trữ chứng từ trên OneDrive được đặt tên theo quy tắc: <Mã hồ sơ>_<Tên khách hàng>_<Sân bay đi - Sân bay đến>_<Ngày bay dự kiến>.
  5. Liên kết dịch vụ với các đối tác: Nhân viên thu thập giá gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng bay; sau khi nhận Booking Confirmation của hãng, nhân viên chứng từ lập Booking Confirmation theo mẫu riêng của Pros Logistics gửi khách hàng. Quy định nội bộ: Cut-off Time trên booking của Pros Logistics luôn thiết lập sớm hơn Cut-off Time của hãng hàng không 01 tiếng nhằm dự phòng thời gian xử lý sự cố.
  6. Giao hàng đến kho tiếp nhận (TCS hoặc SCSC): Nhân viên hiện trường tiếp nhận hàng, lập tờ cân, dán nhãn kiện, tiến hành cân đo thực tế có xác nhận của nhân viên tổ kho; thanh toán phí thương vụ; gửi dữ liệu cân qua Zalo cho nhân viên khai báo hải quan. Nhân viên hải quan lập tờ khai trên phần mềm ECUS5 - VNACCS. Với hàng luồng xanh, nhân viên hiện trường in tờ khai và mã vạch, nộp thuế/lệ phí, đưa hàng qua máy soi kiểm tra an ninh.
  7. Lập bộ chứng từ: Nhân viên chứng từ nhập số liệu cân thực tế vào hệ thống AFR Salesforce để phát hành HAWB và lập bản kê AMNF, bàn giao bộ chứng từ cho hiện trường nộp cho hãng bay trước hạn cắt máng để nhận MAWB.
  8. Thanh toán: Bộ phận kế toán phát hành hóa đơn, giấy báo nợ (Debit Note), đối chiếu bảng kê công nợ và tất toán theo kỳ hạn hợp đồng.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Pros Logistics

Dựa trên các hạn chế thực tế phát hiện trong quá trình vận hành, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

• Giải pháp cải thiện việc giám sát các lô hàng: Chuẩn hóa quy trình cập nhật dữ liệu trạng thái lô hàng theo thời gian thực trên module CloF/TMS; phân định rõ trách nhiệm kiểm tra lộ trình bay nhằm hạn chế rủi ro trễ chuyến hoặc thất lạc hàng hóa.
• Giải pháp cải thiện việc trao đổi thông tin: Giảm thiểu tình trạng trao đổi thông tin phân tán qua ứng dụng nhắn tin cá nhân (Zalo); bắt buộc lưu vết thông tin trao đổi, xác nhận thay đổi lịch trình và quy cách đóng gói thông qua hệ thống email công vụ và các trường ghi chú tập trung trên phần mềm quản lý.
• Giải pháp cải thiện việc phát hành chứng từ: Tăng cường kiểm soát tính chuẩn xác của dữ liệu trên HAWB, đối chiếu cẩn trọng thông tin tờ cân với chỉ dẫn gửi hàng của khách để loại bỏ sai sót; tuân thủ nghiêm ngặt quy định nộp chứng từ trước Cut-off Time quy định.
• Giải pháp nâng cao trình độ và kỹ năng cho nhân viên trẻ: Tăng cường các chương trình đào tạo nội bộ do lãnh đạo công ty chủ trì; bồi dưỡng kiến thức xử lý các nhóm hàng hóa đặc thù (hàng nguy hiểm, hàng tươi sống); nâng cao năng lực ngoại ngữ chuyên ngành và kỹ năng ứng xử giải quyết sự cố phát sinh cho đội ngũ nhân sự mới.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả nghiên cứu:

• Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa được bức tranh tài chính cùng cơ cấu kinh doanh thực tế trong năm hoạt động đầu tiên (2021) của Công ty Cổ phần Pros Logistics với doanh thu đạt 37,797 tỷ VND và lợi nhuận sau thuế đạt 3,167 tỷ VND.
• Ghi nhận sự chuyển dịch chiến lược của doanh nghiệp khi mảng giao nhận đường hàng không vươn lên chiếm tỷ trọng cao nhất (41,48% trong giai đoạn nửa cuối năm 2021), làm cơ sở cho định hướng đầu tư nguồn lực.
• Phản ánh chi tiết quy mô phát triển nguồn nhân lực từ 35 nhân sự (năm 2021) lên 50 nhân sự (năm 2022), chỉ ra đặc thù nhân khẩu học của một doanh nghiệp logistics trẻ với 50% - 57% nhân viên ở độ tuổi 26 - 30.

Về đóng góp thực tiễn và giải pháp:

• Tài liệu hóa toàn diện quy trình 8 bước tác nghiệp giao nhận hàng không thực tế tại một doanh nghiệp logistics cụ thể, gắn liền với việc vận hành phần mềm quản trị đám mây AFR Salesforce (các phân hệ CloF/TMS, CloACM, CloCRM) và phần mềm khai báo hải quan ECUS5 - VNACCS.
• Nêu rõ các quy chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ như quy tắc mã hóa hồ sơ (SG_AE...), quy chuẩn lưu trữ điện toán OneDrive, và nguyên tắc đặt Cut-off Time sớm hơn hãng bay 01 tiếng để phòng ngừa rủi ro.
• Đề xuất 4 nhóm giải pháp bám sát thực trạng hoạt động: Nâng cao năng lực giám sát lộ trình lô hàng, chuẩn hóa kênh trao đổi thông tin tác nghiệp, tối ưu quy trình phát hành chứng từ xuất khẩu, và tổ chức đào tạo chuyên môn cho nhân sự trẻ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn tồn tại một số hạn chế gắn liền với phạm vi dữ liệu:

• Dữ liệu hoạt động kinh doanh và tài chính mới chỉ bao quát giai đoạn năm 2021 (từ tháng 02 đến tháng 12/2021), chưa có số liệu so sánh đối chứng toàn diện của cả năm tài chính 2022 do công ty mới đi vào vận hành.
• Khóa luận chưa đưa ra các số liệu thống kê định lượng chi tiết về tỷ lệ phần trăm các lô hàng bị sai lệch chứng từ, tỷ lệ trễ hạn cắt máng hay các chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng (CSAT).

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng bao gồm:

• Mở rộng phạm vi nghiên cứu số liệu kinh doanh sang các năm 2022 - 2023 nhằm đánh giá hiệu quả dài hạn sau khi quy mô nhân sự tăng lên 50 người.
• Triển khai phương pháp nghiên cứu định lượng, thiết kế bảng khảo sát để đo lường chất lượng dịch vụ logistics theo các thang đo chuẩn hóa (như mô hình SERVQUAL hoặc LSQ).
• Nghiên cứu khả năng tích hợp công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI/API) giữa phần mềm nội bộ công ty với hệ thống thông tin của hãng hàng không và kho hàng TCS/SCSC.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành: Sinh viên ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế và Thương mại có thể sử dụng khóa luận như tài liệu minh họa trực quan cho quy trình giao nhận hàng không thực tế ngoài doanh nghiệp.
• Người làm đề tài nghiên cứu tương tự: Cung cấp cấu trúc nghiên cứu thực trạng chuẩn mực cho một đề tài hoàn thiện quy trình giao nhận, đồng thời là nguồn tham khảo về các biểu mẫu, quy cách đặt tên hồ sơ, và danh mục đối tác hãng bay/đại lý thực tế tại khu vực TP. Hồ Chí Minh.
• Phần nội dung đáng tham khảo nhất: Toàn bộ quy trình tác nghiệp tại Chương 3, đặc biệt là các bước phối hợp giữa văn phòng và hiện trường kho hàng không (cân hàng, kiểm tra an ninh máy soi, làm việc với tổ kho tại TCS/SCSC) và giao diện thiết lập hồ sơ trên hệ thống AFR Salesforce.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy tắc đặt mã hồ sơ cho lô hàng xuất khẩu bằng đường hàng không tại Pros Logistics được quy định như thế nào? Tại văn phòng TP. Hồ Chí Minh của Pros Logistics, mã hồ sơ lô hàng xuất khẩu đường hàng không được thiết lập trên module CloF/TMS theo cú pháp chuẩn: SG_AE<Tháng và năm tạo lập>_<Số thứ tự lô hàng trong tháng>. Trong đó: SG là viết tắt của Sài Gòn, A là Air Freight, và E là Export. Ví dụ: mã SG_AE0722_0011 biểu thị cho lô hàng xuất khẩu đường hàng không thứ 11 được tạo lập trong tháng 07 năm 2022.

2. Vì sao thời gian cắt máng (Cut-off Time) trên Booking Confirmation do Pros Logistics gửi khách hàng lại sớm hơn hãng bay 01 tiếng? Quy định nội bộ của Pros Logistics yêu cầu nhân viên chứng từ phải thiết lập Cut-off Time cho khách hàng sớm hơn Cut-off Time quy định của hãng hàng không đúng 01 tiếng. Khoảng đệm thời gian này nhằm đảm bảo nhân viên hiện trường có đủ thời gian hoàn tất các thủ tục kiểm tra an ninh, soi chiếu hàng hóa, đối chiếu tờ cân và bàn giao bộ chứng từ hợp lệ cho đại diện hãng bay trước thời điểm đóng chuyến.

3. Kết quả kinh doanh năm 2021 của Pros Logistics đạt mức bao nhiêu và mảng dịch vụ nào chiếm tỷ trọng lớn nhất? Theo báo cáo tài chính năm 2021, Pros Logistics ghi nhận tổng doanh thu đạt 37,797 tỷ VND và lợi nhuận sau thuế đạt 3,167 tỷ VND. Trong 6 tháng cuối năm 2021, mảng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có sự tăng trưởng vượt bậc, chiếm tỷ trọng cao nhất với 41,48% tổng doanh thu toàn doanh nghiệp.

4. Pros Logistics sử dụng các phần mềm công nghệ nào trong quá trình xử lý lô hàng giao nhận hàng không? Công ty sử dụng hệ thống AFR Salesforce trên nền tảng điện toán đám mây với 3 module chuyên biệt gồm CloF/TMS (quản lý giao nhận và vận tải), CloACM (quản lý kế toán), CloCRM (quản trị quan hệ khách hàng); thư viện OneDrive để lưu trữ hồ sơ chứng từ số hóa; và phần mềm ECUS5 - VNACCS để phục vụ công tác truyền dữ liệu tờ khai hải quan điện tử.

5. Đối với các tuyến bay quốc tế đường dài, Pros Logistics hợp tác với những đơn vị nào để cung cấp dịch vụ cho khách hàng? Do các hãng hàng không nội địa chủ yếu khai thác các tuyến bay ngắn trong khu vực châu Á, Pros Logistics hợp tác với các đại lý giao nhận lớn tại Việt Nam để khai thác tải bay của các hãng hàng không quốc tế: hợp tác với Stellar Way (đại lý Singapore Airlines), An Thời / Just In Time (đại lý Kenya Airways, South America Airways, AirBaltic, IndiGo), Bee Logistics (đại lý Emirates Airline, Qatar Airways, Eva Air, Korean Air), Dragon Far East và Thamico (China Airlines, Turkish Airlines), cùng Viettrans đối với các dịch vụ chuyển phát nhanh của UPS, DHL, FedEx.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Minh đã phản ánh bức tranh thực tiễn về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Pros Logistics trong năm đầu thành lập. Nghiên cứu đã mô tả chi tiết quy trình tác nghiệp 8 bước gắn liền với công cụ số hóa AFR Salesforce và thủ tục hiện trường tại các kho hàng không TCS, SCSC. Trên cơ sở phân tích thực trạng kinh doanh và tổ chức bộ máy, đề tài đã đề xuất 4 nhóm giải pháp thiết thực nhằm nâng cao năng lực giám sát, quản lý thông tin, kiểm soát chứng từ và phát triển nhân lực cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cé phan Pros Logistics Chương 2: Cơ sở lý luận về dịch vụ giao nhận hàng hỏa xuất khẩu bằng đường hàng không của doanh nghiệp Chương 3: Đánh giá thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cô phan Pros Logistics nN Chương 4: Giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Pros Logistics CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN VE CONG TY CO PHAN PROS LOGISTICS 1.1 Thông tin chung về Công ty Cé phan Pros Logistics - Tên tiếng Anh: Pros Logistics Joint Stock Company - Tên viết tắt: Pros Logistics JSC - Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Pros Logistics - Mã số thuế: 0316717805 - Địa chỉ trụ sở chính: 61⁄2 Bình Giã, Phường 13, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam - Người đại diện: Hà Thu Hiền, Trần Ngọc Khánh - Điện thoại: [phone] ~ Ngày hoạt động: ngày 22 tháng 02 năm 2021 - Quản lý bởi: Chỉ cục Thuế Quận Tân Bình ~ Loại hình doanh nghiệp: công ty cô phần - Website: https://proslogistics. vn/ - Logo chính thức: LOGISTICS Hình 1.1 Logo chính thức của Công ty Cé phan Pros Logistics Nguon: Phong Ké toản của Pros Logistics JSC 1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cả phần Pros Logistics - Nam 2011: Công ty mẹ là Công ty Cổ phần Transin Group được thành lập và bắt đầu hoạt động với trụ sở chính ở Hà Nội. - Năm 2014: Văn phòng tiếp theo của Transin Group ở TP. HCM được thành lập và bắt đầu hoạt động.

- Nam 2015: Transin Group tiép cận thị trường tỷ dân là Trung Quốc với việc thành lập văn phòng tiếp theo ở thành phố Nam Ninh, Trung Quốc. - Năm 2016: Transin Group thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuyên biên giới với các đối tác ở Lào và Campuchia. - Năm 2021: Ngày 22 tháng 02 năm 2021, Công ty Cổ phan Pros Logistics (Pros I .ogistics JSC) — c6ng ty con của Transin Group — được thành lập với văn phòng đầu tiên tại Quận Tân Bình, TP. HCM để chuyên môn hóa và tập trung hóa vào các giải pháp logistics.

Đây cũng là giai đoạn khó khăn nhất vì vừa phải tìm kiếm và xây dựng quan hệ với khách hàng, vừa phải kiến thiết cơ cấu công ty và liên tục thử nghiệm, điều chỉnh quy trình làm việc của các bộ phận. - Từ tháng 03 năm 2021 đến nay: Pros Logistics JSC tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh và khẳng định vị thế trên thị trường. Đến nay, Pros Logistics JSC đã ôn định hơn về mọi mặt và không ngừng cải tiến dé đem lại sự hai long cho khách hàng khi trải nghiệm các sản phẩm dịch vụ.3 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động của Công ty Cỗ phần Pros L.1 Chức năng và nhiệm vụ * Chức năng: Chức năng cua Pros Logistics JSC a dai ly nhan ủy thác dịch vụ về giao nhận hàng hóa, mua bán cước các phương tiện vận tải đường biên, đường hàng không, đường bộ,.; thực hiện các dịch vụ liên quan đến hàng hóa như làm thủ tục xuất - nhập khẩu, khai báo hải quan, tìm kiếm và liên hệ người chuyên chớ: tư vàn và cung cấp các giải pháp về quản trị chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp và những vẫn đề liên quan khác.