Cải Thiện Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Schenker Việt Nam
Trường đại học
Công Ty TNHH Schenker Việt NamNgười đăng
Ẩn danh
83
1
0
Phí lưu trữ
30 PointMục lục chi tiết
Tóm tắt
I. Toàn cảnh quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển Schenker
Vận tải biển đóng vai trò huyết mạch trong thương mại toàn cầu, đảm nhận vận chuyển gần 80% tổng lượng hàng hóa. Trong bối cảnh đó, việc cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là yếu tố sống còn để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Công ty TNHH Schenker Việt Nam, một đơn vị hàng đầu trong ngành, đã xây dựng một quy trình giao nhận bài bản nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe của thị trường. Quy trình này không chỉ là một chuỗi các thao tác nghiệp vụ mà còn là nền tảng cho việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, kết nối doanh nghiệp Việt Nam với thế giới.
1.1. Tầm quan trọng của vận tải biển trong chuỗi cung ứng hiện đại
Vận tải đường biển là phương thức hiệu quả nhất cho việc vận chuyển hàng hóa quốc tế với khối lượng lớn. Phương thức này sở hữu ưu điểm vượt trội về chi phí, với cước vận tải biển thấp hơn đáng kể so với đường hàng không hay đường bộ. Nó cho phép chuyên chở đa dạng các loại hàng hóa, từ nguyên liệu thô đến thành phẩm. Theo tài liệu nghiên cứu, vai trò của vận tải biển không chỉ dừng lại ở việc di chuyển hàng hóa mà còn là yếu tố kết nối các vùng kinh tế, thúc đẩy sản xuất và lưu thông. Một giải pháp vận tải biển hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics, tăng cường lợi thế cạnh tranh và mở rộng thị trường. Đây là nền tảng không thể thiếu để xây dựng một chuỗi cung ứng toàn cầu bền vững và linh hoạt.
1.2. Vai trò và các dịch vụ logistics cốt lõi của Schenker Việt Nam
Schenker Việt Nam là một trong những nhà cung cấp dịch vụ forwarder hàng đầu, đóng vai trò trung gian quan trọng giữa chủ hàng và các hãng vận tải. Công ty cung cấp một hệ sinh thái dịch vụ toàn diện, từ booking cước tàu, thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu, đến quản lý chuỗi cung ứng. Tài liệu gốc chỉ rõ, Schenker không chỉ cung cấp dịch vụ giao nhận đơn thuần mà còn đưa ra các giải pháp tùy chỉnh cho từng ngành hàng như điện tử, thời trang, ô tô. Dịch vụ logistics của Schenker được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ thông tin tiên tiến, giúp khách hàng theo dõi lô hàng và quản lý chứng từ một cách minh bạch, góp phần nâng cao hiệu quả giao nhận và giảm thiểu rủi ro.
II. Thực trạng và thách thức trong quy trình xuất khẩu Schenker
Việc phân tích thực trạng là bước đi tiên quyết để xác định các điểm nghẽn và cơ hội cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Tại Schenker Việt Nam, quy trình hiện tại đã được chuẩn hóa nhưng vẫn đối mặt với nhiều thách thức cố hữu của ngành và các yếu tố khách quan. Việc nhận diện chính xác những hạn chế này giúp ban quản trị đưa ra các định hướng chiến lược phù hợp, nhằm tối ưu hóa quy trình logistics và mang lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng.
2.1. Phân tích 7 bước cốt lõi trong quy trình giao nhận hàng hóa
Theo tài liệu nghiên cứu (Hình 3.1), quy trình giao nhận hàng xuất khẩu tại Schenker được thực hiện qua 7 bước chính: (1) Nhận yêu cầu và đặt chỗ (Booking), (2) Tổ chức đóng gói hàng hóa xuất khẩu và chuẩn bị chứng từ, (3) Làm thủ tục hải quan xuất khẩu, (4) Thanh lý tờ khai tại cảng, (5) Vào sổ tàu, (6) Liên hệ hãng tàu lấy vận đơn đường biển (Bill of Lading), và (7) Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán. Mỗi bước đều có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận. Tuy nhiên, sự phối hợp giữa các khâu đôi khi còn gặp trở ngại do thông tin chưa được đồng bộ hóa tức thời, đặc biệt là giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận nghiệp vụ, dẫn đến nguy cơ chậm trễ trong quá trình thông quan hàng hóa.
2.2. Hạn chế về tính mùa vụ và sự phụ thuộc vào đối tác bên ngoài
Một trong những thách thức lớn nhất là tính mùa vụ của hoạt động xuất khẩu. Vào các giai đoạn cao điểm, tình trạng thiếu container rỗng hoặc hết chỗ trên tàu thường xuyên xảy ra, gây khó khăn cho khâu lập kế hoạch và booking cước tàu. Bên cạnh đó, chất lượng dịch vụ phụ thuộc nhiều vào các đối tác bên ngoài như hãng tàu, đơn vị vận tải nội địa, và nhà cung cấp dịch vụ kho bãi. Tài liệu nghiên cứu chỉ ra rằng, sự không đồng đều về chất lượng của các nhà cung cấp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và sự an toàn của hàng hóa, đòi hỏi công ty phải có cơ chế giám sát và lựa chọn đối tác chặt chẽ để quản lý rủi ro trong xuất khẩu.
2.3. Khó khăn trong công tác giám sát và đồng bộ hóa thông tin
Mặc dù đã ứng dụng phần mềm, việc theo dõi và cập nhật thông tin về lô hàng vẫn còn những hạn chế. Báo cáo cho thấy thông tin giữa khách hàng, phòng kinh doanh và phòng logistics đôi khi vẫn được truyền tải qua các kênh truyền thống như email, điện thoại, dẫn đến độ trễ và nguy cơ sai sót. Việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung, đồng bộ theo thời gian thực khiến công tác giám sát trở nên bị động. Điều này ảnh hưởng đến khả năng phản ứng nhanh trước các sự cố phát sinh, làm giảm hiệu quả của việc cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và chưa tối ưu hóa hoàn toàn trải nghiệm của khách hàng.
III. Phương pháp cải thiện quy trình nghiệp vụ và thủ tục hải quan
Để giải quyết các thách thức đã nêu, việc tập trung vào cải tiến các nghiệp vụ cốt lõi là giải pháp trọng tâm. Hoạt động này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả giao nhận mà còn trực tiếp tác động đến chi phí và thời gian của toàn bộ chuỗi cung ứng. Một quy trình nghiệp vụ được tinh gọn và một hệ thống thủ tục hải quan xuất khẩu được tối ưu sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho Schenker trong việc cung cấp giải pháp vận tải biển chất lượng cao.
3.1. Tối ưu hóa khâu lập kế hoạch và booking cước tàu
Giải pháp đầu tiên là hoàn thiện khâu lập kế hoạch bằng cách duy trì tệp khách hàng chiến lược và dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu lịch sử. Công ty cần tăng cường mối quan hệ với các hãng tàu lớn để được ưu tiên về chỗ và vỏ container trong mùa cao điểm. Việc áp dụng các công cụ phân tích dữ liệu để dự báo sản lượng sẽ giúp chủ động hơn trong việc đàm phán và booking cước tàu. Ngoài ra, cần xây dựng các chính sách giá linh hoạt và cơ chế hoa hồng hợp lý để thu hút và giữ chân khách hàng, đảm bảo nguồn hàng ổn định, từ đó giúp việc lập kế hoạch trở nên chính xác và hiệu quả hơn, góp phần vào mục tiêu giảm chi phí logistics.
3.2. Chuẩn hóa quy trình chuẩn bị chứng từ xuất khẩu đường biển
Sai sót trong chứng từ xuất khẩu đường biển là một trong những nguyên nhân chính gây trì hoãn tại cảng. Để khắc phục, cần xây dựng một danh sách kiểm tra (checklist) chi tiết và bắt buộc cho mọi lô hàng, bao gồm Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn đường biển, và các giấy phép cần thiết khác. Công ty nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên về các quy định mới, đặc biệt là về Incoterms 2020. Việc số hóa và lưu trữ chứng từ trên một nền tảng chung sẽ giúp các bộ phận dễ dàng truy cập, kiểm tra chéo và giảm thiểu sai sót do con người, đảm bảo quá trình khai báo hải quan điện tử diễn ra suôn sẻ.
IV. Giải pháp về công nghệ và con người để tối ưu hóa quy trình
Bên cạnh việc cải tiến nghiệp vụ, hai yếu tố nền tảng là công nghệ và con người đóng vai trò quyết định đến sự thành công của việc cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Đầu tư vào một hệ thống công nghệ hiện đại và phát triển một đội ngũ nhân sự chất lượng cao sẽ tạo ra sức mạnh cộng hưởng, giúp Schenker không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn sẵn sàng cho những thách thức trong tương lai.
4.1. Ứng dụng hệ thống quản lý vận tải TMS để đồng bộ hóa
Việc triển khai một hệ thống quản lý vận tải (TMS) hiện đại và đồng bộ là giải pháp căn cơ để giải quyết vấn đề thông tin phân mảnh. Một hệ thống TMS tích hợp cho phép quản lý toàn bộ vòng đời của lô hàng trên một nền tảng duy nhất, từ lúc nhận booking đến khi giao hàng thành công. Khách hàng, nhân viên kinh doanh và bộ phận nghiệp vụ đều có thể truy cập thông tin theo thời gian thực, theo dõi vị trí container, và tình trạng thông quan hàng hóa. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch, giảm thời gian trao đổi thủ công và cho phép ban quản trị đưa ra quyết định điều hành chính xác dựa trên dữ liệu cập nhật, là chìa khóa để tối ưu hóa quy trình logistics.
4.2. Nâng cao năng lực nhân sự và xây dựng quy trình phối hợp
Con người là trung tâm của mọi quy trình. Tài liệu nghiên cứu đề xuất cần chú trọng đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ nhân viên, không chỉ về nghiệp vụ mà còn về kỹ năng mềm như giải quyết vấn đề và giao tiếp khách hàng. Cần xây dựng một quy trình làm việc chuẩn (SOP) rõ ràng, mô tả chi tiết trách nhiệm và sự phối hợp giữa các phòng ban. Việc tổ chức các buổi họp định kỳ giữa các bộ phận để rà soát quy trình và giải quyết các vướng mắc sẽ nâng cao hiệu quả giao nhận. Một đội ngũ nhân sự am hiểu và phối hợp nhịp nhàng là tài sản quý giá nhất để quản lý rủi ro trong xuất khẩu và đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định.
V. Định hướng phát triển dịch vụ xuất khẩu đường biển tương lai
Việc cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển không phải là một dự án kết thúc mà là một quá trình liên tục. Với vị thế là một công ty logistics hàng đầu, Schenker Việt Nam cần có những định hướng chiến lược rõ ràng để không chỉ giữ vững thị phần mà còn tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp vận tải biển tiên tiến, đáp ứng xu hướng phát triển bền vững và số hóa của ngành.
5.1. Mở rộng quy mô và phát triển các tuyến vận tải đa phương thức
Định hướng dài hạn của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh ra các khu công nghiệp và đặc khu kinh tế mới. Việc kết hợp vận tải biển với vận tải đường bộ và đường sắt (vận tải đa phương thức) sẽ tạo ra các giải pháp logistics linh hoạt và hiệu quả hơn. Tài liệu gốc nhấn mạnh kế hoạch mở rộng hoạt động sang các quốc gia lân cận như Thái Lan, Lào, Campuchia. Điều này không chỉ giúp đa dạng hóa dịch vụ mà còn củng cố vị thế của Schenker như một trung tâm logistics của khu vực, giúp khách hàng tối ưu hóa quy trình logistics trên phạm vi rộng hơn.
5.2. Hướng tới logistics xanh và phát triển bền vững trong vận tải
Xu hướng phát triển bền vững đang ngày càng trở thành một yêu cầu bắt buộc trong quản lý chuỗi cung ứng. Trong tương lai, Schenker cần tập trung vào các giải pháp "logistics xanh" như tối ưu hóa lộ trình để giảm phát thải carbon, ưu tiên hợp tác với các hãng tàu sử dụng nhiên liệu sạch, và tư vấn cho khách hàng về các phương án vận chuyển thân thiện với môi trường. Việc tích hợp các tiêu chí bền vững vào quy trình hoạt động không chỉ thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp mà còn là một lợi thế cạnh tranh quan trọng, thu hút các đối tác và khách hàng lớn có cùng định hướng.
10/07/2025
TÀI LIỆU LIÊN QUAN
Bạn đang xem trước tài liệu:
Cải thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty tnhh schenker việt nam chi nhánh bình dương