Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại, hàng loạt các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới được ký kết đã thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam. Nhờ vị trí địa lý tiếp giáp biển Đông và nằm trên tuyến hàng hải quốc tế sôi động, phương thức vận tải đường biển chiếm vai trò chủ đạo trong hệ thống lưu thông hàng hóa ngoại thương. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nhập khẩu trong nước đang chuyển dịch dần tập quán thương mại từ việc mua hàng theo điều kiện nhóm C sang các điều kiện nhóm E và nhóm F (Incoterms). Sự chuyển dịch này gia tăng quyền chủ động chỉ định người vận tải, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải nội địa mở rộng thị phần dịch vụ.

Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị giao nhận vận tải Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ, năng lực tài chính và hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật còn hạn chế, dẫn tới thị phần vận tải quốc tế đường biển chủ yếu nằm trong tay các hãng tàu nước ngoài. Hoạt động cung ứng dịch vụ tại nhiều doanh nghiệp nội địa bộc lộ các bất cập như chậm tiến độ giao nhận, phát sinh sự cố trong thủ tục hải quan, rủi ro bảo quản và thất thoát hàng hóa do công tác quản trị quy trình chưa hoàn thiện. Là một doanh nghiệp cung ứng dịch vụ logistics, Công ty Cổ phần Kioway chịu sự cạnh tranh trực tiếp và những biến động phức tạp của thị trường logistics hàng hải quốc tế. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại đơn vị mang tính cấp thiết thực tiễn.

Khóa luận xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết cơ bản về dịch vụ giao nhận và công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
  2. Tìm hiểu quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và thực trạng hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Kioway giai đoạn 2020 – 2022.
  3. Đánh giá các kết quả đạt được, nhận diện những tồn tại hạn chế và phân tích nguyên nhân; từ đó xác định định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Kioway.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Kioway (địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Kioland, đường Mai Hắc Đế, phường Phúc Thắng, thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc) cùng hệ thống văn phòng đại diện liên quan.
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu hoạt động quản trị và kết quả kinh doanh trong giai đoạn 2020 – 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các quy chuẩn quốc tế và văn bản quy phạm pháp luật thương mại Việt Nam:

  • Quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA).
  • Khái niệm hành vi giao nhận hàng hóa quy định tại Điều 163 Luật Thương mại năm 1997.
  • Khái niệm và phạm vi dịch vụ logistics quy định tại Điều 253 Luật Thương mại năm 2005.
  • Các quy tắc thương mại quốc tế Incoterms đối với hàng hóa vận tải đường biển.

Về khung lý thuyết quản trị, tác giả tiếp cận quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển như một hệ thống liên kết gồm 4 chức năng quản trị cốt lõi: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành quy trình. Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu đường biển mang các đặc thù: tính vô hình, tính không lưu trữ, tính không sở hữu, tính không thể chia cắt giữa sản xuất và tiêu thụ, tính thay đổi và tính thích ứng cao. Khung phân tích cũng bao hàm các yếu tố tác động bên ngoài (môi trường kinh tế vĩ mô, biến động giá nhiên liệu, tỷ giá ngoại tệ, chính sách tiền tệ của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ - FED, căng thẳng địa chính trị Nga - Ukraine, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, điều kiện tự nhiên cảng biển) và các yếu tố nội bộ (nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, tiềm lực tài chính, năng lực điều hành của bộ máy quản lý).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai thông qua các kỹ thuật thu thập và xử lý dữ liệu sau:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Sử dụng phương pháp quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ, tác nghiệp tại các bộ phận nghiệp vụ trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp; kết hợp phỏng vấn sâu cán bộ quản lý và nhân viên tại các phòng ban chuyên môn (phòng Kinh doanh, phòng Hải quan).
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp số liệu từ các giáo trình chuyên ngành, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 của Công ty Cổ phần Kioway, thông tin công bố trên website doanh nghiệp, dữ liệu từ cơ quan hải quan và các cổng thông tin chuyên ngành vận tải biển.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp phân tích - tổng hợp và phương pháp so sánh số liệu qua các năm để làm rõ xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh doanh và quản trị.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

Chương này trình bày tính cấp thiết của đề tài, xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi và phương pháp tiếp cận. Tác giả tiến hành tổng quan các công trình nghiên cứu trong nước có liên quan đến mảng giao nhận vận tải đường biển, bao gồm luận văn của Ngô Thị Thúy Duyên (2010), Bùi Minh Thúy (2016), Nguyễn Hoàng Dương (2017), Nguyễn Thị Tố Ngân (2019), Cao Tuyết Nhi (2021) và Nguyễn Thị Ngọc Ánh (2021). Tác giả nhận định các công trình tiền nhiệm đã làm rõ các vấn đề lý luận và quy trình tác nghiệp tại các doanh nghiệp cụ thể, nhưng phần lớn chưa cập nhật bối cảnh biến động kinh tế sâu sắc sau đại dịch Covid-19 và chưa giải quyết triệt để bài toán quản trị vận hành quy trình nhận hàng trong môi trường chuỗi cung ứng biến động mạnh.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm về giao nhận, người giao nhận và các vai trò đa dạng mà người giao nhận đảm nhận trong thương mại hiện đại: môi giới hải quan, đại lý vận tải, người chuyển tiếp, người lưu kho bảo quản, người gom hàng lẻ (LCL), người thầu chuyên chở và người cung cấp dịch vụ gia tăng. Về nội dung quản trị quy trình, chương phân tích chi tiết:

  • Công tác lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, tiến độ, phân bổ nguồn lực dựa trên căn cứ hợp đồng vận tải (POL, POD, ETD, ETA, khối lượng hàng), đặc điểm hàng hóa, năng lực tài chính, phương tiện và diễn biến cung cầu thị trường vận tải biển.
  • Tổ chức thực hiện quy trình nhận hàng: Chuẩn hóa quy trình 4 bước gồm: (1) Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải; (2) Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ (Pre-alert, MBL, HBL, Giấy báo hàng đến - A/N, Lệnh giao hàng - D/O, hồ sơ hải quan); (3) Nhận hàng tại địa điểm quy định (phân luồng hải quan Xanh - Vàng - Đỏ, thủ tục nhận hàng nguyên container - FCL tại bãi cảng hoặc mượn vỏ container về kho riêng, thủ tục nhận hàng lẻ - LCL tại kho CFS); (4) Quyết toán chi phí và công nợ với các bên liên quan.
  • Giám sát quy trình: Theo dõi việc thuê phương tiện, xếp dỡ, định vị hành trình vận chuyển (bằng thiết bị GPS hoặc hồ sơ tác nghiệp) và kiểm soát luồng di chuyển của chứng từ, chi phí cước.
  • Điều hành quy trình: Xử lý các tình huống bất khả kháng và sự cố phát sinh ngoài kế hoạch thông qua mô hình điều hành 5 bước: nhận dạng phát sinh, phân tích tình huống, xác định phương án, đánh giá phương án và lựa chọn phương án tối ưu.
  • Hệ thống hóa các nhân tố khách quan và chủ quan chi phối hiệu quả quản trị quy trình nhận hàng đường biển.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIOWAY

Tác giả giới thiệu tổng thể về Công ty Cổ phần Kioway (thành lập ngày 16/11/2011, Giám đốc Hoàng Xuân Trường, trụ sở chính tại Vĩnh Phúc cùng 4 văn phòng đại diện tại Hà Nội, Hải Phòng, Lạng Sơn và Bình Dương). Quy mô nhân sự gồm 155 người, trong đó 93,2% nhân sự khối văn phòng đạt trình độ đại học trở lên. Cơ sở vật chất kỹ thuật sở hữu gồm nhiều chủng loại xe tải Hino, Isuzu, xe đầu kéo, sơ mi rơ-moóc Doosung, vỏ container 40 HC và thiết bị đọc biển số xe.

Phân tích số liệu tài chính và hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 – 2022 cho thấy:

  • Tổng nguồn vốn tăng từ 79,578 tỷ đồng (năm 2020) lên 182,3 tỷ đồng (năm 2021) và tiếp tục mở rộng năm 2022. Tỷ lệ Tổng tài sản / Nợ phải trả đạt xấp xỉ 1,5 lần.
  • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng từ 138,881 tỷ đồng (năm 2020) lên 315,9 tỷ đồng (năm 2021) và tăng thêm 106,3 tỷ đồng trong năm 2022. Lợi nhuận sau thuế năm 2022 tăng gấp 12 lần so với năm 2020 (đạt xấp xỉ 1 tỷ đồng).
  • Dịch vụ vận tải đường biển giữ vai trò chủ lực, đóng góp từ 38% đến 42% tổng doanh thu toàn công ty. Thị trường Châu Á chiếm tỷ trọng cao nhất (>50%), trong đó Nhật Bản chiếm trên 20% và Trung Quốc chiếm 18% doanh thu năm 2021. Đối tác vận tải biển gồm các hãng tàu quốc tế như COSCO, CMA-CGM, MSC, WAN HAI, Yang Ming, ZIM; phục vụ các khách hàng công nghiệp như Honda, Canon, Piaggio, Foxconn, Apple, Decathlon...
  • Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển ghi nhận tỷ lệ thực hiện đơn hàng thành công đạt 96,3% vào năm 2022 (tỷ lệ lỗi 3,7%). Công ty áp dụng định mức biên lợi nhuận bắt buộc từ 2,5% - 3,5% trên giá vốn lô hàng. Khâu lập kế hoạch, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan điện tử và tổ chức bốc xếp, điều phối phương tiện được triển khai chi tiết; tuy nhiên khâu giám sát và xử lý phát sinh thực tế tại hiện trường cảng biển vẫn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân của nhân sự.

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIOWAY

Dựa trên dự báo thị trường logistics đường biển, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nội bộ tại Kioway:

  1. Nâng cao và phát triển chất lượng nguồn nhân lực: Đào tạo chuyên môn sâu về chứng từ, thủ tục hải quan, ngoại ngữ và kỹ năng thương lượng.
  2. Xây dựng và ứng dụng khoa học công nghệ: Số hóa dữ liệu đơn hàng, tích hợp phần mềm chuyên dụng trong theo dõi tình trạng lô hàng và chứng từ.
  3. Hoàn thiện khâu giám sát và điều hành nhận hàng: Chuẩn hóa hệ thống phiếu giám sát, ứng dụng định vị GPS phương tiện và quy chuẩn hóa các kịch bản xử lý sự cố tại cảng.
  4. Nâng cấp cơ sở vật chất, đầu tư phương tiện vận tải và hệ thống kho bãi để giảm phụ thuộc vào việc thuê ngoài.
  5. Đa dạng hóa các mặt hàng vận chuyển và dịch vụ logistics trọn gói. Đồng thời, đề tài đưa ra các kiến nghị đối với Nhà nước, Chính phủ và Tổng cục Hải quan về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, đồng bộ hạ tầng cảng biển và nâng cấp hệ thống thông quan điện tử.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu phản ánh sự tăng trưởng về quy mô tài sản và kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận đường biển của Công ty Cổ phần Kioway trong giai đoạn 2020 – 2022 thông qua các số liệu thống kê thực tế:

Chỉ tiêu tài chính và hoạt động Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu bán hàng và CCDV (tỷ VNĐ) 138,881 315,900 ~422,200
Doanh thu dịch vụ vận tải đường biển (VNĐ) 58.625 Tăng mạnh Tăng trưởng
Doanh thu nhận hàng NK đường biển (tỷ VNĐ) 38,266 79,386 138,486
- Doanh thu nhận hàng FCL (tỷ VNĐ) 20,422 43,498 81,152
- Doanh thu nhận hàng LCL (tỷ VNĐ) 17,844 35,888 57,334
Lợi nhuận sau thuế TNDN (nghìn VNĐ) 89.643 Tăng mạnh ~1.000.000
Tỷ trọng thị trường Châu Á (%) 51,5 52,1 52,8
Tỷ lệ thực hiện đơn hàng thành công (%) - - 96,3

Các kết quả và đóng góp cụ thể của công trình bao gồm:

  • Về mặt số liệu thực tiễn: Ghi nhận doanh thu mảng nhận hàng nhập khẩu đường biển của công ty tăng 3,6 lần sau 2 năm (2020 - 2022), trong đó dịch vụ hàng nguyên container (FCL) tăng 4 lần và chiếm 58,6% tỷ trọng doanh thu nhận hàng đường biển năm 2022. Khâu tổ chức quản trị duy trì được tỷ lệ đơn hàng thành công 96,3%, tỷ lệ phát sinh lỗi chỉ chiếm 3,7%.
  • Về mặt giải pháp quản trị: Đưa ra hệ thống giải pháp gắn với mô hình điều hành 5 bước và các định mức chi phí thực tế (duy trì biên lợi nhuận 2,5% - 3,5% trên giá vốn), giúp doanh nghiệp hoàn thiện các khâu lập kế hoạch, kiểm soát chứng từ Pre-alert/AN/DO, phân luồng hải quan và tối ưu hóa sử dụng đội xe tải, xe đầu kéo sở hữu.
  • Đóng góp khoa học: Hệ thống hóa quy trình quản trị logistics đường biển trong giai đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu đứt gãy do đại dịch Covid-19 và chịu tác động từ lạm phát, giá cước tàu biển tăng cao; chỉ ra sự thích ứng thực tế của một doanh nghiệp logistics quy mô vừa tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có các giới hạn nghiên cứu được ghi nhận dựa trên phạm vi văn bản:

  • Phạm vi nghiên cứu chỉ thực hiện tại một doanh nghiệp điển cứu (Công ty Cổ phần Kioway), chưa có sự so sánh đối chiếu đa biến với các doanh nghiệp logistics tương đương trong cùng phân khúc thị trường.
  • Dữ liệu nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2020 – 2022, thời kỳ có nhiều biến động dị thường về giá cước vận tải biển toàn cầu và chính sách chống dịch Covid-19, dẫn đến một số chỉ tiêu doanh thu và chi phí có tính chất đột biến ngắn hạn, chưa phản ánh đầy đủ chu kỳ vận hành ổn định lâu dài.
  • Một số bảng số liệu chuyên sâu về tỷ lệ phân luồng hải quan chi tiết và thống kê cụ thể các loại sự cố phát sinh trong văn bản chưa được diễn giải trọn vẹn ở phần nội dung trích lục.

Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng nghiên cứu sang chuỗi quy trình khép kín kết hợp cả chiều xuất khẩu và nhập khẩu, hoặc đánh giá tác động định lượng của việc ứng dụng các phần mềm quản lý vận tải (TMS) và quản lý kho hàng (WMS) đối với thời gian thông quan và chi phí vận hành logistics đường biển.

Giá trị tham khảo

Công trình là tài liệu tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Giảng viên, sinh viên và học viên cao học thuộc các ngành Kinh tế quốc tế, Kinh doanh quốc tế, Thương mại quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng khi tìm kiếm số liệu điển cứu thực tế về quy trình giao nhận đường biển.
  • Các chuyên viên nghiệp vụ chứng từ, hiện trường và nhân viên khai báo hải quan tại các công ty logistics, đại lý giao nhận hàng hóa (freight forwarder) vừa và nhỏ.

Các phần nội dung có giá trị tham khảo nổi bật bao gồm:

  • Quy trình tác nghiệp nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 4 bước chi tiết từ khâu đối chiếu chứng từ (MBL, HBL, A/N, D/O) đến khâu làm việc tại cảng, kho CFS và cơ quan hải quan.
  • Mô hình điều hành 5 bước xử lý vấn đề phát sinh trong vận tải biển (Sơ đồ 2.1).
  • Bộ số liệu thực tế về cơ cấu chi phí, quy định định mức lợi nhuận đơn hàng và danh mục tài sản phương tiện kỹ thuật của doanh nghiệp logistics đường biển.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ phần Kioway năm 2021 lại tăng trưởng hơn 127% so với năm 2020?
Năm 2021, chuỗi cung ứng toàn cầu bị đứt gãy do dịch Covid-19 khiến giá cước vận chuyển đường biển và giá dịch vụ xếp dỡ tăng mạnh. Đồng thời, nhiều đơn vị vận tải nhỏ lẻ phá sản khiến lượng khách hàng tập trung dồn về các doanh nghiệp có kinh nghiệm như Kioway, kết hợp với các chương trình tiếp thị thu hút khách hàng mới của công ty.

Mức biên lợi nhuận định mức được Công ty Cổ phần Kioway quy định cho mỗi đơn hàng nhập khẩu là bao nhiêu?
Công ty quy định mỗi đơn hàng phải đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận đạt từ 2,5% đến 3,5% tính trên giá vốn của lô hàng sau khi đã cộng đầy đủ các chi phí liên quan. Nhân viên kinh doanh dựa trên giá vốn thực tế để xây dựng mức lợi nhuận tương ứng.

Trong cơ cấu doanh thu nhận hàng nhập khẩu đường biển của Kioway, loại hình hàng nào chiếm tỷ trọng lớn hơn?
Dịch vụ nhận hàng nguyên container (FCL) luôn chiếm ưu thế vượt trội so với hàng lẻ (LCL). Đến năm 2022, doanh thu nhận hàng FCL chiếm 58,6% tổng doanh thu nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty và đạt mức tăng trưởng gấp 4 lần sau 2 năm.

Quy trình tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại đơn vị được tiến hành theo các bước nghiệp vụ nào?
Quy trình được tổ chức thành 4 bước nghiệp vụ: Bước 1 - Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải; Bước 2 - Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu; Bước 3 - Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định (theo phân luồng hải quan, nhận FCL tại cảng hoặc LCL tại kho CFS); Bước 4 - Quyết toán chi phí và công nợ với các bên liên quan.

Thị trường địa lý nào đóng góp tỷ trọng lớn nhất vào hoạt động giao nhận vận tải của Công ty Cổ phần Kioway?
Khu vực Châu Á là thị trường lớn nhất, chiếm trên 50% thị phần của công ty giai đoạn 2020 – 2022 (năm 2022 đạt 52,8%). Trong đó, thị trường Nhật Bản chiếm trên 20% và thị trường Trung Quốc chiếm 18% tổng doanh thu của công ty vào năm 2021.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Bích Ngọc đã khái quát có hệ thống cơ sở lý luận về quản trị dịch vụ logistics đường biển và phản ánh chi tiết thực trạng tác nghiệp tại Công ty Cổ phần Kioway giai đoạn 2020 – 2022. Công trình cung cấp bức tranh số liệu xác thực về sự tăng trưởng doanh thu, biến động chi phí, cơ cấu thị trường và tỷ lệ thành công của các đơn hàng trong giai đoạn dịch bệnh biến động phức tạp. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp giao nhận vận tải quy mô vừa, mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho nghiên cứu học thuật và hoạt động quản trị logistics đường biển tại Việt Nam.