Chương 1.Tổng quan của vấn đề nghiên cứu. Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật. Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
6 Luan van CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU 2.1 Một số khái niệm cơ bản 2.1 Khái niệm về chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu 2.1 Khái niệm xuất khẩu Xuất khẩu là việc bán hàng hoá (hàng hoá có thể là hữu hình hoặc vô hình) cho một nước khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm đồng tiền thanh toán. Tiền tệ có thể là tiền của một trong hai nước hoặc là tiền của một nước thứ ba (đồng tiền dùng thanh toán quốc tế).2 Quy trình chuẩn bị hàng Chuẩn bị hàng là toàn bộ các hoạt động bao gồm các công đoạn bắt đầu từ việc thu mua các nguyên vật liệu,sơ chế xử lý nguyên vật liệu,sản xuất sản phẩm theo mẫu mã mà công ty tự nghiên cứu thiết kế và kiểm tra chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng đề ra, bảo quản sản phẩm cuối cùng để chờ thời gian xuất khẩu theo hợp đồng. Tóm lại, chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, kí mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế. Quy trình chuẩn bị hàng là một hoạt động mô tả một quá trình chuẩn bị hàng theo một quy chuẩn nhất định được tổ chức thương mại thế giới áp dụng và công nhận.
Quy trình chuẩn bị hàng được đánh giá chất lượng thông qua chứng chỉ mà tổ chức này cung cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã đáp ứng được những yêu cầu đặt ra. Quy trình chuẩn bị hàng mang tính nguyên tắc bắt buộc đối với các doanh nghiệp tham gia vào thị trường xuất khẩu mà doanh nghiệp đó đã là thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO. Quy trình chuẩn bị hàng này là quy trình chuẩn được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất khẩu, bởi chỉ việc áp dụng những quy định chuẩn như thế này mới đảm bảo cho việc làm ra những sản phẩm đảm bảo chất lượng để phục vụ một cách tốt nhất cho khách hàng của mình. Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng; bao bì đóng gói; kẻ kí mã hiệu hàng hóa; kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu ♦ Quản trị: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”.
Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu. Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc câp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.
Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Quản trị quy trình: là những bước nghiệp vụ tác nghiệp có tính kết nối logic với nhau để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình. Qua đây ta có thể phân tích được khái niệm khái quát về Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đó là những hoạt động nghiệp vụ có tính chất logic bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, ngoài ra còn có đánh giá nhằm vào công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu ra nước ngoài để đảm bảo công việc được diễn ra đúng hợp đồng, đem lại hiệu quả hợp tác và lợi ích cho cả hai bên.2 Lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 2.1 Vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: Công tác chuẩn bị hàng hóa là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Do vậy nó đóng vai trò là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng, cũng như chất lượng hàng hóa xuất khẩu,đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức thực hiện, Giám sát và Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.2 Nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện các mục tiêu đó. ♦ Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch và nguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất.
Còn đối với doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xác định nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thức giao dịch hàng xuất khẩu. Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phải dựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng. ♦ Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầu tiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mục tiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao. Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa, doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hàng hóa cần bao gói.
♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu •Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin dựa vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết. Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xác định đúng nội dung công việc. Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế doanh nghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có. •Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch.
Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dung công việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến độ như đã ký kết trong hợp đồng. Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp. •Thứ ba, trình duyệt kế hoạch Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo, các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mã hiệu hàng hóa, kiểm tra hàng hóa xuất khẩu a) Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu ♦ Khái niệm Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho xuất khẩu Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hóa cho doanh nghiệp xuất khẩu.
♦ Để tập trung hàng xuất khẩu, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định: • Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào? • Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào? • Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào? Với số lượng là bao nhiêu? ♦Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu: Các doanh nghiệp sản xuất trực tiếp tiến hàng sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình. Để tập trung hàng xuất khẩu,căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩu được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất, bao gồm: Chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng để tiến hàng giao hàng cho người mua ♦ Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu Các doanh nghiệp xuất khẩu thường không tự sản xuất hàng xuất khẩu mà tập trung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu. Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của các doanh nghiệp xuất khẩu được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: 10 Luan van Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu Lựa chọn hình thức giao dịch Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu Sơ Đồ 2.