CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Một số khái niệm cơ bản Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra” Giao hàng xuất khẩu là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng ,gom hàng , lưu kho , tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải ,làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận với chủ hàng gửi để hưởng thù lao. Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu là hoạt động có chức năng quản trị chung nhằm điều tiết dòng vận chuyển của hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và điều hành quy trình giao hàng xuất khẩu. Khái niệm, vai trò, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận trong hoạt động thương mại quốc tế. • Khái niệm người giao nhận: - Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005: người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.- Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA: “ Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở.
Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa…” • Vai trò của người giao nhận trong hoạt động thương mại quốc tế: Ngày nay do sự phát triển của vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận có thể đảm nhận những vai trò với chức năng và công việc khác nhau như: Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm 5 thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao. Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc. (Theo điều 233 Luật Thương Mại 2005) Dịch vụ môi giới khai thuê hải quan: Các nhà xuất nhập khẩu sẽ đi thuê ngoài các hoạt động về thủ tục hải quan, thông quan, ủy thác cho các hãng hay người giao nhận thay họ làm các thủ tục hợp pháp để vận chuyển hàng hóa, nguyên liệu nội địa hoặc xuyên biên giới, vừa rẻ vừa hiệu quả lại không mất quá nhiều thời gian. Lúc này, các hãng hay người giao nhận sẽ như một nhà môi giới khai thuê hải quan.
Đại lý: Trước đây người giao nhận không giám nhận trách nhiệm của người chuyển chở. Người giao nhận chỉ hoạ động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như một đại lý của người chuyên chở hoặc người gửi hàng. Lo liệu chuyển tải và gửi tiếp hàng hóa: Khi vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc quá cảnh tại một nước thứ ba hay thứ tư là điều thường xuyên xảy ra. Ở mỗi trạm dừng như vậy, có thể là để tiếp nhiên liệu cho phương tiện, khắc phục sự cố hay đổi phương tiện hoặc phương thức vận chuyển.
Như vậy, để thuận tiện, dễ dàng và thông suốt trong quá trình lưu thông hàng hóa thì người giao nhận sẽ đảm nhiệm việc chuyển tiếp hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác và từ địa điểm này sang địa điểm khác. Lưu kho và bảo quản hàng hóa: Trong trường hợp khách hàng yêu cầu lưu kho hàng hoá trước khi xuất khẩu và sau khi nhập khẩu, người Giao nhận sẽ bố trí phương tiện nội bộ mình có và phân phối hàng theo yêu cầu. Gom hàng và thông báo biểu cước: Dịch vụ này đã xuất hiện sớm hơn ở Châu Âu chủ yếu phục vụ cho đường sắt. Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng Container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (LCL) để tận dụng sức chứa, sức chở của container và giảm cước phí vận chuyển.
Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người vận tải hoặc chỉ là đại lý. Người chuyên chở: Hiện nay trong nhiều trường hợp Giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người Giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng giao vận chuyển với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi này đến nơi khác. Người Giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hợp đồng (Contracting Carrier), nếu người Giao nhận ký hợp đồng chuyên chở thì họ là người chuyên chở thực tế (Performing Carrier). 6 * Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận trong hoạt động thương mại quốc tế *Quyền hạn: Theo điều 235 Luật Thương 2005 mại quy định, thương nhân kinh doanh hoạt động logicstic có những quyền và nghĩa vụ sau đây: a) Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác; b) Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng; c) Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn; d) Trường hợp không có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý.
Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải. *Trách nhiệm của người giao nhận - Khi là đại lý của chủ hàng Tùy theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: + Giao hàng không đúng chỉ dẫn + Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan + Chở hàng đến sai nơi quy định + Giao hàng cho người không phải là người nhận + Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng + Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế + Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà họ gây nên. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác… nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn (Standard Trading Conditions) của mình. 7 - Khi là người chuyên chở (principal) Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Chị trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà họ thuê để thực hiện hợp đồng vận tải. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận do luật lệ của các phương thức vận tải quy định.
Khi đóng vai trò là người chuyên chở, các điều kiện kinh doanh áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: + Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác; + Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp; + Do nội tý hoặc bản chất của hàng hoá; + Do chiến tranh, đình công + Do các trường hợp bất khả kháng Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. Nội dung quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 1. Lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một tập hợp các nghiệp vụ mang tính phức tạp nên người XK thường thuê người giao nhận thay mặt họ thực hiện quy trình này.
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp luôn luôn mong muốn mang lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất nhằm tạo ra các khách hàng trung thành với doanh nghiệp mình. Muốn vậy, trước hết nhà quản trị phải xây dựng được một kế hoạch giao hàng hiệu quả, hoàn thành tốt các yêu cầu được ủy thác bằng cách tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp, sẵn sàng đối phó với những thay đổi của môi trường, sẵn sàng thay đổi để phù hợp vói nhu cầu của thị trường. Căn cứ lập kế hoạch - Đặc điểm các lô hàng giao: + Tính chất lô hàng: giá trị, phân loại hàng hóa, đặc trưng của hàng hóa. 8 + Thông tin cần thiết về lô hàng: cân, kiện, khối.
+ Điều kiện vận chuyển yêu cầu của lô hàng. - Địa điểm nhận hàng gửi: + Tại kho của người gửi + Tại kho của người giao nhận + Tại cảng - Phương thức giao – vận chuyển hàng hóa + Giao – vận chuyển thẳng: hàng hóa không phải lưu tại kho, bãi của cảng mà có thể giao trực tiếp cho tàu. + Giao – vận chuyển qua kho: hàng hóa phải lưu tại kho, bãi của cảng + Giao – vận chuyển hàng hóa bằng cont - Phương tiện vận tải nội địa + Doanh nghiệp xuất khẩu tự vận chuyển + Doanh nghiệp xuất khẩu thuê doanh nghiệp giao nhận vận tải nội địa - Phương tiện vận tải quốc tế: + Thuê tàu chợ + Thuê tàu chuyến - Vai trò của các bên có liên quan: Người XK, người chuyên chở, hải quan, cảng biển, các tổ chức, cơ quan, ban ngành có liên quan 1.